對于做好開放大學學籍檔案管理工作的思考

肖泓

摘 要：學生學籍檔案管理是一項重要的學校工作內容，在開放大學的建設中，更是顯得尤為重要。本文主要對于開放大學學生學籍檔案管理的重要性進行了闡述。客觀描述開放大學當前學生學籍檔案管理中遇到的一些常見問題，并對其管理中存在的問題進行了梳理與分析。基于這些問題的原因，提出了相對應的解決策略，提高檔案管理人員的工作業務能力和思想素質，優化當前檔案管理工作的制度，推進學籍檔案信息化，并根據開放大學的特點，加大校內學分銀行建設，以此讓學籍檔案管理工作更好的服務于開放大學的建設。

關鍵詞：開放大學;學籍檔案管理;工作思考

學籍檔案管理在學生的學習與生活以及工作中發揮著重要作用，同時又為開放大學的建設提供輔助性質的服務，這是開放大學可以向社會開放的窗口。如果想要有效進行檔案管理，則需要組建一支高素質的管理團隊，只有一支精湛的和良好作風的檔案管理團隊才能滿足新時代的工作需求。

一、當前開放大學學籍檔案管理的主要內容

開放大學在當前階段下的發展中，其內部的學生特征也具有廣泛性，其中既有大量的開放教育學生，也有單科生非學歷培訓生;具體課程的種類也是多種多樣的，所涉及的內容也十分廣泛。因此站在各方立場上而言，能夠做好對于學生的檔案管理都具有重要意義與作用。首先，從學生的角度而言，學籍檔案是教師以及學校了解學生的重要手段，通過對于學籍檔案的管理，能夠直觀看到學生在相應時間段內的學習情況以及知識掌握程度，這是教師進行教學模式改革、完善教學體系的重要依據，也能夠讓學生在開放大學學習中了解自己的學習狀況，進而改善學習。其次，從學校的角度來說，建立健全學生學籍檔案體系，對于提升整體的教育質量有著積極的促進作用。通過進行檔案的比對，能夠有效的匯總出學生在開放大學中的成長路線，找出開放大學本身的優勢與不足，對于發現的普遍性共性問題，能夠及時糾正，充分在教育道路上實現揚長補短的教育模式，轉而促進學校教育教學水平以及整體管理水平的提升。

二、當前開放大學學籍檔案管理存在的主要問題

1.學籍檔案遺留問題較多

40年前，“文化大革命”結束后的中國，重建和恢復高等教育事業，加速人才培養成為最為緊迫的任務。1977年10月高考制度恢復后，面臨著高教資源嚴重匱乏的狀態，1%的毛入學率讓眾多的求學者扼腕嘆息。1978年，中國改革開放的總設計師鄧小平同志，以戰略家的遠見卓識、開放的思維，借鑒英國開放大學經驗，采用“開放”“遠程”的高等教育新模式，利用廣播電視等現代化手段，擴大高等教育規模，提高全民族科學文化水平。于是在改革開放巨大需求和信息傳播技術飛速發展的雙重推動下，一所新型的沒有圍墻、“中國最大”的大學——廣播電視大學建立。隨著時代的進步，電大原有的固定時間、地點、集中組織收看廣播電視的教育方式，已不適應時代發展的腳步，限制了教育機會的進一步擴大。2012年7月31日，國家開放大學在廣播電視大學的基礎上揭牌，開放大學是以現代信息技術為支撐，面向社會成員提供學歷與非學歷繼續教育服務，旨在促進教育機會公平、優質教育資源共享、國民素質不斷提高的新型大學。2020年全國廣播電視大學統一更名為開放大學。由于學校歷史較長，存在學籍檔案缺失，學籍檔案統計口徑不一致等情況，而且由于過去普遍為人工填寫檔案，管理老師及學生有存在錄錯等情況，再加上起初對電大教育重視不夠，致使部分學生學籍檔案有信息不全、甚至遺失等遺留問題。

2.學籍檔案材料收集不及時

首先，存在的問題是對于學籍檔案收集不及時。開放大學擴招、補錄等工作會延長工作時間，導致了檔案學籍管理工作難以實現實時同步，不能夠將學生的學籍資料同步收錄。其次，學生在學習過程中的材料收集不完整。能夠反映學生成長的社會實踐文件和表格的材料是在不同時間內由多個部門形成的，由于各部門聯動不及時導致學籍歸檔出現問題。再次，是學生狀態變化數據的收集不及時且不完整。由于電大過去采取的是廣播電視教學模式，學生分布廣泛，而學生的學習狀態是不斷變化的，并且收錄學生狀態識別數據花費大量時間，僅有的管理老師通常很難保證學籍檔案收集的及時性。最后，開放大學學生學籍種類較多，有開放教育學生、成人教育學生、單科生、各類培訓學員，每類型的學籍所需材料各不相同，互不融通，導致收集時難免有混亂，出現差錯，這在辦學初期尤為明顯。

3.學籍檔案管理制度存在問題

學生學籍檔案管理工作良好的運行需要規范嚴謹的制度約束。制度是規范工作人員行為、保證人員工作效率和規范的重要手段，能夠為學籍檔案管理工作的開展指明具體的目標與方向。但是就目前的情況來看，雖然學校在學生學籍檔案管理上設定了一些相關制度，客觀來看也對學校的學籍檔案管理工作起到了積極的影響。但是由于開放大學總體上處于建設階段，許多制度需要不斷的摸索完善，其中由于開放大學學籍檔案管理理念具有滯后性，在學生檔案材料的搜集、整理以及保管方面并沒有明確的條例，整體制定缺乏參照性。同時一部分檔案管理人員對于學籍檔案分類識別能力存在欠缺，導致許多重要的材料并沒有發揮出應有的能效，教師不能夠及時通過學籍檔案來了解學生的實際學習情況，其檔案的實效性受到影響。

4.學籍檔案管理模式需要整合

首先，開放大學的學籍檔案管理主要以多層級為框架所搭建的管理平臺，其中管理模式相對復雜，且高度信息化，每一個環節都緊密相關。其中在具體的實踐過程中，學生學籍檔案管理承擔著許多職能與責任，但是現在學籍檔案管理模式的混亂導致在具體的工作環節極容易出現錯誤，這樣就造成了開放大學整體的建設進程受到阻礙。由于開放大學辦學層次的豐富性，以及專業設置的多元化，對于學生學籍檔案管理模式提出了更多的要求，但是現行的管理模式難以滿足發展的需求。許多開放大學在建設過程中會遇到部分課程代碼相似，許多檔案管理人員會混淆其中，造成了學生在學習完成后的考試成績難以得到認證，導致學生畢業證書的發放速度受到影響。其次，開放大學的生源相對復雜，其中在職學生占有相當大的比例，這樣在課程中，由于學生基礎水平、認知能力等方面學生差異較大，出現了工學矛盾突出的問題，許多開放大學轉學以及轉專業的學生較多，導致了學生的學籍經常性的變動，這樣又導致對于選課注冊、成績記錄以及畢業審核等檔案管理工作很容易出現問題。這些問題常常會在學生畢業的時候集中呈現，對于檔案管理工作造成了一定的困難。

三、做好學籍檔案管理工作的幾點策略

1.提升學籍檔案管理人員素質

現階段下的檔案管理需要工作人員能夠具有優秀的社交能力以及溝通能力，并且能夠具備有相對成熟的信息化應用能力，能夠熟練掌握并且操作多樣化的檔案管理系統。同時，現階段下檔案管理人員對于新興技術掌握不足的情況具有普遍性，所以需要能夠逐步加強人員信息業務能力培養。學校方面需要能夠組織檔案管理人員進行培訓，加強與其他開放大學檔案管理方面的交流，彌補自身所存在的不足之處，并且將優秀的管理經驗運用到實處當中。首先，對于學籍概念進行科學的調整，結合本校實際情況來對學籍檔案管理工作進行細致調整。比如，檢查檢錄表錄入與否、學生畢業時的檔案傳遞、對于生源地的有效整合等等。其次，學校應該明確學籍檔案工作中的職責，避免在實際的工作過程中出現對于學籍管理工作極為不利的交叉管理以及多層級共管的情況出現，導致實際工作效率難以提高。因此，應該不斷提升檔案管理人員的專業，明確學籍管理的職能權限，實現學籍檔案管理的規范和高效。

2.深入推進學籍檔案管理信息化

伴隨著信息化教學技術的不斷發展，傳統的人工檔案管理已經不能滿足日益繁重的工作量，所以教師需要能夠結合基于信息化的管理模式來開展學生學籍檔案工作。學校堅持信息技術與教育教學深度融合的核心理念，以滿足學習者學習需求為基本著眼點，利用信息技術推進教育教學改革，切實提升教育教學水平和管理效能。探索實現了“云、路、端”三位一體的教育信息化建設思路，研發建設了具有支撐教學、科研、管理、學習支持和社會服務等學歷與非學歷教學及管理的平臺及移動終端。各類平臺也實現了無縫連接，呈現出突破時空限制、操作便捷、交互性強、資源海量共享、支持服務周全、適應個性化自主學習、大數據精準服務的特點。應當通過構建系統性的信息化學籍檔案系統實時傳輸學生自身數據，并且應制作與國家開放大學學籍系統、西安廣播電視大學選修課平臺等進行數據批量下載應用的綜合平臺。在信息化的學籍管理系統中，通過對于學生學習情況的及時收錄，整合學習過程中的有用信息增補進學生的學籍檔案中。因此，開展學籍檔案的信息化整合管理能夠使學生學籍檔案資料更加完整，為了能夠讓學籍檔案管理工作開展的更加便捷，必須要加快學籍檔案工作的信息化建設。

3.加大校內學分銀行建設

學分銀行是對學習者在正規學歷教育和各類培訓過程中獲得的學分、證書、工作和生活經驗及技能等進行認定，確定學分，實現學習成果轉換。它以終身教育理念為指導、以各類學習者為服務對象、以學分管理為服務內容，促進三教之間（普通教育、職業教育、繼續教育）的融合，三教、各類證書、各類業績之間的融合，學歷教育和非學歷之間的融合，正規教育、非正規教育和非正式之間的融合，為學習者提供個性化終身學習服務的學分管理服務機構。由于學校現已初步建設了具有西安本地域特色的學科品牌專業及課程群，構建“課程超市”，在專業層面上打通了學歷教育和非學歷教育間的資源共享和學分互認，實現了各類教育縱向銜接、橫向溝通。隨著學校學分銀行的逐步完善，學生的學籍檔案電子信息化建設也必將步入新的階段。要進一步加大學分銀行建設力度，并應用在學籍檔案管理中，切實提升學籍檔案管理的融合性。

4.強化學籍檔案宣傳推廣力度

在開放大學學籍檔案的建設過程中，需要意識到學籍檔案的推廣力度，讓廣大師生能夠明白學籍與學校教育工作之間的聯系。首先，學校需要進行廣泛性的調查問卷，根據學生自身的反饋來逐步完善對于學籍檔案的宣傳作用。其次，在工作開展中教師除了融合與學籍檔案相關的教育工作內容，還需要能夠充分利用好新媒體、傳統廣播等形式來構建媒體宣傳體系，主動搭建學籍檔案信息重要性的宣傳平臺。同時教師也需要能夠從學籍檔案的實用性出發，發揮學籍檔案在學生學習中的助理作用。因此開放大學的學籍檔案工作管理者有必要利用宣傳平臺為學生發放學籍檔案查詢以及利用資料。與此同時，學校也可以進一步加強學分銀行的宣傳力度，這樣能夠讓學生更加清楚學籍檔案所發揮出的職能作用，強化學生自身對于學籍檔案的利用意識。最后，學校可以舉行趣味性的智慧競賽活動，如以學生對于學籍檔案知識為主體的競賽活動，實現對于學籍檔案管理模式的系統化認知。因此，學籍檔案管理部門要能夠在日常工作開展提高并且加強對于學籍檔案的宣傳推廣力度，讓學生能夠對于學籍有更加全面的認識，提高對于學籍的重視程度與利用頻率。

5.完善學籍檔案反饋制度

在開放大學學生學籍檔案管理的過程中，建立起有效的反饋機制對于工作的開展也非常重要。首先，學校需要能夠對于登記制度進行管理。對學籍檔案的調動需要能夠進行登記在冊，并且需要能夠對于詳細內容進行登記。通過學籍查詢登記主要分為兩個主要方向，分別是來訪者登記以及學籍管理人員的內部登記。其中，來訪者查閱檔案所需要填寫的信息應當包括具體專業、姓名、學籍查詢內容，調取學籍目的以及相應的歸還日期。對于學校學籍管理人員的登記主要是進行數據的分析，對于調動主要內容方向進行歸類，從而能夠與學校教育工作保持高度的一致性。其次，學籍檔案工作人員需要能夠建立信息反饋機制，能夠定期開展調查問卷，找出自己在工作過程中所存在的問題，并能夠據此為依據，組織進行相應的改革措施，且能夠采用信息化技術手段，開展與其他教師之間的實時溝通，實現用戶收集渠道的多元化開展。

6.加強學生隱私保護

學生的學籍檔案由于涉及到學生自身的許多個人信息，因此非常容易引來別有用心之人的窺探。所以在學籍檔案管理工作過程當中，要能夠不斷強化工作人員自身的法律意識與素養，制定相關的工作流程，并能夠保證落到實處，以規范性的流程來實現對于學籍檔案隱私性的有效保護。同時，正如上文所提到的內容，學籍檔案工作人員需要能夠建立反饋機制，這不僅僅為了讓學籍檔案管理與學校工作的開展保持一致性，同時還能夠對于所有調動學籍人士進行記錄，也可以說是一種審批制度與驗證，最大限度保證隱私泄密不會出現在學籍檔案管理工作當中。由于信息化的逐步發展，教師也需要能夠將信息設備保持在一個良好的運行環境當中，防止在進行數據傳輸過程中出現被惡意軟件或黑客截取的情況，進而有效確保檔案中隱私信息的安全。檔案管理部門在安排檔案管理工作時，對重要的檔案管理崗位一定要安排專業的檔案管理人員，將兼職的檔案管理人員安排到可替代性高的崗位上，進而確保學籍檔案中的隱私安全。

綜上所述，想要有效進行學生學籍檔案管理，需要組建一支高素質的管理團隊，只有一支業務精湛、作風良好的檔案管理團隊才能滿足新時代的工作需求。所以需要能夠正確意識到現階段下學生學籍檔案管理過程中存在的問題，并且能夠針對這些問題來及時改進，實現對學校學籍檔案的信息化建設，提高學籍檔案管理人員的專業素養，強化對于學籍檔案的宣傳，并且能夠實現學籍檔案在工作過程中隱秘性，從而構建系統性的學籍檔案工作模式，提高工作實效性。

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（作者單位：西安開放大學）