加強流動人員檔案管理工作的策略

楊翠娟

（大慶市大同區就業和人才服務中心，黑龍江 大慶 163515）

在現代經濟結構體系下，流動人員檔案數量呈現出逐年增加的態勢，而且流動人員速度不斷提升，這也對流動人員檔案管理工作帶來了較大的阻礙。雖然政府部門積極聯合人力部門，不斷對流動人員檔案管理工作進行優化，并積極推動流動人員檔案管理方式的創新，但在當前流動人員檔案管理工作中仍存在較多的問題。因此需要積極營造良好的環境氛圍，全面促進流動人員檔案管理工作水平的提升，為用人單位選人用人提供重要的信息依據。

一、流動人員檔案管理的重要意義

流動人員檔案涉及人員數量較多，影響范圍廣，因此需要對流動人員檔案管理工作給予高度的重視。當前流動人員檔案由專門的服務機構實施管理，實現了人檔分離，有效的打破了一直以來檔案對人員的束縛，促進了人員的自由流動。而且在當前多種所有制經濟共同發展的新形勢下，通過做好流動人員檔案管理工作，用人單位能夠在人才選聘時通過檔案全面了解個人的具體情況，嚴把人才選聘關，有效地降低企業用人風險和用工成本，并通過選拔到優秀的人才來促進企業和社會的快速發展。特別是流動人員檔案是對個人歷史的真實記錄，通過查閱和利用檔案信息，還能夠有效的維護個人合法權益。

二、流動人員檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案意識薄弱

在當前人事改革不斷深入的新形勢下，為了能夠實現對流動人員的規范管理，需要做好流動人員檔案管理工作。目前一些人才流動服務機構對于流動人員檔案工作缺乏重視，檔案管理工作主動性和創新性不足。在日常工作中，不僅檔案信息收集不及時，而且管理相對混亂，流動人員檔案價值無法有效發揮出來。再加之流動人員個人檔案意識淡薄，對個人檔案重要性認識不到位，不關心檔案的具體情況，這也對流動人員檔案工作的有序開展帶來較大的影響。

（二）檔案存在多頭管理的情況

在當前市場經濟環境下，每年需要就業的大學生數量十分龐大，面臨嚴峻的就業形式，許多大學生就業于非公有制企業。這些企業在聘用之初不需要員工提供檔案，而且大學生就業后會頻繁跳槽，這也使大部分都無暇顧及到自己的檔案。而且在實際工作中，流動人員檔案還存在多頭管理的情況，這也導致檔案管理要求不統一，檔案流動欠缺暢通性，這無形了給人才的合理流動帶來一定的阻礙。

（三）棄檔、死檔現象普遍

現代企業用人對于員工個人能力更為重視，對于檔案信息不看重，這也使許多人員產生了檔案不重要的思想，在社會上整體表現為檔案意識淡薄，這是棄檔和死檔現象發生的主要原因。而且流動人員檔案內容過于陳舊，且存在缺失的情況。當前就業市場變化較大，一些非公有制企業招聘時更重視檔案中的個人考核、能力和工資等內容，但這些內容檔案中普遍缺失，同時檔案中關于個人業績、社會保障等材料也基本沒有，因此通過檔案無法反映出個人在社會工作中的實際情況，無法對個人進行全面的評價，嚴重影響了檔案利用率，導致棄檔和死檔情況呈現出增長的態勢。在實際流動人員檔案管理工作中，還存在檔案轉移程序復雜的情況，各地執行政策情況各異。流動人員調檔通常需要幾個月的時間，甚至存在跨年的情況，而且調檔過程中流動人員還需要來回跑，時間成本增加。繁雜和冗長的檔案調動手段也是造成流動人員棄檔的主要原因，同時也為流動人員檔案管理帶來較大的困擾。

（四）檔案信息開發利用水平較低

流動人員檔案管理工作中，由于缺乏先進的檔案管理理念，在實際管理工作中，對于檔案保密性過于看重，而且不愿意承擔責任，對流動人員檔案的開發利用普遍不重視，因此流動人員檔案的利用價值無法發揮出來。再加之受制于多種因素的影響，流動人員檔案管理工作中普遍存在信息化建設滯后的問題，現代化管理技術沒有與流動人員檔案管理工作相結合，這對于流動人員檔案的開發利用和檔案信息共享帶來了較大的影響。

（五）檔案人才隊伍建設不重視

流動人員檔案管理工作的質量與檔案管理人員綜合素質息息相關，當前對流動人員檔案管理工作重視不足，再加之受制于諸多因素的制約，檔案管理人員整體水平不高，而且缺乏自我發展的驅動力，在實際業務工作中主動性和創新性不足。由于缺乏一支專業和高素質的檔案人才隊伍，這也對流動人員檔案管理工作效率和質量的提升帶來了較大的制約。

三、加強流動人員檔案管理工作的策略

（一）加大宣傳，轉變檔案意識

檔案是對人成長經歷的真實記錄，其作為重要資料，在人才鑒定和考察方面發揮著極為重要的作用。因此在當前流動人員檔案管理工作中，需要加大宣傳力度，借助于多種途徑和手段宣傳檔案的重要性，增強人們檔案意識。這樣無論是流動人員還是用人單位都增強了對檔案的重視，不僅有利于保證檔案的完整性，而且也能夠增強對檔案的利用，更好地發揮出流動人員檔案的重要價值。

（二）推進改革，實現檔案集中管理

在當前工作中，需要加快推進人事制度改革的步伐，并遵循檔案集中歸口管理的原則，由公共就業和人力資源服務機構統一針對流動人員檔案進行管理，這樣可以有效的解決多頭管理問題，并構建起完善的公共服務體系，制定統一的流動人員檔案管理標準，并統一檔案調動和轉遞等要求，確保實現人才的暢通流動，降低檔案管理工作中一些不必要的社會消耗，提高流動人員檔案集中管理的水平。

（三）增加內容，提高檔案使用價值

基于傳統流動人員檔案內容的基礎上，需要與時俱進，積極將能夠反映流動人員能力、業績、信用、社會保障等方面內容的信息納入到檔案內容中來，打造一個更全面的個人信息數據庫。同時還要提高流動人員檔案的透明度，提高檔案管理的信息化水平，構建流動人員檔案管理服務平臺，為個人和用人檔案提供更便捷的檔案查閱服務，提升檔案的使用價值，使流動人員檔案管理工作能夠與現代社會的檔案管理服務更好地適應，充分的滿足人們日益增長的檔案信息需求，確保流動人員檔案使用價值的提升。

（四）強化服務，加強檔案的開發利用

在流動人員檔案管理工作開展過程中，需要對檔案利用給予高度的重視，這樣才能將檔案的價值更好地發揮出來，進一步提高檔案的影響力。在實際工作中，需要積極轉變檔案管理理念，將保管和利用放在同等重要的位置上來，積極開發利用流動人員檔案，實現人力資源的優化配置。同時還要對流動人員檔案利用方式進行不斷探索，構建在線利用平臺，全面提高檔案利用工作的效率，更好地發揮出檔案的實際價值。另外，還要深入挖掘檔案信息資源，針對有價值的信息進行整合和利用，為人力資源開發和人才的優化配置提供重要的信息支持。

（五）強化檔案人員隊伍建設

在當前新形勢下流動人員檔案管理工作的創新發展離不開一支高素質的檔案人員隊伍。因此在實際工作中，需要基于對流動人員管理人員的素質要求，嚴格從業條件，做好人員選聘工作。并針對檔案管理人員開展多種形式的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質，并強化職業道德教育，增強流動人員檔案管理人員的責任感，使其在工作中認真、負責，具有較強的服務意識。另外，還要建立健全績效考核和獎懲機制，將考核結果與個人薪酬和職業發展掛鉤，激發檔案管理人員工作的積極性，為其自身提升提供重要的驅動力。

四、結束語

在當前流動人員檔案管理工作中，需要強化檔案意識，提高對檔案管理工作的重要性的認識，并構建完善的檔案管理體制，提高流動人員檔案管理水平，使其與當前人事檔案管理要求相適應，為人才的有序流動提供重要的信息支持。