基層單位檔案信息化管理創新策略探討

杭書禮

摘 要：檔案管理工作是基層單位管理中的一項重要工作，隨著時代的進步與發展，現大部分單位的檔案管理工作正在走向信息化，檔案管理工作方式也由以往傳統的紙質歸檔形式轉變為實體、電子一體化歸檔。檔案管理工作信息化之后，工作質效明顯提升。為適應新時代檔案工作的新要求，本文就信息化下檔案工作的優勢、存在風險、創新舉措提出一些想法。

關鍵詞：檔案管理;信息化;工作質效

收集資料、整理資料、存儲資料、查閱資料等都是構成檔案管理工作的重要環節，在傳統的檔案管理模式下，我們通常采用紙質形式存儲檔案，隨著工作時間的推移，紙質檔案資料數量也越堆越多，占用空間、浪費紙質資源、查找困難、存儲條件要求較高等等都是傳統檔案管理模式之下我們能夠看到的問題。而在檔案工作與信息技術相融合之后，檔案管理變得更加便利高效，上面出現的各種問題也都迎刃而解，在日常工作時我們不再需要重復翻閱紙質檔案資料，還可以根據需求快速檢索有針對性的材料。信息技術的有效運用無疑給檔案管理工作質量和效率的提升帶來的新的契機。

一、檔案管理工作信息化后的優點分析

1.提升檔案質量的存儲質量

采用傳統的檔案管理形式保存檔案資料，隨著時間的推移或者其他外界環境的影響，很有可能導致檔案資料無法長時間保存，在以后需要查閱資料的時候會遇到一些紙質檔案字跡不清晰難以辨認、缺少頁碼等問題。但是采用信息技術保存檔案資料就能有效解決傳統存儲方式下所面臨的這些問題。數字化的檔案資料存儲在硬盤、網絡云端等現代化的存儲設備中，還有一些重要的檔案資料我們可以進行備份保存，這樣就能夠避免檔案資料的丟失或者損壞，能大大提升檔案資料的保存質量，為以后檔案資料的查閱和使用管理等工作都提供了有力保障。

2.提升檔案管理的工作效率

檔案管理工作的效率偏低是傳統檔案管理工作中一直都面臨的一個難題，面對日常繁雜的檔案管理工作，管理人員工作量大、人手不足、管理方式落后等各種因素都是導致檔案管理工作效率低的關鍵。在與信息化相融合之后，檔案管理工作的工作效率能夠得到有效的提升。傳統檔案管理工作中對檔案的分類歸集、檔案資料的檢索裝訂等工作內容都能由電腦來代替，管理人員的工作強度能有效降低，很多重復性的工作管理人員都無需在操作。如果可以充分利用現代化的檔案管理系統，就可以讓單位的檔案管理工作效率得以大幅度提升。

3.提升檔案資料的利用率

傳統的檔案管理工作更加側重于對檔案的收集、歸檔工作，傳統的檔案管理工作更多的是起到保存重要工作軌跡的作用，而在分析檔案信息、充分利用檔案信息方面所做的工作還遠遠不夠。而在檔案管理工作信息化之后，檔案資料的利用率可以大大提高。比如，檔案資料管理單位可以借助檔案管理系統對之前做過的同類型工作的檔案資料內容進行分析，把之前好的工作經驗進行借鑒，以此來提高工作效率等。檔案信息化之后，檔案管理工作人員不再需要頻繁進入檔案室去翻找檔案，從檔案管理系統中簡單的搜索就可以，這些便利條件讓檔案資料的利用率越來越高。

4.提高基層單位檔案管理的社會效益

單位的檔案管理工作是指對于目前基層單位檔案進行整理和優化，更加明確單位的相關信息。但是由于目前的一些基層單位對于檔案管理工作的不重視，因此使得檔案的管理工作不能得到很好的開展，嚴重的降低了基層單位檔案管理工作的效率，不利于基層單位的長遠健康發展。為了應對這種情況，事業單位應該積極推進檔案管理工作的改革，改良我國單位檔案管理的程序，從而提升基層單位檔案管理的效率。隨著我國目前經濟的快速發展，我國信息化技術水平得到了很大的提升，重視事業單位檔案管理工作，可以有效提高單位的服務質量，提升基層單位的服務水平。重視基層單位的檔案管理工作改革，可以保證單位檔案管理信息的準確性和安全性，更加高效的提高檔案管理工作人員的工作能力，基層單位也能獲得更高的社會效益，從而促進單位的可持續發展。

二、檔案管理工作信息化所面臨的挑戰分析

1.檔案管理工作信息化建設較為薄弱

想要實現檔案管理信息化工作，需要搭建開展信息化檔案管理工作的平臺，投入人力、物力與財力購買必須的硬件設備。但是當前很多單位對檔案管理工作信息化建設的重視程度并不是很高，沒有為此設立專項資金來保障其順利運行。所以，一些單位的檔案管理信息化建設工作還停留在表面階段，無論是從硬件條件還是從檔案管理平臺的搭建上都沒有落實到位。甚至有些單位只是簡單認為把檔案資料錄入到電腦中進行保存就可以了，不需要使用太過專業化的檔案管理平臺，這讓檔案管理工作信息化的進度比較緩慢。

2.檔案管理人員缺乏復合型人才

檔案信息化建設是一項科技含量極高的工程，但很多檔案管理人員不具備相應的技術，極大阻礙了基層單位檔案管理信息化進程，在基層單位檔案信息化建設的過程中，對人才的要求越來越高，不僅要熟悉檔案業務，更要掌握自動化和網絡化技術，然而現階段，檔案部門缺乏足夠的復合型人才，普遍現象新手很多都非科班出身，年齡結構不合理等，檔案管理人員整體素質有待提高，很難適應檔案信息化建設發展步伐，因而無法保證信息化檔案管理工作順利開展，不利于發揮檔案在基層單位建設與發展中的作用。

3.信息化檔案資料的安全性有待提升

信息技術的發展雖然給檔案管理工作帶來了很多便利，能大大提升檔案管理工作的效率和質量，但是隨著而來的信息安全問題也凸顯出來。大部分單位所保存的檔案資料都是一些不能被外人知道的秘密性文件資料，這些資料如果發生泄露有可能為單位造成不可預估的損失，所以做好檔案資料的保密工作也是檔案管理中的重要部分。在檔案管理信息化的過程中，信息安全問題隨著而來，我們都知道網絡上的病毒程序和一些不懷好意的黑客會對網絡進行攻擊，如果一個單位的檔案管理系統被病毒和黑客所攻擊就很有可能導致檔案資料的泄露。現如今很多單位對網絡安全問題不夠重視，防火墻做的也不夠完善，這樣就容易造成檔案信息被盜。

4.基層單位檔案管理的資料不健全

眾所周知，單位的檔案管理工作一直以來都是一項十分復雜且系統的工作。基層單位檔案管理接觸部門較多，因此檔案的數據處理信息也比較龐大。在單位檔案管理收集的過程中，特別會容易導致出現差錯或者漏洞的情況，一些單位檔案管理人員在借閱檔案的過程中，如果不及時歸還或者丟棄，也會影響到單位的檔案管理工作正常開展，對于檔案管理工作產生很大的影響。

三、創新檔案管理工作信息化的措施分析

1.提高對檔案管理工作信息化的重視程度

想要做好檔案管理信息化工作，要對其充分重視，認識到檔案管理信息化工作對促進檔案管理工作效率和質量的提升有切實意義，單位從領導層一直到普通員工都要對此項工作有充分認識。為此，從事信息化檔案管理人員可以與單位的領導溝通，在單位內部宣傳檔案管理信息化的意義、作用等內容，讓全體員工意識到做好檔案管理的信息化工作不是一兩個人的事情，而是關系到整個單位全體員工的未來發展，鼓勵所有員工積極配合檔案管理信息化工作。同時，單位的領導也要提高自己對檔案管理信息化工作的認識，把這項工作當成是能夠促進單位長遠發展的一項日常工作，從管理制度的完善、對信息化檔案管理的質量提出明確要求、培養專業化的信息化檔案管理隊伍等多個角度入手，不斷促進單位檔案管理信息化工作的順利開展。

2.積極建設信息化檔案管理平臺

信息化檔案管理工作需要的不僅僅是工作理念更需要有技術支持，積極建設信息化檔案管理平臺正是為做好此項工作提供必要的硬件條件。為了盡快搭建適合單位開展信息化檔案管理工作的平臺，單位需要投入人力、物力和財力，最好是為此項工作設立專項資金，可以找專業的第三方軟件服務商為單位研究開發功能更加完善的檔案管理系統。檔案管理平臺需要具備的最基本功能包括電子檔案信息的錄入、紙質版檔案資料的掃描、對檔案資料的關鍵字進行檢索、對檔案進行分類管理和歸檔、對重要的檔案資料可以進行單獨備份等，除了這些基本功能外，單位還可以根據對檔案的利用情況選擇更加智能化的功能模塊。在搭建信息化檔案管理平臺的同時，單位也需要培養能夠熟練操作檔案管理系統的工作人員，這樣才能實現熟練使用和操作管理平臺的目的。

3.重視信息化檔案資料的安全性

很多單位存儲的檔案資料中有不能被外界隨意查閱的重要資料，這些檔案資料在存儲過程中可能會有密級管理要求，對誰有權限查看檔案、能否對檔案資料進行復制或者是借閱等都有比較明確的要求。在實現檔案管理信息化之后，檔案的密級管理同樣十分重要。為此，在檔案管理信息化過程中，單位可以對數字檔案資料進行分級管理，對于普通級別的檔案資料，查閱權限可以適當放開，而對于需要保密的檔案資料，一定要提高電子數據的保密能力。比如，單位可以對檔案管理平臺的權限進行設置，設置多級別密鑰來保護秘密資料。同時，單位需要加強網絡防火墻系統，如果發現有人侵入到檔案管理平臺要能夠及時發出警報和斷開網絡鏈接，對于不合規定的檔案查閱、下載等行為同樣也能夠發出警報和斷開鏈接;在檔案管理系統需要進行升級的時候，如果升級后的系統與原來的系統不兼容，需要先對系統中的檔案資料做好備份等，這樣嚴謹的信息化檔案管理方式可以更好的提高信息化檔案資料的安全性。

4.提高檔案管理人員的信息化水平

在信息化背景之下，檔案管理工作人員僅僅有檔案管理相關知識是不夠的，還需要有較強的信息化水平，能夠熟練操作檔案管理系統，并且能夠知道一些檔案管理信息化過程的原理等知識。為此，單位需要重視對檔案管理工作人員的培養，可以通過定期培訓、鼓勵自學等途徑提高他們的業務能力。為了能夠切實提升管理人員的業務水平，單位開展的培訓形式最好更多的選擇實操類型的培訓，或者是理論和實操相結合的培訓形式。比如，單位可以組織開發檔案管理系統的企業開發人員來對員工進行實操培訓，講解檔案管理系統能夠實現的功能和各個模塊的使用方法，在講解的過程中安排互動環節，讓檔案管理工作人員把自己平時工作中遇到的問題都提出來，在培訓過程中及時解決。除了通過培訓途徑來提高檔案管理人員的業務水平，單位還可以設定檔案管理績效考評指標，對檔案管理人員的日常工作情況進行定期考核，這樣是促進他們的工作積極性，促進他們自主學習和提高。

5.完善基層單位檔案管理的制度

眾所周知，無以規矩，不能成方圓。因此在基層單位的檔案管理工作中，由于單位的檔案管理缺乏相關的管理制度，所以導致基層單位檔案管理工作人員對于檔案的管理程度不重視，基層單位的檔案管理工作質量和效率也得不到很好的提高。只有基層單位檔案管理部門制定出相關的檔案管理制度，嚴格要求和規范檔案管理工作人員自身的工作方式和工作行為，從而提升對基層單位檔案管理人員的業務要求，才能從根本上提高我國基層單位檔案管理的效率。就目前基層單位檔案管理工作水平來看，絕大多數的基層單位檔案管理制度都不是很完善，檔案的管理規范性很差，在基層單位檔案管理人員的工作過程中，很容易出現檔案資料的缺失或者損壞，查找信息不準確等情況，嚴重影響到了基層單位檔案管理的效率，使得基層單位檔案管理工作受到了壓制。

6.規范基層單位檔案管理工作的程序

由于基層單位的檔案管理工作是一份復雜的工作，因此在單位檔案管理部門進行檔案整合的過程中，如果沒有一套系統的檔案管理工作程序，就很不利于基層單位檔案管理工作的進行，嚴重降低了基層單位檔案管理工作部門的積極性，也影響了檔案管理的效率。面對這種情況，基層單位就可以在檔案管理工作部門，依據劃分工作小組的形式，將基層單位檔案管理工作進行有效的劃分，將一個比較龐大的檔案管理信息細分為細小的板塊，從而加強對于基層單位檔案管理的規范化處理操作。例如，在基層單位的檔案管理工作中，可以依據檔案的部門、年份、內容進行有效的拆分，將分好的檔案安置到不同的小組，在小組內部進行檔案的整理工作，減少不必要的時間浪費。在基層單位檔案整理完成之后，單位檔案管理有關部門可以依據檔案管理小組的表現進行打分，對于其中表現優異的小組進行相應的物質獎勵。通過這種方式，可以有效地提高基層單位檔案管理工作部門的工作效率，簡化基層單位檔案管理工作，從而促進基層單位檔案管理工作的順利開展。

四、總結

綜上所述，檔案信息化是大勢所趨，檔案部門要跟上時代的步伐，充分認識到檔案工作是一項記錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民的事業，檔案工作者使命光榮，責任重大要以更加開闊的胸懷，開放的心態，更具創新的理念，積極推進檔案信息化不斷深化和發展。

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（作者單位：常州市第一人民醫院）