自然資源檔案管理工作初探

文·李衛萍

自然資源檔案反映了城市規劃、土地利用、不動產登記管理、林業監管、礦產資源開發等工作的歷史面貌，是自然資源部門服務中心、服務發展、服務民生的有力支撐，對于充分發揮土地、不動產、林業、礦產等各類資源優勢，更好地為經濟社會發展和民生保障服務具有不可替代的重要作用。隨著機構改革的不斷深入和政府職能的加快轉變，自然資源檔案管理職能持續加強，服務領域廣泛拓展，工作優勢日益彰顯。自然資源檔案部門應搶抓機遇，切實加強“資源、利用、技術、安全、保障”五個方面的工作，積極推動自然資源檔案工作高質量發展。

一、加快科學整合，構建全面覆蓋的檔案資源體系

機構改革前，國土資源檔案涵蓋了地籍測繪、礦產管理、土地征收、土地開發利用等領域，機構改革后又增加了城市規劃、不動產登記管理以及草原、林地、濕地等專業檔案。自然資源檔案部門應根據機構改革后的實際情況，按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局8號令）要求，及時修訂文件材料歸檔范圍和保管期限表，研究制定符合實際的自然資源檔案管理辦法，為做好檔案工作提供基本遵循。應加大各類文件材料收集力度，督促文件材料形成部門按照“誰形成誰收集、誰立卷誰歸檔”的要求，扎實做好文件材料收集整理工作。特別是在開展重點工作、重大活動、重大建設項目時，應同步做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保各類文件材料應歸盡歸、應收盡收。應樹立“大檔案”工作理念，穩步推進土地、不動產、林業、礦產等各類業務檔案的科學整合，確保自然資源工作開展到哪里，檔案資源建設工作就跟進到哪里。應認真做好電子文件歸檔工作，參照紙質文件材料歸檔的有關要求，統一自然資源行業文件材料歸檔標準，在辦公自動化平臺、業務服務平臺開發建設相應的歸檔接口，把電子文件歸檔與各類業務工作流程無縫銜接，確保電子文件收集齊全、歸檔及時。

二、優化服務功能，打造高效便捷的檔案利用體系

自然資源檔案部門應樹立“向前一步、主動服務”的工作理念，把服務中心、服務發展、服務民生作為工作的目標導向，圍繞城市公共設施建設、重點項目建設、老舊小區改造、城中村拆遷安置等重點工作，主動對接用檔需求，創新服務形式，積極運用新技術，改進查閱方式，簡化查閱手續，優化工作流程，最大限度地為利用者提供精準化服務。同時，充分發揮機構改革后各類業務檔案實現綜合管理的優勢，加強自然資源檔案的開發利用，形成深層次、高質量的自然資源檔案編研成果，主動為城市規劃、舊城改造、房地產項目開發、林業監管、礦山治理等提供專業化服務。在確保電子數據安全的基礎上，充分整合各類自然資源開放數據，積極推進線上檔案資源的整合與共享，運用云計算、大數據等新技術建立一站式在線利用檔案服務平臺，依托電子政務網、自然資源門戶網站、微信公眾號、手機APP等途徑提供全天候檔案信息查閱服務。重點加強與周邊區域、友好城市等關系密切地區自然資源檔案部門的聯絡，開展廣泛的跨區域合作，探索建立互聯互通機制，打破檔案利用壁壘，為社會各界提供異地查詢、跨區域出證等便捷化服務。

三、提高防范能力，筑牢實用管用的檔案安全體系

機構改革后各類自然資源檔案實現整合，檔案（館）室藏量大幅增加，對檔案安全管理工作提出了更高要求。面對新形勢，自然資源檔案部門應重新修訂檔案安全管理制度，緊密結合實際完善應急預案，加強日常演練，提高應對突發事件的應急指揮和處置能力，把防范和化解安全風險的措施關口進一步前移。應切實改善檔案實體保管條件，嚴格按照檔案法規、標準新建或改擴建檔案庫房，提高檔案庫房的安全防災標準。根據檔案安全管理需要，增配控溫、去濕、消毒滅菌、滅火、防盜等專用設備，提高檔案庫房的防護能力。加強電子數據安全管理，按照信息系統安全等級保護和分級保護工作要求，建立檔案信息管理系統安全保密防護體系和檔案災難恢復機制，確保電子檔案的長期保存和利用。對重要檔案實行異地備份，電子檔案異質備份，確保重要檔案絕對安全。加強對檔案工作人員的保密教育，嚴格執行安全保密的各項規章制度，經常組織開展保密工作檢查，健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，及時發現和排除隱患，堵塞漏洞，把檔案安全風險降到最低程度，嚴防檔案損毀和失泄密事件發生。

四、推動改革創新，鍛造系統完備的檔案技術體系

加快推進智慧檔案館（室）建設，把自然資源檔案信息化工作納入自然資源信息化總體規劃，加快數字檔案館（室）升級改造，充分依托“自然資源云”技術框架體系，積極采用大數據、智慧管理等技術，建立覆蓋收集、整理、保管和利用全流程的自然資源檔案管理系統。借鑒智慧城市建設的成功經驗，加快智慧庫房建設，充分運用智能密集架、遠程監控、自動化溫濕度控制系統等先進技術和手段，助力檔案實體管理。聚焦“數字賦能”，抓住檔案工作單套制改革契機，開展電子檔案生成、收集、整理、鑒定、歸檔、利用、保管、銷毀的各個環節的研究，明確辦公系統、業務系統電子文件歸檔范圍和電子檔案要素的構成要求。加強新技術研發應用，主動學習金融、稅務、市場監管等部門的工作經驗，積極爭取把自然資源檔案單套制改革列入上級主管部門和檔案部門的工作試點。比如可以選擇文件材料形成較多的不動產登記作為自然資源檔案單套制改革的突破點，堅持從文件材料形成源頭開始，探索建立電子文件從形成到歸檔的全過程管理機制，逐步減少紙質文件材料的形成環節和數量，確保單套制改革扎實推進。加快各類業務檔案的數字化進程，將各類業務檔案資料通過電子文件歸檔、原文掃描等方式，優先把文字信息、遙感圖像信息、規劃圖信息等重要或常用業務檔案導入、整合到自然資源業務檔案管理平臺，提高檔案利用服務效率。特別要加快推進“一次辦好”事項電子文件在線歸檔工作，盡快實現政務服務事項電子文件在線歸檔、安全保存、方便利用。

五、堅持多措并舉，建立完善有力的檔案保障體系

自然資源部門應加強對自然資源檔案工作的組織領導，把檔案工作納入本單位發展規劃、年度工作計劃和工作考核指標，定期聽取檔案工作匯報，及時研究、解決檔案工作的重大問題。加強檔案工作人員配備、檔案庫房設置、設施設備采購、檔案信息化建設等重點工作的統籌協調，為檔案部門提供人力、財力、技術等全方位的工作支持。加強檔案管理制度建設，客觀分析機構、人員、檔案資源、技術力量、業務職能等整合后出現的新問題，探索建立各項配套制度，制定覆蓋自然資源全領域的檔案工作流程，使檔案管理工作的每一個環節都有章可循，推動檔案工作實現閉環式管理，提高自然資源檔案管理的系統化、專業化和規范化水平。加強檔案人才隊伍建設，把檔案工作人員教育培訓列入單位干部教育培訓計劃，選送檔案工作人員參加檔案工作主管部門、有關高校檔案專業的學習培訓，不斷提高做好檔案工作的業務素能。加強檔案宣傳工作，利用報刊、電視、網絡等新聞媒介，廣泛宣傳自然資源檔案利用典型事例，讓社會各界充分了解檔案的價值和作用，提高檔案工作的社會支持度和美譽度，為自然資源檔案工作營造良好的社會氛圍。