數字化檔案館建設問題探究

劉玉慧

摘 要：如今的時代，正是從工業到后工業時代向信息化時代過渡的時期，在計算機及互聯網充分普及的情況下，信息才得以被普遍的數字化，由此帶來了信息突破時間、空間的限制。檔案館具有廣泛的社會功能，其不僅積累和保存了國家和地方歷史發展的檔案，同時也肩負著向全社會傳播信息以及宣傳的重任。尤其是綜合性檔案館，在我國社會主義物質文明和精神文明的建設中起著重要的作用。隨著信息化時代的到來，檔案館的信息化建設已成為一個重要的課題。本文通過我國當前檔案館的現狀及存在的問題，以及檔案館數字化建設研究進行了相關探討。

關鍵詞：數字化;檔案館;建設研究

當今社會已經步入到數字化時代，數字化時代是指信息領域的數字技術向人類的各個生活領域推進的過程。數字化檔案館是指對一些紙質檔案進行數字化，使其存儲載體發生變化，由紙質檔案變為數字檔案。而電子文件檔案館則是指這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質實體，其后期利用和歸檔都是以電子形式，直接進行數字化操作。尤其是大眾傳播領域內的傳播技術和傳播手段，以數字制式全面代替了傳統模擬制式的轉變過程。數字技術已成為現代各類媒體的核心技術，并得到了廣泛的應用。

檔案館是面向社會、面向廣大群眾，為當地經濟服務的信息中心和文化中心，肩負著向社會傳播信息及宣傳的重任，在我國的傳媒領域中占據著重要的地位。檔案，是歷史的真實記錄，也是國家進行經濟、文化、國防建設以及外交、教育的可靠依據。我國各級檔案館保存的數量龐大的各類檔案，是我們中華民族的寶貴財富。而如此規模龐大的檔案數量，需要有效的進行管理。因此，科學規范的管理檔案，是衡量一個檔案館業績和管理水平的重要尺度。

在進入到信息數字化時代的今天，我國檔案館的檔案管理工作順應時代的潮流，與時俱進，已進入到數字化管理的階段。我們應該清楚的認識到，在檔案管理工作和數字技術融合的過程中，我國檔案館數字化建設取得了相當的成績，同時也存在著諸如數字化檔案館建設還不成熟等許多問題需要解決。

一、我國檔案館當前檔案管理狀況及數字化建設中存在的問題

1.我國檔案館檔案管理現狀

首先，在實施數字化檔案館建設之前，我國傳統檔案館的檔案多以紙質材料、老式膠卷、影像等方式存儲，數量龐大，內容眾多繁雜，需要檔案館動用大量人力資源進行長時間清理、分檢、排序整理，時間長，工作量大，且極易出現疏漏。甚至因為檔案館人員缺乏重視程度，導致一些年代久遠的檔案，由于是紙質文件，在保存或整理過程中，工作人員稍有不慎就會出現不可修補的損壞，帶來不可估量的損失。其次，傳統紙質化檔案嚴重限制了信息的傳播速度和范圍，導致信息流通不暢，甚至信息封閉。最后，傳統檔案館在數字化時代，需要緊跟時代潮流，利用數字化技術加強建設改造，才能滿足廣大人民群眾的強烈需求。由此可見，檔案館數字化建設的緊迫性。

隨著近年來信息數字技術的快速發展和廣泛應用，我國檔案館緊跟潮流，積極進行了數字化檔案的建設，在國家相關管理部門的大力支持和引導下，我國檔案館的數字化建設已經取得了一定發展，相關的數字化技術也已經在檔案管理中進行了有效應用，已經初步具備了數字檔案館的特征。

2.數字化檔案館的特征

（1）實現數字化信息資源存儲

數字化檔案館是以二進制編碼的數字方式存儲、處理館藏信息，以計算機為管理手段，以網絡傳遞為利用方式的一種新型檔案館。數字化信息存儲，是建立數字化檔案館的基礎，也是數字化檔案館與傳統檔案館最大、最根本的區別。數字化檔案館將經過數字化后的檔案信息，采用數字的方式進行處理，并通過互聯網的網絡傳輸，形成一個數字檔案信息資源庫，各數字化檔案館通過互聯網相連，并通過標準接口來實現資源共享。

（2）實現檔案信息傳輸平臺數字化

在數字化檔案館建立前，人們要查閱歷史檔案等信息，需要親自前往檔案館，通過復印、閱覽、拍照等形式獲取自己所需要的信息。在數字化檔案館建立之后，檔案資源等信息以數字化形式存在，數字化網絡平臺為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數字化檔案信息在傳遞過程中可同時進行多項傳遞，形成傳遞網絡，而且可通過網絡方便地進行遠程協助，利用者能夠突破時空的界限，能在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的信息。

（3）數字化檔案館可實現服務對象擴大化和服務方式多樣化

檔案館數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲檔案信息。數字化檔案館的建立，將與其他檔案信息機構及廣大用戶之間建立起更加緊密和廣泛的聯系。在用戶范圍擴大化的同時，用戶需求信息類型也將變得更加多樣化、內容更加廣泛化。

我國檔案館數字化建設已經取得了較快發展，具備了數字化檔案館的特征，管理技術也接近滿足了數字化的要求，但同時，在檔案館數字化建設中也存在著相應的一些問題。

3.我國數字化檔案館建設中存在的問題

當前，正是我國檔案館由傳統型向數字化轉變的關鍵時期，受到諸如個人觀念、原有制度以及技術掌握等問題的影響，在轉變中難免出現各種問題，主要表現在以下幾個方面：

（1）傳統的檔案館管理方式和手段無法完全滿足數字化要求

我國的數字化檔案館建設尚屬于初始起步階段，缺少相關的專業化人才以及相關經驗，個別地區檔案館數字化建設還缺乏足夠資金來支持，因而導致在由傳統檔案館向數字化轉型過程中，管理方式和手段相對落后，甚至相當一部分檔案館還采用傳統的檔案管理方式，不但無法滿足數字化建設的要求，甚至在一定程度上限制了數字化建設的進一步發展。

（2）數字化建設缺乏相應硬件設施

很多檔案館尤其是一些地方上的檔案館，對檔案管理必備的設備設施不全，甚至相當一部分設備已經老舊、落后。有些檔案館面積小，整理室和檔案室混合在一起，根本無法滿足現代化管理的要求。數字化檔案館的建立需要大量高科技硬件設備，而在當前我國檔案館中，在建設的初級階段，由于缺乏資金的投入，仍有大量的檔案館缺乏數字化建設的相應硬件設備。因而，進行現代數字化的檔案館建設也只能停留在初始階段，無法深入的發展。

（3）對數字化檔案館建設內涵的理解偏差

檔案館數字化建設中，最常見的問題是由于缺乏專業數字化人才導致的觀念上的偏差。檔案館作為經濟發展和文化交流的中心，其肩負著信息傳播、推廣的重任。數字檔案館的建設，一是為了方便檔案的管理，但最為重要的原因，是為了實現資源的共享、信息的傳播。開放、兼容、共享，才是數字化技術的本質。由此可見，數字化檔案館的建設應該是一個公開的、面向大眾的過程，其建設目的，是為了更好地滿足社會廣大人群對共享資料的需求，這也就決定了資源的充分公開化。而在如今的數字化檔案館建設過程中，許多人忽視了建立數字化檔案館的真正的原因，認為所謂的數字化檔案館，只是簡單的將原有的傳統紙質檔案資料、信息等，轉化為計算機網絡數據的存儲，這是缺乏對數字化技術深刻理解而產生的觀念偏差，也是對數字化的一種錯誤理解。該問題的出現，也揭示了在數字化檔案館的建設中，思想方面教育的缺失，沒有系統性的對專業人才進行培養，因而導致了無法全面客觀的進行數字化檔案建設，無法真正理解數字化檔案館建立后，可以完成資源的最大公開化、信息共享化，可以有效避免人力資源的浪費。同時，有效提高檔案館資料的查閱效率，從而能夠更加快捷便利的滿足不同層次用戶的需求。

（4）缺乏系統性專業人才隊伍的培養

數字化檔案館的建設，離不開專業人才隊伍。縱觀我國檔案館，數字化專業人才嚴重匱乏，管理人才觀念陳舊，延續傳統檔案館的管理模式，無法滿足數字化檔案館的管理要求。缺乏對專業人才系統性的培養，是現今我國檔案館數字化建設中的一大弊端。

（5）缺乏信息網絡安全意識

在進入到信息時代后，隨著網絡的普及，越來越多的人已經無法離開網絡，由此引發的網絡安全問題越來越嚴重。網絡安全是一門涉及計算機科學、網絡技術、密碼技術、通信技術、信息安全技術、數論、應用數學、信息論等多種綜合性的學科。網絡安全是指網絡系統的硬件、軟件及其系統中的數據受到保護，不受偶然或惡意的原因而遭到破壞、泄露、更改，系統連續可靠正常的運行，網絡服務不中斷。網絡安全從其本質上而言就是網絡上的信息安全。數字檔案館的網絡安全對于保護館內珍貴資料不外泄，起著重要的作用。但遺憾的是，在數字化檔案館的建設過程中，對網絡安全的重要性，還沒有完全引起相關管理人員足夠重視。

二、數字化檔案館建設的策略

1.數字化檔案館建設前，要全面規劃制定完善的數字化建設方案

數字化檔案館的建設是一項重要的工程，需投入大量的人力、物力及財力。在建設前，應由上級管理部門統一制定發展規劃，做到統一部署、統一建設、統一管理，從而保證數字化檔案館的建設能夠健康有序持續地發展。

2.提高上級領導對數字化檔案館建設的重視

得到領導的重視是做好工作必不可少的前提條件，也是工作能夠順利進行的有力保證。數字化檔案館的建設，離不開領導的支持。我們要提高領導對數字檔案館建設重要性的認識度，領導的態度直接決定了數字化檔案館建設工作能否順利開展。

在數字化檔案館的建設中，我們不難看到，一些地方領導對檔案館數字化建設并不以為然，在講究經濟效益的當下，認為對數字化檔案館的建設并不能提高地方的經濟效益。因此，冷漠應對的領導有之，認為數字化檔案館建設可有可無的領導有之。這些都嚴重阻礙了數字化檔案館建設的順利進行，甚至會成為障礙。這就要求我們要在上級領導統一部署、統一規劃、統一建設的過程中，提高領導對數字化檔案館建設的重視程度，改變領導的消極態度，確保數字化建設的順利進行。

3.加大力度完善數字化建設所需的軟、硬件設備

加大力度，盡快完善數字化基礎設施建設。建設數字化檔案館離不開網絡環境、信息通訊系統、數據庫服務器等一系列基礎設施。其中，網絡是建設數字化檔案館的首要條件，數字化檔案館建設依托于計算機網絡技術。因此，加快數字化基礎設施建設，是數字化檔案館建設最關鍵的問題。

數字化檔案館建設在依托計算機網絡技術的同時，也要加強裝備與計算機網絡技術相配套的硬件設備。沒有基本的硬件設備保障，是無法完成檔案的數字化管理建設。首先，對于數字化檔案館建設的硬件設備，要做到盡量大范圍的覆蓋，滿足最基本的硬件設備要求;其次，還要關注應用系統，在兼具開放、包容、擴展數字化特性的同時，擁有穩定的應用系統環境，可以在最大程度上避免因系統內部沖突、紊亂而造成檔案數據丟失的現象;最后，要組建具有一定實力的網絡技術專業團隊，切實有效的保障數字化檔案館的網絡安全，有力保證檔案館中珍貴檔案資料的安全。

4.全力提高檔案工作人員的能力與素質

數字化檔案館的建設及管理，需要大量的專業人才，尤其是綜合性高素質人才。除了要具備傳統的檔案及其相關的管理知識外，還要具備信息化、數字化知識，要掌握現代信息技術、網絡技術和數據庫管理知識。數字化檔案館管理人員還要具有一定的信息處理、分析和利用的能力，這樣才能成為檔案信息網絡的管理員。因此，加強工作人員的技術培養，組建一支高素質綜合人才隊伍，對數字化檔案館的建立至關重要，也是數字化建設過程中的必要環節。

5.合理資源轉換，提高檔案數字化效率，推進館藏資源數字化進程

檔案館的館藏資源數量巨大，如果要完全紙質資料數字化，需要付出大量的人力、物力、財力和時間，有著巨大的工程量。要完成檔案館的數字化建設，并非要將所有的館藏資料全部進行數字轉換，應根據主次，采取分批分期的辦法，對于個別用戶量大、利用率高，有特色的檔案進行優先數字化。同時，還應加強加快對檔案的數字化篩選、價值鑒定、上網利用，避免對無保存價值的檔案進行數字化，以節省大量的人力、財力和時間，加快數字化檔案館建設的步伐。

三、結束語

在互聯網大數據時代下，人們對信息的需求日益增加，同時也更加看重信息獲取的渠道以及快捷與否。數字化時代的到來，使得檔案館中保存的海量信息讓廣大人民得以分享，讓人們在知識海洋暢游的同時，充分體會到數字化檔案館所提供的便利、快捷的服務，而檔案館也真正起到了信息傳播、推廣的作用。因此，數字化檔案館建設是檔案館發展的必由之路，是未來的發展方向。盡管我們在數字化檔案館的建設過程中依舊存在著諸多的問題，但相信經過不斷的改進，數字化檔案館建設必將取得圓滿成功。

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（作者單位：聊城市房地產管理檔案館）