施工企業檔案管理的難點及對策思考

蔡桑桑

（上海市基礎工程集團有限公司，上海 200433）

檔案管理是企業管理工作的重要組成部分，檔案管理的科學性和規范性是衡量企業管理水平和經濟效益的關鍵因素。因此，在新時代背景下，施工企業要結合自身實際發展條件，嚴格按照我國政府出臺的法律法規開展檔案管理工作，通過不斷優化和完善相關管理機制，促使施工企業管理工作水平逐步提升，從而更好地推動施工企業可持續健康發展。

一、施工企業檔案管理的難點

（一）檔案管理與企業服務銜接度不足

加強檔案管理宣傳力度，是為了讓企業員工深入了解檔案管理內容，進一步提升企業后期發展服務質量，但當前我國一些施工企業沒有將實際服務和檔案管理工作有效銜接。一方面，部分檔案管理人員沒有重視檔案實際價值，從而無法將企業服務和檔案管理進行結合，使得檔案資料缺少規范性、科學性和完整性。另一方面，由于部分施工企業只注重提升自身經濟效益，忽視了檔案工作的重要性，即便設置了管理制度[1]，施工企業也無法讓各部門工作人員對檔案工作引起重視，致使檔案管理人員在開展資料收集、鑒定、整理、分類等工作時受到嚴重阻礙，從而對檔案整體推進工作產生重大影響。在這種情況下，不僅會降低檔案管理人員工作的積極性，還會導致部分檔案資料嚴重流失，嚴重影響企業檔案的真實性和完整性，甚至出現檔案斷帶、文件遺失等不良現象。

（二）施工企業檔案管理意識淡薄

工程檔案涵蓋內容主要包括建筑工程施工前期文件信息、施工期間相關資料、工程竣工后核算數據等方面。隨著施工企業經手的建筑工程數量不斷增多，其工程項目資料數據隨之增加。由于檔案數據資料內容過于龐大，檔案管理人員思想意識過于淡薄，導致施工企業檔案管理質量較低，無法將企業工程相關資料進行全面整理。同時，我國大多數施工企業沒有明確檔案管理范圍，使得許多無用的檔案收錄其中[2]，一些具有重要價值的資料丟失，在一定程度上降低了檔案管理工作效率，對施工企業后期使用檔案造成影響。

（三）檔案資料缺乏有效性和真實性

由于一些施工企業在開展檔案管理工作時，易受外界因素影響，使得很多檔案資料在形成過程中，出現資料損壞、信息混亂等不良問題，從而制約著檔案管理工作的真實性。同時，在一個工程建設過程中會涉及許多單位和部門，若檔案管理工作無法滿足工程項目實際要求，則會導致檔案資料的有效性明顯降低，導致施工企業經濟效益逐漸降低。因此，檔案管理人員在收集資料過程中，要明確各部門工作范圍，保證信息資料的精確性和完整性。

（四）施工企業資料歸檔缺乏及時性

在檔案管理工作中，傳統管理模式以及無法滿足現代施工企業實際發展需求，從而降低了檔案管理工作水平。同時，由于企業領導者對檔案資料收集工作不夠重視，導致資料歸檔缺乏時效性和及時性，直接影響檔案管理工作順利開展。此外，檔案資料在實際整理和歸納過程中較為復雜，只有管理人員具備充足的細心和耐心[3]，才能在規定時間內完成資料歸納工作。但在當前檔案管理工作中，項目工作者的流動性較大，施工企業缺少專業管理人員對檔案資料進行收集和整理，使得許多分散在施工企業各個部門之間的信息資料無法及時歸納，從而導致企業檔案數據的真實性低下。

（五）檔案管理人員專業能力和綜合素質有待提高

不同的建設項目其施工流程和施工周期有所不同，其產生的檔案資料信息內容存在較大的差異。因此，施工企業在開展檔案管理工作時，要深入了解和充分掌握各個建設項目相關信息和施工特點，為檔案管理工作的有序性提供參考依據。施工企業在管理檔案工作中，由于受內部和外部環境影響，使得管理工作人員綜合素質和管理水平出現差異，使得檔案管理工作效率明顯降低。產生這一問題的根本原因在于部分施工企業相關領導沒有深刻認識檔案管理的重要性，對檔案管理部門不夠重視[4]，所以在招聘過程中對檔案管理人員專業素質要求較低。此外，大多數檔案管理工作者是由外聘人員組成，其專業能力和綜合素質無法滿足企業檔案管理實際要求，對施工企業創新發展具有一定阻礙作用。

二、施工企業檔案管理的優化對策

（一）加強施工企業檔案管理力度

在新時代背景下，施工企業要想有效提升檔案管理工作質量，就要積極轉變自身發展理念，加強檔案管理力度，提升檔案管理意識，推動企業長期穩定發展。主要表現在以下幾個方面：首先，施工企業要設置完善的檔案管理部門，明確檔案管理職責和工作范圍，例如收集建設施工圖紙、整理項目文件資料等內容，通過提升信息資料歸檔工作效率，實現施工企業檔案管理目的[5]。其次，施工企業領導者要加強對檔案管理的重視程度，深入了解檔案管理工作對企業創新發展的重要意義，增強企業全體工作人員管理檔案的思想意識，讓其積極配合檔案管理工作開展，通過檔案管理人員在規定時間內完成歸檔工作，以此來提升檔案管理效率。最后，施工企業要注重提升檔案資料內容的有效性和完整性，從而更好地推動檔案管理順利進行。

（二）構建完善的施工企業檔案管理制度

施工企業要不斷優化和完善檔案管理機制，制定科學、合理的檔案管理制度，更好地解決檔案管理中的難點和不足，促使檔案管理水平進一步提升。近年來，隨著工程建設規模不斷擴大，施工周期逐漸增長，使得信息資料數量繁多，從而給檔案管理人員增加了工作難度[6]。因此，施工企業在開展檔案管理工作時，要安排專業人員負責整理工程信息資料，秉承“誰出事，誰負責”的思想理念，將檔案管理各個工作環節的具體責任落實到個人。若企業在管理檔案過程中發生人員變動情況，需要及時做好交接工作，有效避免出現信息資料丟失問題。除此之外，施工企業在開展建筑工程施工以前，要積極和其他部門之間進行溝通交流，從而為后期檔案管理工作提供基礎保障。

（三）確保檔案資料的真實性和有效性

在建筑工程項目建設過程中，涉及各種各樣的文件資料，這些文件通常具有較強的法律效益，與合同履行、明確責任等方面密切相關。因此，施工企業要切實保障檔案信息資料的真實有效。具體來說[7]，在工程建設施工中，有需要負責人簽字的合同和文章，必須落實到本人簽署；所授權的文件資料要及時進行妥善保存，以此保證檔案管理資料的有效性。另外，對于已經確定的檔案資料，即使后期由于各種因素需要修改，也要在原有檔案明確標注，并加蓋負責人印章，確保該檔案具有法律效力。

（四）提高檔案信息利用價值

施工企業要確保檔案管理順利運行，實現規范化管理目標。同時，檔案管理人員要深入了解施工企業運營結構，嚴格把握各項工程建設狀態，為檔案管理提供信息資料依據，從而充分發揮檔案資料對推動企業健康發展、提升經濟效益的重要作用。此外，檔案管理人員要注重提高檔案信息利用價值[8]，合理運用信息化技術，加強檔案管理現代化建設。并根據施工企業實際運營情況，構建完善的信息化檔案管理平臺，實現電子檔案管理目的，并將所有信息資料及時備份，避免出現遺漏、丟失、損毀等問題，對施工企業造成不必要的經濟損失，保障檔案管理工作的標準性，提升施工企業利用檔案效率，為企業長期穩定發展提供參考依據。

（五）合理運用信息技術，提高檔案管理的安全性

隨著信息化進程不斷深入，大數據、計算機、互聯網等技術在社會各個領域廣泛應用。從而推動社會可持續健康發展。在新時代下，施工企業要合理運用先進技術開展檔案管理工作，以此實現自身經濟高效運轉。因此，施工企業要將互聯網以及電子設備作為建設基礎，構建完善的檔案信息數據庫，打造安全、高效的檔案管理平臺，并將紙質檔案轉變為電子檔案，更有助于信息資料保存、分類和查找，以此提高檔案管理效率。施工企業要重視檔案安全管理問題，通過運用先進科學技術，建立檔案信息資料安全保障體系[9]，優化檔案防護系統。并且施工企業要安排專業人員在計算機內建立防火墻，并進行加密處理，從而有效避免受到黑客攻擊，防止感染木馬病毒。施工企業要將信息恢復技術以及照片、音頻、視頻處理技術運用到檔案管理中，進一步提升檔案安全系數。

（六）提高檔案管理人員專業能力和綜合素質

檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質對檔案管理工作質量有密切聯系。施工企業在加強檔案管理重視力度的基礎上，要積極組建高專業、高素質、高水準的檔案管理隊伍，促使檔案管理更加高效。施工企業要構建科學有效的人才招聘方案，通過大力引進專業檔案管理人才[10]，提高隊伍業務能力和綜合素質。同時，施工單位要制定考核激勵制度，通過定期開展專業理論知識培訓和考核活動，并進行適當物質和精神獎勵，激發檔案管理人員學習和工作的積極性和熱情。另外，作為一名檔案管理人員，要時刻明確自身工作職責，根據市場實際需求，不斷提高自身知識儲備，通過學習先進管理模式，創新管理理念，優化和完善企業現有管理制度，提升檔案管理的真實性、科學性以及合理性，在提升檔案管理工作效率的同時，增強施工企業市場競爭力。

結語：綜上所述，檔案管理工作對提升施工企業經濟效益具有十分重要的意義。因此，在新形勢背景下，施工企業要積極做好檔案管理工作，不斷完善檔案管理機制，合理運用先進技術手段，優化和解決檔案管理中的難點問題，促使檔案管理工作逐漸朝著信息化、規范化、標準化方向發展。除此之外，檔案管理人員要注重提升自身專業能力和中和素養，有效提升檔案管理質量和水平，從而更好地推動施工企業可持續健康發展。