醫療系統檔案管理模式分析

周薇

（晉江市陳埭中心衛生院，福建 晉江 362218）

一、引言

隨著我國社會經濟的迅猛發展，對于醫院管理也越來越重視，醫院檔案的管理工作也面臨著時代發展帶來的挑戰。在醫院的檔案管理中，主要是對于醫院的整體運營進行有效的記錄，更多地為臨床醫學進行記錄，還可以通過患者的病例進行進一步的醫學研究，更好地促進醫院自身的發展[1]。在對于醫院的檔案進行管理的過程中，也需要結合現代化的手段，更好地進行科學化的管理。

二、醫院檔案管理中主要問題分析

（一）檔案管理制度有待完善

在現階段醫院的發展方面，雖然在長期運營發展中，管理體制和管理體制已逐步完善，為促進醫院的快速發展提供了體制保障。但是，作為醫院管理工作的一部分，由于各種主觀客觀因素的影響，檔案管理也是重要的發展內容，但是卻沒有隨著時間的推移取得進展。為此，醫院檔案管理比較隨意，沒有規定[2]。同時，由于缺乏文件管理系統，醫院的文件管理方法和模板無法跟上時代的步伐，經常會出現手動鏈接文件數據、內部不穩定等問題，對改進文件管理產生負面影響。此外，如果沒有明確定義的文件管理系統的支持，醫院歸檔人員很難及時、完整地歸檔在醫院運營期間生成的所有類型的歸檔數據，這可能會對以后的文件管理造成負面影響。

（二）檔案管理意識有待增強

近年來，隨著我國醫療衛生事業的有效發展，目前的大部分醫院設備完善，與此同時在存儲數量上面也大幅度的增加，檔案管理人員的工作量保持不變，而檔案管理團隊的建設又因缺乏關注以及檔案管理工作量與檔案管理人員不足之間的矛盾日益加劇而得到加強，這種情況下檔案管理無法為醫院的發展提供任何服務。增加了文件管理的負擔和難度。此外，文件管理人員沒有意識到意識形態層面文件管理的重要性和價值，因此在文件管理方面存在缺陷?？紤]到醫院檔案管理的現狀，較低層次的醫院檔案管理可能會導致一些重要檔案遺失或損毀。同時，文件注冊方法也存在一些缺點，使得文件的價值難以實現[3]。

（三）檔案資料完整度不高

醫院檔案資料主要來源于醫院工作發展中的各項活動，醫院各科室開展大量活動，這意味著檔案資料與科室相關。而在檔案數據收集過程中，存在一些漏洞，因此，各個科室在收集檔案時，往往會出現一些重要檔案丟失的問題，導致檔案管理工作缺乏重大作用。此外，在醫院檔案資料管理過程中，由于管理工作缺乏針對性，檔案借閱后往往出現檔案不及時歸檔，與管理脫節的情況，造成檔案不斷流失，檔案的完整性難以保證。

同時，在檔案收集過程中，由于缺乏有針對性的管理工作計劃，部分檔案會因工作人員疏于收集工作或工作不規范而頻繁遺漏，這樣就影響了對于檔案的全面收集，影響檔案管理工作的順利進行，也不利于檔案價值的開發以及利用等等。

（四）檔案管理人員專業能力和職業素質有待提高

在醫院的檔案管理中，管理人員自身的綜合素養并沒有跟上信息化發展的腳步，自身的管理意識并不強烈，同時醫院在進行經營管理的過程中，更多的是進行醫務人員自身的培養以及引進，忽略了對于檔案管理人員自身的培養以及引進等等。在目前的醫院檔案管理人員中，主要由年齡較大的人員組成，此類人員存在一系列不足，如知識體系不健全，計算機技能等先進的檔案管理思想和技能嚴重缺乏，難以提高醫院檔案管理的質量和效率。此外，醫院工作人員實施方案以臨床工作人員為重點，不包括檔案管理人員，因此醫院缺乏高素質的檔案管理人員，無法滿足當前醫院檔案改革的發展需求。

三、檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用分析

（一）完善醫院檔案管理制度

醫院自身的運營是進行救死扶傷，因此醫院想要更好地提高自身的效率，就需要發展自身的醫療水平。對于醫院醫療水平的提升來說，主要在于醫院的醫務人員的水平。對此醫院的領導在進行經營管理的過程中，不僅僅需要加強醫療水平的提升，還需要對于相關的輔助性工作重視。因此醫院在進行檔案管理的過程中，也需要認識到思想成面上的重要性，并積極的學習先進的檔案管理技能以及知識，不斷地完善醫院檔案管理制度[4]。醫院也需要加強對于檔案管理人員的培訓，并結合檔案管理工作的需要，具體分工管理人員的工作職責，確保檔案的完整性。并完善文件監控管理機制，動態監控文件使用情況，避免文件丟失問題。

（二）增強醫院檔案管理意識

管理工作因認知水平高而效率高。因此，醫院檔案管理員必須進一步提高檔案管理意識，并為所有檔案管理工作提供保護。此外，醫院的部門和部門數量眾多，很可能會重復存儲的數據，這使得檔案管理活動變得多余。為了避免這些問題并提高歸檔管理效率，文件管理員將歸檔分為多個類別，并指定每個部門負責收集歸檔，以確保歸檔的完整性和可靠性。

（三）實現醫院檔案管理信息化

為了適應時代的發展需要，醫院在對于檔案進行現代化以及智能化的管理中，首先是從醫院單位的發展出發，有效的利用計算機以及網絡技術進行有效的檔案管理，目前也已經成為智能操作系統代替人工機械化管理的主要管理手段之一，是隨著時間的推移醫療行業發展的必然產物。依靠海量數據，可以實現高效、準確的文件管理，免除員工無謂的重復性工作。與此同時在進行醫院檔案資料的管理中，還可以讓各個部門對于檔案資料進行共享，有效的提升檔案管理信息化的工作，進行信息系統的引入，醫院通過網絡以及專業的設備系統，并對于醫院的檔案進行有效的智能化管理以及優化。不僅如此在進行醫院檔案管理的工作中，也需要有效的加強對于管理人員的信息化操作培訓，并且輕一些網絡技術工程師對于管理人員進行有效的培訓，并深入的了解信息的操作系統，有效的依托大型數據信息系統，和醫院檔案部門相結合，進行檔案資料的共享，更好地提升工作效率，推進檔案管理的現代化。

在大數據時代，不僅需要加強軟硬件的使用，還需要大量地進行資金的投入，并且進行現代化的器材以及使用工具進行檔案文件的保護，并根據實際的檔案管理需要，進行設備的采買，并且根據現有的軟件設施不斷地進行升級與改造，更好地實現了文化管理的現代化水平，有效地提高醫院的管理服務。不僅如此在進行醫院的檔案信息化管理過程中，還可以進行檔案數據庫的建設，使其有效地進行整合，并通過網絡平臺對其檔案用戶進行檔案的在線服務，更好地提高醫院檔案的現代化管理水平。

（四）提升管理人員能力

在當前的衛生系統中，檔案管理人員自身的素質以及能力，也影響著檔案管理的水平。在目前的醫療衛生發展中，信息化的需要以及信息化的管理水平在不斷地提升，對于檔案管理人員的要求也越來越嚴格。在很多地區，由于醫院管理缺乏數字化，在進行實際的管理中，并不能對于檔案的管理以及信息化管理軟件進行有效的使用。為了適應衛生改革和發展的需要，醫院認真研究和集中精力，解決醫院醫療衛生檔案管理創新工作面臨的新條件、新發展，使得醫院可以更好地適應新時代的發展。這就要求及時監督檔案管理任務，不斷地提升檔案管理人員自身的綜合素養，并將先進的技術進行引用，優化醫院檔案管理人員結構，培養檔案管理人員，有效的提升現有工作人員的技術水平。不僅如此，在進行發展的同時也需要根據信息化的發展需要，醫院需要采辦先進的檔案管理設備，優化醫院檔案管理的效率以及質量，更好地提高醫院的醫療服務水平以及競爭力。

（五）規范醫院檔案管理工作方法與步驟

對于醫院檔案的管理人員來說，想要更好地進行醫院檔案的管理，就必須對于現有的醫院檔案進行全面的調查，主要是對于醫院的一些檔案資料進行無效性的處理，防止這些無效以及過期的檔案占用公共資源，這樣也可以減少檔案管理工作人員的工作負擔。與此同時在進行這些檔案處理的過程中，也更好地提升了檔案管理的工作效率以及質量的提升。除此之外在進行醫院檔案管理的過程中，檔案管理的工作人員也需要嚴格遵守時間順序，結合檔案內容進行分類,必須進行排序和歸檔，加強醫院檔案標準化管理。另外，對于內容混亂、文件過厚的文件，有必要進行分割，按照一定的要求和時間順序重新總結。這是為了便于檔案管理員在具體操作中查找相關檔案資料，大大提高醫院檔案利用率。除此之外，文件管理員在文件重組過程中，必須對沒有文件卷的標題、標題的模糊性以及文件卷內沒有目錄等文件卷進行重新填寫。檔案的管理員在進行文件標題的書寫時，也需要注意填寫的規范性，也為日后的文件檢索提供了準確性。與此同時對于標題的規范化，也可以避免在進行文件資料檢索的過程中，產生無法識別的問題，為了避免產生這些問題，保證效率，也更好地為檔案的使用奠定了一定的基礎。

（六）重視醫院檔案的開發和利用

檔案管理的最終目的就是開發利用，檔案部門要樹立服務意識，緊緊圍繞醫院中心開展工作，積極拓展醫院檔案服務領域，更好地為臨床、醫療、教學和科研工作服務；積極開展多種編研活動，使檔案編研工作與醫院醫療、教學、科研工作緊密結合，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息，讓檔案信息資源在深化醫院改革、提高醫療質量中發揮重要作用，提高檔案在醫院管理中的地位，為促進醫院的可持續發展服務。

通過調查研究發現，檔案工作必須更新管理理念、開拓創新思維，與時俱進，抓住改革創新的機會，深化醫院檔案管理改革，加大信息化、數字化管理的步伐，提升醫院檔案管理效率，改變傳統落后的被動服務模式，積極主動服務。

四、總結

隨著信息化時代的不斷發展，在進行醫院檔案發展的過程中，想讓更多的人參與到現代的社會生產生活中，檔案自身的發展也是極其寶貴的資源，也在醫院的以后的發展中有著一定的重要地位。因此對于醫院的現代化以及信息化發展中，也需要不斷地提升信息化的建設，進行制度化、系統化以及專業化的醫院檔案管理體系，更好地實現醫院檔案的信息化管理，促進醫院的進一步發展與建設。