芻議新形勢下事業單位檔案管理及創新

曲暢

（吉林省公主嶺市衛生職工中等專業學校，吉林 公主嶺 136100）

檔案管理方式的自主創新也是信息資源自主創新的全過程。是事業單位根據社會發展對發展市場的不斷轉型，重新調整事業單位的內部資源，融入信息化管理的發展趨勢，滿足客戶對檔案數據的具體要求，這樣事業單位才能完成好經濟建設，擔負起社會責任，同時是也能達到自己的收益的目的。隨著我國政治經濟結構改革創新的推進和信息化技術的快速發展，事業單位檔案存儲早已成為事業單位智能化突出發展的一個極其重要的指標。必須不斷進行改進和自主創新。

一、事業單位檔案創新的重要性

（一）時代性的要求

現代化和信息化管理是當今社會發展的主要趨勢，這個時代注定了事業單位在檔案管理上要與時俱進，由于事業單位有不竭的發展動力，檔案管理工作可以提高事業單位每個人的工作質量和管理效益，為事業單位領導對單位經營信息內容和事業單位對外對策提供一些合理依據，是現代事業單位發展趨勢中不可或缺的一部分。只有將檔案資料的管理方法和應用融入經濟全球化的進程中，才能提高事業單位在社會發展中的影響力，才能弘揚事業單位檔案管理的可持續發展理念，提升事業單位的競爭市場。讓事業單位檔案管理緊跟當下的趨勢。

近年來，吉林省檔案工作呈現了非常好的局面。吉林省全省檔案相關工作人員認識到位、領導重視。在調研交流中各單位負責人對檔案工作也是非常重視，在檔案管理方面都能夠統一思路，大體的流程都符合相關要求，建立并完善了各項規章制度，形成有效的檔案管理機制。

（二）事業單位發展的動力

隨著我國的社會經濟和生產技術的快速發展，檔案管理的管理方式和管理內容也隨之發生了一些變化，檔案管理信息資源的基礎建設有了很大的提高。現今，事業單位在檔案數據有效性的關鍵分為兩個層次，一是為事業單位管理者提供歷史時間參考，以便他們做出有利于事業單位發展的適當管理決策；二是協作水平提供了強大的數據信息[1]。因此，檔案和數據單位要繼續在企業數據服務項目體系適應性方面進行自主創新，不斷拓展檔案的社會服務作用，完善好社會檔案理念。

（三）可持續發展的保障

如今，事業單位規模不斷擴大，公司數據也在不斷擴大，公司的文件存儲更加困難，更加關鍵。事業單位發展歷程的真實記錄需要體現在事業單位數據中，如單位的基礎管理、信息資源、無形資產管理辦法等，都關系到單位的發展趨勢和生存。近年來，隨著市場經濟結構的不斷完善和信息內容經濟的快速發展趨勢，很多事業單位遇到了市場競爭不及時、缺乏高技術優秀人才等問題，急需解決單位需要提升檔案管理意識以整合，更好緩解事業單位所面臨的工作壓力，事業單位數據的可持續發展理念，預示著其社會意識形態的完善和提升。每個員工都應該把握單位數據發展趨勢的方向，與時俱進，推動事業單位走可持續發展之路。

二、傳統檔案管理模式的問題

隨著我國改革開放的不斷發展，社會、政治經濟、文化藝術等都發生了巨大的變化。新形勢下事業單位有新的發展趨勢，明確對檔案管理提出了更高的規定。以往檔案管理工作的不足，使得檔案管理自主創新越來越關鍵和緊迫。

（一）檔案管理人員綜合素質參差不齊

目前，部分單位領導對檔案資料重視不夠，檔案資料意識不足，檔案軟硬件設施配置不及時。尤其對于吉林省在冬天是很冷的，有些事業單位檔案室設立在一樓甚至是地下室，導致檔案室陰冷潮濕，甚至有嚴重的水災等隱患。有些檔案室空間不足此外，員工的素質在檔案管理水平中起著尤為重要的作用[2]。如今，很多事業單位的檔案管理人員都在轉行，這都是因為不了解業務流程，跟不上單位的發展趨勢，導致檔案管理工作缺乏應有的可靠性和連續性，阻礙了事業單位的可持續發展理念。

（二）沒有緊跟現代信息技術

檔案存儲和當代信息技術的無縫集成需要足夠的服務支持。雖然目前我國企業已經基本建立了內部信息管理系統，但由于方法和方式陳舊，部分企業的檔案存儲還停留在工作經驗管理上。人工的管理方法極大地制約了檔案自身優勢和資源無法充分利用，不能適應發展趨勢的需要，使事業單位的發展效率受到限制。

（三）檔案管理沒有統一

一是檔案收集整理不規范。現在很多單位的檔案收集規則和制度形同虛設，導致部分檔案館和資料持有者無法及時上交檔案，甚至丟失檔案，嚴重耽誤了檔案管理工作。工作人員的技術和專業素質也參差不齊，不規范的地方也很多。二是檔案資料使用和評價不規范。由于文件數據的收集整理不規范，容易造成部分檔案不完整，檔案數據的實用價值大打折扣。此外，大多數單位并沒有相應的考核管理制度，在檔案的歸檔整理方面缺乏必要的掌握，也沒有立即提高檔案的利用率，制約了事業單位的提升和發展。最后，檔案存儲缺乏全面性。對于事業單位來說，規章制度的創新和發展通常是工作中最重要的也是最難的一點。檔案存儲工作確實被遺棄在角落里，很少有事業單位去重視這項工作。事業單位數據按傳統方式管理，導致檔案存儲缺乏專業性、法治性和規范性，在具體工作中出現“隱而不用”的局面，從而忽視了真實情況。讓檔案材料沒有應有的使用價值。

三、事業單位檔案管理工作創新策略

（一）工作平臺

事業單位必須在傳統流程的基礎上優化整合，加快信息化建設步伐，在新思路引領下建設先進的電子技術信息系統，來改變用計算機進行檔案的管理過程，更好支持現代檔案管理。換句話說，不同的現代信息系統代表了事業單位的檔案電子化的引進和進步，為事業單位提供了一個更符合現代企業管理的通用數據管理平臺，滿足事業單位信息流程調節、管理集中、形式多樣、使用靈活等各種檔案工作的需求，這使得檔案管理實踐工作有了質的飛躍。

（二）文檔流程

集成工作流程是新形勢下檔案進行更好管理的一個新概念，它本身就是基于先進的信息管理系統，優化在檔案具體的工作流程，更好地構建無縫交互平臺。構建集成工作流程主要是通過接下來的兩個階段，一個是文件管理階段，另一個是檔案管理階段，主要針對不同員工在不同層次和任務中提供工作具體流程和操作平臺的需求，以及建立一系列對應的操作系統，以確保檔案在實際訪問的質量，建立檔案通信系統和檔案流動控制機制，維護檔案歸檔機制的運行，檔案管理階段，主要方便普通員工查閱檔案資料，打破了過多舊的檔案管理功能，提供了信息的簡單性和可見性，并以管理者為中心，主要是根據檔案的查詢和操作規程，處理檔案信息數據，并進行及時地切換窗口，告知相關的檔案管理人員，檔案所提供的資料是否符合可理解、完整及準確的要求，最后他們應注意建立可靠的檔案資料保護機制，以確保檔案資料的安全[3]。2015 年，集成檔案管理一體化在吉林省完整了第三版的完全開發并應用，形成了一整套系列流程，建立了完整的檔案影像化管理系統，讓檔案實現了有生命力的管理，對民眾而言是巨大的福音。

（三）服務模式

信息時代呼喚自主創新。新形勢下，自主創新勢在必行。文件存儲服務項目方式的自主創新早已上線。自主創新，首先是核心理念的自主創新。因此，檔案管理人員要想從源頭上改變檔案管理的不景氣，首先要塑造數據服務的核心理念。

1.服務要全面

多方位提供服務項目。在如今事業單位發展的全過程中，過去整理在紙質上檔案資料方式已經不適合日常運營以及日常改進。為此，事業單位必須實施多方位的檔案資料服務工程，進一步加大檔案信息資源綜合利用力度，為事業單位發展挖掘必要的資源。因此，事業單位首先要塑造服務大局、市場競爭、合作共贏的核心理念。其次，作為以經濟效益為主要經營目標的組織，事業單位必須建立符合市場經濟體制的檔案管理運作管理模式。

2.構建全方位的信息

建設信息內容對外開放管理中心。在當前的互聯網信息時代，要提高事業單位數據資源的合理利用，構建文件存儲服務項目的基礎Web 服務平臺，就需要多方位綜合利用企業數據資源。可通過多種方式完成信息內容的多方位綜合利用，如創建帶有登錄系統的在線記錄查詢方式，為需要遠程控制信息使用的員工提供超越室內空間和時間的服務，及時升級檔案數據服務項目數據，立即建立檔案數據庫查詢等。此外，企業還應高度重視檔案資料的整理、研究和應用。有關部門可以對檔案資料的初始信息內容進行分析，對其使用價值進行開發和設計，從而制作出內容含量高、目的性強的檔案資料。

3.深層次編研

開展和推進分層編研。檔案的信息內容主要用于公司日常運營及其具體數據信息和操作。因此，公司必須根據公司自身的具體情況開展必要的信息內容，并注意確保整個過程中信息內容的真實有效性，以確保單位的檔案數據編制和研究符合實際的要求。單位在經營過程中應注意；檔案文件化工作要有序、有條不紊地進行。邀請具有豐富多樣工作經驗的檔案和資料權威專家進行梳理，確保檔案的合理性。事業單位或我國行業協會的規范性文件和檔案要及時整理、研究、匯總，并按照細致的時間步驟編制檔案，確保整理、研究資料的完整性和抽象性。

（四）管理制度

在信息時代，信息安全的關鍵內容被添加到檔案的存儲中。網絡信息安全管理方法的關鍵是基于信息內容本身和信息內容人員對管理方法的實施兩個層面。

1.信息管理層面

按照優秀的管理方法，隔離計算機系統階段的不安全風險，確保運行安全。此外，還需要改進工作內容、文件信息內容及其信息內容存儲方式，確保信息內容運行順暢。

2.檔案信息內容人員管理層面

一是制定并給出現行的管理辦法政策，明確工作職責，履行職責；二是要規劃并提供應急措施、維護預案，及時開展網絡信息安全檢查，提高檔案人員對安全事件的應急響應，經常對相關人員進行安全知識教育，還經常開展提高員工綜合能力的培訓工作，最大限度地降低操作失誤等其他安全風險；最終打造嚴格的管理權限模式；規范信息內容數據信息遷移、生產和處理程序，明確提出數據信息核查制度，完善人員管理辦法。

結束語

信息時代給我國事業單位的檔案管理帶工作帶來了太多的挑戰和機遇。為了更好地發揮檔案和數據資源的價值，應該積極推廣新的檔案管理方式，讓所有事業單位和企業及時跟上發展的步伐。只有緊跟發展的潮流，才能保持事業單位的可持續發展理念。檔案工作人員要自主創新管理模式，探索新的管理機制，將個人價值觀與全行業檔案資源緊密結合，共同推動事業單位檔案管理工作完成自身總體目標和價值觀，推動經濟的整體發展。