檔案信息化建設(shè)助推基層司法行政工作的幾點(diǎn)看法

文·王青林

隨著國家法治化進(jìn)程的加快，依法治理重心不斷下移、治理內(nèi)容越來越精細(xì)，基層司法所承擔(dān)的任務(wù)越來越重，業(yè)務(wù)量不斷加大，檔案數(shù)量也不斷增多。基層司法檔案作為司法行政工作全過程的記載，是司法行為規(guī)范化的依據(jù)，同是又是檔案資源體系的基礎(chǔ)，是檔案資源服務(wù)于社會服務(wù)于人民群眾的最直接窗口。檔案信息化建設(shè)將助推基層司法行政檔案向信息化轉(zhuǎn)變，顯著提高基層司法行政檔案自身能力建設(shè)和發(fā)展，促進(jìn)基層社會治理效能，增強(qiáng)人民群眾的獲得感、安全感和幸福感。但是目前基層司法行政檔案信息化程度相對薄弱，嚴(yán)重制約著基層司法檔案工作的發(fā)展，需要在認(rèn)識、機(jī)制、制度上對其進(jìn)行改革完善，使之適應(yīng)現(xiàn)代基層司法行政工作發(fā)展的需要。

一、檔案信息化助推解決基層司法行政工作存在的問題

（一）認(rèn)識不到位

當(dāng)前，黨和國家對檔案工作非常重視，提出檔案工作要加強(qiáng)“四個(gè)體系”建設(shè)，全面服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。對基層來說，應(yīng)該著眼提高司法行政檔案服務(wù)基層治理水平和治理能力建設(shè)，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。但在基層仍有部分職工沒有看到檔案信息化建設(shè)是司法行政工作發(fā)展的必然趨勢，沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)在提高工作效率、節(jié)約運(yùn)行成本等方面所發(fā)揮的重要作用，認(rèn)為信息化建設(shè)額外增加了工作負(fù)擔(dān)，基層檔案工作仍局限在紙質(zhì)檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)認(rèn)識上，對檔案價(jià)值作用的認(rèn)識往往局限于單位、部門或個(gè)體檔案證明等簡單的查詢服務(wù)上，缺乏從服務(wù)基層社會治理的整體高度和長遠(yuǎn)角度來全面謀劃挖掘檔案的潛在價(jià)值，檔案的資政、警示和服務(wù)基層群眾的作用沒有完全得以釋放。

（二）應(yīng)用能力不夠高

基層司法行政檔案信息化建設(shè)程度低，與以智能化、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等為特征的現(xiàn)代信息化發(fā)展不相適應(yīng)。基層司法行政檔案管理沒有與辦公自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化和大數(shù)據(jù)的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)、同步發(fā)展，難以滿足現(xiàn)代社會對檔案信息廣、快、精的需要。以筆者所在司法所為例，現(xiàn)已入檔調(diào)解檔案1047卷，社區(qū)矯正案卷800多卷，安置幫教案卷147卷，其他類文書400多件。辦公方式仍沒有完全實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，檔案載體仍然以紙質(zhì)檔案為主，只是通過手工錄入的方法對檔案題名責(zé)任者、文種、形成時(shí)間進(jìn)行了著錄，并掃描上傳電子檔案，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義的數(shù)字閱讀和智能分析。

（三）缺少整體規(guī)劃

基層司法行政檔案信息化建設(shè)普遍缺少整體規(guī)劃，部門各自為政，已建成的系統(tǒng)功能不全，呈現(xiàn)碎片化現(xiàn)象，難以互聯(lián)互通，特別是普遍沒有按照檔案信息化內(nèi)在要求植入檔案生成規(guī)范，業(yè)務(wù)工作干完了，檔案需要人工制作，不能自動生成，造成政府（部門）信息化與檔案業(yè)務(wù)脫節(jié)。以筆者所在司法所為例，現(xiàn)有矯正人員跟蹤平臺、社區(qū)矯正信息平臺、矛盾糾紛排查調(diào)處系統(tǒng)、司法行政管理系統(tǒng)、社區(qū)法律顧問管理系統(tǒng)等五個(gè)平臺系統(tǒng)，平時(shí)用于工作監(jiān)管和業(yè)務(wù)上報(bào)，但是不能自動生成檔案，也不能相互通聯(lián)。后期無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的智能化利用，這與司法行政檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化源頭治理存在很大的差距，必將影響到檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。

（四）開發(fā)利用效果不高

以筆者所在司法所為例，司法所工作人員總共5人，司法編制2人，社工3人，主要負(fù)責(zé)司法社會調(diào)查、社區(qū)矯正、安置幫教、民事調(diào)解、矛盾糾紛排查、法律援助、普法宣傳、重大事項(xiàng)合法性審查、依法治理、公共法律服務(wù)站、社區(qū)法律顧問、指導(dǎo)轄區(qū)司法行政工作等。檔案員兼職民事調(diào)解、普法宣傳、矛盾糾紛排查等多項(xiàng)工作，像社區(qū)矯正、民事調(diào)解和法律服務(wù)等，都屬于群眾的操心事、煩心事和揪心事，事關(guān)社會穩(wěn)定和國家長治久安。基層司法行政檔案工作為民排憂解難的最好方式，就是挖掘檔案信息，為民提供服務(wù)，但在缺乏檔案信息化支撐的情況下，檔案人員很難有精力進(jìn)行檔案開發(fā)利用。這就變相地阻礙了基層司法行政工作能力和水平的提高。

二、檔案信息化建設(shè)助推基層司法行政工作的對策與建議

（一）增強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識

要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)重要性的宣傳，使干部職工充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)是助推基層司法行政工作發(fā)展的有效途徑和必然選擇，是提高基層司法行政工作質(zhì)量和效率，降低辦公成本的便捷途徑，是進(jìn)一步提高決策水平、更好服務(wù)人民群眾、加強(qiáng)內(nèi)外部監(jiān)督的有效手段。要將檔案信息化建設(shè)應(yīng)用水平作為業(yè)務(wù)考核的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，鼓勵廣大干部職工應(yīng)用信息技術(shù)，統(tǒng)籌做好頂層設(shè)計(jì)和長遠(yuǎn)規(guī)劃，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，切實(shí)推動檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步進(jìn)行。

（二）加大檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用能力培訓(xùn)

要建立一套行之有效的檔案信息使用管理以及培訓(xùn)考核制度辦法，使檔案信息化培訓(xùn)工作制度化、規(guī)范化。積極開展信息技術(shù)知識和技能培訓(xùn)，提高信息化應(yīng)知應(yīng)會能力和實(shí)際操作水平。積極開展網(wǎng)絡(luò)管理維護(hù)人員專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)專家型管理人才，并將信息技術(shù)知識和技能考核納入年終考核，促進(jìn)廣大干部職工檔案信息化應(yīng)用能力的提高。

（三）建立優(yōu)化司法行政業(yè)務(wù)綜合管理信息化平臺

建議開展綜合管理平臺建設(shè)調(diào)研，優(yōu)化司法行政業(yè)務(wù)綜合管理信息平臺，實(shí)現(xiàn)對法律服務(wù)、法律援助、社區(qū)矯正、安置幫教、社會矛盾調(diào)解等主要業(yè)務(wù)工作的全方位綜合管理，實(shí)現(xiàn)對司法行政資源的統(tǒng)一整合和綜合利用，統(tǒng)籌各個(gè)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，讓檔案信息化與基層社會治理信息化發(fā)展同規(guī)劃、同推進(jìn)、相融合、能連通、可交互，為上級部門和領(lǐng)導(dǎo)決策和科學(xué)管理提供即時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料。

（四）要加快推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)與信息化技術(shù)的高度融合

從檔案源頭上進(jìn)行數(shù)字化處理，如應(yīng)用搜索引擎、自然語義解析等工具，根據(jù)需要將非結(jié)構(gòu)化的文本檔案資料轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，形成更有價(jià)值的成果。實(shí)現(xiàn)司法所及基層治理信息數(shù)據(jù)整合，通過規(guī)范流程、自動匹配、智能提醒等方式，建立高效協(xié)同的政府多級聯(lián)動工作機(jī)制，通過技術(shù)手段加速推進(jìn)各類數(shù)據(jù)的歸集和梳理，實(shí)現(xiàn)各類報(bào)表的自動生成和自動推送，實(shí)現(xiàn)更高程度的“標(biāo)準(zhǔn)化”和“形式化”。以信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理，以信息技術(shù)賦能檔案管理，不斷推進(jìn)新技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用，以技術(shù)引領(lǐng)檔案發(fā)展，不斷釋放數(shù)字化檔案的潛能，實(shí)現(xiàn)基層司法行政檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理，引進(jìn)高科技管理技術(shù)，科學(xué)有效提高檔案管理和利用水平，從而進(jìn)一步整合司法行政檔案資源，助推檔案信息化建設(shè)更好地服務(wù)基層司法行政管理工作，更好地服務(wù)基層社會治理。