談如何加強數字化干部人事檔案安全管理

文/魏小紅

（福建省晉江市政府干部檔案中心）

干部人事檔案是一項重要的資料，對干部的學歷、社會關系、業務能力、工作狀況等進行記錄，真實地反映出干部個體所經歷的教育、生活、獎懲等重要信息，將干部個體的素質能力展現出來，為單位招聘、選拔、人才優化配置等提供依據。復雜繁亂的網絡世界極容易被不法分子或敵對勢力所利用，新時代下應該著力加強干部人事檔案的數字化管理，必須高度重視并采取全方位有效的措施來應對數字化管理給干部檔案帶來的安全風險。下面結合工作實踐，就做好數字化干部人事檔案管理工作談一些拙見，供同行們借鑒。

一、做好安全管理工作對數字化干部人事檔案所具有的重要意義

基于國家頒布的干部人事檔案工作《條例》可知，以人事檔案作為對干部進行培養、選拔、管理、評鑒的重要依據，對于干部人才自身的信息安全維護也具有十分重要意義，促進了社會信用體系的完善化。現如今科學技術水平不斷提升，干部人事檔案數字化安全管理也受到諸多不安全因素挑戰，要構建數字化檔案管理體系，應當具有安全性、便捷性、高效性與共享性，從而促進檔案資源利用率的顯著提升。數字化干部人事檔案管理工作的開展，能夠促進檔案利用價值的顯著提升，數字化檔案管理效率也得到明顯改善，原始紙質檔案得到妥善保存。數字化干部人事檔案安全管理的落實，對于干部個人生活和工作方面的隱私保護、干部所在單位業務秘密的安全、國家層面的安全發展等皆是極為重要的，干部人事檔案管理工作人員和單位，必須認識到加強數字化安全所具有的重要性，并在實際的工作開展中采取切實可行的保護手段和方法加強干部人事檔案數字化管理的安全，為干部人事工作獲取完整準確、安全可靠的檔案信息提供強力支撐。

二、數字化干部人事檔案管理存在的風險

（一）法律法規不健全

就數字化干部人事檔案管理的現實情況來看，相關法規、法律制定和構建完善安全管理體系皆存在不足，專門的法律法規比較欠缺，不法分子對數字化干部人事檔案的違法犯罪行為也難以有效地進行防范、阻止和打擊，這就無法保證數字化干部人事檔案的安全性。干部人事數字檔案的保存主要通過計算機來實現，保存形式為數據，由于法律法規與管理體系不夠完善，相關犯罪證據的獲取與求證也存在一定難度。基于《干部人事檔案工作條例》，數字化干部人事檔案管理體系有待完善，相關管理標準和工作制度有待細化，這對于干部人事檔案工作的制度化與規范化開展都十分重要。但實際上，當前干部人事檔案數字化管理工作開展時，管理制度體系不夠健全，檔案管理人員缺乏安全意識，導致數字化干部人事檔案管理中存在極大的安全風險。

（二）技術防范存在風險

當前，干部人事檔案數字化管理主要委托第三方專業機構運作，運用現代化數字技術來對干部人事檔案進行管理，與紙質檔案文件相比，其主要通過計算機數據文件形式來進行保存，更加環保節能、易于更改、復制和轉移，不會留下痕跡，因而數字化干部人事檔案的真實性與完整性無法得到保證。同時，第三方專業機構數字化信息的存儲與傳遞過程中，也存在極大的數據泄露、丟失風險。如何有效確保數字化干部人事檔案的真實性和轉移傳遞過程的安全，這一方面的技術問題有著較大的安全風險。

（三）信息備份未得到充分重視

在實際工作中，一般通過硬盤、光盤等存儲設備來對干部人事數字檔案文件進行保存，存儲容量較大，使用便捷，但存在一定受損風險和失效風險，導致重要信息丟失，造成無法彌補的嚴重后果。而數字化檔案的保存相對集中，一旦存儲設備受損或者出現失效情況，會損壞所存儲的所有文件，造成的后果不堪設想。管理軟件系統的運行過程中也存在一定安全風險，尤其是安全漏洞的存在，無法確保干部人事檔案數字化管理的安全性。數字化管理系統在運行過程中，一旦遭到外來病毒的攻擊，極易導致數字化檔案管理系統崩潰，影響干部人事檔案信息的安全性，極易被竊取或損壞。因此，信息存儲的計算機設備硬件和軟件穩定運行存在著較大的安全隱患，對于數字化管理干部人事檔案高效化開展形成了制約，然而現實的工作中卻未對數字化信息進行全方位備份予以重視。

（四）管理人員職業素養不強

干部人事檔案在實施數字化管理時，管理人員的自身主觀工作積極性對這項工作所取得的預期實效，起到極為重要的作用。當前以人為本的工作理念落實尚不夠深入，一旦出現人為操作失誤或者因為檔案管理人員職業素質不強，將給服務對象個人檔案信息保護產生嚴重負面影響。數字化的檔案信息修改極為方便且無痕跡，這樣的人為篡改數據或主觀泄露，都將給干部人事檔案安全造成相應的威脅，給國家和相關單位造成無法彌補的損失。

三、數字化干部人事檔案安全管理的有效策略

（一）加強數字化系統第三方運營管理

數字化管理系統的建設和維護，需要專業的團隊來實施，因此干部人事檔案數字化系統平臺的建立往往要外包給社會的專業企業來進行，將本應十分注重保密的干部人事材料交給社會第三方企業，給干部人事檔案信息外泄帶來了諸多不安全因素。然而，檔案工作人員又無法開展數字化系統建立與維護這些專業的工作，這就要求對第三方專業企業進行嚴格的政審，同時簽訂相關的安全保密協議，劃定一旦干部人事信息外泄各方需要承擔的法律責任，通過嚴格落實工作前的政審和后續責任劃分，為干部人事檔案數字化管理的安全工作上好“保險”。

（二）提高管理人員的安全管理意識

干部人事檔案管理工作的安全開展，主要依靠管理人員要有較強的安全隱患防范意識。這就需要對具體實施工作的管理人員進行安全意識教育，教育引導其不斷提升自身的安全意識，進而在實際工作中有意識地對自身的工作行為形成自主約束。對于在工作中隨意外傳保密檔案信息的工作人員，應在法律層面形成制約，讓其深知安全意識對于自身工作開展的重要性，進而高度重視自身的言行安全。安全意識的養成，需要從思想上一點點教育引導，提高安全重要性的認識。將負面典型制作成警示片進行播放，讓干部人事檔案管理人員進行定期警示性觀看不同案例，可以讓具有相關不良習慣和行為的工作人員進行醒悟，并在觀看警示片的過程中認識到自身工作中存在的行為的“不正確”“不安全”，必須進行改正，通過深入開展安全意識教育，全面規避工作人員不規范、違法違規造假等行為，切實提高干部人事檔案數字化管理的安全性。

（三）運用安全環境強化檔案信息安全

安全環境的營造，能夠為干部人事檔案信息安全管理的強化起到較好的促進效果，在濃厚的安全環境下，檔案管理單位及管理人員、第三方委托單位等各方皆會受到安全環境的影響，從而進一步規范自己的檔案數字化管理工作行為。那么如何營造濃厚的安全管理環境呢？首先要對干部人事檔案“3齡（工齡、年齡、黨齡）2歷（學歷、經歷）1身份）”等多方面信息進行加密管理，對訪問人員實施層級式授權管理，每一層級進入系統皆需要運用指紋或口令，通過這樣嚴格的層級管控來營造濃厚的安全管理環境。其次，要對干部人事檔案管理工作環境進行加固建設，從水、電、火、紫外線直射等多方面進行保護，防止因為人為用水造成潮濕霉變，用電、用火造成火災等危害，通過加強紙制和數字存儲硬件保護營造良好的安全環境。最后，要對發生安全問題后的報警系統進行建設，無論哪一方開展違規操作時，系統第一時間發出警報，對登錄、修改信息的行為進行記錄，尤其是對第三方委托企業的違規操作行為進行監控，以便有據可查訪問信息數據庫人員操作行為，這樣為安全環境的營造起到好的氛圍。

（四）加大安全法規建設力度

在對數字化干部人事檔案實施安全管理的過程中，要注重加大安全法規的建設力度，對檔案信息進行妥善保護，確保數字化檔案信息真實、安全且有效。在這一過程中，要做好安全管理相關立法與執法工作，通過干部人事檔案數字化建設與管理法律的完善，來推進整個檔案管理工作。法制宣傳教育也是一個重要方面，能夠強化檔案管理人員的法律意識與安全意識，在全社會范圍內營造法制氛圍，為數字化干部人事檔案安全管理工作的開展創造優良的環境。

（五）實施內外網系統隔斷管理

在對數字化干部人事檔案進行安全管理的過程中，計算機技術硬軟件應用穩定性十分重要，新技術應用的力度應與時俱進地加強，全面提升計算機硬軟件使用率，所選用的核心設備與安全技術應當具有自主知識產權，這樣才能確保干部人事檔案數字化信息運用的安全、高質、高效開展，切實促進管理效率逐步得到提升。同時，要建立內部安全運行網絡，堅決與外網進行分離，通過建立物理性的內外網隔離墻，保證安全管理得到有效落實，避免外部網絡對內部網絡造成非法攻擊，信息泄露的概率得到明顯降低。物理隔離技術能夠發揮網絡安全保密的作用，通過物理隔離技術的合理化應用，能夠發揮自身價值，進一步強化數字檔案信息的深度安全。

（六）多種技術并用保護信息安全

數字化時代的安全與保密技術已經發展到了一定高度，運用相應的軟件恢復數據，以數字組合、個人簽名、管理人指紋等為手段的加密技術，來有效地確保數據恢復安全和加密保護。對丟失數據的恢復，要在數字化干部人事檔案安全管理的過程中做好數據與系統備份工作，建立相關機制，完善系統災難的恢復預案，即便是在數據損壞或者系統崩潰的情況下也能及時完整恢復檔案信息。在保密技術方面，應以密碼算法為支持，能夠實現編碼與變換，促進數字化檔案文件向密鑰信息的轉化，提升數字化檔案的安全系數，避免非法用戶讀取或修改檔案信息，干部人事數字檔案數據能夠實現安全存儲與傳輸。同時，還可運用個人數字簽名技術保障數字化干部人事檔案信息的真實性，運用訪問控制技術對用戶訪問檔案系統進行約束，不符合資源訪問權限的用戶一律拒絕訪問，具有授權的情況下才能夠對數字化檔案數據進行查閱和處理。運用防火墻的入侵檢測技術對數字化檔案進行妥善保護，避免遭受非法入侵，通過系統的構建和應用，對入侵第一時間發出警報。運用病毒防范技術的應用，能夠對病毒進行預防、檢測并及時清除，以降低干部人事數字檔案管理過程中的安全隱患。通過多種技術并用進行保護，有效達成對非合法用戶、非法入侵者等多方面危險因素的防范，為網絡安全管理落實創造條件。

（七）深化工作人員責任落實

為確保干部人事檔案安全，在開展數字化管理的過程中，要對具體的工作人員安全意識進行教育引導，提升工作人員的管理水平，對相關的法規、制度和要求逐步補充加以完善，進而以真實、可靠與完整的人事檔案管理，為廣大干部和相關單位的工作高效開展提供有力支撐。要做好崗位安全審查與監督等工作，從建立工作人員安全管理制度并逐步進行完善入手，提升工作人員責任感。在具體的檔案文檔管理方面，要建立分類分級、加密以及備份等制度，必須對每個工作人員定期進行數字化規范管理考試，同時要對管理工作人員進行技術培訓，確保檔案管理人員的素質技能以及安全意識都得到明顯增強，確保干部人事檔案數字化管理有質量有效率。

（八）做好干部人事檔案備份工作

數字化干部人事檔案管理的高效發展得以實現，完全仰仗計算機硬件系統的良好穩定運行，同時依靠完善而穩定的軟件系統運行。然而，計算機硬件受諸多外界環境和制造質量影響，存在損壞和報廢的風險，而軟件更受設計缺陷和網絡病毒的侵害。因此，對干部人事檔案數據進行全方位備份，防止因計算機軟硬件出現問題而產生丟失數據的情況極為重要。干部人事檔案管理工作中，應分級授權不同的管理單位對數字化干部人事檔案信息進行備份，一旦某個層級的檔案信息出現問題，即可向另一層級單位發出請求進行補救。對于數字化干部人事檔案信息備份，應采取斷網的形式進行，這樣可以完全防止網絡病毒的侵害。對于備份信息的查詢使用設定嚴格等級權限，定期進行維護管理，確保其安全存儲、高質量存儲。

總之，現代社會快速發展，干部人事檔案管理也進入新階段，以數字化技術為支持，促進了干部人事檔案加工、保存與利用的規范化與高效化，整體管理水平也得到明顯提升。在明確數字化干部人事檔案管理主要安全風險的基礎上，要加大安全法規建設力度，科學應用安全技術，并加大安全管理力度，重視風險防范，從而在“標”與“本”上同步提升干部人事檔案數字化管理安全性，助力相關工作質量與效率的有效提升。