新時期檔案管理工作的探析

李巖

（公主嶺市人事考試中心，吉林 公主嶺 136100）

引言

在檔案管理工作中，管理人員作為關鍵性角色，決定著檔案管理有效性，作用于檔案資料流通與利用?，F階段，一定數量的企業組織，雖然認識到了檔案管理的重要性，但在檔案管理人員配備方面，還存在專業性不足問題，有些單位和部門在進行檔案管理工作時，一般情況下并未安排較多人員。部分單位采取部門自行管理形式，另一部分單位采取檔案資料集中管理形式，以保障檔案資料管理的有效性。降低了檔案資料管理的層次感，難以保障檔案管理的執行力和有效性，甚至還出現有礙于檔案資料流通與運用等現象。

一、檔案管理現狀與問題分析

（一）制度存在漏洞，管理意識不強

一些檔案管理工作的開展，是建立在健全完善的管理制度的基礎之上的。當前，部分單位忽視人事檔案管理工作，沒有充分意識到該項工作的重要性和必要性，沒有制定完善的人事檔案管理制度，或者所制定的人事檔案管理制度過于傳統老舊，無法更好地滿足新時期單位檔案管理工作需求。同時，部分單位雖然具備與時俱進的精神，制定了健全的人事檔案管理制度，但是卻存在落實執行不到位的現象，由于缺乏相應的監管機制，導致人事檔案管理工作的開展流于形式，管理制度落實不到實處，人事檔案管理工作存在較強的盲目性、隨意性，嚴重影響檔案管理的效果。

（二）缺乏集中管理，檔案信息不全

研究發現，雖然大部分單位均已開展了人事檔案管理工作，但是卻存在檔案信息不全的問題，人事檔案信息資料不完整、不詳細，無法準確全面地了解職工干部信息。同時，有的人事檔案資料內容重復、有的資料分散疏于整理，檔案信息集中管理意識不足，影響人事檔案資料利用價值的發揮。此外，個別單位職工干部招聘錄用時，不重視對檔案信息的統一管理，導致人事資料分散，部分信息沒有及時歸檔，影響單位對職工干部的了解，不僅影響職工干部的個人發展，同時也不利于單位發展。

（三）人事檔案管理方法落后

新時期，檔案管理工作中，管理方法落后的問題較為突出。受到傳統管理模式的影響，原屬單位沒有及時遷出人事檔案資料，新單位無法及時分析人員的過去發展狀況，影響多項人才信息共享利用，出現“棄檔”“死檔”等現象。同時，部分單位在人事檔案管理工作中，資金投入不足，檔案管理設施設備陳舊，設備配置不齊全，嚴重影響工作效率。此外，檔案管理中，忽視信息化建設，依然采用傳統落后的純手工管理模式，檔案信息系統建設緩慢，人事檔案管理以紙質檔案為主，影響檔案的查閱利用，影響其價值發揮，同時還降低了單位人事檔案管理工作時效性，這對于單位發展是不利的。

（四）信息化人才缺乏

信息技術的出現和應用，為檔案管理工作的開展帶來了巨大便利，檔案管理信息化建設成為了當前發展的必然趨勢。人事檔案信息化管理，對于管理人員專業能力與水平提出了更高的要求，當前，部分人員缺乏信息化管理意識，對于人事檔案信息化管理流程模糊，信息化技術的應用、信息設備的操作能力較差，再加上個別人員缺乏較高的責任心及綜合素質，工作態度不端正，學習意識薄弱，嚴重影響到檔案管理水平。

（五）數字化檔案管理進程較慢

社會科技的快速發展，終端技術的運用替代了手工立卷，檔案載體具有很大轉變，電子載體不斷加多，非紙張載體以及紙質載體的檔案都是檔案管理的主體內容，新型載體、新型類型檔案資料的出現為檔案管理工作添加全新的內容。以往的檔案信息因為各個層面條件約束，涉及范圍較小、傳播速度較慢、大眾知曉率較低，利用范疇有所限制，無法做到檔案管理的現代化以及公眾化。為讓檔案工作可以達到社會廣泛需求務必要加大檔案信息網絡化構建，可是目前很多檔案信息網絡資源開發工作依舊處在初期階段，無法順應新時代對于檔案資料的大量需求。

二、檔案管理工作創新的有效策略

（一）制度創新，明確管理要求

要實現檔案管理工作的創新發展，必須在制度上強調檔案管理工作的重要價值，依靠制度來建立完善的檔案管理機制，提升檔案管理工作的有效性，實現檔案管理的革新與發展。傳統的檔案管理工作中，有關單位雖然建立了明確的管理制度，但這些制度大多從如何管理檔案、調用檔案入手，約束力不強，沒有建立明確的權責關系，導致檔案管理工作無法取得預期成果。在嘗試創新檔案管理工作的過程中，可建立多元化的檔案管理制度，依靠制度來確定檔案管理工作的主要推進方向，明確檔案管理要求。首先，是對檔案的入庫、調整、調用建立管理制度，有關單位要建立由上而下的責任機制，單位的管理層要負責檔案管理工作的第一任務，檔案管理部門在制訂檔案管理計劃時，要與有關領導進行溝通，明確權責關系，及時調整檔案管理方案。其次，是對檔案的使用、補錄、更改建立管理制度，在對檔案進行相關處理的過程中，有關人員要對檔案的變動情況進行報備，對于檔案遺失、錯漏等問題，有關負責人在進行調整的同時，也要及時做好報備工作。最后，要建立明確的責任制度，一旦出現檔案管理疏漏，除要追究檔案管理人員的責任之外，更要追究有關領導的責任，加大檔案管理力度，明確責任方向，以此消除檔案管理工作中存在的短板。

（二）模式創新，提升管理效能

傳統的檔案管理工作強調對實體紙質檔案的管理，檔案的體積較大，查閱與更新不便。在這種情況下，檔案管理工作正在演化為長周期、大范圍的工作任務。要實現檔案管理工作的創新，必須建立獨屬于自己的內部管理平臺，在完成檔案管理任務的同時，借助線上的管理機制完成檔案管理工作，提高檔案管理效能。有關單位可圍繞檔案管理工作的有關要求開發線上檔案管理數據庫，建立完善的檔案管理機制。在線上檔案庫中，要求檔案管理人才、信息技術人才共同參與檔案管理任務，建立完善的檔案管理工作服務機制。信息技術人才負責檔案的管理與開發，在檔案管理工作中，將紙質檔案轉化為虛擬檔案，通過分類歸納建立不同的檔案詞條與管理權限，為后續的檔案管理工作的開展提供支持。這一環節，檔案管理工作主要以“檔案形式的轉換”為首要任務，要建立相應的檔案管理權限，提升檔案管理工作的科學性。檔案管理人才在線上檔案庫被建立之后進入到檔案管理工作當中，其直接對數據庫中的相關檔案負責，并對檔案的調用、更新等工作進行管理。對于進入檔案庫中的檔案，檔案管理人員要積極落實檔案的報備、查驗工作，并定期對檔案的變動情況、使用情況進行核查，對于出現虛假檔案、私自篡改檔案等問題的，要及時上報上級領導。檔案庫中出現的安全問題，必須及時反饋給信息技術服務人員，實現檔案管理模式的有機調整。將線下轉化為線上，有助于管理模式的創新，從而提升檔案管理工作的服務效能。

（三）權限創新，加大管理力度

檔案管理工作中的權限問題不容忽視。以往的檔案管理活動中，檔案的調用、更改較為自由，檔案管理權限較為分散，在獲得上級領導的允許之后，職工與部門便能夠進行檔案的更改工作，在這種情況下，檔案管理的整體質量難以得到保障。對管理權限進行重新劃分，建立明確的權限管理制度，在提升檔案管理的有效性的同時，也能夠在一定程度上解決檔案管理工作中存在的負面問題。有關單位要針對不同的檔案管理要求設計檔案管理權限，在細化權限的具體職能的同時，建立更為完善的檔案管理責任制度，全面落實檔案管理工作。第一，要針對檔案管理人員、負責人員全面落實權限管理，要求相關人員主動承擔檔案管理職責，在完成檔案管理任務的同時，做好檔案的更改、調用以及報備工作，賦予其相應的檔案管理權限，但僅限于檔案在工作范圍內的管理，不得隨意調用、轉交檔案，避免出現權責混亂問題。第二，要賦予領導班子相應的管理權限，對機密檔案的查詢、調用等工作要給予相應的重視，在確保有關領導持有相關權限的同時，建立完善的權限管理機制，避免出現濫用職權問題。機密檔案的管理權限應該由多位領導或領導與檔案管理人員共同持有，杜絕單人專權現象。在全線上合理增加限制，提升管理要求，也能讓檔案管理工作盡早脫離原本的管理窠臼。

（四）塑造檔案管理人員信息服務意識

檔案資料具有一定信息服務功能，要發揮其管理價值。因此，檔案管理人員應形成較強的檔案工作責任意識，以提升工作創新能力，高效解決檔案工作中存在的困難，維護檔案資料的真實性，以期為其他部門工作提供檔案信息服務。比如，在高校管理人員在調取員工實習檔案時，可在網絡平臺中，輸入管理人員具有檔案調取權限的賬號，在平臺搜索欄，輸入員工姓名進行檔案調取。在此期間，檔案管理人員需完成的工作有：檔案信息采集與類別整編、按類上傳、紙質版資料完整保存，以提升資料流通速度，發揮檔案管理人員工作能力。

（五）推行目標化管理工作機制

各單位應以工作結果為主要導向，推行目標化管理模式。這種管理模式主要以最終的實際工作成效為導向，重點突出目標的作用及其價值。作為一種現代化的管理手段，單位設計檔案管理工作機制時可以充分參考和適用其中的一些理念、方法。具體而言，以既定的檔案管理工作目標為指向，各項工作的開展都朝向目標邁進，盡可能將每天、每周、每月的工作計劃和預期目標安排詳細，并嚴格執行流程記錄與監督。在結合單位實際情況，注重檔案管理成效和結果，并據此設計科學合理的激勵機制以及相應的工作績效評價體系。

（六）電子信息資料歸檔模式進行規范化

利用云計算技術以及移動互聯網技術可以做到遠程歸檔工作，檔案管理人員不需要裝置任何系統軟件，在可以運用無線網絡或是移動數據的情況下，根據自身需求展開操控，就可以不受時間以及空間的限制實現檔案歸檔管理。根據當前科學技術發展模式，預測未來檔案歸檔管理可能會具有三類模式，即傳統歸檔模式、互聯網遠程歸檔模式以及移動互聯網歸檔模式。

（七）拓展電子檔案儲存以及共享模式

在檔案管理過程中應用云計算技術，轉變以往檔案管理的模式，進而讓當前檔案管理的工作體制可以展開優化、維護性能較高、提供多項服務模式、具有較高的技術水平。并且也讓電子檔案的儲存模式展開不斷更新，改變以往檔案儲存中具有的儲存模式簡便、無法共享、查閱不便、數據信息安全性較低等弊端。另外，運用云計算技術可大大提升電子檔案的儲存空間控量，便捷地做到備份以及數據信息的恢復，云計算技術有著海量的空間容量，能夠極大程度解決電子檔案儲存容量不足的情況。

三、結語

檔案管理工作是工作的一部分，應該從整體上進行管理，并受到領導的關注。針對檔案管理的科學性與規范性可以看出，應該不斷完善文書處理機制，并且不斷增強相關工作人員的責任心，提升工作人員的素養，這樣才能讓檔案管理工作更加科學規范。另外，也應該激發員工管理檔案的觀念。運用科學合理的檔案管理工作方法，將檔案管理與信息技術進行整合，優化檔案管理的環節，這樣才能提高檔案管理的效果。