淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

關小娜

（河南省駐馬店市上蔡縣道路運輸服務中心，河南 上蔡 463800）

引言

人事檔案載有員工的基本信息，真實地記錄了他們的求學經歷和各種人事變動情況，成為單位開展各項工作的基礎和依據，單位可以根據檔案來了解員工的情況，以便合理地安排任務，做到人事安排的科學化。事實上，檔案管理是一項崇高的事業(yè)，它不僅意味著保護個人隱私，更記錄了國家的發(fā)展軌跡，從個人檔案來看待新中國的快速發(fā)展是最為客觀的。從長遠來看，檔案管理工作對推動經濟發(fā)展、服務社會民生具有不可替代的作用。保管不是檔案工作的最終目的，相關單位應當在保證信息不外泄的基礎上合理利用信息，從人事檔案中發(fā)現人民群眾的訴求，為開展各項工作提供真實的信息反饋，有助于及時改進政策方針，提高政府治理社會、為人民服務的水平。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設的概念及優(yōu)勢

檔案的信息化管理是指采用先進的信息處理技術，構建大數據系統(tǒng)，從信息錄入、信息保存、信息使用等各環(huán)節(jié)入手實現檔案管理的自動化，有效克服傳統(tǒng)檔案管理的各種問題，提高檔案管理工作的效率。

（一）檔案存儲保管方面的優(yōu)勢

相比傳統(tǒng)的以紙質為媒介、主要依靠人工錄入的檔案管理方式，信息化管理可以優(yōu)化檔案的存儲和保管過程。由于紙張本身存在缺陷，時間一長傳統(tǒng)的紙質檔案就會變黃變脆，影響后續(xù)的使用，且紙質檔案占據的空間較大，一些檔案遺失后不能被及時發(fā)現，尤其是在缺乏人手的基層事業(yè)單位，檔案遺失成為一個老生常談的問題。但如果采用信息化管理方式，就可以將大量的檔案信息儲存在一張硬盤中，解決了檔案的存放問題，還可以利用電腦程序輕松快捷地進行管理，從本質上改進了檔案的管理方式。

（二）檔案提取利用方面的優(yōu)勢

在過去，對檔案的錄入需要耗費大量的人力和時間，在后續(xù)的利用上也存在過程繁瑣、查找困難的問題。但如果采用信息化的管理方式，將檔案轉化為一組組電腦可以識別的數據，就可以利用電腦程序來對檔案進行提取利用，這是人力所不能企及的優(yōu)勢。用現代信息技術來管理檔案，不僅可以極大地提高提取信息的效率，而且失誤率低，克服了傳統(tǒng)檔案管理的一系列問題。而且，還可以通過構建政府內部的大數據系統(tǒng)，將全國各地的信息錄入進來，實現對檔案資源的整合，幫助事業(yè)單位對人力資源進行有效管理，實現對檔案信息的共享。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理中的問題

（一）缺乏足夠的檔案管理信息化意識

盡管檔案的信息化管理具有各種優(yōu)勢，但在具體實施的過程中仍然存在很多不完善的地方。在過去，事業(yè)單位的領導不重視檔案管理工作，只是將檔案管理工作局限為對文檔的保存，沒有意識到檔案背后深層次的意義。這樣的態(tài)度也影響了下屬干部，使得他們在開展檔案工作時較為懈怠，管理工作形式大于實質，尸位素餐現象嚴重，更沒有創(chuàng)新管理方式的動力。意識薄弱使得許多單位忽視了對于檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，相關工作的科學性還有待提高。

（二）檔案信息化管理人員的素質有待提升

在過去，由于對檔案管理工作不夠重視，該崗位的門檻較低，對應聘者的專業(yè)限制較少，很多檔案管理人員并不是檔案專業(yè)的，沒有經過專業(yè)的訓練，有的甚至缺乏文獻管理方面的基本知識，專業(yè)素養(yǎng)不足。這說明，我國的事業(yè)單位還需要進一步提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。尤其在推行信息化管理的今天，檔案管理人員更需要具有一定的信息素養(yǎng)和計算機基礎，以適應檔案管理方式的改革。

（三）檔案管理信息化基礎不足

事業(yè)單位普遍存在設備更新慢的問題，同樣地，在信息化建設方面也較為滯后，這給檔案的信息化管理帶來了挑戰(zhàn)。眾所周知，信息化建設需要各種硬件和軟件設施的支持，但事業(yè)單位常常受到各種主客觀原因的限制，在信息系統(tǒng)建設方面投入不足。

（四）檔案管理信息化標準不夠規(guī)范和統(tǒng)一

目前，我國還沒發(fā)布檔案信息化管理的統(tǒng)一標準和規(guī)范，不同的部門有不同的管理標準，整體呈現出散亂無序的狀態(tài)。檔案信息化管理的最終目的是實現對人事信息的高效利用，而統(tǒng)一的標準和規(guī)范的缺乏勢必會阻礙對檔案信息的溝通和分享，不利于全國性檔案信息平臺的建設。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略

（一）推進檔案標準化、規(guī)范化管理

要想推進事業(yè)單位檔案的信息化管理，首先必須制定統(tǒng)一的標準和規(guī)范，規(guī)定檔案信息錄入、修改、提取等的程序，推進檔案標準化、規(guī)范化管理。一方面，為檔案管理制定標準有利于各地工作的對接，讓全國的事業(yè)單位都使用同一套信息系統(tǒng)，有利于檔案信息資源的整合。另一方面，通過頒布相應的規(guī)章制度，有利于檔案信息管理的公開化、透明化，避免濫用職權，保障人員的信息安全。各事業(yè)單位要根據自身的發(fā)展狀況，制定科學完善的檔案管理制度，確保相關工作有章可循，實現硬件和軟件的標準化、配套化。

（二）更新觀念，加強重視

要想從根本上改變事業(yè)單位檔案管理的現狀，必須糾正相關人員的思想，宣傳檔案管理的重要性。部分單位領導必須認識到檔案管理工作擁有巨大的前景，而傳統(tǒng)的管理方式已經不能滿足現代社會發(fā)展的需要，應當積極引進檔案管理的新技術和新思路，將檔案管理的信息化建設納入重點工作內容，落實責任，建立激勵機制，從檔案管理入手推動整個單位的信息化建設進程。

（三）強化檔案信息安全管控

近年來，檔案信息泄露的事件時有發(fā)生，這說明我國的檔案管理仍然存在漏洞，需要強化對于檔案信息的安全管控。隨著隱私意識的進一步增強，人們越來越重視檔案的安全問題。為了更好地為人民服務，事業(yè)單位必須重視檔案的信息安全，制定檔案管理的規(guī)范流程，嚴格管控檔案信息的錄入、修改和提取，嚴格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，要求相關工作人員在入職時簽訂保密協(xié)議，承擔相應的法律責任。定期開展職業(yè)技能培訓，增強管理人員的安全防范意識，從主客觀方面降低檔案信息的泄露風險。

（四）加大資金投入

我國的檔案管理工作從傳統(tǒng)的方式轉變?yōu)楝F代化的信息管理方式，必然是一個長期的過程，不僅需要相關人員的努力，更需要物質支持，為了支持相關的建設，事業(yè)單位應當加大資金的投入。我國的事業(yè)單位的信息化基礎普遍薄弱，缺乏必須的硬件和軟件，需要投入大量的資金。另外，人員的培訓也需要相應的支出。因此，單位應當建立檔案信息化管理的建設基金，加大專項投入，確保相關工作得到順利開展。

（五）培養(yǎng)檔案信息化人才

首先，單位應當提高招聘門檻，注重考查應聘者的專業(yè)素養(yǎng)和解決突發(fā)事件的能力，為檔案管理注入新鮮血液。其次，對于已經入職的檔案管理人員，單位應當定期組織職業(yè)技能培訓，讓相關人員學習前沿的信息管理技術，培養(yǎng)高素質的檔案信息管理人才。另外，單位還可以建立員工的激勵機制，增強其成就感和獲得感，鼓勵檔案管理人員之間進行良性競爭，營造良好的工作環(huán)境。

（六）檔案管理信息化平臺建設

為了實現檔案信息的整合，事業(yè)單位應當積極推動檔案管理信息化平臺的建設。這需要單位建立一個安全可靠的網站，工作人員可以通過網頁來提供檔案信息服務，實現檔案信息網上咨詢、查找、電子文化的歸檔、下載以及瀏覽使用的服務功能。在具體開展的過程中，單位可以與專門的信息軟件公司合作，開發(fā)出符合本單位需要的信息化平臺。

結論

綜上所述，檔案的信息化管理不僅對于個人很重要，對于國家的長遠發(fā)展也具有重要意義，事業(yè)單位應當做好表率，與多方開展合作，一步步推進檔案管理的信息化建設。