圖書情報與檔案管理創新發展策略分析

陳仁昌 王冰

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261011）

傳統意義上的檔案，是用文字形式進行信息記錄的最重要方式，在法律法規的管理下，上至國家，下至個人，包含了各個時期、階段的重要信息。日常生活工作中，調取、查閱檔案是非常簡單和頻繁的，而傳統紙質檔案不僅容易損壞，也容易丟失，這種管理方法效率不高，而且極為容易出現錯誤，更無法適用于現在的檔案管理和使用。計算機的普遍使用，使得記錄、保存各種文字資料，特別是檔案更簡潔，更方便，通過對文件的分類分檔，在提取和查閱檔案時也更為快捷，按照檔案編號或檔案內容信息進行搜索查詢，即可準確地得到需要的內容，大大提高了工作效率。

一、信息時代檔案管理面臨的問題

（一）專業化檔案管理人才的缺失

網絡時代的今天，檔案管理工作已經不僅僅局限于整理和保存這幾項內容，更多的專業要求也使得檔案管理人才相對缺乏。信息時代的檔案管理人員，不僅需要具有專業的文件管理知識，更要熟悉操作計算機的各項專業編程及APP 使用，確保文件存檔的準確性和易查易找性；同時，高水平的綜合素質也是檔案管理人員應該具備的，從歸類檔案的分類到具體檔案的有關價值等，都是專業人員應該了解的內容。檔案自古以來，以歷史的回溯為基礎，有強大的歷史價值，更有重要的參考意義，教育的價值和資本的演變都有重要記載。檔案管理員往往是服務于現實，負責于歷史，承載于未來，為國家、社會的發展、進步保存記錄和證明。

（二）檔案管理的相關法律法規亟待完善

檔案不僅僅是個人資料，更是國家發展重要信息的依據和證明，一定要受到相關法律法規的保護。信息時代的快節奏，基礎的傳統的檔案管理相關法律法規比較單薄，難以滿足現實需求，補充并完善這些法律法規，顯得尤為重要。檔案具有一定的保密性，對于個人信息甚至是國家信息，必須通過完善的法律法規進行管理，保證檔案的價值屬性不改變，也保證檔案工作者的初衷初心不能改變，檔案的使用流程、收集整理流程都是應該嚴格執行并進行監督管理的。檔案管理工作者，應該依法依規科學、制度化進行工作，使檔案發揮更好更高的利用價值。

（三）歸檔管理概念的更新

信息化時代促進了各行各業的改革發展，其中少不了檔案、文件管理的進步和更新，各項APP 的出現及各行業檔案管理辦法的電子化，使很多文件管理工作者暴露出專業化、知識化的停滯不前，沒有系統的學習和更新專業知識及工作理念，已經無法滿足電子信息時代檔案、文件管理工作的需求。傳統方式過渡到電子信息方式，思維和行動的迅速轉變不但體現在工作效率上，更體現在行業競爭中，檔案管理員應該具有敏銳的嗅覺，詳細完整歸類的能力，認真務實的工作態度，及時反饋修正的工作習慣，高超的編輯、研究工作能力以及熟練地計算機技能等，這樣才能提供完善合理的獲取信息的渠道和方法，協助檔案、文件使用者的需求；在工作中，檔案管理工作人員還應不斷更新自身知識內容，充分利用管理概念和方式對檔案等文件進行保護和處理，面對日新月異的信息化格局，既能成為信息化技術的使用者，更能成為信息檔案整理的管理者。

（四）檔案數據收集的繁瑣

信息化時代，檔案數據的提取和獲得，都不會是單一的針對性的工作，會涉及到多個領域、多個部門、多個環節，因此檔案數據的收集就要求更為全面和完善。國家、社會各系統、各部門、各行業的不同檔案，交叉錄入浪費人力、財力和時間，這也是檔案數據收集的最重要最難解決的問題，統一的平臺或者管理模塊，成為當下的最大需求。

二、現階段檔案管理問題的解決方法

（一）從業人員工作觀念的轉變

現階段檔案管理從業人員的工作方法難以適應快節奏的信息化時代，轉變工作理念，不再是單純的文字記錄和整理，而是通過各種學習提高充實自己的專業能力，改變工作習慣并調動學習研究積極性，滿足并適應當前的工作需要。

（二）完善有關檔案管理的法律法規

首先，要在法律法規的要求下做到檔案管理的保密性和保護性；其次，補充完善信息化形勢下的法律法規，能在網絡中對各種檔案進行保護，保證其原始性和統一性；再次，促進檔案的規整性，獲取的流程、渠道安全性。

（三）專業人才的培養和培訓

培養符合當今信息化時代的檔案管理人員，應注重以下幾個方面：⑴提高在職人員的集體、專業培訓教育；⑵吸收引進專業化檔案管理人員及計算機專業化人員；⑶合作重點大學、重點專業，培養定點人才或合作專業化教育；⑷開展檔案管理人員基礎技能培訓考核，擇優用人等。

（四）檔案收集方式及策略

科學技術的發展離不開創造和創新，整合已有的技術、資源、力量、知識，創新成為中國科技，具有重要意義。書籍、檔案文件、技術文件、情報等是當今比較重要的檔案收集渠道，這些方面的已有知識的集成轉換，配合檔案管理的信息化轉換，成為中國科技發展的堅強后盾。集成信息不僅僅是各方面檔案的綜合，更是對分類檔案管理的更高要求，從單一的資料轉換成關聯到很多方面的綜合信息，滿足全世界人民的查閱需求，是一項具有重大意義的工作。檔案管理人員應運用自身的計算機能力，通過創新、創立共通的鏈接、平臺或其他形式，使集成信息更多地被靈活使用；研究人員更應將理論與相應知識系統化的付諸實施，保證檔案管理內容的多樣化、多類化；檔案收集人員更要加強收集檔案的全面化，廣泛化。

三、新時代檔案管理風險管控

（一）計算機信息管理都是通過數據導入再保存在系統平臺的方式進行，這樣就容易產生無法獨立可控的風險

現存的部分平臺數據編程使用時效有限，編程的技術獨立性有待提高，這會影響檔案管理的可操作性，這主要是來自軟件供應商的特定原因，一旦供應商出現問題，平臺無法打開使用，會導致保存檔案無法使用無法查找，造成不可逆的損失。

（二）文件、檔案專有化的存儲格式，使得平臺間遷移風險加大

檔案數據的采集和存檔都有專有格式，現有的文件管理模塊并不統一開放，當兩者產生矛盾時，存檔數據就容易產生遷移和遵從性差的風險。不開放的存檔方式增加數據復制的風險性，不被信任的存檔方式和數據也就無法滿足檔案管理安全性的需求。

（三）隨著計算機技術的不斷開發，各種檔案、文件管理系統、軟件、模塊不斷升級，各種版本容易導致存檔數據的差異和錯亂，這就要管理人員不斷遷移數據或者升級系統，但這其中存在的風險極大，無論是人工的操作還是系統升級出現的不兼容，都會導致檔案的丟失和數據的差異，檔案數據的原始性和一致性受到挑戰。這一系列問題中，需要時間檢驗數據歸檔庫的完整性和不變性，保證數據轉換格式的安全性和兼容性，驗證整個平臺或系統的法律安全性和長期存儲功能，保證隨時的檢索、分發和重用。

四、信息時期圖書館信息檔案管理的創新與發展

圖書館是較為綜合集中的檔案管理設施之一，書籍、信息以及檔案庫集成于特定的實體。目前，世界上所有國家都將國家檔案館和圖書館作為重要知識、信息的集成實體，以各類信息、知識的來源和分類進行區分不同的書籍、信息、和檔案，節約存儲空間，減少人工工作負擔。

書籍、信息和檔案的交叉，主要分兩種，書籍與檔案的交叉和信息與檔案的交叉。國家圖書館和國家檔案館中仍以書籍為主，提供知識性信息為主，將信息和檔案關聯集成其中，形成補充作用，這種集成形式的發展，存在以下集中形式：首先，書籍為主，情報信息和檔案為輔的圖書館形式；其次，共同整理并統一進行檔案管理原則和方法，橫向間仍強化三者的不同作用類別；最后，形成單獨的部門專門管理、監管和協調三部門的溝通和管理差異。

五、結語

信息時代，各行各業的各種信息滿天飛，工作量之大、渠道之廣、內容之復雜，無不體現出檔案管理的重要性。隨著計算機技術的納入，信息化的檔案管理技術更方便快捷地滿足了收集、錄入和查詢使用的要求，而且減少了工作錯誤，是現階段提倡全面開展的。對于檔案管理人員，這是新的知識，新的機遇，新的挑戰，用信息技術的系統化、專業化進行檔案管理，不僅提高自身工作效率，更能適應和滿足社會需求。檔案管理工作符合社會高速發展的需求，既是科技進步的體現，更是國家富強文明發展的基礎。