“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代數(shù)字檔案管理探討

謝歆琳

（桃江縣地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)站，湖南 桃江 413400）

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)分析與利用成為必然趨勢(shì)，在檔案管理中也應(yīng)基于互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代思維，做好檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與改革，以數(shù)據(jù)的有效搜集、科學(xué)分析與整合利用帶來檔案管理價(jià)值的提升，也以數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來檔案管理效率和質(zhì)量的提升。做好數(shù)字檔案管理工作是互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代檔案創(chuàng)新管理提出的必然要求，當(dāng)前必須加大對(duì)數(shù)字檔案的管控力度，認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案管理中的短板不足，解決這些問題，以更好地推動(dòng)數(shù)字檔案管理工作的開展。

一、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代數(shù)字檔案管理的新挑戰(zhàn)

檔案作為人類活動(dòng)的忠實(shí)記錄者，可以為人們提供事物發(fā)展的客觀規(guī)律啟示，讓人們?cè)诳偨Y(jié)歷史，把握規(guī)律的基礎(chǔ)上更好地開展工作。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，數(shù)據(jù)應(yīng)用已經(jīng)廣泛拓展到社會(huì)生活的方方面面，對(duì)于檔案管理人員來說，也應(yīng)基于互聯(lián)網(wǎng)+的數(shù)據(jù)應(yīng)用思維去做好檔案管理轉(zhuǎn)型。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，數(shù)字檔案管理人員也應(yīng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案管理中面產(chǎn)生的新挑戰(zhàn)。

（一）數(shù)字檔案存儲(chǔ)時(shí)限長(zhǎng)

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代大數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍更廣，數(shù)據(jù)分析的眾多應(yīng)用中以連續(xù)不間斷的長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行趨勢(shì)的預(yù)估前景的預(yù)測(cè)是大數(shù)據(jù)應(yīng)用中最具科學(xué)價(jià)值的應(yīng)用項(xiàng)目，這對(duì)于數(shù)字檔案管理人員來說，必須要重視原始數(shù)據(jù)的收集[1]，并基于數(shù)字檔案存儲(chǔ)時(shí)限延長(zhǎng)的特性去做好原始數(shù)據(jù)追根溯源的整理，讓數(shù)據(jù)分析結(jié)果更科學(xué)有效。數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存能帶來數(shù)字檔案憑證價(jià)值的長(zhǎng)效發(fā)揮，有利于檔案館向利用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也意味著數(shù)字檔案管理人員在檔案管理上也應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案存儲(chǔ)時(shí)限的延長(zhǎng)，以更大的時(shí)間跨度去做好數(shù)據(jù)的采集、過濾與利用。

（二）數(shù)字檔案總量更大

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代數(shù)字檔案總量不斷擴(kuò)大，其適應(yīng)各行各業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，進(jìn)行存儲(chǔ)規(guī)模的擴(kuò)展、存儲(chǔ)容量的擴(kuò)充，并支持存儲(chǔ)、查閱、調(diào)取、使用等一體化操作[2]。因此檔案管理人員應(yīng)基于數(shù)字檔案便捷存儲(chǔ)，大容量存儲(chǔ)，靈活使用的特點(diǎn)去掌握數(shù)字檔案高效處理的技巧方式，加大數(shù)字檔案管理中的統(tǒng)籌化思考和人性化關(guān)注，以更好地應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案總體需求量大及規(guī)模化增長(zhǎng)的挑戰(zhàn)。

（三）數(shù)字檔案讀取格式更多

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代大數(shù)據(jù)分析使得人們獲得認(rèn)識(shí)世界的新視角，大數(shù)據(jù)分析結(jié)果可以指導(dǎo)人們的工作和生活，帶來社會(huì)生活科技化水平和智能化水平的提升[3]。當(dāng)前電子信息技術(shù)應(yīng)用水平不斷提升，數(shù)字檔案的類型更為多樣，從單純的文字檔案演變?yōu)槿诤狭宋淖帧⒄Z音、影音資料的多類型的多媒體檔案材料，數(shù)字檔案的讀取格式也隨之改變，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的加持下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)保密關(guān)注不足，檔案數(shù)據(jù)信息也存在泄露的風(fēng)險(xiǎn)，而多樣的讀取格式更加劇了信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，因此面對(duì)數(shù)字檔案多元化的表達(dá)、多方式的讀取，必須做好電數(shù)字檔案的安全保護(hù)工作。

二、當(dāng)前數(shù)字檔案管理中的既存問題

（一）存儲(chǔ)工具使用狀態(tài)不穩(wěn)

數(shù)字檔案存儲(chǔ)和管理需要電子信息技術(shù)為支撐，也需要相關(guān)終端設(shè)備的支持，其對(duì)終端設(shè)備電子信息技術(shù)依賴性較大。一般來說，終端設(shè)備內(nèi)存容量越大，應(yīng)用軟件裝配越完善，數(shù)字檔案存儲(chǔ)管理水平、管理效果越理想。當(dāng)前數(shù)字檔案主要的存儲(chǔ)工具有光盤、移動(dòng)硬盤、磁帶庫(kù)以及磁盤陣列等，不同的存儲(chǔ)工具及優(yōu)缺點(diǎn)差異明顯。光盤應(yīng)用最為成熟。成本較低，但存儲(chǔ)速度慢、容量小、容易磨損。移動(dòng)硬盤容量有所擴(kuò)充，轉(zhuǎn)存方便、成本較低，但兼容性差、安全系數(shù)低[4]。磁帶庫(kù)儲(chǔ)存容量較大、成本低，但容易出現(xiàn)機(jī)械故障，引發(fā)數(shù)據(jù)丟失，維護(hù)復(fù)雜。磁盤陣列容量大、成本較高、安全系數(shù)較高、設(shè)備運(yùn)行相對(duì)穩(wěn)定，但目前國(guó)內(nèi)無核心技術(shù)支持，自主維護(hù)難度大。通過分析這些存儲(chǔ)工具使用的優(yōu)缺點(diǎn)，可以看出除磁盤陣列以外其他設(shè)備都存在使用狀態(tài)不穩(wěn)的問題。

（二）讀取技術(shù)升級(jí)引發(fā)安全威脅

數(shù)字檔案管理需要相應(yīng)的數(shù)字檔案管理設(shè)備，而管理設(shè)備也會(huì)定期進(jìn)行技術(shù)系統(tǒng)的升級(jí)。但這些系統(tǒng)在升級(jí)時(shí)很容易遭受惡意攻擊，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的泄露，甚至出現(xiàn)升級(jí)系統(tǒng)崩潰的情況。數(shù)字檔案管理中如果終端設(shè)備操作系統(tǒng)升級(jí)不理想，數(shù)字檔案管理效率會(huì)大大降低，即使升級(jí)后操作系統(tǒng)對(duì)設(shè)備硬件也提出了較高要求。如果只是單純的升級(jí)軟件系統(tǒng)而不升級(jí)硬件設(shè)備，就因兩者不匹配，無法高效讀取數(shù)字檔案。但對(duì)于多數(shù)企業(yè)或單位來說，升級(jí)硬件設(shè)施會(huì)增加數(shù)字檔案管理成本，這也是數(shù)字檔案管理的難題之一。

（三）數(shù)字檔案安全保障不足

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，數(shù)字檔案的管理需要于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上搭建相應(yīng)的管理平臺(tái)，這無疑增加了數(shù)字檔案被篡改、被竊取的風(fēng)險(xiǎn)。此外數(shù)字檔案信息讀取、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及日常管理多為自動(dòng)化操作，在讀取數(shù)字檔案時(shí)因誤操作導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被修改的情況也時(shí)有發(fā)生。數(shù)字檔案?jìng)浞莶患皶r(shí)，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)被意外篡改或系統(tǒng)癱瘓、設(shè)備故障等問題，檔案管理將面臨重大損失。

三、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代數(shù)字檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）重視數(shù)字檔案資源建設(shè)

以數(shù)字檔案管理人員檔案資源建設(shè)意識(shí)的強(qiáng)化，推動(dòng)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。企業(yè)或者相關(guān)單位管理層要重視數(shù)字檔案資源建設(shè)，認(rèn)識(shí)到其應(yīng)用價(jià)值，制定檔案資源建設(shè)的長(zhǎng)期規(guī)劃，并設(shè)置專門的檔案管理部門，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理崗位，撥付專項(xiàng)資金，給予數(shù)字檔案資源建設(shè)支持。各部門要有效配合[5]，參與到數(shù)字檔案建設(shè)中，數(shù)字檔案資源建設(shè)，不僅僅是檔案管理部門、檔案管理人員的職責(zé)，也需要其他部門的配合，特別是前期檔案信息數(shù)據(jù)的提供，后期檔案信息的查閱利用。檔案管理部門也應(yīng)發(fā)揮能動(dòng)性，具有較高的數(shù)字檔案資源建設(shè)自覺性，自覺做好存量檔案、數(shù)字化增量檔案的建設(shè)工作，讓檔案資源網(wǎng)絡(luò)化，從而構(gòu)建有效的數(shù)字檔案資源體系。

（二）明確數(shù)字檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字檔案管理必須有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理流程，特別是檔案資源整合歸納，必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案資源的收集、存儲(chǔ)、管理與利用更高效，帶來數(shù)字檔案資源的協(xié)調(diào)與共享。數(shù)字檔案資源建設(shè)可分政府層面和企業(yè)層面來展開，就政府層面來說，檔案行政管理部門建立數(shù)字檔案資源規(guī)范，將其傳達(dá)給所屬區(qū)域企業(yè)檔案管理部門，而檔案行政管理部門下發(fā)相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)前應(yīng)深入調(diào)研，了解數(shù)字檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況，了解其迫切需求。檔案標(biāo)準(zhǔn)也不是一成不變的，需要及時(shí)修改或增刪標(biāo)準(zhǔn)條例。而企業(yè)層面應(yīng)基于檔案行政主管部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以自身檔案管理實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，建立更適合自己的數(shù)字檔案資源標(biāo)準(zhǔn)體系，以此為指導(dǎo)開展數(shù)字檔案管理工作。在日常檔案核對(duì)中，要基于標(biāo)準(zhǔn)體系及時(shí)補(bǔ)充缺失的字段信息，及時(shí)修正不規(guī)范的著稱，讓格式和名稱統(tǒng)一化。

（三）做好檔案資源的深度開發(fā)

數(shù)字檔案管理中也應(yīng)做好檔案資源的深度開發(fā)，這是其有效利用的前提。深度開發(fā)需要多部門聯(lián)動(dòng)，需要有資金支持，更需要有人才保障。重點(diǎn)來說，數(shù)字檔案資源的深度開發(fā)應(yīng)實(shí)現(xiàn)全文檢索，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析和整理，提前做好數(shù)據(jù)備份，應(yīng)開展數(shù)字檔案編研探討，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字檔案材料以系統(tǒng)化和多元化的形式提供給所需部門。在數(shù)字檔案資源的開發(fā)中，應(yīng)加強(qiáng)個(gè)性化關(guān)注，推出個(gè)性化的查詢服務(wù)[6]，以滿足不同人員檔案檢索需求。為保證檔案的安全，也應(yīng)做好權(quán)限配置，讓檔案資源共享的情況下不暴露個(gè)體隱私、不泄密。

（四）做好技術(shù)創(chuàng)新，建立云存儲(chǔ)平臺(tái)

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代數(shù)字檔案管理中應(yīng)進(jìn)行技術(shù)方面的創(chuàng)新，主要是開通云存儲(chǔ)平臺(tái)，利用“數(shù)據(jù)云”的概念，以提高磁盤陣列等數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備性能的穩(wěn)定性，以數(shù)字化優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮帶來工作的優(yōu)化，減少因物理設(shè)備自身原因?qū)е碌臄?shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)，提升數(shù)字檔案管理效率和效果。鑒于云平臺(tái)登錄操作受時(shí)間與空間限制較少，其可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的快速流通和共享利用，能帶來數(shù)字檔案管理的新局面。

（五）基于創(chuàng)新意識(shí)做好檔案維護(hù)

數(shù)字檔案管理中也應(yīng)立足實(shí)際，走創(chuàng)新之路。基于數(shù)字檔案多種讀取方式，應(yīng)進(jìn)一步拓寬其讀取范圍，優(yōu)化其讀取路徑。選擇兼容性強(qiáng)的讀取設(shè)備，依托云平臺(tái)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，帶來數(shù)字檔案的有效讀取、科學(xué)利用。對(duì)數(shù)字檔案需求進(jìn)行模糊處理[7]，進(jìn)行數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)，讓數(shù)字檔案應(yīng)用管理不斷細(xì)化區(qū)分，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案讀取需求的科學(xué)引流。在日常的數(shù)字檔案管理中也應(yīng)做好數(shù)據(jù)的定期更新，消除數(shù)字檔案被篡改、被損毀的風(fēng)險(xiǎn)，也實(shí)現(xiàn)失效檔案錯(cuò)誤檔案的糾正清理，提高存儲(chǔ)利用率，也保證檔案的利用價(jià)值。例如在數(shù)字檔案管理中使用相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備前設(shè)定對(duì)存儲(chǔ)超過一定時(shí)限的“僵尸檔案”進(jìn)行定期更新備份轉(zhuǎn)存的管理程序設(shè)定，定期進(jìn)行防火墻升級(jí)的管理程序，設(shè)置能定期更換密鑰的動(dòng)態(tài)登錄密碼管理程序等，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理中人為不利因素的規(guī)避，讓互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代數(shù)字檔案數(shù)字化程度更高，安全更有保障，運(yùn)作更高效。

（六）積極進(jìn)行管理流程的變革

檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型使得檔案收集、歸檔流程也發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的串行式流程向一體化流程方向轉(zhuǎn)變，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了實(shí)物到數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，對(duì)應(yīng)著實(shí)體傳遞到數(shù)據(jù)傳遞的過渡。數(shù)字檔案管理必須著手流程的創(chuàng)新，基于文檔一體化流程進(jìn)行數(shù)字檔案管理流程的重組再造，基于連續(xù)體理論與全生命周期理論實(shí)現(xiàn)檔案管理全過程的管控，突出前端控制，保證管理的連續(xù)性、有效性和流暢性。數(shù)字檔案執(zhí)行文檔一體化流程也帶來各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的集成化管理，能提升檔案業(yè)務(wù)運(yùn)行效率。檔案管理部門可以使用高新技術(shù)進(jìn)行檔案資源的綜合開發(fā)與深度利用，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理在線歸類、在線檔案搜索、在線檔案查閱，提升檔案資源服務(wù)效益，走檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)格化管理之路。

結(jié)束語：互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代數(shù)字檔案管理必須基于新的管理思路、管理模式去大膽創(chuàng)新，以提升管理效率和質(zhì)量，基于互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代數(shù)字技術(shù)的成功運(yùn)用，讓新的管理理念、管理模式、技術(shù)工藝、管理流程等作用于數(shù)字檔案管理，以新興技術(shù)為引擎，切實(shí)保障數(shù)字檔案資源的真實(shí)性與安全性，讓數(shù)字檔案管理價(jià)值最大化。