檔案信息化管理的優勢及安全問題探究

聶聃

（中共通化市東昌區委黨校，吉林 通化 134000）

現代社會發展視域下，黨校檔案管理工作在具體開展過程中，應用傳統管理模式已經無法適應當前社會發展需求，并且存在某些問題，要想更好地提升檔案管理安全性，就應該將檔案信息化管理工作重視起來，以信息技術為依托，實現管理創新，不斷優化管理方式和方法促進各項工作順利開展，從而為檔案管理朝著信息化、科學化和現代化發展奠定堅實基礎。

一、檔案信息化管理的優勢

（一）有利于實現資源有效利用

傳統檔案管理具有一定滯后性。主要表現為收集、整理、檢索和保管資料都是通過人工形式，工作人員在管理過程中既消耗時間，又要投入很多精力，檔案管理工作還會受人為因素影響造成一些問題，比如，檔案信息獲取出現不準確和不及時等，檔案信息化管理優勢就是能夠實現資源有效利用，通過信息技術管理相應的黨校檔案工作，一定程度上促進管理模式創新，給管理工作增加了技術含量，降低工作管理人員工作量，讓其將更多時間致力于其他工作出中。同時，在增加儲存量和提升管理人員工作效率同時，還有效提升管理質量，避免出現各種資源浪費問題，提高資源使用率。

（二）有利于推進各項管理平臺歸檔控制

在過去檔案管理工作中，對于業務資料管理等平臺，在具體管理時，首先需要設計相應紙質信息，在開展與之有關編目保存工作。如果實現檔案化管理，只需要在初期將相應業務平臺接口加以開發，之后的各項保存以及歸檔業務都可以實現自動完成，完全不需要人工來進行操作，進一步推進各項信息系統的有效管控，實現管理平臺歸檔管理。

（三）有利于促進遠程服務

檔案信息化管理的有效應用，能夠實現資料共享以及遠程傳遞[1]。在傳統檔案信息管理過程中，通常情況下，檔案使用者往往要通過檔案管理部門，以傳真或郵寄形式來獲取信息，這種方式存在不便，利用數字化檔案管理，就能發揮數字網絡最大效應，短時間內將所需要檔案材料信息共享給各個使用者，從而降低信息獲取成本。并且傳統檔案管理以“實體信息物理管理”方式為主，無法實現遠程服務，加之科學技術水平有限，難以實現各類信息空間轉移，將網絡和通信技術使用其中，可以實現黨校檔案信息化管理，相關人員可以進行遠程檢索，促進資源空間轉移，對于同一檔案信息資源可以在不同地點進行檢索，并且將其打印出來，避免空間限制與約束給管理工作帶來的不便。由此可見，檔案信息化管理有利于促進遠程服務這項功能的實現。

二、檔案信息化管理面臨的安全問題

（一）管理觀念較為落后

當前，部分黨校在檔案管理工作中，由于管理人員思想觀念較為落后，沒有正確認識信息技術給管理工作帶來的優勢，依然采用人工管理的模式，不管是檔案清點，還是檔案整理和編號，都要依靠人力來完成，此類管理模式需要消耗大量人力、物力和財力，并且無法保證工作效率，加之檔案管理工作具有復雜性和繁瑣性，通過人力管理過程中，經常會出現失誤，大大降低檔案信息準確度和真實性。這種傳統管理模式，已經給黨校檔案管理工作帶來不利，因此，就需要重視信息化管理模式帶來的優勢。

（二）缺乏完善管理制度

傳統檔案管理工作中，主要是以“紙質檔案”為主[2]。不但需要本單位進行蓋章，而且需要相應的領導人員簽字并確認，合法性和真實性在鑒別過程中非常容易。然而，在進行檔案信息化管理后，主要是以“電子檔案”為主，這類檔案極易被復制和修改，在某種條件下影響檔案本身合法性與真實性，造成嚴重影響，給檔案信息化管理工作造成安全威脅。要想進一步實現黨校檔案信息化管理質量，防止各項安全問題，就需要構建完善檔案管理制度，以此來確保各項工作有序開展。當前，我國部分黨校由于信息化建設較為緩慢，加之缺乏豐富經驗積累，使得自身管理制度不完善，以規章制度為例，經常存在漏洞，這種管理制度，會對檔案信息收集、匯總和分類造成不良影響，阻礙檔案信息化管理的進程。

（三）信息化管理環節存在安全隱患

在檔案信息化管理工作中，經常會存在安全隱患[3]。由于信息化是通過互聯網進行傳輸，在檔案信息化的管理中，不同的計算機系統有著不同的管理方法，一些檔案信息的數據占有量會隨著時間的推移不斷增加，管理人員對信息保存方式也多種多樣，基于網絡的開放性，在信息化管理中需注意計算機被病毒侵入，這類病毒會給信息化管理工作帶來不利影響，對檔案管理相關系統造成破壞。除此之外，保存檔案信息過程中，電子檔案使用期限也會受到硬件/軟件系統、管理平臺等因素影響，在這過程中，如果沒有及時將這類因素考慮其中，容易造成檔案信息丟失和受損等安全問題。

三、提升檔案信息化管理安全問題的有效措施

（一）樹立正確管理理念

在黨校各類工作中，檔案管理扮演著重要角色，作為核心內容，對黨校實際管理水平和質量起著推進作用[4]。做好檔案管理工作在某種條件下可以尊重黨校發展史，保護好與之相關歷史資料。想要提升管理效果，相關人員就需要樹立正確思想觀念，認識到傳統管理方式已經不能適應現代社會發展需求，及時改變傳統管理模式，正確認識信息化管理重要性，根據社會發展需求，將信息技術應用在檔案管理工作中，推進檔案信息化管理工作，促進檔案管理更加快捷、方便以及安全，提升工作效率。尤其是黨校領導人員，應充分了解信息化管理優勢，不斷進行探索，實現管理模式創新。

（二）完善基礎信息設備資源

信息技術可以為黨校檔案信息化管理提供技術支持[5]。但是要想將這一技術進行有效利用，離不開各類基礎信息設備資源，由于黨校在檔案管理過程中，最初是以紙質形式為主，隨著信息化技術的利用，應及時將現存紙質檔案錄入到對應的計算機管理平臺中，這項工作離不開各類基礎信息設備資源的使用，因此，完善基礎信息設備資源就顯得尤為重要，它能夠實現信息數據的數字化管理，利用攝影、掃描以及錄入等手段，將檔案信息進行收集、儲存和處理。傳統檔案管理工作中，以“人工”為主，很少借助輔助設備，使得計算機應用設備較少，要想實現信息化管理，就要加大資金投入，采購相應檔案管理基礎設備，包括計算機、掃描儀以及照相機等工具，確保信息資源具有多樣性和實用性，為管理工作提供基礎條件。

（三）健全檔案信息安全管理制度

健全檔案信息安全管理制度在某種程度上可以為管理工作增光添彩，促進檔案管理更加安全[6]。對于各類檔案信息資源應實現有效管理，尤其是原始檔案，應發揮制度以及法律規范的約束作用，為檔案信息化管理工作順利開展提供重要保障。在黨校信息化檔案管理工作中，可以從以下幾個方面入手，來保證檔案安全。首先，將檔案管理相關信息程序進行完善，可以通過引進和邀請具有高技術以及專業性的人員來編制管理程序，不但能夠進一步提升編制質量，而且還可以實現程序安全。與此同時，還需要重視殺毒軟件的使用，在選擇過程中，應選擇官方正版，這樣能夠有效降低各種資料信息被病毒感染概率。其次，建立健全檔案信息化管理安全管理制度，并將其貫徹落實到位，以“責任管理制度”為例，實現獎懲機制和個人責任制，明確工作人員主要職責，并且對管理人員工作態度與行為嚴格規范，對于優秀管理人員要及時獎勵和表揚，對于在工作中出現重大失誤人員，應嚴格加以處罰，并且警示和通報，提升檔案管理人員工作質量，使得各項工作具備規范性和合理性。最后，做好紙質檔案管理工作。保證檔案信息安全過程中，應將紙質檔案管理這項工作做好，因為電子檔案無法從根本上代替紙質檔案，作為最原始信息資料記錄，紙質檔案最為基礎和可靠，在檔案信息化管理工作中，應充分利用電子檔案利用能力和紙質檔案保存基礎性，實現兩者有機統一，為管理工作創造有利條件。

（四）重視不同環節防范措施

黨校信息化檔案管理過程中，應加強各個管理環節防范措施[7]。以“技術防范”為例，關注一下幾個方面：1.實施數據加密技術，在檔案信息傳輸過程中，數據加密技術可以通過特殊算法處理，將各類數據、文件以及信息轉變成無法讀取代碼，也就是我們經常所說的密文，只有輸入對應密鑰后才能將具體信息內容呈現出現，以此來保護檔案信息安全，避免不法分子的竊取和篡改。2.采用簽署技術，一般情況下，電子簽署技術包含兩種，分別是證書式和手寫式數字簽名，這項技術可以對文件出處以及作者進行有效確認，可以保障文件內容不會被他人任意修改。3.進行權限控制，這一技術可以實現檔案信息用戶身份的有效訪問與驗證，約束無關人員行為，通常而言，是為每個合法用戶提供相應通行證，主要以特殊符號、字母以及數字組成，只有將正確信息輸入進去，才能獲得訪問權限，同時，管理黨校相關工作人員，可以按照檔案保密級別和訪問者身份，管理和控制用戶訪問權限，保證檔案信息化管理工作安全運行。4.利用監控技術，互聯網的發展，使得監控技術應用在各個領域，檔案信息化管理中，也可以有效利用監控技術，主要可以在檔案館和外界網絡之間，設置相應障礙，從進出兩個方面加以監控，對檔案信息數據系統進行科學管理，篩選不良信息，不僅能夠避免出現非法訪問檔案管理信息的行為，還能將非法輸出的機密檔案問題加以預防，確保檔案信息化管理數據庫免受任何威脅，保證檔案管理安全。

（五）增強工作人員信息化水平和安全意識

一方面，要重視檔案信息化管理工作人員信息化水平。定期對管理者進行培訓，對于在職人員，需要將其組織起來，學習先進信息技術知識，以此來為檔案信息化管理工作提供有力保障。同時，還要重視高技術和高素質人才引進，為管理工作注入新生力量，提升黨校整體管理水平，避免管理工作中面臨的安全問題。另一方面，提升工作人員安全意識，在日常管理過程中，強化檔案信息保密意識，對行業出現的各類安全風險及時加以關注，特別是信息竊取這類行為，應重點預防和控制，將檔案信息化管理各項工作做好。

綜上所述，想要從本質上將提升黨校檔案管理安全，促進檔案信息化管理模式進一步提高，相關人員就需要綜合考慮各個方面影響因素，樹立正確思想觀念，充分認識信息化給檔案管理工作帶來的優勢，并且對目前檔案信息化管理中存在的安全問題進行仔細分析和探究，找出科學的解決措施，通過構建完善檔案管理體系，建立健全相關信息化基礎設施和資源，保證檔案信息化管理工作朝著多元化發展，以此來確保檔案管理安全度，為黨校信息安全保駕護航，推進經濟社會有序發展。