ERP系統在物資供應管理領域中的創新應用

喬妮

（國家能源集團神東煤炭公司礦業服務公司，陜西 榆林 719315）

隨著我國社會經濟的快速發展，企業面臨著更大的市場競爭。它們雖然開辟了新的發展前景，但仍受到傳統商業模式的影響，面臨著一定的挑戰。為了促進現代企業的發展，必須加強企業內部管理。進行科學的改革創新，淘汰落后的經營理念，實施科學的現代管理方法，物資管理是企業內部管理的重要組成部分，應優先考慮，創新物資管理技術，充分利用現代科學技術，并利用企業ERP系統進行有效管理，保證公司物資管理質量，提高公司經濟效益。

一、ERP系統理論與物資管理概述

（一）ERP系統。企業資源計劃實際上是一個ERP系統。ERP系統可以包括硬件、人力、財務和業務模塊。在企業中實現基于信息技術的企業系統管理；通過科學的系統管理，為管理者和員工提供決策管理平臺和操作工具。ERP在物資管理中的應用實用、全面、方便。ERP系統可以對各模塊的信息資源進行實時的整合和優化。為了實現企業內部數據的共享，提高企業信息系統的敏感性，企業各部門之間的內部協調可以基于ERP系統提供的信息。在科技信息化飛速發展的今天，通過觀察市場的實際需求，可以減少不必要的損失，提高企業的經濟效益。ERP系統需要實時管理來解決實時信息不對稱的問題。

（二）物資管理。實際上，物資管理就是對企業生產過程中所需物資的采購、使用和儲存進行計劃和控制。物料管理的真正目的是對企業的物料進行有效的管理。它降低了企業的物質運行成本，提高了企業的資金周轉率，為企業帶來了更多的經濟效益。

二、企業物資管理中存在的問題

在企業實施ERP系統之前，大多數企業使用簡單的物資管理系統來管理收貨、交付和儲存業務，過分依賴倉庫管理員的個人能力和責任。業務流程使用人工單據和匯總報表，但沒有系統地集成物料計劃、采購、庫存和跟蹤活動。在沒有合理計劃的情況下，一些物資過剩，另一些項目庫存不足，對生產造成嚴重影響。與此同時，倉庫管理人員的素質參差不齊，材料的接收和包裝過程參差不齊，妨礙了今后的驗收、碼放。實際上，往往到貨時間較長的物資質檢入庫沒有進行，在領料過程中而這些物資已經發出，導致單據缺失和賬目不一致。工作量在每月和每季度的庫存占很大一部分。如何降低貨物采購、庫存和銷售成本，減少資金使用，改善整個供應鏈的服務體系，以便為企業發展提供更好的服務，并對資產管理業務提出更高的要求。考慮到公司的實際情況，一些公司仍然遵循傳統的材料管理模式，缺乏現代概念，無法滿足公司的物資分配需求，因此產生了一些問題：

（一）工作人員從事物資管理工作，只管理企業內物資的收入、分配和保管，單一工作內容，工作往往取決于工作人員的責任和個人能力，沒有有效的保障，容易出現管理錯誤和數據錄入錯誤對公司不利為企業日常管理提供可靠有效的物資管理信息。

（二）人事物資管理過程中缺乏合理規劃，不能把企業的實際情況和實際需要、現有物資的合理配置、物資采購和使用計劃設計的靈活性結合起來，這可能導致物資的浪費、閑置和短缺，從而嚴重影響企業經營，不利于企業穩定發展。

（三）物資管理人員的素質參差不齊。在物質管理方面，傳統的管理模式嚴重依賴于工作人員的素質。一些員工缺乏正確的物料管理概念。企業管理質量常常受到一些問題的影響，如未質檢的物資進入受檢倉庫、具體單據丟失以及物料數據不符等。

三、物資管理中ERP系統的作用分析

（一）降低企業運營成本。在物料管理中使用ERP系統極大地簡化了成本核算，大大降低了公司的運營成本。傳統物料管理物料的價格是成本核算的基礎，物料的實際成本反映在物料的價格差異中。此成本核算易于使用，但也有相當大的缺點，例如材料成本和市場價格偏差較大，公司的物料成本不反映當地價格相差產品價格的實際變化。因此，采購標準的價值會喪失。推動ERP系統在資產管理中的應用，使企業資產管理不再需要核算成本。ERP系統中采購產品的市場價格一旦發生變化，公司就會根據市場價格調整材料價格，從而準確反映庫存材料的價值和材料的消費情況。此外，企業資源規劃系統允許企業集中采購，并利用大批量采購的價格優勢。

（二）規范數據管理以提高運營效率。基本數據是企業信息流的重要保證。傳統的硬件管理使企業數據過于復雜和龐大，無法實現高效的數據整合。這對數據的真實性和易用性有重大影響。實施企業資源規劃系統，高效地實時共享信息，同時加快數據傳輸。在ERP系統中，需求信息可以直接輸入到系統中，而ERP系統會自動計劃和平衡物料需求。基本數據（例如單位代碼和物料編碼）組合在一起，以統一地反映數據。

（三）促進企業標準化和有效的流程控制。ERP系統包括適用于物資管理的審核和控制功能，通過合并規劃、庫存和采購管理，加強對資產采購流程的控制。企業資源規劃系統管理設備的整個采購過程，如設備需求計劃的編制和審批、電子投標、合同簽署等。首先，采購員為物資創建計劃采購訂單，并提供采購訂單、設備供應商信息、產品目錄等。輸入至系統。對于不在目錄中的不合格供應商和外購物料，沒有對應的采購訂單或事務處理跟蹤。只有在采購計劃獲得批準后，才能生成和跟蹤采購訂單。

四、ERP物資供應管理模塊功能及模型

（一）物資管理模塊模板。企ERP系統的物資管理模塊包括與資產規劃和采購、資產管理和庫存管理有關的任務。一般來說，公司的歷史采購信息是采購計劃的重要指導方針，如提供有效的市場銷售和供應信息，為采購員提供正確的采購方向，并控制從申購到入庫的整個采購過程。

（二）物料管理功能模塊。首先是采購管理，可以使用ERP物資來計劃采購訂單、選擇供應商、下達采購訂單、跟蹤和催貨采購訂單、核對付款和發票、付款等。二是校驗發票，要求提供與成本控制和資產管理相關的物資和財務部門信息。第三個領域是供應商評價，ERP是一個企業資源規劃的評價系統，它在整合的基礎上對供應商進行評價和分類，保持客觀和公正的觀點，并將不能勝任和遇到困難的供應商列入黑名單；第四，需要對SAP系統進行協調管理的資產管理，以確保賬實的一致性；第五個要素是MRP計劃，確保物料供應，為庫存和實際需求編制適當的預算，預測緊急需求，累計物料，并通知管理人員所需和多少的物資。

五、ERP系統實施過程中物資采購供應的管理和控制

為了更有效地利用ERP系統，改進其功能，改進電子商務中的有形管理，更快地向消費者提供高質量和高效率的貨物和服務，ERP系統主要從貨物的采購和供應開始。

（一）采購物資。就個人而言，采購物資的過程被視為ERP系統中審批采購過程中最復雜的問題。簽署合同大約需要三個步驟：締結協議；要求采購材料；締結合同。協議還必須得到各級領導人的批準，采購合同也必須得到批準。在使用ERP系統時，合同中的文件處理也很復雜，分為幾個階段：ERP系統上傳請購單→電子商下達詢價單→詢比價下載結果→ERP系統簽署采購合同。不難看出，一個合同在執行之前需要經過幾個層次的批準，這嚴重影響了工作效率。其實審批過程中有很多無效的工作。

（二）供應物資。充分利用ERP系統來控制企業成本和管理投資計劃。ERP系統支持所有任務之間的信息共享，從而簡化了訂單成本分析和數據輸入。通過比較數據，企業使用材料的問題將一個接一個地出現，減少材料問題。管理人員可以幫助企業及時發現問題，避免工作中的缺陷，并及時采取糾正措施，從而通過抽查和審核減少企業損失。

六、運用ERP提升物資管理水平的有效措施

（一）要建立一個完整的ERP物資管理系統，企業在物資管理上必須改變傳統的管理模式，充分利用ERP技術，建立一個完整的ERP物資管理系統。根據公司物資的實際情況，建立物資管理體系，使公司的ERP物資管理建立在有法可依的基礎上，優化公司的組織結構。為保證物資管理體系的完善，為ERP物資管理系統的正常運行提供重要保障，公司各部門應加強溝通，科學劃分各部門的管理職責。提高對物資管理重要性的認識，積極參與企業物資計劃體系建設，加強對ERP系統操作人員的培訓，提高操作技能，培養職業道德。激發員工的積極性，投入到工作中，保證ERP系統的有序管理，并提供制度支持。

（二）確保信息的透明度。基于信息技術的ERP系統簡單快捷。任何具備必要權限的人都可以訪問這個系統，這樣它就可以超越時間和空間的限制。例如，企業部門的項目經理可以在ERP系統中查詢物資計劃，檢查計劃的審批時間和物料的最終采購價格。發現材料質量問題，及時查明責任人，追究責任。通過對采購人員的審核，徹底調查不合格材料的原因。質檢員和供應商。信息和數據必須共享和透明。公司員工只需在ERP系統中查詢了解公司物資的用途、公司物資的數量和位置。協助資物經理提高物資管理效率。

（三）資金、物流、信息流同步。在運用ERP系統進行物資管理時，應加強資金、物流、信息流控制允許在EMS中同時實現這三個要素。根據公司實際經營成果和各部門上報的信息，制定科學的物資需求計劃，計劃中應明確所需物資的名稱、規格、型號等基本信息。然后確定采購物資的數量、價格和需求時間。在這個過程中，要充分發揮項目全面預算管理的作用，在提取材料時實行成本管理和備案措施。我們需要建立財務聯系并生成跟蹤報告，以便公司了解資金和材料的流動。

（四）實施預算管理。預算管理是ERP實施的重要環節之一。受多部門影響，需要采取多種方式應對。公司各部門根據需求計劃上報預算控制，有效控制物料采購訂單的預算，防止物料采購成本超過預算限額。在預算控制和管理過程中，要正確記錄設備采購情況，采購設備時要考慮預算控制計劃，避免物資浪費。提高利用率，降低企業管理成本。

ERP系統的實施和優化促進了供應管理體制的改革，充分發揮了采購的優勢，減少了不必要的損失，規范了業務流程，強化了財產控制機制，優化了庫存環節，尤其是管理層。