關于機關事業單位辦公室與檔案管理工作的有效結合性探析

孫皓

（湖南省郴州市科技館，湖南 郴州 423000）

引言：

檔案管理工作雖然需多部門協同合作，在實際工作過程中，辦公室在更多的時候扮演了負責檔案管理的主要角色，如果不能將弊端及時找出并加以整改，會影響檔案管理工作效能。新時期辦公室文秘人員應當做好管理工作，通過強化檔案管理意識，控制檔案管理工作質量，加強檔案管理工作的效率，才能切實提升辦公室的檔案管理水平，保證檔案管理工作的作用和意義得到充分的體現。

一、提高機關事業單位辦公室檔案管理工作效率的意義

（一）順應時代發展需求

隨著時代的發展，檔案管理工作的重要作用也正在逐漸的凸顯出來。嚴格執行檔案管理工作，記錄工作過程文件，為日后工作的復盤及數據信息的查詢提供便利。辦公室檔案管理過程中，要將工作與國家的新規定、新政策和新形勢相結合，分析工作能否符合當時社會的要求和標準，有利于檔案管理工作真實價值的實現。

（二）促進檔案的可持續發展

檔案管理工作需要持續進行，要時刻牢記檔案管理的作用和意義，全面記錄工作過程內容，收集檔案資料，系統整理數據信息，保證資料完整性，避免遺失，有效促進檔案的可持續發展。

（三）促進檔案管理與各行業的協調發展

社會各行業的運轉和發展都離不開檔案管理，其對社會各行業的協調發展起到推動作用。將工作過程進行記錄，數據資料進行保存，對未來類似工作的開展起到借鑒作用。

二、新時期機關事業單位文秘人員工作以及檔案管理中存在的問題

（一）工作內容深度不夠

辦公室文秘是一項綜合性非常強的工作，除了做好上傳下達、溝通協調之外，還需要處理機關單位中各種瑣碎的事務。目前的辦公室文秘工作中，大部分人員仍然只注重事務性工作的辦理，例如打印材料、整理文件、安排會議和行程等，而對更深層次的內容，例如單位的基本情況、單位近年來的發展情況等漠不關心，這就導致了部分工作的表層化、形式化傾向，因而難以給領導提供更有價值和深度的建議。當領導需要做出決策時，文秘工作人員往往無法針對關鍵問題提出有建設性的意見和建議，以致難以更大地發揮自身作用。

（二）文書檔案管理中信息安全意識仍需提高

辦公室文書檔案在不斷推進信息化發展的同時，一些信息化方面的應用問題也逐漸暴露出來，尤其是信息化風險防范落實不到位引起了各方的關注。現階段，一般企事業單位在落實辦公室文書檔案信息系統構建中，往往將更多的關注點放在辦公室文書檔案信息化建設速度、基礎配備等方面，缺少風險意識，對信息化風險沒有一個科學的認知，導致辦公室文書檔案管理系統的風險隱患較高。一方面，辦公室文書檔案管理系統防御等級不夠高，系統極易遭到外部入侵與攻擊，導致系統中存儲的檔案信息遭到破壞、盜取等，從而誘發文書檔案管理風險。另一方面，辦公室文書檔案管理系統建成后，并沒有定期對管理系統進行安全檢查和更新等，不僅降低了系統的運行速度，還會增加系統漏洞。

（三）辦公室文秘工作得不到重視

如前文所述，新時期辦公室文秘工作在機關事業單位中的作用越來越大，除了傳統的上傳下達和溝通協調外，還要積極做好資料信息的收集分析工作，熟悉單位的發展狀況，為領導的決策提供有價值的建議。而現實情況中，許多單位依舊秉持舊的思想觀念，認為文秘工作就是處理一系列瑣事，沒有使其得到應有重視。一方面，領導對文秘人員不夠信任，沒有充分認識到新時期的機關事業單位發展中文秘工作的重要性，沒有為其提供發揮能力的機會和空間，導致了人才資源的浪費；另一方面，文秘人員自身也沒有實現思想轉變，對自身工作的價值認可度較低。

（四）管理制度較落后

一是檔案管理制度不完善是目前許多機關事業單位存在的問題，沒有健全的檔案管理制度，檔案管理人員無法根據相應規則條款進行檔案的管理，因此檔案管理人員需要有更豐富的工作經驗及更強的專業技能。二是單位管理層不夠重視檔案管理工作，甚至忽視檔案管理工作的重要性，沒有嚴格篩選專業能力較強的檔案管理人員進行檔案管理，工作過程中沒有及時跟蹤，導致執行人員工作態度散漫，工作不夠負責，不能及時、認真完成檔案的整理，對機密文件沒有保密意識，造成資料的遺失，甚至造成機密文件的泄露，對單位產生了十分不利的影響。

（五）辦公室文書檔案管理中信息化風險防范水平仍需提高

信息化技術在辦公室文書檔案管理中的應用，一方面有利于推動辦公室文書檔案管理的創新發展，另一方面也顯著增加了辦公室文書檔案管理風險，所以一定要客觀認識信息化的辦公室文書檔案管理。現階段，很多單位在構建辦公室文書檔案管理系統時，往往風險意識淡薄，并沒有對文書檔案管理系統進行定期更新與升級，導致管理系統工作一段時間后，運行速度會越來越慢，嚴重耽誤工作效率及質量。最關鍵的是辦公室文書檔案管理資料中，往往記錄著大量的數據信息，這些數據信息有很多可能是機密性文件，如果因系統安全性不夠遭受到入侵，將會給單位帶來巨大的損失與風險。此外，不同類型文書檔案在風險防范中，應該有針對性地運用不同的風險防范手段，但往往一些單位在辦公室文書檔案風險管理中卻沒有這樣去做，對風險的防范沒有針對性。

三、辦公室文秘和檔案管理工作的有效結合性工作

（一）轉變工作理念，提升專業水平

首先，單位領導以及工作人員要積極轉變傳統思想，要充分重視檔案管理工作，有意識地對檔案管理工作進行改進、優化，充分意識到檔案管理工作的價值，保證在檔案管理過程中，工作人員持正確的工作態度。其次，要確保在崗工作人員具備一定的專業水平，并隨著時間的增長穩定提升，在工作的過程中，單位積極開展相關培訓活動，進一步提高工作人員的專業水平、提高檔案管理工作效率。要“請進來”“走出去”加強機關單位檔案管理業務。一方面，邀請本地檔案局的相關領導檢查指導工作，積極參加相關的檔案管理培訓班；另一方面，組織單位管理人員前往其他單位學習先進的工作經驗。

（二）加強云計算在辦公室檔案管理中的應用

現階段，云計算技術已經受到了廣泛的關注，其也被應用于我們日常生活中的各個方面。對于云計算技術來說，其是通過許多運算技術組合而成的，是目前我們所接受的較為新型的計算方式之一。在辦公室檔案管理的過程中引入云計算技術，不僅能夠實現對檔案數據的分析、整理、總結和歸納，還能大大降低計算的時間，進而減輕了工作人員的壓力，使得檔案管理更加真實可靠。通過運用云計算方式，可以有效整理、分析、儲存來自政府、企事業單位等大量的數據。由于科學技術的不斷進步，檔案資料也越來越復雜，不僅包括視頻、音頻，還有大量的圖片需要進行處理，這無疑增加了處理的難度以及儲存的容量，而利用云計算，可以有效處理這些檔案，提高了檔案管理工作的效率。

（三）提高檔案管理人員綜合素質。

檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理工作的有效進行。也就是說，檔案管理人員必須有正確的工作態度，嚴肅對待檔案管理工作，對檔案進行科學、準確分類，不能馬虎，對于模棱兩可無法歸類的檔案進行備注，或創建新的檔案條目，以避免隨意堆放導致檔案的遺漏或難以查找，造成檔案無法發揮出應有的效果。1.邀請專業人員對檔案管理人員進行培訓，傳授有效的檔案管理工作經驗，結合實際案例對檔案管理程序、步驟及查詢等進行詳細分析、解說、演示，對常見錯誤的預防及解決措施進行深入講解，提高檔案管理人員的專業技能。2.管理層應重視檔案管理工作，可以不定期對檔案進行抽檢，保持工作緊張感，更加認真對待該項工作。鼓勵檔案管理人員不斷追求創新，學習新思路，提高檔案管理能力，提高檔案管理工作效率。

（四）加強理念創新教育

針對文秘工作深度不夠、隨意性大以及人員缺乏熱情等問題，通過對文秘人員進行理念創新等方面的教育培訓，促使其實現觀念的轉變，認識到自身工作的價值和重要性。幫助文秘人員樹立大局意識和超前意識。作為文秘人員，在做好領導安排事務性工作的同時，需要從單位整體出發，關注單位的發展情況，并充分利用互聯網以及大數據等技術，形成自己獨到的見解，為領導提供更加豐富全面的參考，輔助領導做出最佳的決策。在此過程中，自己的價值得到了更好的體現，也更有利于單位的規范化發展。

（五）完善、落實檔案管理制度

近年來，許多企事業單位在檔案管理工作制度的建設上有了大大的加強，其結合自身情況制定了相應的檔案管理制度，并不斷地進行完善，促進效率的提高。但仍有許多機關單位的檔案管理制度只是擺設，并沒有真正的落實和執行。管理層不夠重視，認為檔案管理工作很難做出成績和亮點，所以沒有及時跟蹤檔案管理進度，造成檔案管理工作人員工作態度不認真，導致制度無法真正地落實到位。1.機關事業單位必須從根本上轉變對待檔案管理工作的態度，而單位管理層必須重視檔案管理工作，深刻認識到其對單位規范化發展帶來的重要影響，以保證單位檔案管理工作的規范化、合理化和科學化。2.鼓勵檔案管理工作伴隨著單位的發展而不斷創新，檔案管理制度也應及時的更新和完善。3.建立有效的激勵政策，促進檔案管理制度的推行，超過預期完成效率的給予一定的獎勵，違反制度的進行懲罰，對檔案管理人員的行為具有引導和規范作用；同時，對薄弱環節和重點工作加強控制，并落實責任，從而利用制度實現控制的目的。4.加強對機關事業單位工作人員相關法律法規的培訓，提升員工的法律意識，促進檔案管理工作的有效進行。

（六）增強風險意識，做好辦公室文書檔案信息化風險防范

辦公室文書檔案信息化系統構建中，如果風險防范不得當，很容易誘發風險，所以一定要做好信息化風險防范與管理。為了進一步提高辦公室文書檔案管理的信息化風險防范能力，需要在系統中添加必要的殺毒軟件、攔截軟件等，還要提高系統的密鑰等級，設置安全系數高的登錄密碼，并保證辦公室文書檔案管理系統密碼不外泄。此外，需要進一步提高辦公室文書檔案管理系統維護管理的專業性。為此，可以選擇與專業的IT 企業進行合作，通過這種方式來提高辦公室文書檔案管理系統維護的專業性，以便更好地提高管理系統的安全性。這種合作方法也是現代社會發展中比較常見的，互相之間通過優勢互補、互換來實現各自的發展需要，在不增加各自成本的前提下，能夠創造更好的管理效應。

（七）優化檔案管理流程，保障辦公室工作有序運作。

工作流程需要遵循科學、簡約、清晰等原則，這也是優化辦公室檔案管理的前提。優化辦公室檔案管理，需要多借鑒現代化管理理論與實踐相關的資料，進一步完善和優化辦公室檔案管理各項工作流程。同時，要結合辦公室檔案管理工作職能，構建信息調研機制，讓各項工作能夠按照流程運行。構建嚴密的考核機制，單位要明確考核標準，構建考核機制。對于一個容易量化以及程序性的工作，需要盡快設計量化標準，而針對那些主觀因素比較強以及非程序性的工作，需要盡快設計定性評價標準。單位堅持從源頭做起，平時注意做好公文的處理和登記，保證符合規范要求，將紙質文件歸檔的同時，也注意電子檔案的備份和歸檔，加大資料收集的力度，在工作中采取“追、拿、復、要”方法確保文件歸檔應歸盡歸，使機關單位檔案管理水平進一步提升，豐富了辦公室檔案資源。

結束語：

綜上所述，辦公室檔案的管理關系到機關事業單位長久的規范性發展，而本質上，建立現代化的辦公室檔案管理模式，能最大程度上保證管理的有效性。檔案管理工作對機關事業單位其他工作的開展具有推動作用，樹立正確的檔案管理意識，加強檔案管理人員的綜合素質，完善和落實檔案管理制度，運用先進的技術，積極推進無紙化檔案，實現信息化檔案管理，提高單位檔案管理效率，真正發揮單位檔案的社會價值。