淺談第二次全國污染源普查檔案管理方法

王曉燕

（河南省三門峽生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心，河南 三門峽 472000）

污染源普查檔案，是我國各級(jí)政府投入巨大的人力、物力而形成的第一手寶貴資料，是第二次全國污染源普查工作留下來的最重要的成果，在普查工作之初，就應(yīng)將檔案工作列入污染源普查整體工作規(guī)劃，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、明確管理部門和人員，建立相應(yīng)的工作責(zé)任制度，在污染源普查工作結(jié)束后的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，普查檔案也要作為一個(gè)專門的內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收。

1 污染源普查機(jī)構(gòu)文件歸檔范圍

污染源普查機(jī)構(gòu)文件歸檔范圍包括：市級(jí)普查機(jī)構(gòu)接收省級(jí)或同級(jí)單位的工作類文件；有關(guān)工作機(jī)制建立、普查工作方案制定、質(zhì)量管理等產(chǎn)生的相關(guān)文件材料；制定有關(guān)污染源普查技術(shù)規(guī)范和組織開展全市普查業(yè)務(wù)培訓(xùn)的各類會(huì)議通知、簽到表、培訓(xùn)記錄和相關(guān)課件；前期清查建庫、入戶調(diào)查工作中產(chǎn)生的文件材料；普查數(shù)據(jù)審核與匯總、分析中形成的文件材料；向省污染源普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室提交的普查報(bào)告等相關(guān)文件材料；對(duì)各縣（市、區(qū)）污染源普查工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)中形成的文件材料；污染源普查宣傳活動(dòng)中形成的照片、音視頻等各類材料；對(duì)各縣（市、區(qū)）普查過程中的幫扶指導(dǎo)、質(zhì)量提升、各階段質(zhì)量核查、后期驗(yàn)收、普查工作結(jié)束后的表揚(yáng)等一系列相關(guān)材料；農(nóng)業(yè)部門普查工作過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料；污染源普查公報(bào)；其他與普查相關(guān)的文件材料[1]。

2 污染源普查相關(guān)檔案歸檔具體時(shí)間和注意事項(xiàng)

2.1 歸檔具體時(shí)間

文件類材料必須在辦結(jié)完畢后立即歸檔；電子類的文件材料歸檔時(shí)間不應(yīng)超過本年度年底；手持移動(dòng)終端等儀器設(shè)備的使用說明，須在開箱驗(yàn)收或安裝調(diào)試后7日內(nèi)歸檔，重要的應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督隨機(jī)歸檔；錄音錄像、照片檔案應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集，重大活動(dòng)的錄音錄像、照片檔案應(yīng)當(dāng)在工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔，其余錄音錄像、照片檔案最遲不超過當(dāng)年歸檔；實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)在污染源普查工作結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔。其他污染源普查文件材料應(yīng)當(dāng)于次年3月底前完成歸檔。

2.2 歸檔注意事項(xiàng)

市普查辦下發(fā)的正式文件屬于必須歸檔范圍，接收上級(jí)、同級(jí)單位的文件和縣級(jí)機(jī)構(gòu)的來文，分為需要辦理、重要文件、無需辦理三類，其中：必須歸檔的為需要辦理的文件，應(yīng)該歸檔的為重要文件，不歸檔的為無需辦理的閱知類文件。與污染源普查成員單位、技術(shù)支持部門、聘請(qǐng)的第三方公司簽訂的有關(guān)合同或文件材料，需報(bào)送至市普查辦，或者待普查工作完成后移交至當(dāng)?shù)匚廴驹雌詹闄C(jī)構(gòu)歸檔，普查機(jī)構(gòu)須將污染源類表單（不含支撐資料及佐證資料）以電子文件形式歸檔。如已歸檔紙質(zhì)材料的復(fù)印件，保管期限為30年。

2.3 歸檔質(zhì)量要求

歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件，僅有復(fù)制件的重要文件材料也需歸檔。文件材料應(yīng)當(dāng)遵循其自然形成規(guī)律，能反映工作開展的全過程，保證材料的完整準(zhǔn)確和系統(tǒng)。整理后已歸檔的紙質(zhì)版文件材料字跡必須做到工整、無涂抹修改、相關(guān)數(shù)據(jù)無誤、圖表準(zhǔn)確清楚、標(biāo)記全面、各項(xiàng)手續(xù)無缺失、文字描述和裝訂成冊(cè)的要求符合檔案保護(hù)相關(guān)規(guī)定。整理后已歸檔的電子及電子數(shù)據(jù)文件應(yīng)做到準(zhǔn)確無誤、真實(shí)可靠，應(yīng)當(dāng)以開放格式存儲(chǔ)并能長期有效讀取，采取在線或離線方式歸檔，并在不同載體和介質(zhì)上儲(chǔ)存?zhèn)浞輧商祝詹閳?bào)表電子表單以XLSX、XLS等格式歸檔、數(shù)據(jù)報(bào)表佐證資料以PDF、JPG等相關(guān)格式予以歸檔，需要以TIFF、JPEG等格式歸檔的電子文件為照片類；需要以WAV、MP3等格式歸檔的電子文件為錄音類；需要以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔的電子文件為錄像類、各類污染源產(chǎn)排污系數(shù)手冊(cè)已經(jīng)是電子文件的，直接歸檔電子文件（有紙質(zhì)文件的應(yīng)同步歸檔）。

3 污染源普查檔案保存及期限

污染源普查檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好防火、防盜、防潮、防水、防日光及紫外線、防塵、防污染、防有害生物等防護(hù)工作，確保檔案安全。污染源普查機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定污染源普查檔案使用制度，包括使用范圍、使用方式、使用審批程序等。涉密污染源普查檔案必須按照《中華人民共和國保守國家秘密法》以及《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施條例》的規(guī)定加強(qiáng)管理，嚴(yán)防國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私泄露。指定專人或委托具有涉密資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)污染源普查檔案管理工作，必須按照《關(guān)于加強(qiáng)第二次全國污染源普查保密管理工作的通知》（國務(wù)普〔2018〕6號(hào)）要求，簽署《保密協(xié)議書》和《保密承諾書》。

污染源普查文件材料共分為管理類、污染源類、財(cái)務(wù)類、聲像實(shí)物類和其他類五大類。保存期限各不相同。

3.1 管理類

市級(jí)黨政機(jī)關(guān)有關(guān)污染源工作的通知、意見及批復(fù)；市普查辦向上級(jí)的工作請(qǐng)示、對(duì)下級(jí)的批復(fù)函、普查相關(guān)報(bào)告、召開會(huì)議及培訓(xùn)通知；污普工作有關(guān)會(huì)議的記錄報(bào)告、講話稿、會(huì)后總結(jié)、形成的決議、紀(jì)要，污染源普查有關(guān)管理辦法、指導(dǎo)意見、實(shí)施方案、技術(shù)規(guī)定等保存期限為永久；污染源普查機(jī)構(gòu)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、專報(bào)、調(diào)研報(bào)告、大事記等，污染源普查機(jī)構(gòu)進(jìn)行第三方委托而產(chǎn)生的相關(guān)文件材料，污染源普查技術(shù)報(bào)告、比對(duì)報(bào)告、系數(shù)手冊(cè)、數(shù)據(jù)報(bào)表匯總集等相關(guān)材料匯編保存期限為30年；污染源普查宣傳方案、宣傳畫和報(bào)紙雜志發(fā)表的有關(guān)社論、評(píng)論和報(bào)道等保存期限為10年。

3.2 污染源類

第二次全國污染源普查方案中所要普查的污染源共分五大類，分別為工業(yè)源、農(nóng)業(yè)源、生活源，集中式治理設(shè)施以及移動(dòng)源。這五類源的清查表、普查表（基表和綜表）紙質(zhì)版和電子版、填報(bào)說明及相應(yīng)電子文件保存期限為永久；各類污染源名錄庫保存期限為30年；各類污染源產(chǎn)排污系數(shù)手冊(cè)、各類污染源普查數(shù)據(jù)等保存期限為10年。

3.3 財(cái)務(wù)類

市級(jí)污染源普查機(jī)構(gòu)的年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告保存期限為永久；會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、年度預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等保存期限為30年，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等保存期限為10年。

3.4 聲像實(shí)物類

污染源普查工作（含會(huì)議）照片、錄音、錄像、污染源普查機(jī)構(gòu)印章等保存期限為永久。污染源普查工作標(biāo)志、獎(jiǎng)牌、錦旗及其他相關(guān)的照片、音像、實(shí)物等保存期限為10年。

4 普查檔案驗(yàn)收和移交時(shí)注意事項(xiàng)

4.1 驗(yàn)收注意事項(xiàng)

普查檔案整理工作全部結(jié)束后，縣級(jí)普查機(jī)構(gòu)向市級(jí)普查機(jī)構(gòu)提出書面驗(yàn)收申請(qǐng)，并附自查報(bào)告和《評(píng)分表》；市級(jí)普查機(jī)構(gòu)對(duì)轄區(qū)所有縣（市、區(qū)）實(shí)地核查、驗(yàn)收合格后，向省級(jí)普查機(jī)構(gòu)提交書面驗(yàn)收申請(qǐng)，并附核查報(bào)告和《評(píng)分表》。污染源普查檔案驗(yàn)收采用《XX市第二次全國污染源普查檔案檢查驗(yàn)收評(píng)分表》，對(duì)檔案管理及檔案質(zhì)量進(jìn)行量化評(píng)分，滿分為100分，達(dá)到90分及以上為合格。污染源普查檔案驗(yàn)收組由組織驗(yàn)收的普查機(jī)構(gòu)、生態(tài)環(huán)境局、檔案局、申請(qǐng)驗(yàn)收單位的同級(jí)生態(tài)環(huán)境局和檔案行政管理部門的專業(yè)人員及有關(guān)專家組成，總?cè)藬?shù)應(yīng)為單數(shù)，且不少于5人，組長由普查機(jī)構(gòu)人員擔(dān)任。檔案驗(yàn)收具體項(xiàng)目包括以下五個(gè)指標(biāo)，分別為：檔案工作的組織管理是否有力、檔案整理是否完整、檔案整理是否規(guī)范、檔案管理工作是否具有系統(tǒng)性、檔案歸檔的安全性是否達(dá)標(biāo)等。市級(jí)普查機(jī)構(gòu)組織驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收意見抄報(bào)省普查機(jī)構(gòu)備案。驗(yàn)收工作結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)依照國家有關(guān)規(guī)定對(duì)在普查檔案管理工作中表現(xiàn)突出的有關(guān)單位和個(gè)人，給予通報(bào)表揚(yáng)和一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

4.2 檔案移交

市級(jí)污染源普查機(jī)構(gòu)在污染源普查工作完成后半年內(nèi)，向同級(jí)生態(tài)環(huán)境局檔案管理機(jī)構(gòu)移交普查檔案，生態(tài)環(huán)境局應(yīng)當(dāng)按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，向同級(jí)綜合檔案館移交普查檔案。對(duì)于其他單位負(fù)責(zé)辦理的污染源普查檔案資料，市級(jí)污染源普查機(jī)構(gòu)平時(shí)應(yīng)當(dāng)做好收集，數(shù)據(jù)表單、佐證資料、質(zhì)量核查記錄等污染源類檔案資料，應(yīng)當(dāng)在該項(xiàng)工作完成后3個(gè)月內(nèi)移交至污染源普查機(jī)構(gòu)，其他文件材料應(yīng)當(dāng)在污染源普查工作結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)移交。

檔案移交時(shí)，分為電子檔案的移交和實(shí)物檔案的移交。移交電子檔案時(shí)，交接雙方需要檢測檔案載體是否有缺損、載體是否提前殺毒、電子文件是否完整、真實(shí)、有效；在移交實(shí)物檔案時(shí)，交接雙方有必要對(duì)移交檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，必須完整填寫《第二次全國污染源普查檔案移交登記表》，詳細(xì)記錄移交實(shí)物的基本信息，移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)，移交后，相關(guān)責(zé)任人需在確認(rèn)移交內(nèi)容和數(shù)量之后在移交清單上簽字、蓋章，一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管[2]。

5 結(jié)語

污染源普查檔案，是各級(jí)污染源普查機(jī)構(gòu)和千萬個(gè)普查人員辛勤工作的重要見證，也是污染源普查工作成果的最終體現(xiàn)。不僅可以為今后一段時(shí)期的環(huán)境決策與監(jiān)管提供借鑒和支撐，而且也對(duì)普查工作深入開展、后續(xù)成果開發(fā)分析，以及打好污染防治攻堅(jiān)戰(zhàn)都具有十分重要的意義。