公司檔案管理新模式探索

呂珊珊

（梨樹縣畜牧業服務中心，吉林 梨樹 136500）

一、公司檔案管理新模式的意義

現代信息技術飛速發展，工作內容如果不進行創新，就難以跟上技術進步的步伐。公司檔案管理工作也是一樣的。隨著社會經濟的發展，公司發展有了新的方向，而且經濟發展也讓公司在市場中的角逐變得更加激烈。因此，公司一定要對檔案管理的工作進行完善。公司檔案管理工作是公司檔案服務的中心，只有在服務過程中對管理觀念和制度進行合理的創新，才能把握現代信息技術時代的發展趨勢，使用現代信息技術來促進公司的發展，這樣也才能讓公司在激烈的市場角逐中站穩腳步。

二、公司檔案管理的現狀

社會在不斷的進行發展，人們創業欲望也隨之變得更加強烈，這樣就導致社會中出現了非常多的公司，這也導致在市場中公司之間的角逐變得非常的激烈。很多公司為了能夠在角逐中站穩腳步，就會開始向著現代化進行轉化，這樣就會導致公司的相關信息數據變得越來越多，出現這樣的情況，公司在對檔案數據進行管理時，也會變得非常的復雜。不管是國有公司還是私有公司，每一個公司檔案管理工作都沒有得到完善。公司的框架雖然已經逐步采取現代化手段，但公司檔案管理工作還沒有跟上公司的發展。此外，還有很多的國有公司在進行公司管理時，還沒有重視檔案管理工作，這樣就使這些國有公司在現代化背景下難以得到發展。

三、現代信息技術背景下公司檔案管理問題

（一）公司檔案存儲問題

公司在以前進行檔案管理時，輸入數據信息資料來進行存儲是非常簡單的操作方法。但是隨著公司的信息數據變得越來越多，公司在存儲數據信息資料到同一個地方時，就必須運用到現代信息技術。再加上公司在運營，很多的工作都在開展，這樣就導致數據信息資料會變得越來越多，從而導致檔案的存儲量也會開始變大。數據信息資料的存儲量越來越多，在檢索檔案時也會比較的困難，而且檢索和存儲檔案的速度也會漸漸地下降，進而導致公司檔案管理工作難以順利進行。

（二）公司檔案資源管理問題

公司檔案在進行管理時，以往都是使用筆來進行記錄，然后在發展到使用數字化技術進行記錄，然后再到現在使用全新的管理方法來進行管理。數字化管理的方法雖然能夠對公司檔案資源來進行合理的收集與梳理，但是這樣的技術還是難以滿足現階段公司對檔案管理需求，這樣就會使公司檔案管理工作效率下降。要想提升公司的管理工作效率，促進公司能夠更好的發展，就一定要重視對信息技術手段的研究，結合信息技術手段來發掘現代信息技術的價值。所以，在現代信息技術背景下，公司檔案資源管理工作業數據檔案工作中非常關鍵的一個問題。

（三）公司檔案管理人員問題

近年，人們已經開始重視現代信息技術和信息管理的工作，而且現在很多的學生在高考報志愿時，也會選擇與這些技術相關的專業來進行學習。但是對于現階段的情況來說，還是缺少這方面的專業人才。在公司中，不管是哪種工作，都是需要有專業的人才來從事的。所以，公司檔案管理工作也缺少專業的管理人才，這個問題急需進行解決。雖然公司也有很多管理的人才，但是在信息化時代中，公司所需要的管理人才是要具備管理能力和信息化技術的人才。公司現階段的數據信息資料變得越來越多，所以只能使用先進的信息技術手段才能對公司的現代信息技術來進行梳理和收集。所以，知道如何使用現代信息技術的管理人才才是公司檔案管理工作中最需要的人才。這樣才能保證公司能跟上時代的發展，在激烈的角逐中脫穎而出。

四、現代信息技術背景下公司檔案管理創新策略

（一）創新檔案管理觀念

在公司檔案管理工作中，完善管理工作的關鍵內容就是對管理觀念進行創新。管理人員如果仍用以往的管理觀念來對公司的數據信息資料來進行管理，就會導致管理工作難以順利開展。在現代信息技術背景下，還是有許多公司的管理人員沒有意識到現階段的情況，沒有跟上時代發展的腳步。現階段的檔案數據種類非常的多，數據信息資料的數量也非常大，要是結合傳統的管理觀念來管理檔案，那么就會花費很多的時間，這樣就會導致管理工作難以達到效果。所以，在開展管理工作時，一定要創新管理理念，滿足現代信息技術時代的改變，合理的使用信息技術手段進行工作，并且將信息技術手段運用到管理工作中，從而有效地提升檔案管理效率和質量。

（二）聘請專業管理人才

很多的公司都沒有很好地重視檔案的管理工作，也缺少專業的檔案管理人才。而且進行檔案管理工作一般都是由其他人員兼職進行的，并且缺少專業的管理知識，難以正確的對檔案進行管理。這些管理人員都沒有受過專業的培訓工作，也沒有豐富的管理知識，在對檔案進行管理時就沒有合理的進行管理。所以，公司一定要招聘一些專業的管理人才從事檔案管理的工作。公司能夠經過學校招聘和網上的求職來進行招聘工作，從而引進更多專業的管理人員，合理的來對公司檔案進行管理。在現代信息技術時代下，要是公司沒有專業的檔案管理團隊，那么就會導致公司檔案管理工作難以順利的進行，影響公司的長遠發展。

（三）創新檔案管理方法

在公司完善檔案管理時候，最關鍵的一點就是要對管理方法來進行創新。滿足現代信息技術時代的需求，改變以往存在問題的檔案管理方法，促進信息技術手段和檔案管理方法的結合，建立一個全新的檔案管理方法。公司只要使用這樣的管理方法，就能夠有效地提升檔案管理質量和效率，使檔案管理工作得到晚上。另外，公司還要建立一個獎勵的制度，對檔案管理工作中表現好的管理人員進行表揚和獎勵。經過這樣的方法，能夠有效地激發管理人員工作的積極性，并且使檔案管理質量更好，

重點工程建設項目開展的順利進行離不開項目檔案管理工作，這是因為該項工作對重點工程建設項目以及其他日常管理工作提供資料參考，以此推進管理工作效率的有效提升，項目數據收集、分類、梳理和通過整個監管過程進行。項目檔案是合規管理的重要載體，做好檔案管理將使重點工程建設項目工作開展有例可循、各項決策有據可依、各項巡查審計有證可查、項目成果有史可溯，是可持續發展的基石。

五、重點工程建設項目檔案管理工作現存問題

（一）對檔案重視程度不足

在當前的檔案管理工作中，在管理手段、管理人員和管理體制等方面都存在一些問題。由于檔案管理不能直接給項目帶來經濟效益，重視程度不高，重點工程建設項目檔案管理工作也得不到應有的尊重和發展，而在重點工程建設項目檔案管理工作基礎建設中，規章制度和管理人員培訓等方面缺乏長遠的規劃。

（二）檔案管理者的專業素養有待提升

在重點工程建設項目中檔案管理者并不是專業從事于此崗位，管理工作大多由其他崗位人員兼職完成，導致檔案管理質量不高，兼職人員的主要精力在于自己的工作，很難花太多的時間和精力去學習相關的專業知識，進而導致檔案管理者的專業素養不高，難以高效、快速地完成檔案管理任務。

（三）檔案管理者工作態度不端正

檔案管理工作單調乏味，需要檔案管理人員花費大量的時間和精力來完成。此外，大部分時間為人員梳理、歸檔、鑒定、核實檔案資料，造成檔案管理人員的不當態度。檔案管理工作重復性強、單調性強，工作人員在工作中容易產生厭煩和厭倦感。

（四）信息化水平不足

檔案管理信息化水平低是當前困擾眾多重點工程建設項目檔案管理主要問題之一。這主要有兩個原因，一是檔案管理人員缺乏信息技術手段培訓，難以實現檔案管理信息化轉型，難以利用現代化設施有效提高重點建設項目檔案管理效率；二是重點工程建設項目檔案管理復雜，檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認識，并且高層領導缺乏引進專業人才的思想，將檔案管理的發展過程局限于信息化，使信息的保存、檢索和存取費時費力，此管理方法已然是拉低工作質量，難以高效工作。

（五）檔案管理體系的不完善

檔案管理制度的缺失是重點工程建設項目檔案管理工作不能有效完成的重要原因之一。檔案管理制度并沒有歸入發展重點，導致檔案管理人員在工作中缺乏準確規范的指導方針，逐漸降低了檔案管理工作質量以及效率。

六、重點工程建設項目檔案管理可實施路徑

（一）加強檔案管理培訓

借助權威專家的講解，重新認識檔案管理的重要性，普及檔案管理的理論知識，提升思想認識，為后期工作的推動奠定思想基礎，減少阻力。可聘請專業老師就重點工程建設項目檔案管理的內容、方法、體系建設等知識，給檔案管理者進行相關培訓，培訓過程應使檔案管理者深刻地認識到重點工程建設項目檔案管理所存問題、系統管理能力缺乏。通過專家的指導在一定程度上提升檔案管理者的檔案管理理論水平，認識到檔案管理的重要性，同時可明確下一階段工作的方向。

（二）構建檔案管理團隊

成立檔案管理項目小組，建立重點工程建設項目檔案管理體系，以“統一管控，實際操作”為原則，責任落實到人。檔案管理組組長主要負責整個項目工作的統籌，協調重點工程建設項目檔案管理的相關事務，制定檔案管理的工作。計劃和檔案管理制度。項目成員負責推動、落實檔案管理工作。在檔案收集、歸檔階段，堅持“由誰產生，誰歸檔”的原則，從而提升檔案管理工作質量以及效率。

（三）梳理歸檔文檔

制成文檔目錄表確定應納入檔案管理文件的范疇，鎖定檔案收集的對象。經梳理、分析、歸納，確定應該收集什么文件，保存什么文件，統一收集文件的標準。集中統一保管，降低了重要資料丟失的風險，確保了文件資料的安全，特別是工程建設過程的原始記錄、變更資料等。

（四）歸總文檔目錄，制成檔案目錄表

通過對歸檔文件的梳理，歸總成《重點工程建設項目文檔目錄大綱》，確定了各類文件的收集部門和歸檔時間，并明確了檔案材質和保存方式（電子或實物保存），檔案目錄大綱，在全面征求意見并得到了相關領導的充分認可后，作為后期檔案收集的標準性文件。采用卷內目錄、案卷目錄、重點工程建設項目文檔檔案目錄表為一體的三級檔案目錄管理，使得檔案管理的保管、檢索、借閱更簡單、直觀。

（五）下發體系文件，確定檔案管理標準

《檔案管理辦法》規定檔案管理實行一級所有、兩級管理體系，全宗單位對本單位的檔案具有完全的管理權限，負責檔案室的建立，檔案的收集、梳理、歸檔、借用以及日常維護管理工作。《檔案管理辦法》規定檔案的歸檔、分類、編號原則，以及借用程序，界定各管理部門的職責，并包括了對檔案管理工作人員的考核和激勵機制。檔案管理辦法搭建完整的檔案管理體系，對檔案的收集、歸檔等工作提供了標準，構建檔案管理人員體系、制度體系的已搭建完備，使得檔案工作有章可循，有法可施。

（六）及時歸檔項目檔案

經過前期的準備工作，及時對工程建設項目每階段的檔案進行收集、梳理、歸檔。前期立項審批、勘察設計、征地拆遷、施工階段、交（竣）工等各類檔案都需要一一歸檔，實現檔案的集中管理。

（七）落實檔案管理的信息化進程

提高檔案管理信息化水平，不僅對規范檔案管理具有積極意義，而且將大大提高檔案利用效率，減少人員工作量。信息管理的方便、規范、快捷等優點，使人們能夠在最短的時間內通過搜索引擎快速檢索檔案。另外，網絡管理的實現能夠幫助工程檔案紙質資料的數字化轉換，利用現代信息技術提高信息傳輸和共享的效率，進而建立和完善網絡檔案管理系統。

（八）提升檔案管理意識

要進一步提升全員檔案管理意識，使之內化于心、外化于行；要建立健全重點工程建設項目檔案管理工作分級分類授權機制，做好保密工作，確保重點工程建設項目歸檔安全有效；要加強檔案管理制度建設，確保重點工程建設項目檔案制度體系合法合規，可操作性強；要規范檔案移交，加強檔案管理考核，確保檔案移交的完整性、符合性和時效性；要加強培訓與交流，著力提升檔案業務專兼職人員業務技能；要以外審、內審為抓手，規范檔案管理，推進重點工程建設項目檔案管理工作合規管理取得實效。

總之，在現代信息技術背景下，現代信息技術給公司帶來的不僅僅是一些挑戰，要是公司能夠跟上現代信息技術時代的發展，那么公司就能夠全面的發掘現代信息技術的內容。而且公司檔案管理工作屬于非常重要的一個工作，公司想要正常的進行工作就一定要做好檔案管理的工作。但是，現在公司檔案管理工作沒有起到效果，出現了很多的問題，這些問題一定要盡快的解決。公司檔案管理人員一定要根據現代信息技術時代的特征，結合公司的實際情況，來對檔案管理工作進行創新。