事業(yè)單位文書檔案編研與開發(fā)利用的重要性探析

李志

（巴中市恩陽區(qū)節(jié)能監(jiān)測(cè)中心，四川 巴中 636000）

一、引言

隨著改革的不斷深化和市場環(huán)境的日益復(fù)雜，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，事業(yè)單位發(fā)展壓力不斷增大，事業(yè)單位具有較強(qiáng)的社會(huì)服務(wù)職能，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展起到關(guān)鍵作用，文書檔案是對(duì)事業(yè)單位文書資料的全面收集和規(guī)范整理，是對(duì)單位業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的全面記錄，編研工作的高效開展能夠深入挖掘檔案價(jià)值，豐富檔案資源利用形式，有效滿足單位發(fā)展需求，推動(dòng)文書檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。

二、事業(yè)單位文書檔案科學(xué)編研與開發(fā)利用的重要性

（一）強(qiáng)化文書檔案管理水平

檔案編研是檔案部門的重要職能，通過對(duì)檔案內(nèi)容的深入研究，結(jié)合實(shí)際的檔案利用需求，對(duì)檔案資源進(jìn)行針對(duì)性的開發(fā)，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)，對(duì)推動(dòng)單位發(fā)展提供有效的檔案資源保障。特別是改革的不斷推進(jìn)和單位業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬，文書資料數(shù)據(jù)規(guī)模顯著增大，信息技術(shù)的運(yùn)用推動(dòng)了檔案存儲(chǔ)載體的轉(zhuǎn)型，電子文件已經(jīng)成為主要的檔案形式，使得當(dāng)前單位的文書資料形式較為復(fù)雜，提升了管理難度。利用檔案編研能夠?qū)ξ臅Y料進(jìn)行高效的整合，保證文書檔案的完整性，提升檔案管理水平。[1]

（二）提升檔案利用效率

檔案編研的高效開展能夠有效提升檔案資源的利用效率，檔案部門需要結(jié)合實(shí)際的檔案利用需求，制定科學(xué)的編研策略，對(duì)相關(guān)的文書資料進(jìn)行準(zhǔn)確地提取和科學(xué)的開發(fā)，有效滿足使用需求。特別是檔案數(shù)字化水平的不斷提升，利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子資料的深入分析，提升檔案利用效果。[2]

三、信息時(shí)代文書檔案編研與開發(fā)利用的特征

信息技術(shù)在事業(yè)單位管理運(yùn)行中的高效運(yùn)用推動(dòng)信息化管理體系的科學(xué)構(gòu)建，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)資料隨之出現(xiàn)，需要檔案管理工作對(duì)電子資料的全面收集和科學(xué)的管理，專業(yè)信息設(shè)備和技術(shù)的高效應(yīng)用對(duì)提升檔案管理水平起到積極作用，利用技術(shù)手段能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的高效管理，建設(shè)完善的信息化管理系統(tǒng)，形成對(duì)檔案管理流程的全面覆蓋，為文書檔案編研和開發(fā)提供技術(shù)支持。信息化環(huán)境下，文書檔案編研和開發(fā)具有鮮明的特點(diǎn)。一是編研效率的提升，檔案編研的高效開展能夠有效滿足事業(yè)單位的檔案利用需求，而在傳統(tǒng)的檔案編研工作中，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案資料進(jìn)行處理分析，工作進(jìn)度得不到保證，無法形成較高的編研效率，影響編研工作的時(shí)效性。而利用技術(shù)手段對(duì)數(shù)字化資料進(jìn)行高效的處理分析，能夠有效提升編研工作效率。[3]二是檔案利用方式的豐富，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案利用形式較為固定，主要提供相應(yīng)的查詢調(diào)用服務(wù)，對(duì)編研成果無法形成高效的利用。網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的普及推動(dòng)了檔案利用形式的優(yōu)化，檔案資料能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行高效的傳遞，有效提升檔案利用效果，滿足個(gè)性化的利用需求。同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)途徑，能夠與檔案使用人員形成高效的互動(dòng)，對(duì)利用情況進(jìn)行及時(shí)的跟進(jìn)，形成準(zhǔn)確的反饋，有效掌握實(shí)際的使用需求，為檔案管理和編研工作開展提供科學(xué)的依據(jù)。三是編研和利用理念的發(fā)展，信息時(shí)代的到來推動(dòng)了檔案編研理念的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的編研活動(dòng)中，主要事業(yè)本單位的檔案部門為主，檔案資源和編研能力相對(duì)不足，而利用網(wǎng)絡(luò)渠道，能夠?qū)崿F(xiàn)與其他檔案部門的高效合作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效整合，提升檔案編研水平，營造積極的檔案利用環(huán)境。[4]

四、事業(yè)單位文書檔案編研與開發(fā)利用的措施

（一）優(yōu)化檔案編研思路

檔案編研工作的高效開展對(duì)推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)起到積極作用，隨著事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，為適應(yīng)日益復(fù)雜的社會(huì)發(fā)展形式，對(duì)檔案工作提出了更高的要求，需要充分發(fā)揮檔案工作價(jià)值，依托檔案編研，為單位業(yè)務(wù)工作和經(jīng)營管理提供有效參考和依據(jù)。而傳統(tǒng)的編研工作模式已經(jīng)無法滿足單位發(fā)展需求，這就要求檔案部門要提升主動(dòng)意識(shí)，深入到單位業(yè)務(wù)和管理工作一線，進(jìn)行全面的調(diào)研，有效掌握檔案需求，形成科學(xué)的編研目標(biāo)，提升編研工作的科學(xué)性。同時(shí)管理部門要積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的編研理念和方式方法，學(xué)習(xí)經(jīng)典的編研成果，強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，對(duì)編研工作價(jià)值形成正確的認(rèn)識(shí)，推動(dòng)編研工作高效開展。管理部門要利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，搭建高效的互動(dòng)交流平臺(tái)，對(duì)檔案利用需求進(jìn)行全面的收集，積極聽取意見建議，進(jìn)行科學(xué)的編研需求分析，構(gòu)建立體化的編研體系，科學(xué)配置編研資源，有效滿足檔案利用需求。同時(shí)要對(duì)編研成果的利用情況進(jìn)行全面的跟進(jìn)，形成及時(shí)的反饋，為后續(xù)編研工作開展提供有效的參考。[5]

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)

信息技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用對(duì)提升檔案變化和利用水平提供有效的條件，利用技術(shù)手段能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行高效的處理分析，通過網(wǎng)絡(luò)渠道有效拓寬編研主體，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享，提升編研效果。信息技術(shù)在事業(yè)單位管理運(yùn)行中得到廣泛的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了信息化管理體系的構(gòu)建，而隨著信息技術(shù)革新速度的不斷提升，現(xiàn)有的信息設(shè)備和技術(shù)得不到及時(shí)的更新和維護(hù)。這就要求檔案部門要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視和投入，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息設(shè)備的及時(shí)維護(hù)和改進(jìn)。要搭建高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證檔案資源的高效傳遞，為檔案利用途徑的拓寬提供有效的條件。網(wǎng)絡(luò)作為信息化檔案管理體系的基礎(chǔ)，是保證編研和利用效率的重要保障，網(wǎng)絡(luò)安全威脅已經(jīng)成為影響檔案信息安全的重要因素，對(duì)編研和利用工作開展形成消極影響。檔案部門要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作的重視，構(gòu)建完善的信息安全管理機(jī)制，對(duì)網(wǎng)絡(luò)行為進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，合理利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，提升安全防護(hù)水平，有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理系統(tǒng)中的安全風(fēng)險(xiǎn)和漏洞，切實(shí)保證檔案信息安全，推動(dòng)編研工作高效開展。

（三）強(qiáng)化編研隊(duì)伍建設(shè)

檔案編研具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要工作人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，管理部門要加強(qiáng)對(duì)編研隊(duì)伍建設(shè)的重視，結(jié)合事業(yè)單位檔案工作實(shí)際和編研工作需求，積極引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，充實(shí)編研隊(duì)伍，提升管理部門的編研水平。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)編研人員的培訓(xùn)教育，結(jié)合編研工作中存在的具體問題，堅(jiān)持以問題為導(dǎo)向，制定科學(xué)的培訓(xùn)策略，推動(dòng)編研人員專業(yè)水平的提升。要將信息知識(shí)技能作為重要的培訓(xùn)內(nèi)容，強(qiáng)化編研人員的信息素養(yǎng)水平。要完善考核機(jī)制，制定科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理人員編研成效的準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效結(jié)合，激發(fā)編研人員的工作積極性和責(zé)任心。

（四）創(chuàng)新編研與開發(fā)利用形式

信息技術(shù)的科學(xué)利用對(duì)提升檔案編研和利用水平提供有效條件，管理部門要充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)編研工作和檔案利用形式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，積極引進(jìn)先進(jìn)編研理念技術(shù)，構(gòu)建完善的檔案編研體系，提升編研質(zhì)量，豐富編研成果的利用方式，提升檔案利用效率。要利用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)檔案匯編進(jìn)行優(yōu)化，深入挖掘文書資料關(guān)鍵信息，對(duì)文書資料進(jìn)行科學(xué)的排序、整理，提升匯編效果，建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫，為編研工作提供有效支持。同時(shí)要建設(shè)立體化的編研體系，對(duì)編研活動(dòng)進(jìn)行全面規(guī)劃，科學(xué)配置編研資源，明確編研主體。要利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)利用模式，利用網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)對(duì)編研成果的高效共享，為單位業(yè)務(wù)工作和管理活動(dòng)提供有效的文書檔案資源支持，提升檔案利用效率。

五、結(jié)語

文書檔案編研工作的高效開展對(duì)推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展提供有效支持，檔案部門要充分結(jié)合單位文書檔案工作實(shí)際，加強(qiáng)對(duì)編研工作的重視，優(yōu)化編研工作思路，積極引進(jìn)先進(jìn)的編研理念和方式方法，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建完善的編研體系，優(yōu)化檔案利用途徑，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。