對加強醫院檔案室庫房管理工作的思考

黃睿一

（天津市職業病防治院，天津 300011）

前言：利用檔案可以對歷史進行記載，確保歷史不被人們遺忘。科學技術的發展，給醫療衛生事業帶來新的發展機遇，在不斷發展的歷史長河中，將醫院檔案室庫房管理工作做好，不但可以保護醫療衛生單位的各類信息資料完整性，而且還能為醫院歷史、事業和每個職工負責。雖說檔案管理這項工作比較平淡和單一，但它確是對歷史的一種守望，對文明的一種傳承，對千秋功業的一種記載，在醫療行業發展中，做好醫院檔案室庫房管理工作有著極為重要的作用和意義。因此，相關人員要肩負起這項偉大責任，將其作為寶貴財富，實現管理工作朝著科學合理發展，不斷加強醫院檔案室庫房管理工作水平。

一、醫院檔案室庫房管理面臨的困境

（一）缺乏重視程度

現階段，醫院在檔案室庫房管理工作中面臨的主要困境就是缺乏一定重視程度，沒有正確認識庫房管理工作的重要性，忽視庫房管理對醫院本身發展的推動作用[1]。主要體現在下面幾個方面，一方面，作為醫院的檔案室庫房管理工作者，沒有樹立正確的管理觀念，使得管理工作不到位，導致檔案管理缺乏實際意義，經常簡單地認為庫房檔案管理就是對檔案進行保管和裝訂，將其理解為一種日常工作，覺得檔案室庫房只要不會出現檔案錯亂、泄漏和丟失，并能滿足正常使用者的需求，就萬事大吉。就是因為這種錯誤觀念的長期存在，使得很多管理工作者沒有將醫院檔案室庫房管理工作重視，存在一種輕視心理，在日常工作當中，缺乏積極性，造成管理工作不到位，無法將各項工作貫徹落實。另一方面，庫房相關設施的管理，主要表現在部分醫院基礎設施管理和建設不到位，特別是對于檔案保護的相關基礎設施，不僅缺乏建設，而且缺乏管理，對于檔案室庫房管理中面臨防火、防潮和防盜等管理問題，沒有將其重視起來，這在某種條件下阻礙了檔案室庫房管理工作的正常運行，不利于檔案管理朝著信息化發展，給檔案室庫房管理工作順利開展造成負面影響。

（二）管理體制不健全

當前社會發展背景下，部分醫院在檔案室庫房管理工作中，還面臨著一些盲區，沒有將檔案室管理中，清潔和檢查工作加以重視，使得各類安全隱患頻頻出現[2]。主要表現在部分檔案管理人員專業程度有待提升，他們經常在檔案室庫房管理工作中，沒有注入更多時間和精力，存在懈怠情緒，往往造成管理工作缺乏安全性和實效性，給檔案室庫房管理工作帶來不利因素，容易產生安全事故。據調查統計，在檔案室庫房管理工作過程中，發生頻率最高的問題有以下幾點，首先，在實際管理時，檔案管理工作者沒有及時對室內的用電和用水進行檢查，并且做好相關登記工作，水、電如果出現問題，往往會對檔案管理工作造成極大威脅，作為工作人員，每天都要進行檢查。其次，部分管理工作人員，經常會把檔案室庫房作為雜物間，放置各種類型的雜物，這在一定條件下給檔案管理工作造成嚴重威脅，一旦出現安全隱患，由于雜物堆積，會影響應急救援的速度，對應急救援工作產生不利。最后，我們經常會看到，部分管理人員工作不到位，會出現閑雜人等或是非管理工作人員進入庫房，并對其沒有任何限制規范。除此之外，還存在缺少檔案室庫房相關設備管理等情況，通過以上幾點我們可以發現，在管理工作中，管理體制的混亂，是不利于檔案室庫房管理工作有序進行的。

二、加強醫院檔案室庫房管理工作的有效途徑

針對上述在醫院檔案室庫房管理工作中面臨的困境，要想提升實際管理質量和水平，就要綜合考慮各個方面影響因素，創新管理方式和方法，從不同方面入手，提升管理工作科學性和有效性，實現醫院全面發展。主要可以從以下幾點進行思考。

（一）樹立正確的管理觀念

在醫院檔案室庫房管理工作中，由于管理者存在重視程度的缺乏，給管理工作帶來很大影響[3]。我們都知道“物質決定意識，意識對物質具有反作用”在檔案管理過程中，也離不開這一規律的有效支持，要想進一步提升檔案室庫房管理水平，作為管理人員，就要樹立正確的思想觀念，增強安全意識，不斷將自身管理水平和業務素質加以提升，與此同時，還要嚴格遵循相關的管理制度，將其貫徹落實到位，讓工作人員都能夠按照相關規章和制度執行工作，從而避免人為原因造成的各種安全隱患。在實際工作中，一旦出現某些安全隱患，作為管理人員，要能及時發揮自身優勢和作用，主動采取相關措施，而不是任其發展，進一步擴大，最終造成更大危害。另外，日常管理中，還要仔細進行觀察，不能錯過每個環節，避免由于自身原因，使得危害擴大，影響整個庫房安全。通過樹立正確的管理理念，不斷提升管理水平，為醫院檔案室庫房管理工作奠定堅實基礎。

（二）強化硬件設施建設

要想進一步加強醫院檔案室庫房管理，就要將硬件設備建設重視起來[4]。作為醫院管理工作人員，要根據自身發展情況，加大檔案室庫房建設資金投入，完善和優化檔案室庫房管理中涉及的各類硬件設施，包含除濕機、空調機以及裝訂機等設備，通過將其加以優化，改變傳統管理模式和方法，將信息檢索慢以及儲存量少的設備進行優化，利用專業檔案管理軟件，提升檢索、借閱和統計的工作質量和效率，促進庫房管理朝著現代化發展。同時，還要及時購買和更換消防設備，避免檔案室庫房出現火災，如果不能及時撲滅，在某種程度上會加大醫院損失，從而給醫院管理工作造成極大影響。

（三）建立健全檔案室庫房管理體制

1.制定定期安全檢查制度

在醫院檔案室庫房管理工作中，管理制度有著重要作用，不僅能夠規范和約束相關工作人員，還能讓管理工作朝著正確的方向進行[5]。因此，在日常管理過程中，要重視安全檢查制度的制定，對于這項制度，主要是由醫院保衛科和相關部門聯合制定的，發揮著兩者的優勢，定期對庫房進行安全檢查，比如，檔案室庫房的防盜、防火、防潮等情況，通過制定這一制度，促進管理朝著常態化發展。如果在檢查過程中，發現問題，就應及時保護現場，并且向上級領導匯報，具體可以參考“檔案法”中涉及的一些規定，對檔案室庫房相關電氣設備運轉狀態加以檢查，包括庫房中的溫濕度器和空調等設備。同時，還要對消防設備進行有效檢查，確保設備使用狀態正常，檢查完之后，還要做好相關統計工作，建立臺賬，確保檔案室庫房管理工作符合各項管理要求，如防火、防盜、防水和防電等方面。另外，還要對庫房現存的檔案加以翻查，查找是否出現發霉、受潮和字跡蛻變等問題，發現問題，就應及時加以反饋，找出其中問題緣由，在后期管理中，將此類問題重視起來。

2.完善衛生清潔制度

通常情況下，在醫院檔案室庫房管理工作中，衛生清潔工作發揮著重要作用，在某種程度上影響著檔案管理壽命，如果衛生清潔工作質量高，就會提升其保管壽命[6]。檔案庫房中往往會存在灰塵，并且其中還存在很多霉菌，如果塵土太多，加上庫房中溫度和濕度比較高，文書檔案往往會發霉，這種情況的出現，極大地影響檔案自身安全。作為檔案室庫房管理人員，就要定期使用相關設備將庫房中的塵土加以處理，比如，可以利用吸塵器，每周清潔兩次，在這過程中，也可以使用拖把和毛巾等加以輔助，確保庫房管理中的衛生清潔管理工作實現落實。檔案室庫房管理人員在離開時，還要檢查門窗是否鎖好，室內是否斷電，將這項工作完成之后，才會確保庫房管理更加安全。另外，在庫房中禁止堆放雜物，這樣可以確保衛生清潔，也不容易引發安全隱患，為檔案管理創造一個良好的環境，提升管理質量。

3.對人員出入庫強化管理

在醫院管理中，檔案室庫房管理作為重要組成部分，對醫院安全有著重要影響[7]。作為管理人員，在工作時，要增強安全意識，尤其在庫房當中不能放置容易腐蝕、爆炸和燃燒的物品，這些物品在一定程度上會影響檔案管理安全。與此同時，還要對進出人員明確規定，如果是非管理人員或者閑雜人等，千萬不能讓其隨意進入庫房，除非有管理部門的批準，才能進入，例如，設備維修和維護以及參觀人員，在進入庫房時，就要對人員加以身份核實并規定其出入時間，符合要求之后可以進入，還要做好相關的登記工作，制定臺賬。除此之外，要想進入檔案室庫房，還要更換好專業的工作服，尤其不能將相機等設備帶入其中，管理工作者還要對進入人員全程陪同，確保檔案室庫房管理更加安全。另外，對于相關賬冊檔案要對其進行妥善看管，尤其是一些機密檔案，更要加強安全管理工作。

結語：綜上所述，在醫院整個檔案管理工作當中，庫房管理有著重要作用，要想進一步強化醫院檔案室庫房管理工作，就要將這份工作重視起來，它不僅會指導醫療衛生單位朝著科學化發展，還會促進社會經濟發展，滿足時代發展需求，因此，將管理工作做好非常重要，在現實工作中，就需要相關人員，根據醫院自身發展需求，積極致力于醫院檔案室庫房管理工作的優化和完善當中，通過建立健全相關管理制度，比如，人員出入庫房管理制度，安全檢查制度以及安全清潔等制度，進一步來規范管理人員的日常工作，從而提升醫院管理實際水平，確保管理工作朝著高效化發展，提升醫院整體經濟效益，推進醫院走向可持續化發展道路。