提高企業收發文管理工作研究

李利

（國家能源集團陜西神延煤炭有限責任公司，陜西 榆林 719000）

引言：為順應信息化時代的發展，文書收發文的管理工作必須加快創新的步伐，以此緊跟時代的發展主流，做到文書收發文工作的根本需要及要求。同時，有效地與現代化的信息技術相結合，依據企業的規章制度和法規，井然有序的工作，在日常工作出力中對公文的擬定、辦理、管理等工作都要有序銜接在一起，提高自身的綜合管理水平，增強自己的工作意識，從整體上提升整個企業的文書管理工作效率，從而為企業更加長期有效的發展做好堅強的后盾。

一、企業收發文工作的主要特點分析

（一）文書收發文管理工作的安全保密性

文書的收發文管理往往會涉及到許多機密文件和事項，而信息化技術的迅猛發展讓公文泄密的危險系數持續攀升，要在公文管理過程中做到安全保密，就要求收發文的相關工作人員必須具有良好的職業道德，要有一定的防范意識，要加強對公文管理的各個環節的監督與指導。同時，文書在整理收發文件時也要及時做好登記，并進行保存，不要隨處堆放，以免泄露重要信息。尤其是保密文件，一定要按照保密相關制度執行，做好詳細的登記記錄，確保公文不泄露、不遺失、不算壞。

（二）文書收發文管理工作的單調性

文書的收發文管理工作與其他的工作本質上存在差異，文書的收發文工作相對其他工作相比較為單調，周而復始，工作中不能有斷檔的情況出現，這樣就缺少了多樣性。即使文書收發文的工作比較單調，但這也是企業密不可分的重要組成部分，它關系著整個企業的整體運營，更是在企業內部起到了承上啟下的重要作用。

（三）文書收發文管理工作的專業性

文書的收發文管理工作作為與各個部門的溝通橋梁，工作的任務也相對繁雜，很多時候不能提前預估工作內容及工作量。文書收發管理工作是面向各個部門和各個員工的服務型工作，身為文書收發工作者，必須有較強的溝通能力，能有效協調各部門之間收發文件的能力，對收文的簽收、登記、初審、傳閱、催辦、答復，對發文的復核、登記、印制、核發以及后期的歸檔等等也要有一定的工作規范和準則，這就要求收發文管理工作者具有較高的專業素養，方能更好地完成自身工作。

（四）文書收發文管理工作的重要性

一個企業，經常會收發一些通知、通報、報告、請示、批復、意見、決議、決定、函、會議紀要等文種，文書收發管理者的公文流轉不單單的只是呈送與下達，企業的正常運轉及各項工作的有效開展都離不開文書的收發文工作，及時實現下情上報和上情下達，及時溝通等。所以說文書收發文工作是企業發展的重要載體，是企業順利開展各項工作的助推器及傳話筒，文書收發文工作直接會影響企業的工作水平和工作效率。

二、收發文管理工作的主要流程

（一）收文辦理主要程序

1.簽收。辦公室對收到的公文應當逐漸清點，核對無誤后簽字，并注明簽收時間。非涉密公文（含涉及企業普通商密和企業工作秘密的公文）主要通過電子公文傳輸系統簽收。

2.登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

3.初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本單位辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

4.承辦。重要綜合性文件按公司主要領導批示意見辦理，日常事務性文件按業務分管領導批示意見辦理。批辦意見中應明確辦理部門或單位，對需要兩個及兩個以上部門或單位辦理的，應指明主辦部門或單位，未明確牽頭部門的，默認排序靠前的為牽頭部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

5.傳閱。根據本單位負責人批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

6.催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

7.答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

（二）發文辦理主要程序

復核。已簽批的公文，正式印制前，起草部門應當進行內容、文字、格式校對；辦公室文書應當進行復核，復核重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核，格式嚴重錯誤的，重新撤轉到校對環節，由起草人進行修改；需要對文件進行實質性修改的，應按發文流轉程序重新辦理。

1.登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、發送范圍等，并作詳細記載。

2.印制。公文印制必須確保質量和實效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

3.核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷量進行檢查后分發。

涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件單位機要收發人員進行傳遞，通過普通密碼傳輸（傳真）系統或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

三、企業書文管理工作存在的問題

（一）公文發文的重要認識不足

雖然文書的收發文管理工作是企業發展的重要組成部分，現在已經受到廣泛的認識，但是部分企業目前仍然存在對文書收發文工作的重視程度不夠的情況。比如有的企業在公司業務往來時總認為企業公文管理工作僅僅是辦公室文書的工作，對公文收發文在整個企業發展中占有的重要性認識不足。還有的企業領導在對公文草擬的時候把關不嚴格，審核也不仔細，這樣會導致所發出的公文上存在明顯的錯誤。有的企業甚至認為公文收發管理工作是一項非常普通的工作，對專業的要求也不高，對企業的業務開展的幫助也不大。甚至還會在公文流轉過程中出現積壓和傳達不及時的情況發生，影響了企業的后續工作開展。

（二）草擬公文的文書專業性有所欠缺

公文應具有一定的嚴肅性，要按規范的格式要求、精簡準確的語言和特定的意向，是公文必須突出的基本特點和要求。可是在目前的部分企業中由于用人單位的人員匱乏、對文書的工作不足以重視，這可能導致寫出的公文質量相對差一些，主要表現有：首先，語言文種使用的不恰當，對公文的文種了解的不全面，有時會出現自創文種、各種文種混用的現象出現；其次，公文的格式使用不當，上行文、下行文和平行文的使用格式區分不明確，經常出現各個版頭混用、缺乏公文要素、字體也較為混亂；再次，在書寫公文時用詞不嚴謹，口語化、絕對化及命令的語氣常有出現，更有甚者出現錯別字、語句不通暢、這就影響了公文的嚴肅性；還有在公文書寫中還會出現主題不明確，稿子雖然很長，但是整體用句散漫沒有突出針對性；最后就是寫出來的公文有時會實用性較差，文稿的書寫和實際有一定的差距，雖然論述較長，卻缺乏實際意義。

（三）不遵守公文書寫的行文規則

行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性，認真貫徹落實中央關于精簡文件和為基層減負的要求，堅決防止和克服形式主義。行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級的，應當同時抄送被越過的單位。公司正式行文要遵循公司發文審批程序。

向上級單位行文，應當遵循以下規則：原則上主送一個上級單位，根據需要可同時抄送相關上級單位或同級單位，不抄送下級單位。下級單位的請示事項，如需要以本單位名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級單位。請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項，不得在一份請示性公文中夾帶多個請示事項。

除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以本單位名義向上級單位負責人報送公文，不得以本單位負責人名義向上級單位報送公文。受雙重領導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。

向下級單位行文，應當遵循以下原則：主送受理單位，根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發文單位的直接上級單位。涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間應協商一致，方可行文。上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。屬于黨、政組織各自職權范圍內的工作，不得聯合行文，原則上不得黨、政交叉行文。

（四）公文的管理制度不完善

有些企業雖然建立了公文管理規定，可是隨著企業的快速發展，日常工作量在不斷加大，處理的公文數量也在不斷增加，這樣企業的公文管理制度難免會出現漏洞和不健全的情況。有的企業在公文流轉時的標準和規范性沒有完全統一，更有企業會消減其中的管理環節，這樣長此以往就會導致文件管理工作的失控。部分企業對公文的重視程度不高，沒有經過前期的調查研究及協調溝通就直接發文，在草擬的過程中對公文的文種使用不當，嚴重影響了公文的嚴肅性及規范性，這些都是企業亟須建立健全的制度。

四、提高文書收發文管理工作的策略

（一）建立健全的管理體系，提高制度化管理水平

企業要想發展得更長遠，在行業內站穩腳跟，文書管理工作作為企業的重要樞紐中心，一定要強化制度落實，讓企業更加規范化、科學化。所以辦公文書要把公文規范管理，將建立健全相關的管理制度。定期對文書工作人員進行專業培訓和考核，強化文書工作者的安全保密認識，并把公文文書的收發管理工作作為日常企業績效考核的一部分，通過加強各方面的管理，切實有效的提升文書工作質量和工作效率，在推動企業的發展中貢獻自己的力量。

（二）借鑒有效的管理路徑，提升整體的規范水平

公文的形式不和日常的文章一樣，公文有具體的書寫格式要求，還有具體的語言規范，如果達不到這些要求，公文就沒有了規范性。所以，公文的質量直接影響收發者對信息的領悟，切實提高公文的規范化是行之有效的。此外在文書收發公文的工作人員要有嚴謹的工作態度，在公文的草擬中要準確的切中重點，按規范的要求行文，把握好公文流轉及審核等各個環節的質量關，切實提高辦公文書的工作質量。

總結：由此可見，文書的收發管理工作作為企業的基礎服務型工作，在大數據時期對公文的收發文工作人員的素質要求更高，工作人員只有不斷提升文書收發文的綜合素養，提高自己的業務水平，運用好信息技術的舞臺，利用OA 辦公自動化系統，根據企業工作的需求不斷地更新和發展，切實提高工作效率，為單位的發展貢獻自己的力量，做企業發展的堅強后盾。