淺析信息化背景下電子檔案單軌制管理的實現路徑

文·牛夢瑤

一、引言

隨著信息技術的飛速發展和互聯網絡技術的不斷成熟，全球范圍內迎來數字化轉型的時代，信息化已經成為一種大勢，滲透到社會生活的各個方面，不斷活躍在我們面前。海量的檔案資源存儲和管理已經成為各個部門和單位的一大難事，傳統的紙質檔案管理成本越來越高。2016年國家檔案局印發的《全國檔案事業“十三五”規劃綱要》中明確提出，要在有條件的部門開展電子文件和電子檔案的單套制管理試點的要求。旨在引導各單位逐漸地將信息化環境下生成的原生電子文件，無需打印成紙質僅以電子方式進行歸檔和保管，促進電子文件管理走向科學化。2020年6月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》提出“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。隨著無紙化辦公的廣泛興起，人們思想觀念的轉變，檔案雙軌制在運行過程中帶來諸多的不便，漸漸地電子文件已經成為當下信息傳播交流的主要方式，電子檔案單軌制的已經成為時代發展的必然。

二、當前電子檔案管理的國內外現狀

長期以來，由于信息技術不完善，信息存儲的穩定性難以保證，電子檔案管理技術在一定程度上還存在欠缺，加之長期以來我國都在傳統管理的模式下，對其已經形成了依賴，國家層面遲遲沒有出臺完善的方案和制度。在我國，自電子文件興起和發展以來，雙軌制運行已經成為檔案管理的常態和主流模式。

長期的雙軌制管理模式，讓工作人員在原本的工作之余，還需要花費時間和精力去管理電子檔案，多余重復的工作不僅降低了工作效率，還增加了工作人員的工作時間和精力，浪費了大量的資源和成本。面對當前資源數量多、體積大的情況，推進電子檔案單軌制已經成為信息技術發展的大背景下急切需要解決的問題。隨著信息技術滲透到日常工作之中，不斷促進各個單位深入運用辦公自動化系統，電子檔案管理研究和實踐也在日漸深入，電子檔案單軌制管理的條件已經逐步成型。

對我國國內檢索到的文獻進行研究，發現目前國內對電子文件單軌制的研究已經有一定的成果，關于其相關概念的分析、單雙軌制優劣勢的分析，電子檔案發展的暢想占據了多數。但是長期以來電子檔案單軌制一直是學界爭論不休的問題，依然存在有不同的聲音。2020年6月新《檔案法》的出臺，為電子檔案單軌制的實施和發展奠定了良好的制度保障，使得電子文件單軌制在我國實施的可能性大大增加。

經過查找資料發現，在國外并沒有關于“單軌”“雙軌”的說法，在各方面條件都不成熟的時候，由以前的多由紙質版保存轉變為了多由電子版保存，隨著時間和技術的發展的環境下，電子文件為主的保存方式已經成為了主要的方式。2012年8月，美國行政管理和預算局同國家檔案與文件署經過研究考慮，共同制定并頒布了《管理政府文件指令》，其中提到，到2019年末，聯邦機構要以電子的形式管理所有的永久性電子文件，并且交到NARA。2017年7月，NARA與OMB共同制定了《電子檔案轉型》，對于所有的永久性檔案，聯邦機構要在2020年實現對其進行電子化管理；針對非永久的臨時性檔案，也要通過電子的形式進行保存。澳大利亞于2012年10月正式向外宣布：到2016年，所有以電子形式生成的文件都要以電子的形式移交到NAA。不管是美國還是澳大利亞，國家政策的出臺和頒布，為實現電子文件的電子化管理奠定了強有力的制度基礎，同時也為各國開展電子檔案的管理實踐提供了強有力的引領作用。

三、電子檔案單軌制管理的優點

1.單軌制的管理將大大減少成本

電子檔案的“雙軌制”就是指文件在形成、流轉和歸檔管理等過程中以兩種載體的形式存在，比如說同一份電子文件或是檔案存在著紙質和電子兩種版本形式。

在長期以來傳統的檔案管理工作中，紙質檔案都是作為正式可靠的、主要的檔案資源進行保存、處理和利用的。隨著檔案的數量不斷增加，對其儲存空間也提出了更高的要求，除此之外還要引進相應的設施設備，做好紙質檔案的安全防護工作，同時需要花費人力去進行管理。而電子文件是通過信息技術形成的數字化的虛擬文件，每個文件所占據的空間很小，但是往往載體的容量很大，就幫助我們節省了大量的空間和人力資源，為管理部門開展其他各項工作節省了人力物力資源，節省了檔案管理成本。

2.單軌制的管理將會提升管理效能

“單軌制”就是文件從形成、流轉到歸檔管理僅以一種狀態運轉，比如說全程都是紙質或者全程都是電子形式。而電子檔案單軌制就是要保證生成的檔案僅以電子方式保存，不生成紙質檔案。以往的雙軌制管理方式把檔案工作人員的注意力引向了紙質文件的管理，大量電子文件檔案信息被忽略，并未關注電子檔案的質量和完整。檔案工作者在關注紙質檔案的同時，還要時刻關注電子檔案的歸檔保存，增加了工作量。

電子檔案單軌制將檔案工作者從繁雜的檔案事務中解放出來，能夠讓其專注于數字化電子化的檔案管理，不僅能夠提高工作效率，優化工作內容。同時也在一定程度促使檔案工作者不斷學習新興的技術和設備，提升檔案工作者的思想和能力，推進電子檔案單軌制的執行深度和廣度，實現檔案管理工作的發展和進步。

四、電子檔案單軌制管理的必要性

1.符合政策和制度的導向

2013年末，財政部頒發《企業會計信息化工作規范》其中規定企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足一定條件的，可以不輸出紙面的資料。這是在國家層面首次承認電子文件可以不必全部通過紙質文件的形式保存，作為文件資料可以沒有紙質資料而是直接通過電子的形式代替。2016年我國國家檔案局頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，相較于舊版，刪除了將文件的電子版、紙質版或者縮微版進行同時保存的規定。同年國家檔案局在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出，要在有條件的部門開展電子檔案的單套制、單軌制管理試點。一定程度上標志著我國電子檔案單軌制的建設已經開始有所發展。2019年12月27日，國家檔案局發布了《政務服務事項電子文件歸檔范圍》，在總則中規定“符合國家有關規定要求的政務服務事項電子文件應以電子形式歸檔，除法律、法規另有規定外，不在歸檔對應紙質材料”。2020年新頒布的《檔案法》中，新增檔案信息化建設一章，其中明確表示電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，并且可以作為憑證使用，從法律層面承認了電子檔案的效力，推動了電子檔案單軌制的實施。

近年來，我國逐漸意識到電子檔案管理的重要性，也在不斷調整相關的規章制度，各單位和部門也積極順應時代發展潮流，改進傳統檔案管理方式方法，努力發展電子檔案單軌制，在全國范圍內實施電子檔案單軌制是大勢所趨，符合政策和制度的發展導向。

2.適應技術發展的需要

進入21世紀，信息技術呈現出爆炸式的增長態勢，新的技術不斷涌現，并且被應用在社會的各個方面，檔案界也不例外。社會環境在不斷發生巨大的變化，很多部門運用大數據、人工智能、區塊鏈等技術，形成了各自的信息服務平臺，促使傳統的檔案管理工作不斷接受挑戰。面對如此情況，更加需要各個部門和單位不斷適應時代發展，改變傳統紙質檔案管理的方式和方法，從實際出發，尋找更加恰當可行的方式方法。從專業領域來看，只有不斷的更新思想觀念，抓住新的技術把其運用在專業之中，才能讓檔案學科以及檔案的管理不斷適應現代化發展的需要，不斷促進專業進步，提高其競爭力，從而實現專業價值。因此實施電子檔案單軌制管理是技術發展的客觀要求。

五、信息化背景下電子檔案單軌制管理的實現路徑

1.推進理論研究與實踐工作共同開展

我國在2018年12月舉辦了第九屆“中國電子文件管理論壇”其主題便是“從雙軌到單軌——國家信息化戰略背景下的電子文件管理”此次會議是我國對電子文件單軌制管理的一次積極的探索，有著重要的里程碑意義。近年來學者們就單軌制管理進行了許多理論研究，豐富了理論層面的研究，將對實踐工作的開展起到良好的指導作用。在實踐方面我國開展多個單軌制試點，如上海自貿試驗區管委會保稅區管理局、青島啤酒股份有限公司，廣東珠海檔案局館等等，且都取得了不錯的成果，為電子檔案單軌制的實施奠定了基礎。理論研究為實踐工作的開展奠定基礎，實踐工作中又會不斷發現問題，找出問題，推動理論研究的進步，兩者相輔相成，因此，要想在我國的檔案管理工作中實現電子檔案單軌制，就要理論和實踐相結合，相互依存，達到最佳效果，促進電子檔案單軌制的實施。

2.借鑒國外的優秀經驗

在國外很多國家的已經采取了電子檔案單軌制的管理方式，在他們的實踐與探索中，形成了一定的經驗與方法。國外的優秀經驗可以為我國所借鑒，結合我國的實際情況進行分析，探索出一條適合我國檔案管理工作的新路徑。例如美國的政府文件數字轉型管理經驗、澳大利亞數字轉型及數字連續性經驗、英國的數字英國經驗，加拿大的數字轉型經驗等等，都是值得我國去進行仔細的研究和學習的，我國可以從中汲取相關的經驗，分析其中的優缺點，從而找到適合我國發展的電子檔案單軌制實施方案。

3.提高檔案管理的信息技術水平

要想確保電子檔案的單軌制的施行，做好電子檔案的安全穩定工作是需要盡快解決的事情，也是專業領域內學者們進行爭論的焦點。盡管我國信息技術已經具備電子檔案保存和利用的基礎性條件，但是由于電子文件的不穩定性和易篡改性等各種問題，會導致一些信息的丟失，容易被電腦病毒的入侵，造成信息的泄露等等。且電子檔案通過數字的方式進行保存和存儲，必須要依賴于一定的載體，才能實現后期的利用。所以電子檔案在保管利用中，雖然存在節省空間和資源、方便存儲和查閱、便于流轉等優點，但是也承擔者一定的風險。

因此要想實現電子檔案單軌制，首先要保證電子檔案的安全穩定，做好信息技術保障工作，不斷更新和探索電子檔案的安全保護技術，制定嚴格的安全管理規范和規章制度，適應檔案管理大環境的變化，與時代發展的方向相契合，及時更新安全可靠的新技術替換不適應的舊技術，積極做好管理系統軟硬件的維護和保障工作，盡可能將設備和技術等外在因素對電子檔案產生的不利影響降到最低。

4.建立健全電子檔案單軌制管理機制

相關制度的制定和出臺是電子檔案單軌制順利實施的前提。立足國家發展的長遠目光，從國家層面出臺電子檔案單軌制的管理方案和制度要求，建立完善的電子檔案管理機制，制定電子檔案管理辦法和實施細則，是確保電子檔案單軌制能夠開展實施的有力保障。結合檔案工作實際情況，制定切實可行的規章制度，規范各個部門和機關的要求，嚴格各部門在電子文件收集整編和存放、利用等過程中的管理和控制，建立科學的理論體系，從源頭上規范電子檔案管理的各項工作，實現工作開展的標準化、制度化和法律化。

5.注重專業人才的培養

電子檔案單軌制的實施在一定程度上是傳統檔案管理的一個巨大的變革。一方面它的管理對象不再是傳統的紙質文件，而是數字化電子化的檔案，需要利用現代化技術對其進行管理；另一方面，電子檔案管理的方法不再是傳統的通過人力進行手工管理，需要利用現代化的手段，檔案管理的整個過程進行操作。

因此，電子檔案單軌制的管理過程中雖然相比傳統檔案管理來說，能夠一定程度上緩解人力手工勞動的問題，但是卻對檔案工作的能力和技術提出了更高的要求，打造一批具備專業技術人才的隊伍是電子檔案單軌制的實施所不必可少的。要想實現電子檔案單軌制，各部門和單位要更加重視人才的培養，引進技術人才和專業人才，確保電子檔案單軌制的有序開展。