試析信息化時代人社檔案管理途徑

徐偉

（阿拉善左旗人力資源和社會保障綜合服務中心，內蒙古 阿拉善盟 750306）

引言：近幾年，隨著我國社會發展速度的加快，對人社檔案管理要求逐漸增多，現階段，我國在人社檔案管理中仍然存在著管理問題，對管理工作產生較大的影響，由此工作人員通過對檔案管理問題的深入分析，繼而提出合理的管理策略。在此過程中，逐漸提高人社檔案管理工作的效率，保證檔案的質量，并不斷突破傳統的管理模式，強化信息化設施的建設，以此充分發揮檔案管理優勢，推動管理工作的高效開展。

一、信息化時代檔案管理意義

現階段，在我國經濟的發展下，對檔案管理工作越加重視，不斷將其與信息化技術進行充分結合，提高檔案管理的時效性，促使其符合我國信息化時代的發展。在檔案管理過程中，通常是由工作人員對檔案信息進行統一保管，便于各個部門對相關信息內容的查看。同時，在檔案信息管理中，工作人員還會將檔案的主要信息進行充分記錄，繼而形成檔案管理工作。繼而在信息化時代下，檔案管理工作也需進行適當的改善，各個方面應當進行不斷升級，有效增強整體的管理效率，并提升檔案管理的質量。由此在信息化時代下，充分展現出檔案管理的重要性，并對其提出更多地要求。通過檔案管理工作的全面改善，可有效將數據信息進行充分保管，有效完善檔案的管理內容，逐漸豐富檔案的管理信息，增加檔案的信息資源[1]。同時，在檔案管理工作中融入相應的信息技術，可有效為管理工作提供較大的幫助，將檔案數據信息統一放置到指定的系統中進行保管，能夠充分減輕工作人員的工作量，并確保數據信息的安全，便于相關人員對檔案信息資料的快速查詢，從而信息化時代下，使檔案管理工作水平得到快速提升。

二、當前人力資源與社會保障工作檔案管理現狀

目前，在人力資源與社會保障工作開展過程中，促使檔案資料逐漸增加，為工作人員帶來較大的工作量，工作人員需將相關檔案信息進行統一整理，并對檔案信息進行有效分類，對其進行分別保管。在傳統的管理方式下，工作人員通常對紙質檔案信息進行管理，整體管理的工作量相對繁重，隨著資料的逐漸增加。在查閱過程中，難度也相對較大，無法在短時間內快速找到相應的信息檔案，降低整體的管理效率，無法展現出檔案管理的優勢。同時當前，在實際管理過程中，相關單位對檔案管理的重視力度相對較小，未能結合信息化時代的優勢對管理工作進行全面優化，致使檔案管理未能達到規定的標準，降低管理工作質量。并且，在開展檔案管理工作中，相關部門未能將信息技術應用到檔案管理工作中，與信息化時代出現脫離的現象，不符合時代的發展要求，使檔案管理水平逐漸下降。在信息化時代下，相關部門缺乏對基礎設施的建設，未能及時引用相應的軟件設施，使檔案信息管理的效果不斷下降，經常在管理中出現各種問題，影響管理工作的正常開展。另外，在信息化建設下，檔案管理的方式較為單一，未能采取多樣化的管理模式，致使檔案管理過程中，還存在著較多的隱患，影響檔案信息的安全。為此，要求相關單位加大對檔案管理的重視力度，積極將其與信息化技術進行融合，滿足社會的發展要求，并提高檔案管理的安全性。

三、信息時代下人社檔案管理的主要策略

（一）運用信息管理軟件

在人社檔案管理過程中，相關部門充分利用信息化時代的特點，對管理工作進行適當的改進，逐漸增強檔案信息的管理效率，使其不斷成為信息化時代下的優良產物，順應現代化的發展方向。因此，在實際管理過程中，工作人員應當加強對信息管理軟件的應用，引進先進的管理系統，逐漸使紙質檔案向信息化檔案的轉變。工作人員需將紙質檔案信息的內容錄入到系統中，則可利用信息技術對檔案信息進行全面管理，有效減輕管理人員的工作壓力，使其更加輕松完成管理任務[2]。同時，在紙質檔案管理過程中，由于長時間的存放致使紙質檔案容易出現破損的現象，無法保證檔案信息的準確性，由此采用信息化的管理方式，可為檔案管理帶來較大的益處。同時，在檔案管理過程中，還需不斷發揮軟件的作用，在軟件運行過程中，對其進行適當的維護，可有效避免出現信息丟失等現象。在管理系統使用過程中，工作人員還需重視系統軟件的不斷優化，定期對軟件進行升級，提高系統軟件的管理效率，增強檔案管理的共享性，設定具體的共享目標。由此各個部門能夠快速獲取相應的檔案信息，為人社工作的開展提供較大的保障，由此充分體現出信息化時代檔案管理的價值。

（二）強化檔案集中管理

在開展人社檔案管理工作時，相關部門應當充分認識到信息技術的重要性，加強對信息技術引進的重視。通過對人社檔案管理工作的詳細分析，并對信息技術進行深入探索。以此在開展檔案管理工作時，應當采用相適宜的信息技術，對檔案進行統一管理，不斷增強檔案資料的集成水平。在實際管理過程中，工作人員可利用計算機技術完成相應的集成編碼工作，并充分結合人力資源與社會保障的基礎工作要求，采取針對性的管理方式，利用信息技術的特有功能，強化檔案信息管理，為其搭建良好的管理平臺，不斷轉變檔案信息的管理方式。利用信息化檔案管理平臺，可使工作人員對檔案進行管理工作進行深入的交流，逐漸優化管理內容，并為檔案管理提供良好的環境，促使檔案信息得到全面傳遞，便于將各個部門進行連接，可促使管理工作高效完成，提高管理工作的質量，使各個部門在檔案信息管理下，融合在一起，確保各部門均能有效開展相應工作，對檔案信息進行自主查詢。并利用計算機技術將各部門的信息進行全面歸檔，不斷發揮出信息化檔案管理的優勢，推動人社檔案管理的全面發展。

（三）完善系統設施建設

在信息化時代下，應當加強對信息技術的應用，將其運用到人社檔案管理工作中，為其提供良好的服務，促使檔案管理水平不斷提高，有助于推動人力資源與社會保障工作的順利開展。為此，在檔案實際管理過程中，應當完善系統設施建設，逐漸實現信息化管理，優化檔案整體的管理方式。在信息技術的應用下，可使檔案管理工作得到有效完善，在前期的檔案信息整理以及歸納工作中，節省大量的管理時間，使其效率得到快速提升，在短時間內則可完成對檔案信息數據的整理，并能夠將其保存到相關系統中，提高信息數據的安全性[3]。同時，在檔案系統的建設過程中，還應當逐漸強化基礎設施的功能，對基礎設施進行全面升級，并配備相應的設備，加強對計算機等硬件設備的應用，強化檔案信息管理工作與信息技術的全面融合，有助于提高整體的建設水平。在局域網的完善下，使檔案管理工作得到整體升級，利用相關技術能夠對檔案信息進行自動化管理，其具有一系列的管理流程，工作人員只需將相關內容錄入到指定系統中，則可在相關操作下完成檔案管理工作。

（四）培養檔案管理人才

在開展檔案管理工作過程中，需要依靠大量的管理技術人才的支撐，繼而才可確保管理工作的順利開展。為此，相關單位在檔案管理工作過程中，應當加強對專業人才的引進。在信息化時代下，對人才也有著較高的要求，確保人才具備專業的信息技術理論知識，并能夠對相應的信息系統進行熟練操作，在短時間內適應檔案管理工作，有助于保證管理工作的高效完成。同時，還要求管理人員具備良好的創新意識，能夠結合檔案管理工作的實際情況以及相應需求，對管理工作方式進行適當的改善，對檔案管理具有較大的幫助。相關單位在開展檔案管理過程中，還需對人才進行全面培養，定期開展檔案信息化管理的培訓工作，提升管理人員的專業技能，并使其對信息化時代以及檔案管理的需求進行充分了解。由此使其在日后的管理過程中，把握工作的重點內容，并突出信息化的管理特點，有效提升檔案管理的質量。在培養管理人才過程中，相關單位還需指定詳細的考核以及激勵制度，對人才進行全面的考察，增強管理人員在工作中的積極性，對檔案信息進行有效整理，從而不斷提高檔案管理的信息化發展。

（五）優化檔案信息數據庫

在人社檔案管理過程中，采用相應的信息技術對檔案管理工作的開展提供較大的支持，促使管理工作的正常進行，避免在管理過程中出現較多的問題，影響人社工作的有效開展。因此，在實際管理過程中，相關部門應當加強對檔案信息數據庫的優化。通常情況下，在對檔案信息管理中，經常將檔案數據信息放入到數據庫進行充分保管，以確保檔案信息的安全，防止數據信息出現泄露等情況，對檔案管理工作產生不利影響。繼而在檔案管理中，需對數據庫進行全面維護，逐漸強化數據庫建設，并對其進行不斷優化，促使檔案信息逐漸完善，信息資料越加豐富，為人社工作的開展提供較多的信息資源，便于人社更好地開展相關工作[4]。同時，在信息化數據庫的建設過程中，還需對數據庫管理進行全面升級優化，促使數據庫更加規范，符合檔案管理的標準，能夠自動收集相關數據信息，并對其進行詳細整理，根據檔案管理的具體要求，將信息進行合理分類，并對其進行統一管理，有助于促進檔案數據信息的共享，提高檔案信息的應用效率。

結束語：總而言之，信息化時代下，應當對人社檔案管理工作進行全面升級，充分運用信息技術，不斷彰顯出檔案管理的重要性。因此，相關管理在開展管理工作中，應當積極采用信息技術，加強對計算機以及網絡技術等相關應用，完善管理工作內容，優化檔案管理工作，并對檔案數據信息形成良好的保護，有效促進人社檔案管理的快速發展，滿足信息化時代的發展要求。