信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力

馬琳

（江蘇省南通市通州區學生資助管理中心，江蘇 南通 226300）

一、前言

在現代社會中，人們的生活質量不斷改善，生產生活都呈現出快節奏的特點，這些都是基于信息技術的出現、應用和發展，它能夠讓檔案管理工作煥發新的活力，主要是借助提升檔案管理工作者素質的方式。在信息技術快速發展的大環境下，為了做好檔案管理工作，管理人員需要從自身的專業素養、綜合素質等方面入手，改變傳統的管理觀念，抓住信息技術帶來的機遇，改善檔案管理的現有問題，推動其朝著現代化的方向發展。

二、關于檔案管理工作的概述

對檔案進行收集、整理、保管以及利用等是檔案管理的基本工作內容，具體還需要管理人員做到利用檔案進行價值鑒定、搜索統計以及進一步的編輯和利用等環節，該項工作最大的特點就是較為繁瑣，通常會涉及到大量的檔案信息，因為管理人員需要對信息進行甄別、編撰、保管等。檔案管理工作在初始發展階段，無論是在方法上還是內容上都較為簡單、快捷，但是隨著人們觀念的不斷改進，檔案管理工作的重要性逐漸為人所知，單位管理者紛紛注重該項工作，檔案管理也從其他部門中分離，形成了一個較為獨立、科學的專業管理部門[1]。

在將信息技術引入檔案管理之后，檔案管理逐漸呈現出科學性、信息化、電子化以及開放性，與其他工作部門相比，檔案管理體現出了服務性、政治性和管理性的特點，在管理類別上主要包括人事檔案、單位日常運營文件、重大項目等方面內容，無論是何種類型，都需要管理人員具備保密的素質。檔案管理者開展工作時需要遵循幾項基本原則，例如保證檔案信息資料的完整，加強保管檔案的安全性以及提高檔案檢索和利用的便利性。

檔案管理工作作為單位日常經營管理工作的一個重要部分，對其進行優化具有極大現實意義。單位的檔案往往囊括了此前的所有日常工作內容、重大戰略決策等內容，同時也包括管理中出現的問題，對這些項目進行管理，有助于單位管理者對自身的狀況形成清晰地認知，同時也能夠幫助單位吸取經驗教訓，減少此后工作出現問題的可能性，并且還可以為之后做出重大決策提供切實的依據，總而言之，在單位朝著現代化的方向不斷努力時，檔案管理具有極高的價值。

三、新時代檔案管理工作的問題

步入新時代之后，檔案管理對各行各業的重要性不斷突顯，其中信息技術為檔案管理優化提供了機遇，但是也使得該項工作面臨著新的挑戰。傳統的檔案管理只需要管理人員對紙質檔案進行簡單保管、收集、整理等工作，在新時期建設信息化檔案管理的過程中，無論是在專業知識、操作能力，還是管理觀念方面都對工作人員提出了更高要求，只有提高自身的適應能力，才能夠推動檔案管理工作的現代化，為企單位提供高水平的信息服務[2]。

四、信息時代檔案管理者的基本素養

針對上述檔案管理工作面臨的問題，檔案管理者需要具備思想政治、實踐能力、專業化程度等多方面的素養，才能夠更好地利用新技術，改善檔案管理現狀。

（一）思想政治素養是基本

思想政治素養是可以深入到思維層面的素質要求，對檔案管理工作者的言行起到了重要的引領作用，只有具備正確、先進的思想政治理念，管理人員才能夠對自身的工作形成正確認知，然后在思想政治的引領下開展日常的檔案管理工作。作為眾多素養和能力中最為基本的內容，其會隨著時代的進步而發展，不同時期要求管理人員具備不同類型的思想政治內容，但是歸根結底還是要形成正確的人生觀、價值觀，在信息時代，工作環境和外部世界發生了巨大變化，思想政治素養的重要性不斷突顯，在信息時代的要求下，管理者應當注重思想政治素養的培養[3]。除此之外，管理者還需要具備強大的分析和觀察能力，加之思想政治素養，推動檔案管理工作不斷改進。

（二）實踐應用素養是關鍵

檔案管理部門的主要工作就是對各種信息進行收集、整理、分析和應用，這里的信息不僅包括對舊有信息的管理，還包括對新近變動信息的利用，由于個人、社會、國家都處于動態變化發展的過程，做好檔案管理工作的一項重要環節就是加強對社會熱點事件或者行業新近變動的關注，在此基礎上對信息進行深度挖掘，提高對信息的利用率，充分發揮其價值。除此之外，檔案管理工作是否可以高效開展主要還是依靠管理者的專業素養，具備豐富管理經驗、高水平專業能力的管理人員可以促使檔案管理更好展開。這個過程就是需要管理者將理論知識和素養付諸實踐，所以實踐能力的培養對于檔案管理工作至關重要，在用先進的思想政治素養武裝自己的同時，需要充分提高自身的實踐能力，才能從實踐中汲取經驗和教訓。

（三）與時俱進是重點

信息化已經成為人們生產生活的常態，體現在衣食住行的各個方面，在單位的檔案管理中，應用信息技術是順應時代潮流的體現，使之能夠獲得極大便利。由于檔案管理工作內容逐漸變得復雜、環節更加多樣，采用傳統的檔案管理模式，不僅會對效率產生影響，而且還會加大失誤出現的可能。然而，信息技術可以在很大程度上改善這方面問題，借助線上平臺，管理者可以對檔案進行數字化歸檔處理，傳遞、分析和應用效率得到很大提升，也能夠為管理者提供更加科學、全面的信息服務。近幾年來，大數據、云計算和5G 技術不斷涌現，極大地改變了各行各業的經營管理現狀，檔案管理者需要具備與時俱進的品質，積極擁抱新技術、新方法，并且努力學習信息技術方面的知識，以便將其更好地應用到工作中。

五、提升檔案管理者素養的途徑

思想政治素養、與時俱進和實踐能力是檔案管理者的基本素質，為了加強對這些素質的培養，管理者需要從多方著手，提高檔案管理人員的綜合能力。

（一）強化工作隊伍能力適應信息化檔案管理

檔案管理者才是該項工作的主體，在實際的工作中，應當發揮其主體性地位，這就需要培養一支具備高素質、高水平的工作隊伍，為此企事業單位需要注重檔案管理專業人才的引進，這樣能夠在一定程度上確保其專業化程度，與此同時，為了留存人才需要借助完善高效的獎懲機制，提高管理人員的積極性。除此之外，檔案管理者還需要注重自身專業素質和能力的提升，始終保持積極進取、不斷學習的態度，對企事業于單位來說需要對檔案管理工作者進行定期培訓，從而幫助其在實踐中發展[4]。管理人員綜合素養的提升需要多方努力，更要從思想層面提高重視程度，將信息化檔案管理的工作理念貫穿到工作的全過程。

（二）做好檔案管理的創新工作

創新是發展的關鍵驅動力，檔案管理工作也不例外，開展工作的過程中，管理人員需要將企事業單位的發展作為工作目標，一切為單位服務，針對單位內部存在的眾多問題進行梳理、溯源，及時關注單位的新決策、新任務、新規定，意識到創新的重要性，打破傳統觀念的約束，在檔案管理中進行創新。面對工作中出現的問題，管理人員需要具備優秀的危機應對能力，及時采取有效措施解決問題，減少對檔案管理甚至企事業單位造成的不良影響。

（三）完善企事業單位檔案管理的規章制度

部分企事業單位缺乏對信息化檔案管理的重視，在管理體系上就呈現出不完善的現象，使得管理人員的日常工作缺乏依據和保障，也會在一定程度上影響信息化管理工作的推進，不利于檔案管理的信息化建設。因此，企事業單位的管理人員需要對檔案管理的規章制度進行完善，閉門造車是不可取的，應該積極吸取其他企業、事業單位的先進經驗，結合自身實際做出改進和完善。

六、結束語

綜上所述，信息技術對當前的檔案管理工作提出了新的要求，促使檔案管理人員進行轉變，從而更好地適應新時期的變化，為企事業單位的轉型升級奠定基礎。