電力物資招投標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系優(yōu)化

吳獻(xiàn)勇 張忠新

（國網(wǎng)衡水供電公司，河北 衡水 053000）

一、電力物資招投標(biāo)采購中風(fēng)險(xiǎn)管理體系優(yōu)化的重要性

在電力企業(yè)對于物資的招投標(biāo)采購中，其中面臨的矛盾化逐漸尖銳，這對于企業(yè)的發(fā)展是極為不利的。設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)管理體系能夠規(guī)避招投標(biāo)過程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，使招投標(biāo)原有的計(jì)劃方案順利進(jìn)行，能夠使企業(yè)的采購水平得到很大的提升。但是隨著時代的發(fā)展，在招投標(biāo)過程中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)會有所改變，因此風(fēng)險(xiǎn)管理體系的優(yōu)化是有著很重要的意義的。對于風(fēng)險(xiǎn)管理體系的優(yōu)化，能夠使企業(yè)更好地面對招投標(biāo)過程中風(fēng)險(xiǎn)的襲擊，保證電力企業(yè)的良好發(fā)展。

二、招投標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)概述

（一）招投標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理流程分析

電力公司要對實(shí)際的業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行結(jié)合，對物資采購流程進(jìn)行梳理，主要包括不同的幾個階段，在開標(biāo)前的準(zhǔn)備工作、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)對資料進(jìn)行整理。其中在開標(biāo)的準(zhǔn)備工作中，主要能夠進(jìn)行任務(wù)的接收，相關(guān)公告的發(fā)布，對開標(biāo)做好準(zhǔn)備，開標(biāo)階段要進(jìn)行開標(biāo)，準(zhǔn)備為評標(biāo)做好準(zhǔn)備；評標(biāo)環(huán)節(jié)要進(jìn)行初評、詳評；定標(biāo)主要是對定標(biāo)活動進(jìn)行開展中標(biāo)的通知以及歸檔工作的準(zhǔn)備。

（二）招投標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)衡量標(biāo)準(zhǔn)

在實(shí)際工作開展中，我們對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，要采用定性和定量方式結(jié)合對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，能夠?qū)φ型稑?biāo)采購各階段的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評估，降低對目標(biāo)的影響程度，以確定各風(fēng)險(xiǎn)管理優(yōu)先的順序。

（三）電力物資招投標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理過程中所存在的問題

1.缺乏對物資采購流程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的梳理

在物資招投標(biāo)采購管理過程中，包括多個環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)下面有眾多的任務(wù)，涉及到不同的主體和系統(tǒng)，所以，在進(jìn)行業(yè)務(wù)流程管理的過程中，可能會導(dǎo)致一些管理和效率風(fēng)險(xiǎn)，使得招投標(biāo)采購管理效率下降，然而當(dāng)前的電力公司缺乏對物資采購流程風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的梳理，使得風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率變大。

2.缺乏對物資招標(biāo)采購數(shù)據(jù)的管理

在當(dāng)前的信息化技術(shù)應(yīng)用的過程中，借助各種信息系統(tǒng)，對招投標(biāo)采購實(shí)踐過程中所出現(xiàn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，但是，當(dāng)前的電力企業(yè)沒有意識到信息化技術(shù)應(yīng)用水平的重要性，在進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的過程中，往往會出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)泄漏造成安全風(fēng)險(xiǎn)，同時，對數(shù)據(jù)的分析不透徹也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的來源混亂，管理效率下降。

3.缺乏對供應(yīng)商的進(jìn)一步培訓(xùn)

對供應(yīng)商進(jìn)行規(guī)范化的培訓(xùn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控意識，能夠提升電力物資招投標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)的管理，但是，在當(dāng)前的培訓(xùn)中，往往缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，或者部分供應(yīng)商沒有形成正確的認(rèn)知，在進(jìn)行招投標(biāo)的過程中，沒有按照文件細(xì)節(jié)和要求來進(jìn)行投標(biāo)，會導(dǎo)致整體的投標(biāo)流程質(zhì)量下降，影響物資采購的質(zhì)量和效率。

三、電力物資招投標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系中面臨的問題

（一）采購環(huán)節(jié)的工作相對繁瑣

在物資招投標(biāo)采購的過程中，包括發(fā)標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)等環(huán)節(jié)。并且在每個具體環(huán)節(jié)中，還有著各自的工作任務(wù)，需要各個部門相互協(xié)調(diào)進(jìn)行工作。由于這個原因，會使采購工作存在一定的滯后性。這樣會使采購工作不能順利的執(zhí)行，對于采購環(huán)節(jié)的效率有著極大的影響。面對著如此繁瑣的工作環(huán)節(jié)，這其中每一個環(huán)節(jié)都是有著出現(xiàn)問題的風(fēng)險(xiǎn)的。因此，采購環(huán)節(jié)工作的繁瑣，是電力物資招投標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系中存在的一個重要問題。

（二）物資招投標(biāo)信息管理水平不足

在當(dāng)今社會，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展是迅速的，我國也正在向信息化社會邁進(jìn)。在電力企業(yè)中也開始使用信息化辦公，毫無疑問，這是有著極大的便利性的，但是這其中也存在著一些問題。在工作人員物資招投標(biāo)的過程中，對于之前的歷史信息有著大量的積累，缺乏對于信息的管理工作，這導(dǎo)致現(xiàn)有的信息管理水平與物資招投標(biāo)工作無法進(jìn)行很好地適應(yīng)。在招投標(biāo)工作的進(jìn)行過程中，很可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯誤或者丟失。對于信息的管理會極大地影響物資招投標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

（三）對于物資供應(yīng)商的培訓(xùn)不足

對于物資招投標(biāo)采購工作而言，都是有著一些物資供應(yīng)商的，物資供應(yīng)商的商業(yè)水平會直接影響著采購物品的質(zhì)量。一些供應(yīng)商對于規(guī)范投標(biāo)，公平投標(biāo)的意識不強(qiáng)，沒有經(jīng)歷過一些系統(tǒng)的培訓(xùn)。在招投標(biāo)的過程中，對于招標(biāo)文件的細(xì)節(jié)不能夠很好的掌握，就會很容易出現(xiàn)一些其他的問題，影響物資采購的質(zhì)量。

四、風(fēng)險(xiǎn)防控措施研究

電網(wǎng)采購活動風(fēng)險(xiǎn)防控工作涉及面廣，易發(fā)風(fēng)險(xiǎn)部位和主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)隨時與外部環(huán)境、企業(yè)內(nèi)部管理程度和員工素質(zhì)等方面的改變而發(fā)生變化。文中重點(diǎn)對風(fēng)險(xiǎn)管理中存在主要問題，從強(qiáng)化組織保障，提升技術(shù)手段，加強(qiáng)人員培訓(xùn)三方面提出控制措施建議，進(jìn)行有效防控。

（一）建立科學(xué)合理的采購管理風(fēng)險(xiǎn)組織體系

1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)防控組織架構(gòu)

按照集約化、扁平化、專業(yè)化原則，成立層級簡化、鏈條清晰的統(tǒng)一組織架構(gòu)。建立由公司總經(jīng)理任組長，分管采購工作副總經(jīng)理任常務(wù)副組長，物資部、項(xiàng)目管理部門等相關(guān)部門及監(jiān)察、法律等部門組成的采購工作委員會；建立由監(jiān)察、法律部門給予監(jiān)督和法律保障的招標(biāo)現(xiàn)場監(jiān)督組，組織現(xiàn)場所有人員簽訂保密及廉潔自律承諾書；建立由物資部為唯一歸口采購部門，相關(guān)部門（或單位）協(xié)同配合，內(nèi)部物資督察員全程參與各環(huán)節(jié)監(jiān)督，所有崗位定期輪換或轉(zhuǎn)崗制度。

2.建立配套的采購風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制

隨著集中采購機(jī)制建設(shè)不斷深化，集約程度的不斷擴(kuò)大，物資招標(biāo)流程也會相應(yīng)地調(diào)整完善相關(guān)細(xì)節(jié)，產(chǎn)生新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，因此，建立配套的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，定期辨別、評估、防控業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)至關(guān)重要。配套的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制以業(yè)務(wù)流程為主線，要求業(yè)務(wù)人員對涵蓋發(fā)標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、授標(biāo)、定標(biāo)、資料歸檔等各環(huán)節(jié)、全流程的物資招標(biāo)采購整體業(yè)務(wù)進(jìn)行定期梳理，對流程的任務(wù)及動作進(jìn)行分解，明確涉及的工作崗位、工作內(nèi)容、工作要點(diǎn)、時間節(jié)點(diǎn)及涉及表單，尋求、辨識對各環(huán)節(jié)的新風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分類、評估，并提出針對性的解決措施，規(guī)范業(yè)務(wù)操作程序。

（二）繪制主數(shù)據(jù)圖譜

通過梳理主數(shù)據(jù)來源，并利用信息化手段分析數(shù)據(jù)間的內(nèi)在聯(lián)系，用圖形化方式繪制主數(shù)據(jù)圖譜，便于直觀分析現(xiàn)有分散存儲數(shù)據(jù)存在的問題，同時后期新增或改造系統(tǒng)時，直接定位并讀取原始主數(shù)據(jù)，從而在數(shù)據(jù)修改、更新與擴(kuò)充時保證數(shù)據(jù)的獨(dú)立性、可靠性、安全性與完整性，減少了數(shù)據(jù)冗余，可以大大提高物資招標(biāo)采購數(shù)據(jù)的管理效率，有效規(guī)避數(shù)據(jù)與信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

1.主數(shù)據(jù)梳理

基于大數(shù)據(jù)思想，以提升數(shù)據(jù)管理效率為目標(biāo)，業(yè)務(wù)流程為主線，全過程中涉及的流程、表單、信息系統(tǒng)為對象，梳理包括發(fā)標(biāo)、接標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、授標(biāo)、定標(biāo)、歸檔等環(huán)節(jié)的招標(biāo)采購過程中分散存儲于各系統(tǒng)中相關(guān)表單的字段數(shù)據(jù)，并通過分析每個字段的來源、業(yè)務(wù)階段、系統(tǒng)名稱、模塊名稱、別名等信息，為繪制招標(biāo)采購主數(shù)據(jù)圖譜，為搭建招標(biāo)采購主數(shù)據(jù)庫奠定基礎(chǔ)。

2.主數(shù)據(jù)圖譜工具

在采購全過程主數(shù)據(jù)梳理的基礎(chǔ)上，研究字段數(shù)據(jù)的來源、分布以及走向等關(guān)鍵信息的展現(xiàn)方式，利用MFC工具繪制動態(tài)的物資采購主數(shù)據(jù)圖譜。通過主數(shù)據(jù)圖譜工具，清晰展現(xiàn)了某一字段的數(shù)據(jù)來源、走向等全部信息或某個系統(tǒng)中的整體數(shù)據(jù)分布，為以后信息系統(tǒng)、工具的開發(fā)與對接，招標(biāo)采購主數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建提供強(qiáng)有力的支撐。

（三）開展供應(yīng)商培訓(xùn)

隨著電子化單軌制在公司系統(tǒng)內(nèi)的不斷推廣，電子投標(biāo)文件取代紙質(zhì)投標(biāo)文件已是大勢所趨。由于電子投標(biāo)文件在編制、投遞等方面都與紙質(zhì)投標(biāo)文件存在較大差異，考慮到供應(yīng)商整體素質(zhì)參差不齊，故對供應(yīng)商開展針對性的培訓(xùn)，以期提高電子投標(biāo)文件的編制、上傳效率。

1.培訓(xùn)材料的編制

目前，公司尚處于電子化單軌制三步曲的第一步— —技術(shù)商務(wù)文件非結(jié)構(gòu)化上傳階段，初步實(shí)現(xiàn)了有紙模式向無紙模式的過渡。在電子投標(biāo)文件形式的選取上，公司結(jié)合業(yè)務(wù)開展實(shí)際需求和系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀，以雙層PDF法為藍(lán)本，編制了針對性的雙層PDF投標(biāo)文件編制說明，并選取部分供應(yīng)商模擬實(shí)施投標(biāo)文件的編制和上傳。基于多次模擬操作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和對供應(yīng)商反饋意見的合理采納，公司不斷完善編制說明，并以此為基礎(chǔ)，制作、推廣規(guī)范的雙層PDF編制教學(xué)視頻，不斷提高供應(yīng)商的電子投標(biāo)文件的編制水準(zhǔn)。

2.培訓(xùn)工作的持續(xù)開展

從業(yè)務(wù)創(chuàng)新平穩(wěn)性和銜接通暢性上考慮，公司電子化單軌制的實(shí)現(xiàn)會是一個漫長的、由非結(jié)構(gòu)化模式逐步向結(jié)構(gòu)化模式過渡的過程。相應(yīng)地，供應(yīng)商的培訓(xùn)工作也會隨著電子化單軌制工作的推進(jìn)而不斷深入。在公司的電子化單軌制三步曲設(shè)想中，投標(biāo)文件的形式經(jīng)歷了傳統(tǒng)紙質(zhì)標(biāo)書— —雙層PDF電子標(biāo)書— —投標(biāo)人投標(biāo)響應(yīng)表＋支撐證明文件的轉(zhuǎn)變，在電子化單軌制的最高階段，投標(biāo)人甚至無需再提交任何形式的投標(biāo)文件。可以看出，在電子化單軌制的不同階段，投標(biāo)文件的編制、投遞形式存在較大差異，因此，持續(xù)、深入地開展供應(yīng)商培訓(xùn)工作，是繼續(xù)推進(jìn)電子化單軌制建設(shè)。完善招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)管理體系的必要前提。

五、結(jié)束語

以“流程化、規(guī)范化、信息化”的思想理念為依據(jù)，針對招標(biāo)采購的組織體系、信息化提升、供應(yīng)商培訓(xùn)管理等方面進(jìn)行探討并提出具體優(yōu)化措施建議。從而為公司如何通過加強(qiáng)招標(biāo)采購管理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化運(yùn)作、精細(xì)化管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，滿足電網(wǎng)建設(shè)改造和生產(chǎn)經(jīng)營需要的目標(biāo)，給出了一些切實(shí)可行的建議和意見，實(shí)現(xiàn)了集中規(guī)模招標(biāo)的有序推進(jìn)，保證了招標(biāo)采購過程規(guī)范高效，有效降低了招標(biāo)采購全過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。