關(guān)于做好政府基層檔案管理工作的探討

黃鳳清

（福建省三明市三元區(qū)徐碧街道辦事處，福建 三明 365000）

一、政府基層檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

由于檔案管理不在政府績(jī)效考核范圍內(nèi)，管理者對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度不夠，監(jiān)督力度不夠，相應(yīng)投入不夠，限制了其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，也給內(nèi)在價(jià)值的發(fā)揮造成了一定的限制。受以上因素的影響，有些政府對(duì)基層檔案管理環(huán)境配套不完善，甚至沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，保管條件相對(duì)較差，致使一些紙質(zhì)檔案遭到破壞，很大程度上對(duì)管理人員的情緒造成一定的影響。

（二）檔案管理的信息化水平不高

政府基層檔案的利用價(jià)值比較高，在管理過(guò)程中提高信息化水平，在一定程度上有助于提高歸檔速率、查詢速度、利用效率等[1]。然而，在實(shí)際管理過(guò)程中，目前檔案管理大部分仍舊以手工辦公以及紙質(zhì)檔案為主，該種管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理以及使用需求，同時(shí)，此種模式不但給檔案管理員造成了很大的工作壓力，而且還限制了檔案信息共享功能的提高。綜上訴述，信息化水平低下的狀況，已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了政府檔案管理公祖效率的提高。在對(duì)政府基層檔案管理信息化發(fā)展需求已經(jīng)清楚明白后，可以從源頭設(shè)計(jì)方面編制出信息化管理實(shí)施方案并保證有關(guān)方案能夠得到有效落實(shí)，同時(shí)這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理模式與管理環(huán)境相適應(yīng)的重中之重，因此，政府有關(guān)部門及其相應(yīng)管理人員應(yīng)該對(duì)這一問(wèn)題給予重視并積極探索發(fā)展、優(yōu)化措施。

（三）人才隊(duì)伍建設(shè)較落后

專業(yè)水平高的人才隊(duì)伍是不斷提高政府基層檔案管理水平的關(guān)鍵，而在具體管理中，不管是人才基數(shù)還是專業(yè)素養(yǎng)方面，都存在難以達(dá)到政府基層檔案管理要求的問(wèn)題。從人才基數(shù)上來(lái)看，伴隨政府基層檔案使用需求的不斷加大，檔案查詢量隨之上升，給檔案管理人員加重了工作負(fù)擔(dān)，在這種情況下，檔案管理部門出現(xiàn)了人才配備量不足等問(wèn)題，這一現(xiàn)狀對(duì)提高檔案服務(wù)水平具有直接影響。就人才自身具備的專業(yè)素養(yǎng)來(lái)看，專職人員、檔案學(xué)科畢業(yè)的人才相對(duì)稀少，這些都對(duì)人才隊(duì)伍的專業(yè)化發(fā)展以及檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。因此，從專業(yè)人才數(shù)量以及專業(yè)素養(yǎng)兩個(gè)方面對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，是目前政府發(fā)展基層管理工作的迫切需要。

二、做好政府基層檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)

思想認(rèn)識(shí)對(duì)行為實(shí)踐具有一定的指導(dǎo)作用，是做好檔案管理工作的首要條件，并在一定程度上對(duì)管理質(zhì)量具有直接影響。綜上所述，檔案管理工作在政府事務(wù)中占據(jù)重要地位，是提升服務(wù)質(zhì)量的有力保證。因此，政府領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作給予強(qiáng)烈重視，讓其真正發(fā)揮出“信息源”、“數(shù)據(jù)庫(kù)”的重要作用，且將領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制落到實(shí)處，進(jìn)而推動(dòng)本項(xiàng)工作朝著更深層次的方向發(fā)展。具體可以從以下兩個(gè)方面展[2]。一方面，對(duì)基層檔案管理工作加大宣傳力度，贏得更多管理者與部門的重視，同時(shí)加深理解與認(rèn)識(shí)，以此來(lái)獲得更多的支撐。另一方面，促使專業(yè)人才發(fā)揮其自身的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，依據(jù)所在單位特有的服務(wù)屬性，找到基層檔案管理與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展之間的內(nèi)在聯(lián)系，彰顯出自身工作價(jià)值，從而取得管理層以及相應(yīng)部門的重視，形成共同參與協(xié)作的良好生態(tài)。在這種情況下，對(duì)檔案管理的發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，對(duì)其在基層單位開(kāi)展的現(xiàn)狀進(jìn)行認(rèn)真核查，及時(shí)找出存在的問(wèn)題，對(duì)頂層加強(qiáng)優(yōu)化設(shè)計(jì)，并詳細(xì)了解其在落實(shí)過(guò)程中存在的困難與障礙，為之創(chuàng)設(shè)專項(xiàng)資金，對(duì)政府基層檔案管理工作環(huán)境進(jìn)行不斷改進(jìn)，突出管理層面的重視，幫助工作人員樹(shù)立堅(jiān)定的工作信心，激勵(lì)其發(fā)揮自己的工作才能，為單位做貢獻(xiàn)，進(jìn)而促使自身在崗位上的價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。因而，通過(guò)物質(zhì)與精神層面的雙重鼓勵(lì)，將政府基層檔案管理工作做到盡善盡美。

（二）完善配套制度

隨著依法治國(guó)進(jìn)程的全面展開(kāi)，政府的每項(xiàng)工作都應(yīng)該受到相應(yīng)法律法規(guī)的約束，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保其自帶的服務(wù)功能能夠得以發(fā)揮。在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中，基于政府基層檔案種類比較多、載體呈現(xiàn)多元化、數(shù)目眾多等情況，基于專業(yè)化運(yùn)用的考慮，不能僅使用一種管理措施促使其規(guī)范化，而需要側(cè)重于對(duì)管理方式進(jìn)行規(guī)范，達(dá)到靈活操作的效果。比如說(shuō)，可以對(duì)檔案的具體裝訂形式、保管要求、保管期限、銷毀程序等作出統(tǒng)一規(guī)定[3]。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)流動(dòng)的管理形式。同時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真研讀與之相關(guān)的法律法規(guī)，根據(jù)政府基層檔案的獨(dú)特性，編制更加詳細(xì)、縝密的保管保密規(guī)程，對(duì)收集、歸檔等工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，保證開(kāi)展的一些列工作全部有理有據(jù)，從事實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的有效提高。除此之外，隨著電子信息化政務(wù)工作的逐漸展開(kāi)，與之有關(guān)的存檔形式可以分為紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，需要對(duì)電子檔案實(shí)行規(guī)范化管理，同時(shí)制定出有關(guān)的工作制度，促進(jìn)此項(xiàng)工作持續(xù)不斷發(fā)展。除此之外，還應(yīng)該對(duì)政府季岑檔案建設(shè)績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)各個(gè)崗位責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行明確，并構(gòu)建相關(guān)的信息反饋機(jī)制積極自主的對(duì)使用者的有效意見(jiàn)或者建議進(jìn)行收集，進(jìn)行深入鉆研和探討以后，針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行不斷完善。當(dāng)然，檔案管理制度形成的過(guò)程應(yīng)該是動(dòng)態(tài)化的過(guò)程，即應(yīng)該隨著檔案管理?xiàng)l件、管理相關(guān)要求以及管理模式的不斷變化而不間斷的進(jìn)行調(diào)整，唯有這樣，檔案管理制度才能更好的為檔案管理工作服務(wù)，從而提高檔案管理工作的效果。

（三）依托現(xiàn)代科技

就某種程度而言，政府基層檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較高、系統(tǒng)性比較強(qiáng)的工作，就其資源構(gòu)成方面來(lái)說(shuō)，擁有原生性與獨(dú)有性等特點(diǎn)，對(duì)于政府發(fā)揮治理功能具有重要意義。但是實(shí)際上卻存在資源豐富卻得不到有效應(yīng)用的尷尬局面。特別是在目前電子政務(wù)普及的情況下，政府基層檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化改革已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)。在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中，需要對(duì)與政府基層檔案管理相關(guān)的軟硬件性能進(jìn)行有效提升，根據(jù)實(shí)際情況，積極使用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，同時(shí)參照此項(xiàng)工作特征與需求，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行升級(jí)改造。實(shí)現(xiàn)此過(guò)程，還應(yīng)與軟件開(kāi)發(fā)單位進(jìn)行積極合作，對(duì)從國(guó)外引用過(guò)來(lái)的檔案管理軟件進(jìn)行改造，不斷對(duì)其工程負(fù)載進(jìn)行完善，加強(qiáng)檔案資源的使用效率，并邀請(qǐng)專業(yè)人才對(duì)具體操作進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，脫離原有人工操作形式的限制，提高工作效率和質(zhì)量。在這種情況下，指導(dǎo)相應(yīng)崗位工作人員建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化可視化程度，對(duì)有用信息進(jìn)行深度挖掘，促使其成為開(kāi)展治理工作的助力，突出開(kāi)展此項(xiàng)工作具有的價(jià)值，從而達(dá)到可持續(xù)發(fā)展及優(yōu)化。在這個(gè)過(guò)程中，值得重點(diǎn)指出的是，在高度開(kāi)放、自由的互聯(lián)網(wǎng)虛擬環(huán)境下，對(duì)基層檔案進(jìn)行管理時(shí)需要做好保密工作，制定出行之有效的網(wǎng)絡(luò)信息安全措施，定時(shí)對(duì)其進(jìn)行更新、殺毒、防火墻等軟件[4]。此外，形成具有現(xiàn)代化特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)，是檔案管理部門借助現(xiàn)代科技針對(duì)檔案管理工作執(zhí)行優(yōu)化的主要內(nèi)容，在這個(gè)過(guò)程中，政府相關(guān)部門不但要做好檔案管理服務(wù)需求研判工作，而且還應(yīng)該對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)要求、功能、模塊等進(jìn)行明確，進(jìn)一步保證該系統(tǒng)能夠更好地滿足檔案管理需要。此外，還應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)共享平臺(tái)等建設(shè)工作進(jìn)行高度重視，做好以上工作對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展具有非常重要的意義。

（四）完善服務(wù)體系

在對(duì)政府基層檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，檔案管理相關(guān)部門及管理員應(yīng)該時(shí)刻把服務(wù)民生當(dāng)做開(kāi)展工作的首要目標(biāo)，同時(shí)在加強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)、優(yōu)化檔案服務(wù)機(jī)制的前提下緊緊圍繞政府部門、人民群眾對(duì)基層檔案服務(wù)所具有的需求，不斷探索基層檔案服務(wù)成效提升路徑，進(jìn)而為提升基層檔案使用率與使用者滿意度提供保障。在整個(gè)過(guò)程中，首先，檔案管理部門應(yīng)該積極引領(lǐng)檔案管理人員不斷提高自身的服務(wù)意識(shí)與能力。要想做好這一工作要求檔案管理員能夠準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)到自己所肩負(fù)的責(zé)任和使命，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作自身所擁有的特殊性和重要性，從而持續(xù)推動(dòng)檔案管理工作從追求工作效率向用戶滿意度方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變升級(jí)，從而彰顯出檔案利用主體所占據(jù)的核心地位，促使政府在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)體現(xiàn)出人本化的價(jià)值取向；其次，檔案管理部門應(yīng)該對(duì)服務(wù)方式不斷進(jìn)行優(yōu)化。比如利用現(xiàn)代科技在提高信息化管理水平的前提下，形成全天候的檔案咨詢服務(wù)體系，并通過(guò)實(shí)行個(gè)性化推送，促進(jìn)落后的、被動(dòng)的檔案管理工作表現(xiàn)出前進(jìn)、主動(dòng)與個(gè)性化的特性；最后，政府檔案基層管理部門還應(yīng)積極建立檔案服務(wù)反饋制度。政府有關(guān)管理部門不僅要在服務(wù)體系完善的過(guò)程中對(duì)檔案管理員進(jìn)行明確要求，而且還應(yīng)當(dāng)為使用者提供有效的反饋途徑，并將使用主體所反映的信息當(dāng)成評(píng)估服務(wù)體系的主要依據(jù)，進(jìn)而為服務(wù)體系的不斷完善提供充分證據(jù)。

（五）加強(qiáng)人才建設(shè)

當(dāng)下是知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)代，人才成為了各行業(yè)各最核心的力量，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)所有工作的基礎(chǔ)。檔案管理人員所具備的綜合素質(zhì)對(duì)政府實(shí)現(xiàn)檔案管理具有直接影響。總的來(lái)說(shuō)，應(yīng)該將檔案管理人才培養(yǎng)歸入到政府總體戰(zhàn)略規(guī)劃之中，并在財(cái)力、物力等方面給予一定的支持，同時(shí)利用“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等形式引進(jìn)先進(jìn)的管理模式，面向社會(huì)進(jìn)行公開(kāi)招聘，在崗位職責(zé)與要求已經(jīng)明確的基礎(chǔ)上，擇優(yōu)錄取，從本質(zhì)上提高整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的管理水平。此時(shí)，也可以在這個(gè)基礎(chǔ)上形成相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)制度，給單位內(nèi)現(xiàn)有人才團(tuán)隊(duì)增加緊張感與危機(jī)感，促使其可以進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。另外，針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行分析，有針對(duì)性的對(duì)人員編制進(jìn)行調(diào)整，使得人盡其才，并組織開(kāi)展多樣化的培訓(xùn)教育活動(dòng)。在此過(guò)程中，適時(shí)對(duì)政府基層檔案管理人員的思想意識(shí)進(jìn)行更新，加強(qiáng)職責(zé)意識(shí)，并通過(guò)多重方式，對(duì)人才的專業(yè)知識(shí)以及技能結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷豐富，包括與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)操作技能等，積極分享行業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，真正將政府基層檔案管理工作做到位。為此，就檔案管理人員自身而言，也應(yīng)當(dāng)樹(shù)立相應(yīng)的危機(jī)意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，自發(fā)的對(duì)政府基層檔案管理工作展開(kāi)深入研究，積極從實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，為單位創(chuàng)造出更大的價(jià)值。此外，基層檔案管理部門既需要構(gòu)建完善的監(jiān)督機(jī)制，也需要構(gòu)建完善的考評(píng)機(jī)制，其中，監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建需要強(qiáng)調(diào)服務(wù)對(duì)象在監(jiān)督中的參與，考評(píng)機(jī)制的工作則需要建立在明確崗位職責(zé)、完善退出機(jī)制的基礎(chǔ)之上，從而讓確保考評(píng)工作能夠有據(jù)可依并充分發(fā)揮出自身所具有的激勵(lì)作用和約束作用。

三、結(jié)語(yǔ)

由此可見(jiàn)，政府基層檔案管理工作在政府事務(wù)中占據(jù)有力地位，做好此項(xiàng)工作，是政府基層提高治理水平的主要信息保證，是我們國(guó)家社會(huì)發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物和選擇。檔案管理工作作為一項(xiàng)巨大且繁雜的系統(tǒng)化的工程，在具體落實(shí)過(guò)程中，首先需要政府領(lǐng)導(dǎo)層面給予重視和大力支持，不斷強(qiáng)化人力資源保障工作，并逐漸構(gòu)建完備的規(guī)范機(jī)制，保證開(kāi)展的一系列工作都有據(jù)可查。同時(shí)順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，提高信息化管理水平，促使其使用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。希望通過(guò)本次研究，能夠推動(dòng)檔案管理工作朝向更加理想的方面發(fā)展。