事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的問題及解決措施

袁昌平

（公主嶺市政府采購中心，吉林 公主嶺 136100）

隨著信息時代對社會以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的影響，事業(yè)單位的改革也應(yīng)該運(yùn)用信息技術(shù)的特點(diǎn)提高事業(yè)單位的管理能力，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)明顯呈現(xiàn)管理的弱勢，為此事業(yè)單位需要促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展實際，總結(jié)檔案管理信息化的意義，并針對問題找到解決措施，完善檔案管理信息化的管理方案，將檔案管理的價值發(fā)揮到極致。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化概述

（一）檔案管理信息化的內(nèi)涵

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)主要是對檔案室的紙質(zhì)版檔案通過數(shù)字掃描的形式傳輸?shù)诫娔X系統(tǒng)中，并通過檔案管理的軟件對紙質(zhì)版檔案重新的歸檔管理，也就是將檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)叫畔⑾到y(tǒng)中的一種檔案管理方式。

事業(yè)單位的檔案信息化管理是符合新時代的發(fā)展要求，也是順應(yīng)了事業(yè)單位的改革，為此檔案的信息化管理內(nèi)容主要包括對數(shù)據(jù)的歸檔、檔案的交接、檔案的數(shù)字化管理等三個方面。檔案的信息化管理也需要循序漸進(jìn)的開展，注重規(guī)范性和實用性的原則，還要注意檔案信息化的安全性。事業(yè)單位的檔案分類比較復(fù)雜，種類多，每個檔案的分類和保管都不一樣，增加了事業(yè)單位檔案信息化管理的難題[1]。

（二）檔案管理信息化的重要意義

首先，事業(yè)單位開展檔案的信息化管理可以規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的弊端，增加檔案保存的時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作會受到環(huán)境的影響和限制，檔案很容易被損壞，而事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化就是利用數(shù)字檔案，不僅節(jié)省了檔案管理的空間，提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率，也會增加檔案保存的時間，避免了檔案管理不當(dāng)對檔案的損害。

其次，檔案管理信息化也提高了檔案管理查找和閱讀的效率。因為信息化的檔案管理是借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，對比以前的檔案管理工作來說，使用者通過檢索很容易在復(fù)雜的檔案中找到需要的檔案數(shù)據(jù)，這樣節(jié)省了查找的時間，也不會出現(xiàn)檔案丟失的風(fēng)險，所以對于事業(yè)單位的改革來說，檔案管理信息化起到推動的作用。

最后，事業(yè)單位檔案管理信息化為單位節(jié)省支出，縮減成本，便于合理的規(guī)劃資金的使用。因為傳統(tǒng)的檔案管理程序中，都是紙質(zhì)版的檔案管理，這種方式不僅需要大量的紙張，也需要檔案盒、檔案柜，甚至還需要具備一定空間的檔案儲存室，這會增加事業(yè)單位的資金使用，同時在檔案歸檔的時候，稍有不慎，就會造成失誤，浪費(fèi)大量的紙張和時間，為此這種方式的檔案管理需要一定的財政資金支持，而檔案管理的信息化就會規(guī)避這些問題，計算機(jī)的儲存空間很大，節(jié)約了紙張、檔案袋、檔案柜的費(fèi)用，還減少了固定資產(chǎn)，縮減資金支出的基礎(chǔ)上提高了財務(wù)管理質(zhì)量。

二、事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的問題

（一）事業(yè)單位檔案信息化管理的配套設(shè)備不齊全

事業(yè)單位檔案信息化管理的配套設(shè)施是否完整決定檔案管理的信息化水平，但是目前由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理中信息化建設(shè)的重要性理解存在片面性，為此對于檔案的信息化建設(shè)過程中硬件設(shè)備的投入資金少，導(dǎo)致檔案管理信息化的計算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)等一些基本的設(shè)備不齊全，設(shè)備配備不到位，直接限制了檔案管理信息化工作的推進(jìn)。對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)備使用時間較長，對設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)等工作不到位，這會大大縮短設(shè)備的使用時間，而且有些設(shè)備在損害了以后沒有及時的維修，會阻礙檔案的信息化管理工作。

（二）缺少完善的檔案信息化管理制度

事業(yè)單位檔案信息化管理也離不開相關(guān)的管理制度，有利于規(guī)范檔案的管理工作，但是事業(yè)單位檔案信息化管理工作缺少完善的管理制度。首先檔案信息化管理的工作目標(biāo)不明確，對檔案信息化管理的工作內(nèi)容沒有全面的理解，所以事業(yè)單位制定的制度也都是形式化的存在，制度的執(zhí)行力弱，發(fā)揮不出應(yīng)有的作用。其次，事業(yè)單位檔案信息化管理的組織架構(gòu)不完整，工作責(zé)任和義務(wù)比較模糊，在開展檔案管理的時候常常出現(xiàn)檔案遺漏現(xiàn)象，監(jiān)督工作因為沒有獨(dú)立性，也很難發(fā)揮作用，這導(dǎo)致對事業(yè)單位開展檔案信息化管理的時候無據(jù)可依[2]。

（三）檔案信息化管理專業(yè)的人才不足

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中的工作人員不足，主要是缺少專業(yè)性的檔案信息化管理工作人員，信息化與傳統(tǒng)的檔案管理之間存在很大的差異，對檔案管理人員的要求也更為嚴(yán)格，但事業(yè)單位對檔案信息化不重視，檔案工作人員的工作能力與信息化的檔案管理要求不匹配，對檔案信息化管理的工作了解不透徹，對信息系統(tǒng)的使用不熟練，而且由于檔案管理一直都是缺少競爭力的工作，所以工作人員長期在安逸環(huán)境下缺少工作斗志，思想態(tài)度不積極，為此在進(jìn)行檔案信息化管理培訓(xùn)的時候，主觀意識認(rèn)為不重要，學(xué)習(xí)的狀態(tài)不佳。同時事業(yè)單位的激勵機(jī)制不完善，檔案信息化管理與績效考核不掛鉤，績效考核的指標(biāo)評估存在不公正現(xiàn)象等，以上內(nèi)容都會導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)性欠缺，影響檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

（四）檔案信息化中信息系統(tǒng)存在安全隱患

事業(yè)單位的檔案種類分為一般檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案和絕密檔案等，而且檔案的保管也是具有一定的工作年限，這種狀態(tài)下的檔案信息化管理過程中，一旦信息系統(tǒng)管理不嚴(yán)謹(jǐn)就會存在巨大的安全隱患，很多數(shù)據(jù)信息存在泄露的風(fēng)險。事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員的檔案安全意識淡薄，借閱檔案的時候管理不規(guī)范，檔案信息系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置不合理，很多人進(jìn)入到系統(tǒng)內(nèi)可以隨意地查看檔案，包括人事檔案等這種屬于個人隱私的秘密類檔案，這種情況下會讓很多數(shù)據(jù)被意外的泄露，不利于檔案的規(guī)范管理。信息系統(tǒng)自身也存在安全隱患，對信息系統(tǒng)沒有定期的維護(hù)和升級，還有一些系統(tǒng)的病毒不做及時的處理，再加上一些黑客的入侵等，都會存在發(fā)生信息流失的風(fēng)險，這需要事業(yè)單位的檔案管理信息化工作引起重視，強(qiáng)化安全管理。

三、事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)問題的解決措施

（一）完善檔案信息化管理的配套設(shè)施

事業(yè)單位檔案管理信息化過程中要保證具備完善的基礎(chǔ)信息化的設(shè)備，如：計算機(jī)、顯示器，掃描儀、攝相機(jī)、打印機(jī)等等，以提高事業(yè)單位檔案管理信息化的水平。事業(yè)單位要注重強(qiáng)化對檔案管理信息化重要性的認(rèn)識，通過宣傳，促進(jìn)各部門工作人員都有意識的加入到檔案信息化管理工作中，營造良好的工作氛圍。事業(yè)單位對信息設(shè)備的管理要加大資金投入，注重選擇先進(jìn)的設(shè)備，制定出設(shè)備的管理對策，包括設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)、維修、使用年限等，確保事業(yè)單位檔案信息設(shè)備的穩(wěn)定性，有利于通過完善的設(shè)備確保檔案管理信息系統(tǒng)的價值，也能保護(hù)好檔案的數(shù)據(jù)[3]。

（二）健全事業(yè)單位檔案信息化管理制度

事業(yè)單位針對檔案信息化管理工作的內(nèi)容，并在分析檔案數(shù)據(jù)以后，結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位改革的現(xiàn)狀，健全檔案信息化管理制度。制度的內(nèi)容包括需要有明確的檔案信息化管理工作目標(biāo)，還要完善檔案信息化管理的組織架構(gòu)，確保相關(guān)工作人員的工作責(zé)任和義務(wù)清晰，也有利于對人員的管理。同時還要明確檔案信息化管理的工作流程，流程設(shè)定要細(xì)致，其中有檔案的收集原則、檔案的內(nèi)容、檔案的保管年限、檔案的分類、檔案的銷毀等等。還要發(fā)揮監(jiān)督的作用，保證監(jiān)督工作的獨(dú)立性，在檔案信息化管理制度具體落實的時候可以通過監(jiān)督發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的現(xiàn)象，保證檔案信息化的完整性、真實性。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化管理人才

事業(yè)單位的檔案管理也需要培養(yǎng)專業(yè)的人才，以便提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率。事業(yè)單位要對現(xiàn)有的工作人員開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，制定詳細(xì)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計劃，將檔案管理、信息系統(tǒng)的使用、工作意識的提升、創(chuàng)新性的培養(yǎng)、工作狀態(tài)的調(diào)整等都納入到學(xué)習(xí)培訓(xùn)中，為事業(yè)單位培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理信息化的人才提供助力，而且學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計劃要做動態(tài) 的管理，要隨著事業(yè)單位職能的轉(zhuǎn)變不斷地調(diào)整，以便適應(yīng)事業(yè)單位的改革。而且在人才的招錄方面也要注重專業(yè)性，招錄進(jìn)來以后，利用激勵機(jī)制，將檔案信息化管理納入到績效考核中，這樣不僅提升了工作人員的重視度，也調(diào)動員工工作的積極性，但是要保證績效考核指標(biāo)公平、公正，才能有效地發(fā)揮作用。事業(yè)單位還可以采取新帶老的方式，改變現(xiàn)存的工作現(xiàn)狀，增加工作人員的凝聚力，不斷滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求。

（四）提升檔案管理信息化的安全意識，消除安全隱患

事業(yè)單位檔案管理信息化的安全管理也非常重要，為了進(jìn)一步規(guī)范檔案的使用和管理工作，提高信息安全性，事業(yè)單位首先要強(qiáng)化安全意識，提高檔案管理人員、借閱人員的安全意識，事業(yè)單位的管理者帶頭重視檔案的安全管理工作，確保在檔案的管理和使用環(huán)節(jié)不出現(xiàn)問題。事業(yè)單位的檔案管理信息化要使用專門的涉密電腦，還要設(shè)定好檔案的使用權(quán)限，還要對檔案規(guī)范的分類，以保證屬于秘密類的檔案可以得到有效的保護(hù)。事業(yè)單位要提升檔案的風(fēng)險意識，制定好安全風(fēng)險的防范對策，引進(jìn)高新信息安全技術(shù)，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性，還要加大資金的投入，定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，查殺病毒，以保證信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。

結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是符合新時代的發(fā)展要求，也有利于促進(jìn)事業(yè)單位的改革，提高事業(yè)單位整體的發(fā)展水平。雖然事業(yè)單位檔案信息化管理過程存在問題，需要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，分析好檔案管理的目標(biāo)和工作要求，完善檔案信息化管理的制度，并培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化管理人才，解決檔案信息化管理過程的問題，為事業(yè)單位的檔案管理信息化水平的提升提供助力。