應屆畢業生檔案應該如何存放與保管

石艷艷

（陜西省榆林市佳縣人事信息中心，陜西 榆林 719200）

一、應屆畢業生檔案存放與保管中存在的問題

應屆畢業生檔案是高校應屆畢業學生身份、學歷和資歷等方面的重要證明，對應屆畢業生離開高校之后的發展極其重要，有著難以替代的作用。但是隨著我國分配制度的改革以及部分用人單位對應屆畢業生檔案的不夠重視，導致了應屆畢業生檔案存放與保管中出現了一定的問題。

（一）應屆畢業生檔案存放與保管的意識淡薄

近年來，隨著我國高校畢業生分配制度的變化，應屆畢業生檔案存放與保管方式也發生了很大的變化，主要表現為我國應屆畢業生由定向分配為主轉變成為了自主擇業為主，由此也造成了應屆畢業生檔案存放與保管的“五花八門”，比如有的應屆畢業生暫時沒有找到工作，檔案會由學校或者自己進行存放與保管；有的應屆畢業生暫時找到了單位，則將檔案暫時存放在人才市場或者單位；有的則存放在了各級教育部門；甚至有的應屆畢業生由于不能很好的存放與保管檔案，造成了檔案的丟失等等。總之，應屆畢業生在畢業之后，由于忙于自主擇業，一切以找工作為中心，無暇顧及檔案存放與保管的事情，對檔案存放與保管的意識淡薄，造成了檔案存放與保管的混亂。

（二）單位對應屆畢業生檔案的重視程度不足

從目前來看，以陜西佳縣為例，除了行政事業單位招收的應屆畢業生由于實行考試制度，對應屆畢業生的檔案比較重視外，其他單位的對應屆畢業生檔案的重視程度不足。特別是在企業里，主要看重的是應屆畢業生的個人能力，在對應屆畢業生的學歷證書等證件進行核實后，對應屆畢業生的檔案很少進行關注，進而造成應屆畢業生對檔案不管不顧。最終導致應屆畢業生檔案長期無人過問，存放和保管問題突出，同時，作為檔案的所有者，應屆畢業生對檔案的存放和保管狀況也不盡了解，使檔案漸遭遺棄，“棄檔”現象也來越嚴重。

（三）應屆畢業生檔案的后續材料“零充實”

由于現實的形式所需，在企業打工的應屆畢業生對自己的檔案重視不足，再加上沒有形成完善的材料收集機制，應屆畢業生檔案后續材料的收集是比較麻煩的，因此大部分在企業工作的應屆畢業生，工作幾年后畢業生檔案中完全沒有在企業工作的經歷，只有在學校期間的材料，造成了工作經歷的不完整。以陜西佳縣為例，大部分企業對于應屆畢業生的檔案基本上是不過問的，而應屆畢業生本身對于檔案也很少關注，應屆畢業生的檔案成為“真空”般的存在，不管檔案是在哪個地方進行存放和保管，后續材料基本上都是“零充實”。

（四）應屆畢業生檔案應用時無從查起

由于應屆畢業生自己和部分單位對應屆畢業生檔案不夠重視，造成了部分應屆畢業生檔案的存放與保管經常出現問題，甚至經過一段時間后無法找到。部分應屆畢業生對于自己的檔案在什么地方、檔案里有什么材料等不清楚，一旦用到檔案的時候，即使浪費了大量的人力、物力也無從查起。以陜西佳縣為例，部分應屆畢業生的檔案在自己手里，由于忙于四處找工作，極易造成檔案的遺失，而一旦遺失，如果參加行政事業單位招聘，用到檔案時補起來又非常的麻煩和困難。

二、應屆畢業生檔案存放與保管的對策

（一）增強應屆畢業生對檔案的重視程度

作為應屆畢業，雖然一切應以找工作為中心，但是也要充分認識到檔案存放與保管的重要作用，充分認識到檔案對自己以后發展的重要意義，切實提高對檔案存放與保管的重視程度。

作為應屆畢業生的人才服務機構，也應該通過各種渠道向應屆畢業生宣傳有關人才服務機構代理人事檔案的管理業務，讓應屆畢業生充分認識到，檔案存放與保管的重要意義，參加工作之后一定要密切關注檔案的存放與保管，掌握自己檔案的動向。以陜西佳縣為例，應屆畢業生可以向佳縣的人才服務中心進行付費托管，并定期與托管機構保持聯系。而作為學校，要進一步加強應屆畢業生的就業指導工作，讓應屆畢業生充分認識到檔案對于自身工作、晉升、成長的重要作用，讓應屆畢業生深刻領會到檔案不是可有可無的。同時還要對應屆畢業生的檔案存放與保管流程進行明確的告知，進行針對性的引導，使應屆畢業生知道，在什么樣的條件下該如何進行檔案的存放與保管。

（二）做好應屆畢業生檔案的有效轉接

應屆畢業生檔案存放與保管之所以出現一定的問題，主要是學校與人才服務機構不能實現畢業生檔案的有效轉接所造成的。而高校之所以不能對應屆畢業生檔案進行及時的轉接，主要是因為應屆畢業生檔案的轉接比較耗費精力，所以高校很少主動的將應屆畢業生檔案向人才服務機構進行轉接。鑒于這種情況，作為人才服務機構要主動作為，做好應屆畢業生檔案的有效轉接。

以陜西佳縣為例，人才服務機構對于自行進行應屆畢業生檔案轉接的學生，人才服務機構要積極接待，提高服務水平，對手續齊備的要及時辦理轉移手續，對手續不齊備的應屆畢業生，人才服務機構的工作人員要交代清楚，讓他們知道應該怎樣補齊手續；對需要人才服務機構直接到學校進行提取的應屆畢業生檔案，人才服務機構可以進行集中提取；同時還應采取遠程辦理的方法，對身處外地的佳縣高校應屆畢業生檔案進行轉接，通過郵寄調檔函和檔案方式接收和轉移檔案。通過這些行之有效的檔案轉接服務，可以減少應屆畢業生因為存放和保管檔案而耗費的精力，提高對檔案的重視程度，增強檔案適當存放和保管的主動性和自覺性。

（三）做好各方的聯絡工作

從目前來看，陜西佳縣人才服務機構在應屆畢業生檔案存放與保管的過程中，發揮著非常重要的作用。因此，在具體的工作過程中，陜西佳縣人才服務機構對于未到單位進行報道，并且前來進行咨詢檔案的應屆畢業生，要了解清楚具體的情況，幫助他們做好檔案的查詢與調取工作。對于已經到相關單位報道的應屆畢業生，要做好登記與檔案接收手續，并與這些應屆畢業生經常性的進行聯系。

對已經就業但檔案不能及時轉出或者無法轉出的應屆畢業生，要與應屆畢業生或者其所在的單位做好聯系，提醒他們要記得將工作后的檔案材料及時的轉移到佳縣人才服務機構。

對于應屆畢業生而言，也應積極的與陜西佳縣人才服務機構進行聯系，特別是在畢業后如果個人的資料和信息發生了變化，要及時進行更新，這樣才能夠保證應屆畢業生存放與保管的全面性，提高應屆畢業生檔案的使用價值。

對于人才服務機構來說，還要進一步加強與各個學校之間的聯系，將現有的后置性管理轉變為具有前瞻性的指導性服務，通過對應屆畢業生就業進行有效的指導，讓應屆畢業生了解和掌握離開學校之后要到工作所在地或生源地的人才服務機構進行報道，以陜西佳縣人才服務機構為例，可以通過與學校加強聯系，讓佳縣本地的應屆畢業生或者要到佳縣進行工作的外地應屆畢業生，到陜西佳縣人才服務機構報道，進行應屆畢業生的檔案托管并進行人事代理的辦理。

（四）全面推行與市場經濟發展相適應的人事代理制度

為了適應市場經濟的發展需要，我國推行了人事代理。從本質上來看，人事代理是一種新型的人才社會化管理方式，這種管理的基礎就是對人事檔案的管理。我國畢業生分配制度的轉變，導致畢業生的擇業時間進一步延長，部分應屆畢業生在短期內無法實現就業的情況已經成為常態，因此，就需要加大應屆畢業生人事代理的力度。

首先，要進一步擴大人事代理的范圍，在做好“個人代理”的基礎上，陜西佳縣人才服務機構要積極主動的與各個高校進行聯系，對人事代理的相關政策進行宣傳，并積極制定對畢業生實行人事代理的優惠政策，對應屆畢業生實行以學校為單位的“集體代理”；其次是要進一步完善人事代理的內容，對應屆畢業生的檔案進行全方位的代理，真正的解決應屆畢業生由于找工作而無暇顧及檔案的后顧之憂，有效的促進應屆畢業生的合理流動，提高人才服務機構的代理效率。

三、結語

總體上來說，由于我國市場經濟的進一步發展和畢業生分配制度改革的不斷深化，使應屆畢業生檔案的存放和保管面臨著一系列的問題，為此，無論是應屆畢業生、學校還是人才服務機構，都要從加強應屆畢業生檔案的存放和保管出發，切實提高應屆畢業生檔案存放和保管的重視程度，不斷加強交流溝通，共同建立完善的運行服務體制和制度，使應屆畢業生檔案存放和保管工作得到積極有效的落實。