計算機技術在檔案管理中的應用意義探索

李鵬

（商丘市第二人民醫院，河南 商丘 476000）

檔案管理在企事業單位發展中具有重要作用，新時期必須高度重視檔案管理工作的開展，以此為今后各項工作提供有效參考。信息技術的飛速發展加快了檔案的數字化發展進程，然而部分企事業單位依然沿用原有的管理模式，導致人工成本較大，與企事業單位的發展進度相比較為滯后，以下就存在的問題和應對措施進行分析。

一、計算機技術在檔案管理中的應用意義

（一）保證了檔案資料的完整性與安全性

長期以來部分企事業單位采取紙質檔案并加以管理，在社會經濟飛速發展的今天，傳統的檔案管理方法已經不能滿足企事業單位發展需要，這是由于傳統的人工檔案管理模式需要投入大量人力和時間成本。而紙質檔案的保存難度較大，容易出現信息缺失情況，對檔案的調用也存在查詢時間較長的問題，影響了檔案資源利用效率。信息技術的應用可以有效彌補人工管理模式的不足，發揮計算機強大的存儲和處理能力，檔案管理人員只需在計算機中錄入檔案信息即可對信息化檔案安全存儲整理、歸類分檔以及調用，明確呈現檔案存儲位置、檔案內容、整理時間，通過電子化備份的形式保障檔案信息的完整性與安全性[1]。

（二）提升了檔案信息利用效率

紙質檔案在管理過程中不利于長期保存容易出現檔案損壞情況，更不利于遠程化共享。信息技術的出現可以解決以上問題，便于企事業單位在網絡環境下共享信息資料。檔案管理人員把檔案資料上傳到計算機當中即可實現不同地區相關部門的利用，方便各部門交流。在自主處理過程中壓縮信息以文字、圖像、音頻、視頻等形式呈現，并且檔案資料的保存時間得到延長，有效節約了管理成本，推動企事業單位的良好發展。

目前，有兩種技術標準即光纖通道技術和IP 存儲技術。光纖通道技術是由存儲網絡工業協會（SNIA）推出的存儲管理接口規范（SMI -S），是一次革命性的進步。其主要目標是使不同的存儲設備供應商提供的系統之間能夠互相兼容。SMI -S 的部分基礎是建立在分布式任務管理通用信息模型（CIM）上的，它是一個面向對象的信息模型，定義了系統構件的物理和邏輯結構。CIM 則是基于Web 的企業管理的一部分，它包括一個基于XML 的加密規范和一個通過HTTP 訪問模式化對象的方法。SMI -S 的主要目標是提供一個基于標準的管理接口，使存儲設備上的數據可以被視為邏輯組件，如邏輯單元、存儲池等。

二、計算機技術在檔案管理應用中存在的問題

當前計算機信息技術被廣泛用于企事業單位的檔案管理工作，然而依舊存在著不重視檔案信息化建設的問題，所投入的資金偏少，缺乏系統管理，主要問題如下：其一，缺乏對計算機信息技術的了解。在檔案管理工作開展過程中，部分檔案管理人員自身缺乏對計算機知識的掌握，對信息化檔案管理系統了解不足，導致檔案錄入、存儲、調用等方面效率偏低；其二，計算機信息技術應用效果不佳。從檔案管理實際情況來看，多數檔案館將計算機信息技術作為輔助工具，在實際應用過程中仍以人工記錄的方式為主，容易出現信息資料不全的問題，而紙質檔案在保存過程中也可能由于自然環境問題出現信息丟失情況。此外，部分企事業單位建立數據庫的過程中存在重復建設情況，應用范圍較小[2]。

三、如何在檔案管理中提升計算機技術應用價值

在企事業單位加強內部管理的過程中，需要將檔案管理工作放在重要位置，通過挖掘各項數字的價值實現自身的長遠發展，而計算機技術對檔案管理的結合讓管理效率得到進一步提升，檔案信息的可靠性也得到了提升，在檔案管理工作中利用計算機技術的過程中主要途徑如下：

（一）制定完善的檔案管理制度

傳統的檔案管理制度在信息技術的發展下逐漸不能滿足企事業單位發展需要，而計算機技術的發展為數字化檔案管理提供了新的思路，為了達到培育期管理效果，在開展檔案管理工作的過程中，需要完善的檔案管理制度作為保障，企事業單位在重視檔案管理工作開始的同時需要結合檔案信息化建設需要制定和完善管理制度。其一，對檔案管理人員作出明確要求。檔案管理人員開展日常工作期間需要遵守操作規范，熟練進行計算機的操作，明確軟件的功能，進而保證工作效率。其二，在檔案管理制度中需要對各部門的工作內容進行協調，明確相關人員的分工，保證檔案上傳、調用、備份等環節的科學性[3]。

（二）建立檔案信息數據庫

在加快企事業單位的檔案信息化建設過程中需要建立和完善數據庫，進而對檔案資料及時保存，實現對檔案的信息化管理。要求完善多種檔案管理模塊，將檔案系統設置為前端、后臺以及數據庫，進而完整呈現出檔案類別和管理功能。建立數據庫不僅是保證檔案信息安全的需要，還是提升管理效率的要求，幫助檔案管理人員快速檢索信息，簡化檔案的翻閱流程，比如在辦公中利用專用的檔案管理軟件，其中涵蓋立卷、編目、檢索、統計和借閱等板塊，可以讓檔案管理的效率顯著提升，促進部門內部與部門之間的溝通，進而提升檔案資料利用效率。

（三）重視檔案資料的數字化管理

將計算機用于企事業單位的檔案管理工作可以減少傳統紙質檔案占有的空間，可以將檔案存儲到U 盤中，還可以整合檔案信息，將一些文字內容與圖像搭配，或者通過視頻等形成呈現，根據故障需要對不同形式的檔案調取。在科技的發展背景下，數字化的檔案建設過程中對計算機技術的利用也在加強，開展檔案管理工作過程中也需要打造計算機網絡系統，更新計算機設備，升級管理系統，了解大數據技術在挖掘檔案信息資源的作用，進而全力保障網絡系統的安全，擴展檔案服務范圍。

（四）做好檔案信息查詢和存儲工作

在時代的發展下，檔案數字化建設是必然趨勢，其中信息的記錄與存儲是關鍵環節，所以在基礎的檔案信息處理過程中需要保證內容具有準確性，利用計算機技術可以達到這一目標，提升數字化管理水平。利用計算機技術的過程中需要結合企事業單位檔案管理需要科學進行計算機硬件的配備，之后加強數字管理和升級管理系統，比如定期對計算機軟件更新，滿足檔案的數字化綜合管理需要。在信息查詢的過程中可以進行關鍵詞的檢索，不僅可以得到真實的文字信息，還可以獲取圖片、音頻與視頻信息，利用計算機存儲的過程中還需要相關部門起到監督和檢查的作用，檔案管理部門的領導也需要確保信息的錄入環節數據詳實、準確，保證每次檔案的查閱與使用在可控范圍內，避免出現檔案的使用風險[4]。

（五）加強信息化檔案的安全管理

由于網絡病毒會導致重要的信息存在丟失危險，而計算機網絡的開放性也要求做好檔案的安全管理工作，加強防火墻技術的利用，避免病毒入侵網絡系統，定期進行檔案的備份。檔案管理人員需要利用硬件和軟件功能的過程中對加密技術、病毒查殺技術與防火墻技術合理利用，并且在日常工作中也需要樹立安全意識，做到規范操作，定期進行電腦殺毒和系統維護，建議在利用檔案信息化系統的過程中對身份識別技術利用，不同的檔案管理人員設置操作權限，進而提升檔案資料的安全性。此外，檔案管理人員需要保證檔案信息的準確性，將紙質檔案的信息轉化成電子檔案，在這一過程中對紙質檔案做好加密工作。

（六）加強檔案信息管理人才的培養

隨著企事業單位的發展，相關業務量也在增長，信息數據的類型也更加多樣化，讓當前的檔案管理工作具有更加明顯的復雜性特點，對全新的管理技術利用迫在眉睫，檔案管理人員是開展檔案管理工作和利用計算機技術的主體，相關人員的專業能力對數字化檔案管理工作的開展起到了深遠影響。然而一些檔案管理人員思想陳舊，對檔案的信息建設重視不足，影響了檔案的數字化發展。為此，需要加強制度建設的同時做好人才培養工作，發揮人才的優勢，提升檔案管理工作效果。檔案管理部門需要定期進行人員的培訓和教育工作，提升其職業素養與操作技能，與計算機技術的利用充分結合，在工作中對數據庫技術、索引技術扎實掌握，最終在計算機技術與數學技術的支持下不斷提升工作效率。在培訓工作完成之后進行人員的考核，完善考核機制，以此提升檔案管理人員專業能力[5]。

結束語：信息化是一場革命，它引起了檔案管理的深刻變革。社會信息化為檔案事業的發展提供了一個集理念、方法、技術為一體的大背景，檔案事業作為社會文化事業的重要組成部分被列入國民經濟和社會發展的總體規劃，遵循和服從社會信息化發展的總體要求和戰略布局，從而使檔案事業的自身發展與國家信息化發展戰略相統一、相協調。檔案信息化是21 世紀現代檔案管理區別于傳統檔案管理模式的重要特征，也是信息社會檔案管理業務發展的必然趨勢。檔案信息化改變了檔案工作者的思想觀念、檔案業務的工作環境、檔案館的組建方式以及檔案的載體形式。檔案不再拘泥于以紙質、錄音和錄像為載體，而是多以數字形式形成、傳遞、移交、鑒定、歸檔、保管和利用，檔案工作借助于計算機實現自動化，開展檔案工作，挖掘檔案資源，提供檔案利用。信息化為檔案利用者提供了前所未有的方便性，館藏檔案數字化成為歷史的必然，數字化檔案信息在急劇增長，以全新的思路、方法和舉措來發展檔案事業是信息時代、知識型社會賦予21 世紀檔案工作者的新使命。

綜上所述，在信息化時代下，需要企事業單位與時俱進，實現檔案管理工作與計算機技術的結合，進而提升工作效率，保證檔案信息的安全性。在實際管理中需要制定完善的檔案管理制度，建立檔案信息數據庫，重視檔案資料的數字化管理，做好檔案信息查詢和存儲工作，加強信息化檔案的安全管理。此外，需要加強檔案信息管理人才的培養，最終更好地服務于企事業單位發展。