淺析企業文書檔案管理中存在的問題及對策

廖雯

（成都公交場站建設發展有限公司，四川 成都 610000）

一、企業文書檔案管理的重要意義

（一）企業文書檔案管理的重要性

我國各行各業的管理體系日益成熟，各單位的文書檔案管理也逐漸顯示出其重要的應用價值。事實上，仍然有許多人和企業沒有重視文書檔案的管理，沒有意識到它對企業的真正意義。然而，事實是，優秀的文書檔案管理可以極大地促進現代企業規章制度的完善。評價一個企業的業績和管理能力的主要標準是文書檔案的管理是否科學、合理、高效。特別是隨著我國社會主義經濟體制的逐步完善，對文書檔案的管理提出了越來越高的目標。在新時代的發展中，文書檔案管理要科學地適應時代的發展。因此，對于文書檔案的管理，信息化管理和數字化管理是未來的主要趨勢。

（二）文書檔案管理的主要意義

檔案是經過提煉的文件，他記錄了企業發展過程和成就。檔案的存在會給企業的歷史和發展過程帶來最完整、最準確的參考和分析數據。企業要想順利發展壯大，文書檔案管理是最基礎的工作。對于企業來說，文書檔案的管理要科學規范，這也是評價一個企業業績和管理能力的主要指標。做好文書檔案管理工作，有利于企業高級管理人員及時、清晰地了解本單位的經營情況，可作為經營決策的支撐依據。其次，它可以正確地向相關的社會各界提供單位的各種信息，從而促進企業的進一步發展，同時為企業與其他企業的合作打下堅實的基礎。做好文書檔案管理工作，要及時更新檔案管理的主要思路和理念。對于一些新的管理方法，需要敢于大膽嘗試甚至創新，從而全面提升企業整體發展狀況和運營成效的完整性和可靠性。

二、文書檔案創新發展的積極作用

（一）是企業文書檔案管理發展到一定階段的客觀需要

在新的發展形勢下，企業文書檔案管理正朝著數據化、智能化、精細化的方向發展。顯然，傳統的文書檔案管理模式已經不能滿足這些需求。企業只有創新和發展文書檔案管理，才能實現文書檔案管理的現代化和精細化。此外，在文書檔案管理方面，通過創新，可以進一步優化文書檔案的工作流程，提高文書檔案的效率和質量。因此，推動文書檔案管理創新發展，是企業文書檔案管理在一定階段的客觀需要，也是保障企業穩定持續發展的客觀需要。

（二）能提高企業檔案管理隊伍的實力水平

在文書檔案管理創新發展的背景下，將為員工提供更高的能力要求，在這種情況下，將有利于實現企業檔案管理者的轉型發展。為了更好地實現文書檔案管理的創新發展，企業將更加重視檔案管理人員的管理和培訓，并將通過各種措施幫助檔案管理人員成長和進步。此外，檔案管理人員將及時了解工作中的新變化和新要求，并將繼續學習和進步，以便更好地完成工作。

三、企業創新文書檔案管理工作中遇到的問題探討

（一）文書檔案管理意識仍需提高

企業要做好文書檔案管理，實現文書檔案管理的創新發展，必須重視文書檔案管理。然而，在很多企業中，文書檔案管理長期以來并沒有得到企業的認可和重視。文書管理的性質不同于企業的其他工作，不能直接為企業創造經濟效益。因此，很多企業在發展中往往更側重于能夠直接產生經濟效益的工作環節，往往忽視了文書管理。此外，部分企業內部溝通機制不完備，導致各管理部門之間的配合和溝通很少，無助于企業內其他管理部門了解文書檔案管理工作，會降低文書檔案管理工作的順暢性和實施效果。

（二）檔案管理人員能力水平參差不齊

首先，企業有責任和義務為檔案管理者提供完善的培訓體系和考核體系，這也是檔案管理者應該享有的工作福利和權利。但在文書檔案管理的創新發展下，面對工作的變化，企業未能及時完善檔案管理的培訓和考核，尤其是缺乏信息化相關內容的培訓和考核，不利于企業不斷提升檔案管理者的素質和能力。此外，企業的激勵機制仍需完善，否則將無法充分發揮激勵效果，調動檔案管理者的積極性。其次，在文書檔案管理的創新發展下，單純依靠企業幫助檔案管理者實現轉型、提升能力顯然是不夠的，還需要檔案管理者自身的自覺和努力。然而，企業中的一些檔案管理人員工作意識仍然較差。同時，在一些企業，文書檔案管理人員雖然學習了相關知識，但整天忙于工作，沒有時間提升自己，不斷學習新知識。這就造成了這些文書檔案管理人員思想落后，跟不上形勢。

（三）信息化文書檔案管理建設水平仍有待提高

無論是文書檔案管理的精細化發展，還是文書檔案管理的創新性發展，都需要信息技術的支撐。因此，企業需要加強信息技術在文書檔案管理中的應用，以構建一個完整的文書檔案信息管理系統，但顯然許多企業仍然沒有做好這一點。大多數企業在支持文書檔案信息化的硬件和軟件方面沒有太多問題，主要是因為檔案管理系統風險高。很多企業不定期更新、清理垃圾、檢查漏洞等。此外，企業檔案管理系統的關鍵級別不夠高，使得企業檔案管理系統容易受到外部入侵和攻擊。

（四）檔案管理現代化水平有待提高

在文書檔案管理過程中，有效利用現代科學技術有助于引進新技術，提高工作效率。通常紙質檔案存放時間較長，但容易變黃，紙質資料在存放過程中受多種因素影響。比如外部環境，所以往往字跡模糊，紙張破損等等。在文檔管理現代化的過程中，主要使用數字文檔管理系統。數字文檔管理系統的應用程序對傳統的紙質文檔文件進行了改進，可以提高電子文檔文件的管理水平，最大限度地滿足科技時代的發展需求，保證工作效率的不斷提高。當今社會，傳統的文件處理方式已經不能滿足新時代對歸檔的要求，傳統的文件處理方式在文書檔案管理方面效率低下，導致與信息時代對文件管理的要求存在巨大差距。

四、企業創新文書檔案管理工作的方法討論

（一）提高認識和關注

企業要做好文書檔案管理的創新發展，必須不斷提高全體員工對文書檔案管理的認識和重視。因此，作為企業領導，要幫助文書檔案管理實現創新發展，就要樹立文書檔案管理在企業內部的地位和價值，不斷提高自己的文書檔案管理意識和能力，從而更好地引導企業其他人員參與文書檔案建設。此外，企業要不斷優化內部溝通機制，加強各管理部門之間的人員交流和信息共享，突破企業內部各管理工作之間的信息壁壘，增強企業內部其他管理部門對文書檔案管理的認識，從而促進文書檔案管理的發展。

（二）不斷提高檔案管理隊伍的整體素質和工作能力

文書管理的創新發展必須依靠員工的才能，必須保證員工的整體素質和工作能力。為此，企業必須建設一支專業的文書檔案管理隊伍。首先，根據檔案管理創新發展的特點和要求，企業要不斷優化內部檔案管理培訓和考核，通過培訓和考核不斷提高檔案管理者的檔案管理意識和能力。此外，企業要為檔案管理者提供公平的晉升機會，不斷完善激勵機制，制定靈活的激勵措施來激勵檔案管理者，從而提高其工作主動性和工作滿意度。其次，所有檔案管理人員都要在工作中有危機感，努力學習，虛心求教，勤于實踐。只有這樣，才能不斷提高自己的綜合能力，幫助企業在文書檔案管理的創新發展下，更好地做好檔案管理工作。

（三）持續提升企業文書檔案管理信息化水平

文檔管理信息化發展是企業文檔管理發展到一定階段的必然結果，也是企業實現文檔管理創新發展必須具備的能力。這就需要企業提供充足的人力物力來支持文書檔案管理的信息化建設，但最關鍵的還是做好信息化風險防范工作。因此，企業在利用信息技術構建文書檔案管理系統后，應定期對管理系統進行更新和檢查，及時發現系統中的漏洞和潛在風險，不斷提高管理系統的關鍵安全級別，防止外部入侵和攻擊，從而更好地保證系統的穩定性和安全性。

（四）完善制度

企業應成立有配套設施的文書檔案管理部門，成立檔案管理領導小組。公司負責人為檔案領導小組負責人，成員為檔案管理的部門負責人、檔案管理工作人員。企業內部各相關部門應設置專職和兼職檔案管理人員。

制定相關規章制度，增強員工對檔案工作的意識和重視，同時將部門的檔案管理工作充分分析落實到個人，確保檔案管理工作能夠按時、優質、高效完成。此外，在文書檔案管理中，還可以引入激勵機制，在企業中實行優勝劣汰制度，調動員工積極性，并結合企業年終績效考核和部門績效考核，對檔案管理人員的工作績效進行評價，充分調動員工的工作熱情，使員工有效發揮潛能，將檔案管理打造成為企業內部良性競爭機制。

（五）文件與檔案工作的聯系

文書工作者平時要注意文書的完整性，規定文書的保存格式。其中，電子材料的格式和處理歸檔所需的格式需要特別注意，必須按規定填寫。對于紙質材料，根據需要使用合適的紙和筆，避免不必要的麻煩。另外，在文書辦理過程中要盡快辦理，收到文件、材料后，要盡快確認、登記、核對。如果在過程中發現文件、材料丟失，應及時通知提交的部門，并發送備份文件。為保證文件的完整性，對領導的重要講話文件和大型會議材料要及時組織歸檔。

（六）做好文書工作和檔案工作的規范化

檔案以文件為基礎，文件的質量決定檔案管理的質量。進行檔案管理的員工要有很強的檔案意識，整理、整合工作所需的檔案，在辦理檔案時注意檔案管理。進一步提高文件與檔案的整合效果。要做到這一點，文書人員必須絕對保證檔案的質量。例如：紙張尺寸、書寫格式、樣式格式的統一和標準化等正式規范禁止使用復印紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等。此外，在打印和更正系統中應有效地收集檔案。此外，檔案的處理要準確及時，員工在收發文件和檔案、查找丟失的檔案和資料時要及時記錄。尤其是表外材料，主要負責人需要帶一些參加會議需要的材料，這些材料要由工作人員按時整理準備。

（七）加強文件和檔案的收集

做好文件收集和檔案管理，并在此基礎上加強文件收集和檔案管理。收集文件檔案時，要明確收集范圍和分類，統一檔案介質字跡，規范檔案管理使用，保證檔案組織形成質量。審核過程必須嚴格驗證數據是否符合標準。對標題創作、文字提取、附件、印刷發行部門、文件選擇、出版范圍、文號編輯發行、標題字體等作出詳細規范。以及員工嚴格遵守適用的法律法規。除了收集基礎信息外，還要利用計算機網絡擴大數據收集范圍，使其盡快進入網絡進行組織，收集盡可能多的有效信息，豐富和拓展管理文書檔案的經驗。

結語

綜上所述，為了達到理想的工作狀態，企業必須實施有效的方法。他們在實施文件檔案的過程中，需要轉變自己的觀念和工作方式，通過創新取得進步，提高管理效率，實現文書檔案管理的信息化建設。此外，還要采用規范、規范的工作方法，結合各部門之間的聯系，協調配合工作，從而提高文書檔案的管理水平，促進企業的長遠發展。隨著檔案管理制度的完善，工作人員的業務素質水平不斷提高，傳統檔案管理理念向現代管理體系轉變的力度不斷增強。只有提升檔案管理信息化水平，才能提升整體管理水平，促進檔案管理持續穩定發展。