新時代背景下檔案管理在醫(yī)院管理中如何發(fā)揮新作用

劉洋

（濟寧市第一人民醫(yī)院，山東 濟寧 272000）

一、引言

大數(shù)據(jù)作為我國近幾年我國社會發(fā)展中的熱門問題之一，如何在大數(shù)據(jù)的背景推動社會的發(fā)展一直是倍受人們關(guān)注的核心。與此同時，在這一大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)醫(yī)院的檔案管理工作也發(fā)生了很大程度的變革，傳統(tǒng)的檔案管理工作已然很難滿足現(xiàn)階段醫(yī)院工作者們對于檔案管理工作的切實需求，所以，如何將傳統(tǒng)的檔案管理工作切實的與大數(shù)據(jù)技術(shù)有機的融合在一起，最大程度上推動未來大數(shù)據(jù)背景下我國醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，就成為目前大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的必然方向。

二、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理特點

（一）醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理智能化。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理逐漸向著智能化方向發(fā)展，主要表現(xiàn)特點為醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理信息化系統(tǒng)的建立。在醫(yī)院檔案管理過程中，醫(yī)院全員上下對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用十分配合，并積極應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理的信息錄入、掃描等過程中，促使電子檔案管理在醫(yī)院普及發(fā)展，其涵蓋醫(yī)院辦公室系統(tǒng)、患者病歷系統(tǒng)等，進而使醫(yī)院檔案管理工作更加標準化、信息化，同時也可以實現(xiàn)信息共享。（二）醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理服務(wù)水平提升。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案管理工作另一個顯著的特點就是服務(wù)水平在不斷提升。醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)管理在信息化錄入和查詢的前提下，醫(yī)院檔案管理工作人員以此為基礎(chǔ)，搭建更加智能化和自動化的服務(wù)系統(tǒng)，進而使醫(yī)院各個科室實現(xiàn)自動化辦公。現(xiàn)如今，各大醫(yī)院已經(jīng)開始實施就診卡制度，其工作原理就是通過就診卡的數(shù)字芯片與醫(yī)院檔案系統(tǒng)相連，查看患者的詳細檔案。除此之外，醫(yī)院的掛號、繳費等服務(wù)水平也在提升。

三、新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作所存有問題

（一）信息化管理水平滯后

在新時代背景之下，不同類型科學和信息技術(shù)如雨后春筍般層出不窮。在知識信息社會中，醫(yī)院應(yīng)強化檔案管理信息化力度。在實行檔案管理工作過程之中，醫(yī)院需整合現(xiàn)代化信息技術(shù)，促進檔案信息管理和檔案管理服務(wù)質(zhì)量，從而令檔案管理工作能夠可持續(xù)健康發(fā)展。但是，站在醫(yī)院檔案管理工作角度上來看，其在信息化建設(shè)過程之中面對著各種問題，由于醫(yī)院交付資金不足、設(shè)備龐大、不具備強力科學技術(shù)作為支撐，在這一條件下之下，導致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的難度逐漸增大，并且，由于部分管理人員欠缺信息化技術(shù)專業(yè)性，對于數(shù)字化信息技術(shù)也不具備更深層次掌握，在這種情況之下，導致醫(yī)院檔案管理工作信息化受到嚴重制約。

（二）針對檔案管理工作重視程度不足

自改革開放以來我國醫(yī)院便有檔案管理工作的傳統(tǒng)，至今這一工作已然發(fā)展了數(shù)十年的時間。在數(shù)十年檔案管理工作發(fā)展的過程中，隨著時代的變革醫(yī)院實際的檔案管理模式也在潛移默化中發(fā)生著改變。但是，也正是受這一固有檔案管理工作思想的影響，導致在實際醫(yī)院發(fā)展過程中檔案管理工作受重視程度長期處于不足的狀態(tài)，影響實際檔案管理工作的開展效果，同時造成了比較嚴重的數(shù)據(jù)資源浪費問題。

（三）檔案管理工作人員配備不足

大數(shù)據(jù)時代的到來導致檔案數(shù)據(jù)巨量增長，且涉及的數(shù)據(jù)多樣化，以多種形式存在，例如紙質(zhì)檔案、數(shù)據(jù)檔案、音頻等，使檔案管理人員的工作量成倍增長；當前時代背景下要求檔案工作人員不但具有多年的專業(yè)知識積累，同樣需要計算機等多方面的綜合知識以及認真嚴謹?shù)姆?wù)態(tài)度，而現(xiàn)有的檔案工作者人員數(shù)量過少、專業(yè)素質(zhì)差距大，無法應(yīng)對當下的檔案管理工作。

四、檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮新作用的途徑

（一）加大技術(shù)研究，保障數(shù)字檔案安全

若想保障醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和隱私性，醫(yī)院檔案管理部門需要與信息技術(shù)部門加強合作，通過信息技術(shù)部門的技術(shù)，建立切實可行的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，并對各種電子信息檔案通過多機熱備份等技術(shù)，保障醫(yī)院電子信息化檔案的安全性，具體如下：1.建立完善的醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，對新錄入的電子檔案進行詳細的審核，其中包含檔案內(nèi)容是否安全、傳輸介質(zhì)是否可靠等內(nèi)容。2.根據(jù)國家相關(guān)標準，建立符合醫(yī)院發(fā)展的標準制度，保障電子檔案存儲網(wǎng)絡(luò)的安全性，促使相關(guān)設(shè)備能夠正常運行，應(yīng)用軟件符合相關(guān)要求，保障電子檔案的長久安全保存。

（二）建設(shè)規(guī)章制度

首先，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及上級檔案部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本院發(fā)展的實際情況，建立檔案信息管理配套的規(guī)章制度，真正做好、做實制度化建設(shè)工作，包括檔案歸檔、借閱、保管、利用、保密以及風險防范制度等。完善醫(yī)院檔案管理人員的培訓機制，定期組織相關(guān)人員參與業(yè)務(wù)技能學習與培訓活動，增強從業(yè)人員應(yīng)用計算機技術(shù)的能力，從而整體提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。其次，醫(yī)院在進行教學、科研、管理、基礎(chǔ)建設(shè)等各類活動中產(chǎn)生的有保存價值的文字、圖表、聲像等多媒體資料，明確要求將這些資料均要以數(shù)字化形式整合至信息管理系統(tǒng)內(nèi)，并形成相關(guān)制度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。最后，加大醫(yī)院現(xiàn)存各類檔案及各科室有關(guān)資料的整合力度，交給醫(yī)院檔案室統(tǒng)一管理，均以數(shù)字化形式存儲備用，保證檔案資料的完整性、精確性與安全性。

（三）完善檔案管理工作隊伍建設(shè)

管理隊伍的專業(yè)性水平會在很大程度上影響實際醫(yī)院檔案管理工作的效果，所以，在未來檔案管理的過程中，管理者們也應(yīng)著眼于自身檔案管理工作中人才方面存在的不足進行針對性的優(yōu)化，通過對現(xiàn)有人才培養(yǎng)和選拔外部人才的方式實現(xiàn)對檔案管理工作隊伍專業(yè)性的提升，以此確保其能夠?qū)⒏觿?chuàng)新、科學的檔案管理思維落實到實際的醫(yī)院檔案管理工作中去，推動后續(xù)檔案管理工作地發(fā)展。比如，就這一環(huán)節(jié)，管理者們可以定期地組織檔案管理人員參與有關(guān)大數(shù)據(jù)時代下檔案管理知識的宣講、實踐等活動，使其能夠通過這一活動逐步提升對大數(shù)據(jù)技術(shù)的理解，以此將這一技術(shù)更多、更契合的應(yīng)用到實際檔案管理工作中，以此獲得更好的檔案管理效果。

五、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作產(chǎn)生了巨大影響，它帶來了很好的發(fā)展機遇，將大數(shù)據(jù)和檔案管理工作結(jié)合起來，會促進檔案事業(yè)的發(fā)展；與此同時也帶給檔案管理工作很大的挑戰(zhàn)，堅持原有的檔案管理方式是不可行的，需要檔案工作者注重創(chuàng)新，全面提高檔案工作者專業(yè)素質(zhì)，加大對檔案人才的培養(yǎng)力度，將檔案管理過程信息化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高檔案數(shù)據(jù)的安全防范意識。大數(shù)據(jù)時代賦予檔案工作新的內(nèi)容和方式，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作者不斷的努力，檔案事業(yè)會從容應(yīng)對這次挑戰(zhàn)，最大限度地實現(xiàn)價值。