新形勢(shì)下地勘單位檔案管理工作創(chuàng)新

陳貝貝 龐文靜.2

（1.江西省地質(zhì)局二六一大隊(duì)，江西 鷹潭 335000；2.江西省能源礦產(chǎn)地質(zhì)調(diào)查研究院，江西 南昌 330103）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，地勘單位改革改制工作也在深入進(jìn)行，然而與高速的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)還有很多不適應(yīng)之處，國(guó)務(wù)院早在2006 年便下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》，明確指出應(yīng)當(dāng)根據(jù)企事分開原則，加強(qiáng)國(guó)有地勘單位改革工作，而在新的發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理作為地勘單位重要的工作內(nèi)容，要在地勘單位改革過程當(dāng)中發(fā)揮好服從、服務(wù)作用，為地勘單位持續(xù)健康發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。但目前地勘單位檔案管理工作方面依然有很多問題存在，下文中針對(duì)這些問題進(jìn)行分析探討，并提出一些創(chuàng)新建議，以供參考和借鑒。

一、加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作的重要意義與作用

（一）檔案是地勘單位歷史演進(jìn)的重要載體

在地勘單位發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中形成了很多有價(jià)值的檔案信息，這些檔案是地勘單位各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，將地勘單位歷史演進(jìn)過程全面詳細(xì)地記錄下來，也是聯(lián)系地勘單位、過去、現(xiàn)在與未來的重要紐帶。在地勘單位當(dāng)中檔案是一種非常重要的信息資源，更是地勘單位的無形資產(chǎn)與巨大財(cái)富，所以不論地勘單位如何演進(jìn)與發(fā)展，都應(yīng)當(dāng)充分重視地勘單位檔案管理工作，采取切實(shí)有效的措施，提高地勘單位檔案管理工作水平，才能為地勘單位持續(xù)健康發(fā)展提供有效參考。

（二）檔案為地勘單位領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供了重要依據(jù)

決策是進(jìn)行管理的重要龍頭，能否正確地做出決策，不僅和管理者綜合素質(zhì)與能力密切相關(guān)，同時(shí)也和管理者掌握地勘單位歷史檔案信息存在非常緊密的關(guān)聯(lián)性，只有以地勘單位檔案為參考，才能為科學(xué)決策提供有效依據(jù)，保證領(lǐng)導(dǎo)者決策制定的準(zhǔn)確性。所以從某種層面來講，檔案事關(guān)地勘單位整體管理水平與其生存發(fā)展，是地勘單位不可或缺的重要內(nèi)容。

二、目前地勘單位檔案管理存在的問題

（一）沒有全面系統(tǒng)地進(jìn)行材料歸檔

多數(shù)地勘單位雖然近年來對(duì)于檔案管理工作的重視程度也在不斷加強(qiáng)，然而涉及經(jīng)濟(jì)決策以及市場(chǎng)信息的館藏檔案還存在很大不足，甚至這些方面缺失，同時(shí)也沒有認(rèn)真歸檔能夠體現(xiàn)地質(zhì)單位市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有關(guān)協(xié)議與合同等各方面的信息資料。歸檔不全面，不規(guī)范等問題依然突出。

（二）檔案管理工作人員素質(zhì)問題

隨著近些年來地勘單位的不斷發(fā)展，地勘單位改制工作也在日漸推進(jìn)，而且精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)過程當(dāng)中檔案人員首當(dāng)其沖，這很大程度上導(dǎo)致地勘單位檔案管理方面的作用被不斷削弱，在精簡(jiǎn)單位人員過程當(dāng)中，有些具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)但年齡較大的人員內(nèi)退下來，這些工作人員很多都存在一定情緒，憤憤離崗，使得工作交接也遭受巨大影響。檔案管理工作人員，工作經(jīng)驗(yàn)比較缺乏，有缺少系統(tǒng)培訓(xùn)，主愛到檔案管理工作的順利實(shí)施，缺少老員工的傳幫帶，導(dǎo)致檔案管理工作成效始終處于低位徘徊，由于不重視檔案管理相關(guān)知識(shí)，技能的學(xué)習(xí)，工作過程當(dāng)中出現(xiàn)了較大的隨意性，很難保證工作質(zhì)量。還有的檔案管理工作人員兼職太多，不能高度集中注意力進(jìn)行檔案管理工作，再加上學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)有限，導(dǎo)致地勘單位檔案管理工作一直停滯不前。

（三）缺乏健全的檔案管理制度

地勘單位在檔案管理工作當(dāng)中雖然相應(yīng)的進(jìn)行了管理制度建設(shè)，但是工作實(shí)際卻沒有認(rèn)真落實(shí)，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制缺乏，以至于有關(guān)干部和工作人員在開展檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)意識(shí)淡薄的情況，還有的工作人員以及業(yè)務(wù)人員將報(bào)告以及圖紙作為自己的財(cái)產(chǎn)進(jìn)行應(yīng)用，為了便于這些檔案信息的保管，在保管過程當(dāng)中采用分散性的保管方式，這樣一來，極易造成很多檔案資料的缺失，無法保證檔案的完整性，這些很大程度上阻礙到地勘單位檔案管理工作的順利實(shí)施。

（四）缺乏完善的檔案服務(wù)機(jī)制

檔案管理在地勘單位各項(xiàng)工作當(dāng)中發(fā)揮著十分重要的作用，然而很長(zhǎng)一段時(shí)間以來，地勘單位在實(shí)施檔案管理工作當(dāng)中沒有構(gòu)建起以服務(wù)為中心的組織體系，不能高效率、高質(zhì)量地提供檔案信息，使其服務(wù)能力受到很大影響。而且也檔案信息的提供不全面，缺乏針對(duì)性，阻礙到地勘單位各項(xiàng)工作的順利實(shí)施，也影響到地勘單位科學(xué)決策。在檔案管理過程當(dāng)中，僅僅提供收集、篩選檔案信息以及淺層次地傳遞檔案信息，深入挖掘檔案信息具有的價(jià)值，這對(duì)地勘單位持續(xù)健康發(fā)展是非常不利的。

三、創(chuàng)新地勘單位檔案管理工作的建議

（一）重視提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

開發(fā)和利用檔案信息資源這個(gè)過程是非常復(fù)雜的，檔案管理工作人員必須要保證較高的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段有一個(gè)充分了解與掌握，這才能更加高效地開展地勘單位檔案管理工作。為此地勘單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際，將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)引入其中，并強(qiáng)化按管理工作人員一些技術(shù)學(xué)習(xí)和外語知識(shí)的學(xué)習(xí)，使他們充分認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)手段在提高地勘單位檔案管理工作方面發(fā)揮的重要作用，通過現(xiàn)代信息手段，高效率，高質(zhì)量地開展檔案管理工作。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)地勘單位檔案管理工作人員知識(shí)，技能方面的培訓(xùn)，使其整體素養(yǎng)獲得更好發(fā)展，以便在地勘單位檔案管理工作當(dāng)中大顯身手，不斷提高地勘單位檔案管理整體質(zhì)量。

（二）充分重視提高對(duì)檔案工作的重視程度

地勘單位領(lǐng)導(dǎo)人更要認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于地勘單位持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮的重要性，在地勘單位各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，把檔案管理工作擺在突出位置，強(qiáng)化管理，領(lǐng)導(dǎo)的重視必定會(huì)引發(fā)工作人員的重視，上下齊心合力，才能更加高效率，高質(zhì)量地開展檔案管理工作。

（三）推進(jìn)檔案管理計(jì)算機(jī)一體化發(fā)展

在過去地勘單位檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)很多時(shí)候都是對(duì)一些信息條目進(jìn)行查閱，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)信息資料的全部瀏覽。而在地勘單位檔案管理工作當(dāng)中引入計(jì)算機(jī)之后，為一體化管理地勘單位檔案信息提供了巨大的便利性，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，便可以在檔案整理數(shù)據(jù)庫過程當(dāng)中直接轉(zhuǎn)入相應(yīng)的文件材料，保證更高效率的開展地勘單位檔案整理工作。而且地勘單位檔案管理工作當(dāng)中涉及錄音、錄像、文字資料，圖紙等各方面檔案信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)手段統(tǒng)一歸檔，便可充分展現(xiàn)地勘單位各項(xiàng)工作的整體全貌，另外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還利于動(dòng)態(tài)化管理地勘單位當(dāng)然信息資料，為地勘單位檔案資料高效利用提供便利。

（四）創(chuàng)新服務(wù)能力，更好地服務(wù)于地勘單位的發(fā)展

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展以及地勘單位的不斷提升，在檔案管理工作方面也有了很高的要求，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理由過去的管理型向開放型、服務(wù)型當(dāng)面轉(zhuǎn)變，成為當(dāng)前地勘單位檔案管理工作面臨的重要課題。然而很長(zhǎng)一段時(shí)間以來，檔案管理工作開展實(shí)際，年齡較大的工作人員已經(jīng)形成了固定思維，愿意應(yīng)用傳統(tǒng)的方法和手段進(jìn)行地勘單位檔案管理工作，對(duì)于新知識(shí)，新問題了解甚少，這樣一來影響地勘單位檔案信息的高效利用，檔案信息具有的作用優(yōu)勢(shì)也難以有效發(fā)揮，地勘單位在開發(fā)利用檔案信息資源過程當(dāng)中由于重視程度不夠，特別是對(duì)其開發(fā)利用沒有引起足夠重視，導(dǎo)致這些地質(zhì)檔案信息一直停留在封閉狀態(tài)，不重視信息資源的挖掘，利用受阻，使地勘單位檔案成為死檔案。而檔案的價(jià)值體現(xiàn)是在高效利用檔案信息的同時(shí)，為地勘單位提供有效參考，保證地勘單位做出科學(xué)決策，確保各項(xiàng)工作順利實(shí)施，進(jìn)而為地勘單位持續(xù)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以只有創(chuàng)新地勘單位檔案管理服務(wù)能力，才能為地勘單位發(fā)展壯大提供支持，實(shí)現(xiàn)地勘單位更好的發(fā)展。

（五）宣傳、貫徹有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)

檔案法是我國(guó)開展檔案管理過程當(dāng)中一部重要的法律依據(jù)，該部法律當(dāng)中對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作具有的責(zé)任，義務(wù)以及權(quán)利給予了充分明確，所以地勘單位在開展檔案管理工作當(dāng)中，也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循檔案法律法規(guī)相關(guān)要求，將這一利器充分利用起來，科學(xué)合理的開展地勘單位檔案管理工作。同時(shí)地勘單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際，調(diào)動(dòng)廣大干部職工加強(qiáng)檔案法律法規(guī)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，逐步增強(qiáng)地勘單位廣大干部職工檔案管理的法律意識(shí)，也使得地勘單位廣大干部職工在地勘單位檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)肩負(fù)的法律責(zé)任，并積極主動(dòng)投入到地勘單位檔案管理工作當(dāng)中，把地勘單位檔案管理工作當(dāng)作自覺行為，針對(duì)地勘單位檔案管理工作當(dāng)中存在的各種問題，采取切實(shí)有效的措施進(jìn)行解決，使地勘單位檔案管理工作獲得更好的發(fā)展。

（六）加大投入力度，夯實(shí)檔案工作的基礎(chǔ)

地勘單位在長(zhǎng)期的發(fā)展過程當(dāng)中，很多只重視強(qiáng)調(diào)資金緊張，在檔案管理工作當(dāng)中經(jīng)費(fèi)投入相對(duì)有限，而且面臨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，在經(jīng)營(yíng)方面投入更多的精力，無暇顧及地勘單位檔案管理工作。由于地勘單位檔案管理工作方面投入不足，阻礙地勘單位檔案管理工作的高效開展，使地勘單位檔案管理工作步入惡性循環(huán)的狀態(tài)，很難將檔案管理工作在地勘單位發(fā)展過程當(dāng)中的作用優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來。因此，在新的發(fā)展形勢(shì)下，必須要對(duì)地勘單位檔案管理工作給予充分重視，采取切實(shí)有效的管理措施，不斷提高檔案管理工作整體水平，擴(kuò)大檔案管理方面的投入力度：根據(jù)地勘單位實(shí)際，以及地勘單位檔案管理庫房建設(shè)相關(guān)要求，科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行檔案庫房建設(shè)，同時(shí)對(duì)檔案裝具及時(shí)更新，購置新的檔案管理鐵柜，引入先進(jìn)的檔案管理密集架，并將計(jì)算機(jī)等一系列軟硬件設(shè)備引入到地勘單位檔案管理工作當(dāng)中，保證地勘單位檔案管理工作效率及其質(zhì)量。

（七）加速檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

科學(xué)規(guī)范的進(jìn)行地勘單位檔案接收，整理，鑒定，保管，采取切實(shí)有效的措施，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)控制工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行改正。并在地勘單位檔案管理工作當(dāng)中，將計(jì)算機(jī)具有的輔助優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，通用化的管理軟件，確保地勘單位檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)暢通性。并在管理工作實(shí)際推廣應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)化現(xiàn)代高性能軟件，確保地勘單位檔案信息統(tǒng)一整合，有效連接各個(gè)方面，使地勘單位檔案信息資源成為重要的信息寶庫，為地勘單位持續(xù)健康發(fā)展提供重要的參考。