淺談企業會計信息系統內部控制

文/蘭森豪（昆明理工大學）

現如今,計算機及網絡技術發展日新月異,每個領域都開始大量應用計算機及網絡信息技術,并因其技術發展而不斷更新。同時,計算機及網絡技術在會計核算領域中起促進作用,會計核算信息系統是由計算機及網絡技術而獲得飛躍提升。雖然中國對會計信息系統的使用相對于歐美等發達國家起步較晚,但是我國目前在該領域的發展勢頭卻非常迅速。會計信息系統屬于計算機信息系統的一種,它是信息管理學科的一個分支。[1]利用計算機的網絡架構技術,會計信息系統能夠根據用戶實際需要進行組合發展,并根據用戶各種類型的會計信息數據,提供有效、快捷、準確的分析與處理,并將不同信息類別的數據,依據會計準則和企業內部的規定作出相應的審查與檢驗。可以為企業財務人員提供實時數據指標分析,并節省財務人員寶貴的時間,減少不必要的時間消耗。

一、會計信息系統

（一）會計信息系統的概念

會計信息系統是指借助計算機技術,通過會計人員運用會計系統軟件將原始的記賬憑證錄入、匯總、運算和統計后,形成會計賬簿以及財務報表,并將分析得出的財務數據上報至企業管理人員的系統。會計信息系統的記賬模式取代了原始的手工記賬模式,提升了企業財務運轉效率。財務內部信息管理系統軟件作為企業財務內部管理的一個單獨的子系統,為企業內部管理層的財務決策工作提供了非常強力的數據支持,也讓其可以通過利用企業財務內部信息管理系統時時刻刻的快速掌握企業的重要財務相關資訊以及財務情況,從而能夠隨時掌握企業的具體收益,提升企業開展相關活動的能力。

（二）會計信息系統的特征

1.精準性與實時性

在互聯網高速發展的時代,信息化高效率的運作模式,使得會計從業者可以從過去繁重的勞動模式中解放出來。會計核算通過計算機技術,能夠更加高效、精準的分析會計數據。繁雜的會計數據經過計算機的運作,能夠在極其短暫的時間內完成匯總統計、整合核算以及審查檢驗等過程。而在過去,若采用人工匯總統計,不僅要花費巨大的人力和時間,往往得出的計算結果還會產生錯誤,且不易發現。通過計算機的應用能做到過去人工很難完成的事情,為企業的財務數據精準性提供很大幫助。

2.自動化與統一化

目前企業會計信息系統的日常實際應用當中,計算機可以代替傳統人工方式解決多樣化的工作,在用戶企業允許的情況下,將用戶企業能夠公開的數據資料共享于互聯網當中,使得更多的用戶得以借鑒學習與交流,通過這種方式使得數據能夠更好地在信息系統的運用下,不斷地突出自己的特點。針對大型上市企業,其相應的數據流程規模大、種類多且復雜,對數據處理的要求也更加的統一化。在會計信息系統當中,完成企業用戶下達的各種任務指令是計算機的唯一目的。又因為許多企業內部會計資料不統一,傳統的手工統計很難將資料統一整理,借助計算機處理分散數據的功能特性,在當下互聯網時代,大量的會計資料數據借助計算機處理的同時,將要運算的會計數據由企業的會計工作人員不斷地輸入到計算機當中。[2]會計信息系統將會按照設定好的程序展開相應的計算、分類與管理,最終生成所需要的企業報告。如此看來,會計信息系統同時還具備自動化和統一性的展示方式,能為企業創造更加精準、高效的業績。

3.會計信息系統與業務處理系統相結合

會計信息管理系統通過網絡集成行政業務信息處理與行政信息處理,整合企業財務管理信息與非企業財務管理信息。[3]綜合實現會計核算和行政業務管理兩種功能相統一,使企業財務管理信息網絡管理系統從企業部門信息系統升級到企業級的財務管理信息系統。在企業會計業務信息管理系統中嵌入一套業務管理會計規范,有助于企業組織人員檢查業務出錯與會計舞弊相關情況以及有效避免各種錯誤的同時出現。傳統的會計體系通常只收集了企業經營活動數據的某個子集,這部分信息無法滿足決策者管理整個企業活動的需要。所以,將會計信息系統集成業務信息與財務信息系統,不僅能夠提供財務信息，而且能夠提供非財務信息,[4]并有助于企業日常的運作、投資決策、經營管理與預測。在電子商務迅速興起的今日,會計信息系統在辦理業務之時,收集、管理、儲存和傳遞財務信息和非財務數據的能力就顯得尤為重要。會計信息系統通過把電子商務貿易中的訂貨、制造、物流、營銷,以及結算等各個環節有機的聯結起來,實現了涉及海關、物流、銀行、保險、稅收等各部門之間的整個服務流程,將商業交易過程進行了智能化。現代的會計信息系統要求信息的整合與共享,將分散的或多個數據庫信息在邏輯上集成,同時減少了冗余,以支持各個角度,各種層面的信息需求。

（三）會計信息系統的結構

會計信息網絡管理系統主要包括企業會計管理子系統、會計信息支持管理子系統、會計業務決策信息支持管理子系統。這三個部門不僅相互獨立，而且相互關聯，缺一不可，共同形成完善的財務會計信息管理體系。子系統主要功能之一是通過利用對企業原始憑證與自動記賬會計憑證等原始會計資料的優化管理系統對企業財務會計信息進行優化管理與自動核算優化功能,并通過要求其成員通過其對會計數據資料的自動加工優化處理從而自動創造一份具備高度可信度、相關性、及時性與整體經濟效益高等特點的企業財務報表。最終的主要財務表現形式也就是一種綜合性的會計報表。會計核算子系統主要內容包含了企業會計信息管理子系統、財務決策子系統。

會計信息管理子系統,是利用會計學理論與方法及其決策科學思維的綜合運用,對于企業會計信息、管理計劃與制度等信息做深入分析和綜合，以獲得概括性信息進而運用到企業管理工作中的軟件系統。財務管理子系統分為計劃的編制、運用對會計信息進行差異分析以及差異管理等三個有機部分。本體系既要求企業內部數據又要求企業外部數據,也強調在經營活動中實現對會計信息的客觀反映功能。財務決策子系統,是指經過充分地運用現代化手段,與應用基礎理論研究成果創造會計領域的一個結構化問題的支撐環境,[5]為企業的財務決策流程進行支撐的軟件系統。本系統應提供期望模型、融資決策模型、決策模型和成本決策模型，形成決策者選擇的決策方法。這是會計決策子系統的主要任務，除了為系統提供財務方面的說明和原則外，它還應具有幫助管理者理解的推理機制。

二、企業會計信息系統的內部控制

（一）內部控制

內部管理是指為提高運營效率，充分、合理地獲取和利用各種資源，為實現一定的管理目標，對本單位內的各種控制和調整進行組織、策劃和實施的程序和方法。內部控制原則隨著會計的實際需要及其現代管理的進展不斷完善,也越來越成為審計師和法律事務所注意的要點。隨著現代管理的進展,對外部審計的要求以及企業自身對管理能力的要求,尤其是在信息化的發展趨勢下使內部管理體系運行得越來越嚴格。目前來說,內部管理的主要目標還是對于企業內部的管理,不過隨著經濟與技術的發展,整個系統也必須對于信息的安全性與及時性越來越多的重視;這樣的情形下需要很好地運用信息技術對風險做好預防,并加強監督工作。從實質上來講,內部管理是企業為實現目標而進行自我調控、自我監督和自我制約的系統,它同時又是整個企業經營活動中的主要部分。

（二）會計信息系統內部控制

企業的會計信息系統建立完善后,為確保企業會計記錄的真實可靠、企業資產安全完好、有關法律法規得以有效遵守,企業會計核算信息系統的內部管理就應受到高度重視。[6]完善合理的內部管理可以促進企業合理經營，提高會計信息的真實性和準確性，有效防范企業風險。會計信息服務系統管理作為現代企業的一個重要關鍵技術項目,其內部管理控制目標和目前企業的主要內部管理相一致，具體控制目標按三個階段進行分類,主要目標包含了以下幾個內涵：一是保證系統信息合法性，提高會計數據的信息真實性和數據準確度，以及有效維護企業固定資產與人力資源，提高系統運行效率和效益。在會計信息化發展背景下, 這是會計信息管理系統中對內容完全控制的最理想運行狀態。企業為真正完成內部會計信息系統的這一控制目標而必然需要合理設置各種控制手段,但是要達到這一控制目標還需要統籌規劃、分清工作主次、把握基本原則、全面實施。

（三）會計信息系統內部控制目標

會計信息系統內部管理以信息系統本身為管理對象，主要由計算機軟硬件、應用系統、數據及相關人員組成；會計信息系統的主要目標是在信息系統風險分析的基礎上，減少對信息系統風險的影響。其控制目標主要有以下幾個:

（1）保證系統合法性。系統合法性一般有兩個含義:一是設計的會計信息系統是客觀合理的,并遵守國家當前會計核算規范和財務管理規定,同時遵循財政部門制定的相關會計軟件開發的管理規范；二是審計信息系統所處理的經濟業務必須是客觀合理的,遵循企業內部既定的審計政策,遵循客觀公正的會計準則、法律與規章等。所以，在整個會計信息系統的設計與使用階段,都要設置嚴密的內控機制與保護措施,以保證系統和其所管理的經濟業務合法。

（2）保證系統的安全性。會計網絡系統的安全是其順利運行的前提和基石。因此，在系統設計投入實際工作之前，應充分考慮可能對安全構成威脅的影響，并應設置嚴格、完整的硬件、軟件和數據保護措施，以減少和消除上述影響帶來的安全隱患。

（3）保證系統自行處理相關數據的信息真實性與數據準確度。會計核算數據真實與正確,是會計工作中最基礎的條件。[7]為了確保系統內部管理數據的正確、完備和安全,以及企業財務報告信息的真實可靠性,必須把系統內部管理的重心置于軟件開發的質量與員工行為規范管理方面,應發揮系統內部管理審計的監督功能。在控制系統設計過程中，可以嵌入一些控制措施，如大數據監控、權限控制、數據正確性監控、預算監控限制、重大業務發生控制、數據安全限制等，主要數據流程的跟蹤限制、監控系統設置以及關鍵數據文件和主要程序文件受到非法更改等限制；通過建立合理的組織和管理控制，加強對輸入數據的管理，確保輸入數據的準確性和真實性。

（4）保護企業的資產和資源。會計信息系統中所形成的會計信息,體現出企業資產與資源不同方面的價值。所以對會計信息系統的內部管理,就必然會影響企業資產管理與資源保護等方面的問題。

（5）提高系統的效率和效益。企業的經營管理決策,離不開準確、有效、真實、全面的會計信息支撐。否則,整個系統的效率與效益就必然會影響企業內部管理人員的決策,從而影響企業的整體競爭力與企業運營目標的達成。

三、企業會計信息系統內容管理設計思路

首先要明確企業會計信息內部管理的主體和客體。會計信息系統內部管理的主體應當是本單位的內部人員，即企業人員進行內部管理。會計信息系統內部管理的對象應該是與信息系統相關的網絡、硬件、軟件、人員、程序和數據。其次，財務會計信息管理體系及其內部管理體系的建立需要以下基本管理原則：財務合法性管理原則、成本與勞動效率管理原則、市場經濟適應性管理原則等，會計信息系統內部控制的構建還包括基礎控制和應用控制兩部分。

（一）一般控制的內容如下:

1.合理劃分崗位職責

（1）信息系統部門與用戶部門職責分離。信息系統部門是指數據處理部門，用戶部門是指執行業務的部門。一般來說，以下活動應避免信息系統部門參與：計算機系統設施以外的所有固定資產的管理責任與信息系統部門分開，即信息系統部不需要管理固定資產的保管；業務記錄和主文件記錄的任何修改均須經使用部門批準，信息系統部無權擅自修改業務記錄和相關文件；對于業務流程中產生的任何錯誤，業務部門有權負責并授權信息系統管理部門進行糾正，信息系統管理部門可以糾正數據錄入、管理和傳輸過程中因操作不慎而導致的錯誤；現有體系的任何改進、新體系的應用和控制措施應由受益部門實施或由最高管理層批準，包括現有應用的改進。未經相關監管部門審查，信息系統監管部門無權擅自更改程序。

（2）信息系統部門內部的職責分離。主要包括設計師、程序員、系統管理員、數據管理員和操作員之間的職責分工：系統開發和信息處理的功能是分開的。

信息系統開發人員和數據處理部門不兼容。程序員不得參與數據錄入、預處理等操作，不得修改程序。綜合數據團隊可配備憑證錄入人員、審核員、記錄賬簿人員和會計數據管理人員，并進行相應的分離。

2.操作控制

操作控制包括:系統使用管理、操作規范管理、會計業務處理管理。要強調的是各部分都要事先對系統的運用和管理工作進行規劃設置；設置操作日志，其中包含系統日志和人工日志；要明確員工的社會責任、能力和可信賴程度。

3.數據資源的控制

（1）數據庫的訪問控制。這一部分首先需要通過密碼限制來限制數據庫來訪人員;其次對不同部門、人員設置訪問權限,限定人員或部門訪問的數據范圍;對于數據儲存的磁盤要設置專人保管。（2）數據的備份和恢復控制。信息系統所有的數據要定期轉存,一旦系統發生故障,要能在最短的時間內恢復數據,盡可能避免影響系統的正常運轉。

4.檔案資料控制

對于信息化環境下的所有檔案資料都要進行合理的保管,包括紙質資料、信息系統軟硬件的資料。

（二）應用控制內容

1.輸入控制

輸入控制包括三個環節：數據采集、數據輸入和數據存儲。數據采集的主要控制措施包括：標準化格式的原始憑證、原始憑證的審核、經紀業務適當程序的實施、數據收集適當程序的使用、原始文件的批量控制；輸入鏈路的管理包括授權管理、正確性控制、數據完整性管理和糾錯管理；數據存儲控制要求將輸入數據保存足夠長的時間，并保存輸入信息。

2.處理和儲存控制

這一部分所采用的控制措施主要包括:處理權限控制、業務處理次序控制、鉤稽關系監控、數據合法性檢驗、數據有效性校驗監控、錯誤與更正監控、斷點技術監控、審計線索監控、數據儲存監控、數據備份與還原監控。

3.輸出控制

輸出資料管理采用的主要措施有:輸出管理、輸出授權管理、輸出資料正確性管理、輸出數據審核管理、輸出資料傳遞性控制、輸出錯誤列表和差錯更正管理。

四、結論

在當今世界信息化環境下，信息系統正從傳統的后臺支持服務轉變為新業務發展的直接動力，并日益成為企業的直接盈利中心。企業會計環境和會計管理環境發生了巨大變化，對企業內部管理制度產生了重大影響，對會計信息系統的內部管理提出了更高的要求。企業必須在傳統會計信息化的基礎上，精心設計信息系統和內部管理，并實施相應的控制措施，最大限度地保證企業會計信息的質量。企業要想更好地發展，就必須加快會計信息系統內部控制的發展。信息的內部控制是一個動態的過程。因此，在其建設過程中，必須結合企業的經營狀況，隨著企業內外部環境的變化而不斷完善。