以“雙五”為抓手，全面加強街道檔案管理

王倩

（鄒平市好生街道辦事處，山東 鄒平 256219）

引言

新時代下，檔案事業也隨之邁入全新發展階段，針對檔案管理開始尋求全新的突破，以符合現代化城市中心發展的需求。在此背景下，抓基層、抓基礎、抓基本成為檔案管理發展的全新思路，其中街道檔案管理成為重要整治方向。由點帶面、由小到大、由基層到省際的檔案“雙五”（檔案規范化管理省“五星”級、數字檔案室省“5A”級）建設隨之推行與實施，依托檔案“雙五”建設理念，助推街道檔案管理，成為工作開展的首要內容，具體是全面統籌區域內各級檔案館資源，形成區域一體化的資源優勢[1]。在此基礎上帶動區域范圍內檔案管理工作的進步發展，進而由此打造出符合區域檔案文化的品牌形象，實現檔案工作開展的同時，產生明顯的社會效應，切實保障范圍內檔案事業的穩步發展。具體內容討論如下：

一、彰顯基層街道檔案管理價值，奠定檔案“雙五”建設基礎

基層街道工作的性質決定了它在面向社會、走近群眾的過程中，擁有最廣泛、最原始的民生檔案資源，這是最能體現黨和政府為人民服務的歷史證據和存檔材料。然而，由于歷史原因和新建城市的需要，街道檔案館的基礎通常比較薄弱。例如，經濟領導比歸檔更重要，歸檔人員不固定，歸檔管理分散（每個類別的檔案存放在每個職能部門），歸檔業務問題（不完整的文件特征（如組織違規）嚴重限制發展街道檔案工作。甚至一些街道因經濟合同、拆遷協議等材料的丟失，造成經濟損失和被動工作。檔案管理工作之后和檔案工作地位的缺乏受到了市政府的極大關注[2]。

“十二五”以來，基層街道檔案工作得到了高度評價，隨后，市區政府出臺了《關于新形勢下進一步加強和改進基層檔案工作的實施意見》，由此實施檔案館建設總體規劃。在此背景下，各級檔案館領導已明確認識到基層街道檔案業是檔案事業發展的機遇，更是面對新形勢、新挑戰，有效打開局面的重要突破口，建設街道檔案館。各級檔案局目標任務需明確，實際工作開展需順勢而為，再此基礎上逐步開展區街道國家星級檔案標準化和信息化工作。區檔案局主要領導帶領相關負責領導和業務單位工作人員在各個街道開展檔案工作。具體是充分調研及指導街道檔案工作建設，每次走訪街道，局領導都帶頭走訪街道領導，尋找思想共識，爭取街道領導對檔案工作的關注和支持。同時，強化與街道檔案館的工作人員進行討論，共同規劃工作。通過一系列的努力，全區街道形成了“檔案管理是一切街道管理的基礎，抓檔案就是抓管理”的理念。隨著創作活動的開展和深入，檔案館在街道工作中的地位和作用不斷提升。

二、依托檔案“雙五”建設要求，全面提升街道檔案管理規范化水平

在市區領導指導街道開展檔案“雙五”建設過程中，始終堅持深刻貫徹落實我國《檔案法》和各項檔案管理工作條例以及數字檔案管理評價標準為理論指導，結合各街道檔案工作實際，采取因地制宜的創建工作目標和工作方案，由此全面推進檔案“雙五”建設工作的深入開展。具體需要做好以下工作內容：

（一）加強標準意識

區檔案部門認真組織街道領導和檔案工作人員學習相關標準和考核規則，對重要規定進行口譯培訓。街道需要比較指標、調查問題、發現差距、制定糾正措施，每條街道都應以實際差異為基礎。制定國家4 星級、5 星級檔案工作標準化考核方案，重點圍繞檔案資源、軟硬件設備、檔案信息化、建設陳列室等工作。以標準化建設標準為重點，形成兩個層次，夯實街道檔案工作基礎[3]。

（二）加強資源建設

基層街道本身也屬于一個小社會，各種基層活動隨之形成了分類明確的、數量龐大的檔案。研究街道風貌、部門設置、檔案類別，對文獻、實物、照片、光盤、會計、勞保等進行分類，科學準確地指導街道檔案資源建設和使用。全面梳理出資源建設、安全生產、綜合治理、雙保障、資產管理、基礎設施、司法等12 個以上類型的檔案，以及檔案分類方案、成文范圍、保管表，并報區檔案館審核和批準，以便有規可循，有規可守。

（三）加強設施建設

國家星級歸檔標準不僅需要豐富多樣的歸檔資源，更離不開良好的設施保障。因此，每條街道在創建過程中都增加了對設施的投資。如果您的辦公空間很小，請先預留一個文件管理空間。例如，街道辦公樓被拆遷，部分街道需要建設生態科技島。臨時住房安置期間，騰出3 間辦公室，以此來實現省4 星檔案規范化建設的目標。也有某些街道，為了成功建設5星級檔案規范化工作，將原在二樓的檔案室調整為四樓，增設了閱覽室，“三房分開”，60 平方米的房間將用于建造街道陳列室。目前，全區所有街道均通過了國家檔案工作標準化等級4 星以上，至2019 年其中一條街道成為首條通過了國家5 星級的檔案標準化測評的街道。

三、全面統籌規劃，促使街道檔案管理信息化轉變

街道檔案館多為民生檔案館，不僅本身館藏數量眾多，而且對此類檔案進行搜索和使用的人也很多。民生檔案存放在街道各職能部門，不僅查找費時費力，而且無助于檔案的安全。為此，各級檔案館在制定區檔案信息化發展規劃時，堅持以創建國家4A、5A 數字檔案館、街道數字檔案館為目標，以創建為重點的街道數字檔案館形式。區級部門、街道、園區上下移動，統籌推進發展思路。區檔案部門清醒地認識到，數字檔案館建設存在著重點和難點。成功的街道創建意味著整個地區的成功。應重點做好以下幾個方面的工作內容：

（一）完善頂層設計，優化“數字檔案管理系統”功能

2016 年以來，依托政府業務網絡，“數字檔案管理系統”在全區全面普及。為更好地適應檔案電算化的發展需要，總計投資近100 萬元，多次升級“數字檔案管理系統”，完成與智慧辦公系統的有效集成，實現電子歸檔，并成功引入簽名技術。管理。該系統將街道檔案管理的特色流程引入到數字化檔案管理系統中，特別是結合街道檔案管理的特點，從而構建了一種在線備案、在線指導、在線管理、在線使用的新型檔案管理模式。2018 年，“智慧辦公系統”全面升級。升級后的 OA 系統由工作流引擎、智能表單等支持，用于起草、審查、發布、蓋章、分發、簽署、批閱、流通等全過程在線流通[4]。

（二）加強培訓，提高街道干部和職工網上辦公能力

檔案信息化發展的新要求最初模糊了街道行政人員和員工對電子檔案流程的認識，他們對在線辦公的熱情不高。為推進街道數字檔案建設，提升街道網上辦事能力，區檔案館、區信息中心專門舉辦街道電子政務培訓班。區信息中心側重于在線發送和接收文件過程中的培訓。區檔案局重點培訓電子文件歸檔和系統管理。同時，區檔案部門深入各街道調研調查，發現問題，實地傳授。通過教育培訓，全區各街道都更好地掌握了電子政務技能。特別是高層管理人員和檔案工作人員可以很好地使用數字檔案管理系統，為創建國家4A、5A 數字檔案館奠定良好的基礎。

（三）試點率先逐步實現數字檔案全覆蓋

街道檔案工作的一個特點決定了街道數字檔案的建立與政府部門和機構存在有很大不同。建設街道數字檔案館 為有效探索路徑和經驗，區檔案廳選擇了多條街道作為首批試點單位。選擇街道檔案室作為試點，主要基于街道領導檔案意識強、檔案責任心強、專業化程度高、街道檔案管理相對規范等因素。同時，所有建設目標都從國家4A 級及以上開始，以避免降低標準，避免區檔案館自查國家A 級數字檔案館建設工作上街。（4A級以上數字檔案館由市檔案局領導和專家創建，評審組審核通過），確保建設的有效性和質量。最終，在此基礎上，分別實現了國家5 星級檔案工作和國家5A 級數字檔案室建設的“雙五”目標。

（四）實現過程控制，確保街道檔案信息化、標準化、科學化

各級街道接到檔案“雙五”建設的任務后，紛紛制定了檔案創建、檔案數字化掃描、信息設備采購等工作計劃。期間，有地方檔案局進行跟蹤指導，多次邀請國家、市檔案專家進行現場指導，確保試點工作順利進行[5]。在各利益相關方的努力下，2016 年試點街道通過了國家4A 數字檔案館的評估和批準。此后2 年，全區其他街道借鑒試點街道經驗，陸續建立國家4A 級數字檔案館。其他街道爭先恐后，積極加強街道檔案信息管理，規范和專業化街道職能部門向檔案館移交檔案工作，以國家5A 數字檔案館建設目標為目標。各類分類按照國家質量監督管理總局發布的《檔案數字化轉換操作流程》進行。數字檔案管理系統中列出了各類別的掃描檔案，照片和音頻（“電子文件歸檔管理系統”和“電子文件和電子檔案的利用”）的系統鏈接，充分依托網絡電子檔案及服務模式，促使街道檔案信息管理更加規范、科學、系統化轉變。

四、結語

綜上所述，街道檔案管理以“雙五”標準為抓手，最終實現街道檔案“雙五”建設成功發展的原因可歸納總結如下：

一是領導非常重視。無論是區領導、區檔案領導班子，還是街道領導，都清楚地認識到中央下發意見《關于新形勢下進一步加強和改進檔案工作的意見》，《意見》內容直指區域檔案工作，因此所具備的重要性和必要性不言而喻，這是打造街道檔案“雙五”標準的重要保障。二是精心組織、精心謀劃。推進街道檔案標準化、信息化建設，特別是檔案“雙五”建設活動是一項系統化的工程。檔案局和建設單位都應當深入調研，強化組織工作，由此來制定和落實年度發展計劃，并提供現場指導、預評估等具體實施環節。只有這樣才能最大限度得到.避免走彎路，減少建設發展過程中的錯誤，確保街道檔案“雙五”建設的最終成功。三是加大投入是關鍵。所有街道都確保了資金、設施和人員位于存檔、陳列室和數字處理方面的投入充足到位。第四，目標考核的重要手段。為確保“雙五”規劃的實施和成功，區檔案部門加強了與區有關部門的協調配合。在區領導的重視和支持下，將目標和責任單位的設定納入區年度目標考核，與區領導層的績效考核相關聯，由此全面增強了街道工作的積極性和責任感。