大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新

邰喆 白潔

（通遼市地方病防治站，內蒙古 通遼 028000）

事業單位檔案管理工作必須充分挖掘大數據信息技術優勢，積極開展檔案管理工作信息化建設，將大數據信息技術融入檔案管理工作中，在順應時代發展的基礎上，優化事業單位檔案管理水平，為事業單位提供良好的檔案數據信息服務。

一、推進事業單位檔案管理改革的意義

信息化的普及應用，給檔案工作單位帶來了新的發展機遇。充分利用信息技術開展工作，運用大數據處理技術以及采用先進的大規模信息技術保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現出單位發展脈絡，從而明確思路，做好長遠規劃，促進事業單位有序發展。

（一）提升信息化檔案管理水平

大數據時代下，事業單位可以運用科學技術提高檔案管理工作效率，這是檔案管理改革的重要路徑之一。信息技術的發展為事業單位檔案管理改革指明了方向，幫助工作人員更加便利地開展檔案管理工作，推動檔案管理朝向智能化、信息化、實時化方向發展，更加有效發揮檔案對于事業單位的重要作用，化解傳統檔案管理模式下的管理弊端，提高管理工作的科學性和有效性。

（二）實現檔案管理工作現代化

做好事業單位檔案管理改革工作有利于提高檔案管理的整體效率，通過檔案管理改革，形成標準、系統、完備的檔案管理模式，將能夠大大降低人為因素對檔案管理工作的影響，形成規范有效的檔案管理運轉體系機制，促進檔案管理工作邁向現代化，推動管理順應時代發展需求。深入實行檔案管理改革，運用現代化檔案管理技術，能夠不斷強化事業單位檔案管理水平。

（三）滿足檔案社會化服務需求

事業單位檔案不僅屬于事業單位，還屬于全社會共同所有，近年來，我國在不斷強化公共服務體系建設力度，事業單位公共服務能力日趨進步，社會公眾對公益事業相關信息資料的關注度在不斷提高，事業單位內部管理的日益公開透明化，需要不斷提高自身價值，將大數據運用到檔案管理工作中，推動其公共服務能力全面改革深化。

二、大數據背景下事業單位信息化檔案管理存在的問題

（一）單位對檔案管理重視度不高

在事業單位中，傳統檔案管理模式之所以長期得不到改進和發展，主要是因為對其重視度不夠，造成這一現象的原因主要有三個方面：第一，單位工作難度大，檔案數量多，工作量大，收集處理時間長，短期內檔案管理效益不明顯，因而單位檔案管理工作不受重視。第二，檔案的有效管理需要更多的財力、人力、物力，但短期收益不夠，無法為事業單位帶來明顯的直接效益。第三，檔案管理工作呈現出封閉性、邊緣性特點，檔案管理工作不受重視，單位對檔案管理積極性不高[1]。

（二）檔案管理機制不完善

當前部分事業單位在檔案管理制度建設方面還存在一些不足，一方面，事業單位檔案管理制度相對落后，很多檔案管理制度已經運行了十多年，很難滿足當前事業單位檔案管理工作開展的具體要求。特別是在檔案管理信息化建設背景下，對事業單位檔案管理效率提出更高要求，但當前事業單位所運行的檔案管理制度更契合傳統管理模式，導致事業單位檔案管理出現的新問題、新情況缺少制度依據，無章可循。另一方面，部分事業單位雖然對檔案管理制度進行了調整和完善，但所做出的調整和完善只局限在某一方面，只能算是對制度的修修補補，沒有對事業單位檔案管理制度進行創新性的改革，不能規范和約束新時代事業單位的檔案管理工作。

（三）檔案管理信息化程度不高

現代化信息技術領域的進步，引起了各個領域工作方式的變化，各單位都在逐步采用現代化要素，但對信息技術的應用卻進展緩慢。有的單位在日常工作中不使用計算機，在檔案管理數字化、信息化發展過程中，如果沒有充分利用計算機，就不可能創造提高信息化水平的基本條件。一方面，相關的信息和信息設備并不適合系統開發，系統訪問受到嚴格限制，如果訪問人數偏多，就會造成卡頓，甚至出現癱瘓；而另一方面就是事業單位缺乏相應的現代化技術支持，現代化意識不強，直接導致了檔案管理工作的低效和落后。

（四）檔案管理人員信息化素質和意識有待增強

檔案管理人員的專業素質會對檔案管理質量產生直接的影響，因而推動檔案管理的信息化發展同樣離不開高素質的檔案管理人員。在大數據背景下，事業單位的檔案管理人員應當逐步完善自身的專業素質，并且具備良好的計算機檔案管理技術。但從現階段的事業單位狀況來看，大多數檔案管理人員的專業素質都不是很高，在信息化檔案管理方面的實踐能力整體較弱。一些檔案管理人員甚至認為，檔案管理在事業單位的整體運營發展中發揮的作用非常小，因而缺失應有的責任意識，致使很難推動檔案管理的科學發展。

三、大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新

（一）提高領導重視程度

首先，事業單位領導應充分認識到檔案管理信息化建設工作的重要性，嚴格按照國家政策指向、法律規定推進檔案管理信息化建設工作。要轉變過去對檔案管理工作存在的一些錯誤認識，提高重視程度，并對專職人員的隊伍建設及工作質量提質提效提供更多人、物、財等資源支持，尤其是信息化建設所需要的相關硬件設施。第二，事業單位應深入開展調研，結合調研結果制定推進本單位檔案管理信息化建設的具體規劃。不僅要有長期目標的綱領，還要有實踐指導價值的短期目標，并配套設計相關的管理辦法和工作監督體系，確保各項信息化建設工作有序、按期推行[2]。

（二）優化管理機制，完善工作制度

事業單位中的檔案管理工作的有效開展，對于管理人員的實際業務能力、專業素質等方面，都提出了比較嚴格的要求，在實際工作中，需要通過不斷完善相關管理機制，健全檔案管理工作制度，才能夠確保各項工作有效地開展。因此，針對事業單位中的檔案管理工作來說，需要從管理體系入手，制定出針對性的管理制度，細化管理辦法，確保管理工作能夠更加有序地開展。首先，需要從統籌規劃、整體局勢等方面，制定出全新的制度框架，對現有的檔案管理工作制度進行全面調整，提升管理制度的完善程度和制約能力，為后續各項工作更加有效地開展提供基礎支持。同時，在實際工作中，相關管理人員需要注重完善“持續管控”相關工作，保證檔案管理工作更加可靠地開展。

（三）引入信息化管理方案

首先開展宣傳教育工作，轉變對檔案管理的傳統認識，強化管理者對檔案管理信息化建設的支持，使其充分意識到檔案管理信息化是目前的大趨勢，信息化的檔案管理是事業單位管理中非常重要的一環，單位的檔案不再是單純的文書，而是技術、知識、信息的傳承和共享。通過信息化與檔案的有效結合，檔案更能發揮出它的作用。其次是為信息化建設提供充足的技術硬件的保障和資金經費的保障，包括應用一些比較高端或者先進的技術管理機制。傳統的檔案管理是應用實物存儲，也就是紙質文本存儲，而如今引入信息化后，更多的是采用無紙化的，結合互聯網和數字化管理，使得檔案管理者更加系統地整理、保存檔案，使查閱者更加方便快捷查閱到所需資料。同時對信息化建設做較為詳細的資金計劃，用于向上級申請預算經費，其中包括后續的維護和更新資金，確保檔案的技術保障處于長期穩定狀態。最后是加強檔案信息化的安全管理。事業單位在加強檔案信息化安全管理時首先要重視檔案數據資料的儲存形式，積極利用數字化信息技術將檔案資料進行虛擬轉化儲存，并進行備份另存。在檔案儲存的過程中要嚴格把控其規格、位置和儲存路徑，保證檔案資料的信息化儲存環境安全穩定。其次，要加強對病毒和黑客的防范，利用信息安全技術建立防火墻，并提升局域網建設限制IP 范圍，從而保證事業單位的檔案數據庫和網站的訪問受到保護，從而有效預防檔案重要信息的丟失和泄露，為事業單位的檔案管理信息化建設增加安全有效性[3]。

（四）構建信息資源共享平臺，挖掘檔案資料潛在價值

事業單位檔案現代化管理不僅是檔案管理方法的現代化創新，還包括檔案管理模式的整體性優化。為此，事業單位應針對自身檔案管理存在的不足之處，采取針對性的應對措施，提高檔案管理的科學合理性，推動檔案管理機制的規范化。在實際的檔案管理工作中，檔案管理部門應當確保檔案現代化管理完全符合檔案的標準，如對分類、編號以及案卷目錄等項目都要做到標準化，且符合相關檔案管理規定。同時，檔案規范化管理應當做到有法可依，確保檔案管理機制覆蓋到檔案管理的所有環節，從基礎的檔案信息收集整理到最后的檔案歸檔，都做到嚴謹細致，避免出現檔案信息遺漏的狀況。在此基礎上，事業單位可以逐步構建信息資源共享平臺，將所有的信息資源放到共享平臺上，全面實現檔案信息的共享，提高服務水準，挖掘檔案資料潛在價值。

（五）強化檔案管理信息化服務水平

在大數據環境下，為了優化事業單位檔案管理服務效率，必須要加快檔案管理信息化建設，將大數據信息化技術融入檔案管理工作當中，最大程度挖掘檔案信息。轉變傳統紙質檔案服務方式，充分借助計算機技術、信息化技術、大數據技術，對龐大的檔案數據信息內容進行及時查找、傳遞、復印，第一時間為有需求的部門提供檔案數據信息支持。此外，積極引入大數據整合技術、大數據挖掘技術、大數據分析技術，將單位各個層面、各個領域的歷史發展數據進行分析，挖掘出歷史檔案當中潛在的價值，以便于為單位制定發展戰略打下數據基礎，協助單位各個部門實施管理創新。全面提升事業單位檔案管理工作的信息化水平，真正實現檔案管理服務優化，使檔案管理服務更加具備針對性、高效性。

（六）提升檔案管理人員的信息化素養

檔案管理人員的信息化素養將對檔案管理質量有直接的影響，因此事業單位應當加強檔案管理人員的信息化培訓工作，提高其專業素養。為了引導檔案管理人員形成良好的自主學習意識與能力，事業單位可以采取激勵策略，通過獎懲機制來引導檔案管理人員參與到日常的信息化檔案管理學習活動中，并對表現良好的檔案管理人員提供適當的福利和獎勵。除了專業素養方面的培育外，還應關注檔案管理人員的道德修養，培養其責任意識，要求其學習先進的檔案管理理念，為形成更加良好的檔案服務體系貢獻一己之力[4]。

結束語：在大數據背景下，信息化水平不斷提高，傳統的檔案管理模式已經很難迎合時代發展的需求，因而有必要朝著信息化管理的方向發展。信息化檔案管理對事業單位的發展有著直接的推動作用，不僅能夠實現文字信息的數據轉換，還可以減輕檔案管理人員的工作壓力，延長檔案信息的保存時間，利于集中整合檔案管理信息。