文件信息化管理在食品檢驗機構中的應用

黃 婧

（廈門市食品藥品質量檢驗研究院，福建廈門 361012）

食品檢驗是監督食品生產流通、控制食品質量的重要環節。食品檢驗機構是保障食品安全的重要技術支撐。食品檢驗機構日常運行中涉及的各類文件涵蓋了食品檢驗的質量體系控制、核心技術、檢驗過程及檢驗結論等。文件管理工作的順利開展為食品檢驗提供強有力的保障和支持。隨著食品檢驗技術的不斷發展，各檢驗機構的檢測能力范圍不斷增加，涉及的各類文件數量日益龐大，傳統紙質文件的管理和使用方式已無法滿足現代食品檢驗的需求。為保證食品檢驗機構的高效運行，文件信息化管理在食品檢驗行業的應用顯得愈發迫切。

文件的信息化管理是指將食品檢驗中的各類文件均納入電子信息化管理系統。相較于傳統的管理方式，文件的信息化管理可以大大提升文件的可控性、有效性、便利性及保密性。

1 食品檢驗中的文件范圍

食品檢驗中涉及的文件包括以下幾類。①質量體系文件。其中包括質量手冊、程序文件、作業指導書、操作規程、各類質量記錄表格及技術記錄表格等。②食品質量標準。如國家標準、行業標準、地方標準等。③原始記錄。即食品檢驗及研究所涉及的各項試驗原始記錄。④校準及檢定證書。包括各類試驗儀器及環境控制裝置的有效校準及檢定證書。⑤研究資料。食品研究中所涉及的企業資料、調研資料、往來技術函件等。

2 文件信息化管理的優點

2.1 文件的可控性

在食品檢驗實驗室中，質量體系文件及實驗室所使用的食品質量標準均應為受控版本[1-2]。紙質版受控文件在管理中存在諸多漏洞，文件的受控版本發放后，存放位置、持有人等，隨時間而不斷改變，實驗室人員為使用方便而復印打印的非受控版本文件更有可能為各類實驗室認可認證檢查留下相應的不符合項[3-5]。在信息化管理中，涉及的電子文件均在內網中進行受控，排除了檢驗現場存在非受控文件的可能，極大增強了文件的可控性。

2.2 文件的有效性

文件的有效性是實驗室檢驗結果有效性的重要保證，文件管理員負責保障實驗室相關文件的有效性。食品行業的質量標準時有勘誤或更新，如未能及時對檢測機構所使用的的質量標準進行變更，則直接影響到檢測結果的有效性。傳統紙質版文件進行更新時流程煩瑣，隨著使用時間的增加，紙質文件的存放位置逐漸散亂或可能發生遺失，給文件的更新及回收造成了很大難度，而采用信息化管理，將文件的變更化繁為簡。可在最短時間內將實驗室所有人員使用的文件更新為有效版本，并可在第一時間將變更信息在內網中送達實驗室所有人員。

2.3 文件的便利性

紙質版文件的發放、整理、存放、更改和回收等，都需要極大的人力物力。在使用中受到各食品檢驗實驗室的規程及條件所限，人員獲取文件存在一定的物理流程，使用文件因紙質版文件的數量而受限，實驗室的化學環境，也對紙質版文件的保存造成一定影響。信息化管理可利用計算機的各種功能，實現文件使用的便利性。

2.4 文件的保密性

傳統紙質版文件的保密性，依賴于領用程序的審批和存放空間的控制，存在較大的漏洞。而文件信息化管理可利用電腦權限設置，在保證使用便利性的同時，兼顧文件的保密性。

3 文件信息化的應用實例

3.1 可控性應用

在信息化管理中，所有文件均應掃描或轉化為不可進行內容更改的文件格式，或設置只讀權限，上傳至實驗室內網，所有受控文件的電子版本均應加蓋電子受控章。電子受控章由質保部門設計，并設立使用密碼，對文件管理員進行使用授權。同時，應在程序文件中對文件信息化管理設立進行相應的程序規定。例如，應以實驗室內網中上傳的版本為現行有效版本，任何下載的電子版、打印及翻拍的紙質版均為非受控版本，應加蓋“知識保存”章后作為知識保存文件使用。以信息化管理的模式，只需對上傳內網的版本進行受控，即可保證實驗室所有人員使用的均為有效受控的版本，大大增加了文件的可控性。

3.2 有效性應用

信息化管理可最大限度地保證食品檢驗實驗室中各類文件的有效性。在具體操作中應注意以下幾點：①質量體系文件的更新及勘誤版本應及時上傳至內網，各類食品質量標準應定期在各相關網站進行查新及勘誤；②如有標準更新及勘誤，應及時將更新的版本受控后重新上傳至內網；③如有標準勘誤，應在原電子版標準中的相應位置對勘誤內容進行電子標注，同時在標準首頁進行勘誤說明，標注勘誤日期，并對勘誤說明加蓋電子“有效”受控章。

文件管理員在對內網文件進行變更的同時，應將變更通知及具體變更信息在內網中以待辦提醒等方式發送至實驗室相關人員。

3.3 便利性應用

在信息化管理極大地方便了文件的查詢和使用。各種文件可在不同目錄下分類存放，并可在各級分類目錄下使用文件名、受控號、標準號及檢品編號等進行檢索。實驗室在使用時，也僅需在內網獲取相關文件，即可得到有效的受控版本。

質量手冊及程序文件等質量體系文件作為檢測機構合規運行的保障，規定了檢測機構的崗位職責、質量活動的流程、管理程序以及每一項日常工作的作業指導書，在日常檢測及各類質量活動中均需要作為重要依據使用。文件信息化為檢測機構各崗位人員獲取有效的相關信息提供了極大的便利性，也為質量體系的有效實施和質量活動的合規進行提供了重要基礎。

質量標準是食品檢測的依據，在檢測實驗室中的使用頻率非常高。從實驗準備、實驗過程到出具實驗報告，質量標準文件都是不可或缺的。由于化學檢測實驗室環境的特殊性，傳統紙質版文件在使用過程中極有可能被檢測試劑污染、腐蝕，導致檢測實驗室在使用各類質量標準時，存在一定的損耗。造成不便的同時，也增加了文件回收的工作量。在文件信息化管理中，檢測實驗室人員可在實驗室電腦及辦公電腦中登陸內網，直接調閱受控版本，提高了質量標準保存和使用的便利性。

檢測機構中的各類儀器及環境控制裝置均需定期完成檢定或校準。檢定證書及校準證書在食品檢測機構中的內容涵蓋了儀器的使用范圍、使用環境及使用精度等重要信息，在日常檢測工作中需要實時參考。在信息化管理中，檢測機構的各類儀器在檢定及校準完成后，應將檢定證書校準證書掃描成電子格式并上傳至內網，方便檢測實驗室的實時獲取，并依據其內容確定儀器的使用方式，原件應存放于質保部門作為儀器檔案長期保存。

對文件管理而言，信息化也具有極大的便利性。電子文件的發放、更新、回收均在內網中進行。文件管理員在授權范圍內對文件進行電子受控及各項流轉操作。在文件流轉的各環節，電子簽收即代表文件發放、更新、回收等信息的送達，文件管理員從電子簽收反饋即可得知各項信息的送達情況，極大地提高了文件管理的工作效率，并保證了文件送達的時效。質?？瓶筛鶕嶒炇业牟煌瑣徫?，設置不同等級的權限，對各類文件實行自上而下的高效管理，并在內網中提供自下而上的信息化反饋渠道，為食品檢驗實驗室的文件管理提供了極大的便利性。

3.4 保密性應用

食品檢測機構中涉及的文件有多種來源及類型，不同種類的文件具有不同的保密等級。例如，各類質量記錄表格、技術記錄表格及檢測能力范圍文件為可供下載并使用；質量標準、質量手冊、程序文件及作業指導書等為僅可查看；檢測原始記錄及各類研究資料為需審批后查看。在信息化管理中，可為不同等級的文件設置不同的瀏覽權限，如“需審批后查看”“僅查看”“查看并下載”等。不同崗位也可設置為不同權限，如“僅查看”“查看或更改”“增加文件類別目錄”等。

4 結語

在各類檢測機構中，傳統紙質版文件仍占據了較大比例。對食品檢測機構而言，各類文件的實時變化更新較多，文件管理部門在進行文件定期查新勘誤，保證文件及時有效的同時，也應采取積極措施，使有效文件實現實時傳遞、及時反饋。在信息化時代，食品檢驗行業應緊跟科技發展的步伐，在文件管理中積極運用信息化技術，提高工作效率。同時，由于信息化管理的特殊性，應定期對各類電子化文件進行異地備份，保證電子數據的安全性。文件信息化管理為食品檢驗實驗室了提供完善的質量體系保障[6]、有效的質量標準、及時的資料調閱，從而將大大提高食品檢驗的工作效率以及工作質量。