電力物資招投標采購風險管理體系優(yōu)化

吳獻勇 張忠新

（國網(wǎng)衡水供電公司，河北 衡水 053000）

一、電力物資招投標采購中風險管理體系優(yōu)化的重要性

在電力企業(yè)對于物資的招投標采購中，其中面臨的矛盾化逐漸尖銳，這對于企業(yè)的發(fā)展是極為不利的。設置風險管理體系能夠規(guī)避招投標過程中所面臨的風險，使招投標原有的計劃方案順利進行，能夠使企業(yè)的采購水平得到很大的提升。但是隨著時代的發(fā)展，在招投標過程中所面臨的風險會有所改變，因此風險管理體系的優(yōu)化是有著很重要的意義的。對于風險管理體系的優(yōu)化，能夠使企業(yè)更好地面對招投標過程中風險的襲擊，保證電力企業(yè)的良好發(fā)展。

二、招投標采購風險管理的相關概述

（一）招投標采購風險管理流程分析

電力公司要對實際的業(yè)務開展情況進行結合，對物資采購流程進行梳理，主要包括不同的幾個階段，在開標前的準備工作、開標、評標、定標對資料進行整理。其中在開標的準備工作中，主要能夠進行任務的接收，相關公告的發(fā)布，對開標做好準備，開標階段要進行開標，準備為評標做好準備；評標環(huán)節(jié)要進行初評、詳評；定標主要是對定標活動進行開展中標的通知以及歸檔工作的準備。

（二）招投標采購風險衡量標準

在實際工作開展中，我們對風險進行評估，要采用定性和定量方式結合對風險進行識別，能夠對招投標采購各階段的風險因素進行評估，降低對目標的影響程度，以確定各風險管理優(yōu)先的順序。

（三）電力物資招投標采購風險管理過程中所存在的問題

1.缺乏對物資采購流程風險點的梳理

在物資招投標采購管理過程中，包括多個環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)下面有眾多的任務，涉及到不同的主體和系統(tǒng)，所以，在進行業(yè)務流程管理的過程中，可能會導致一些管理和效率風險，使得招投標采購管理效率下降，然而當前的電力公司缺乏對物資采購流程風險點的梳理，使得風險發(fā)生的幾率變大。

2.缺乏對物資招標采購數(shù)據(jù)的管理

在當前的信息化技術應用的過程中，借助各種信息系統(tǒng)，對招投標采購實踐過程中所出現(xiàn)的數(shù)據(jù)進行管理，但是，當前的電力企業(yè)沒有意識到信息化技術應用水平的重要性，在進行數(shù)據(jù)管理的過程中，往往會出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)泄漏造成安全風險，同時，對數(shù)據(jù)的分析不透徹也會導致數(shù)據(jù)的來源混亂，管理效率下降。

3.缺乏對供應商的進一步培訓

對供應商進行規(guī)范化的培訓，加強風險防控意識，能夠提升電力物資招投標采購風險的管理，但是，在當前的培訓中，往往缺乏系統(tǒng)的培訓，或者部分供應商沒有形成正確的認知，在進行招投標的過程中，沒有按照文件細節(jié)和要求來進行投標，會導致整體的投標流程質量下降，影響物資采購的質量和效率。

三、電力物資招投標采購風險管理體系中面臨的問題

（一）采購環(huán)節(jié)的工作相對繁瑣

在物資招投標采購的過程中，包括發(fā)標、開標、評標和定標等環(huán)節(jié)。并且在每個具體環(huán)節(jié)中，還有著各自的工作任務，需要各個部門相互協(xié)調進行工作。由于這個原因，會使采購工作存在一定的滯后性。這樣會使采購工作不能順利的執(zhí)行，對于采購環(huán)節(jié)的效率有著極大的影響。面對著如此繁瑣的工作環(huán)節(jié)，這其中每一個環(huán)節(jié)都是有著出現(xiàn)問題的風險的。因此，采購環(huán)節(jié)工作的繁瑣，是電力物資招投標采購風險管理體系中存在的一個重要問題。

（二）物資招投標信息管理水平不足

在當今社會，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展是迅速的，我國也正在向信息化社會邁進。在電力企業(yè)中也開始使用信息化辦公，毫無疑問，這是有著極大的便利性的，但是這其中也存在著一些問題。在工作人員物資招投標的過程中，對于之前的歷史信息有著大量的積累，缺乏對于信息的管理工作，這導致現(xiàn)有的信息管理水平與物資招投標工作無法進行很好地適應。在招投標工作的進行過程中，很可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯誤或者丟失。對于信息的管理會極大地影響物資招投標工作的順利進行。

（三）對于物資供應商的培訓不足

對于物資招投標采購工作而言，都是有著一些物資供應商的，物資供應商的商業(yè)水平會直接影響著采購物品的質量。一些供應商對于規(guī)范投標，公平投標的意識不強，沒有經(jīng)歷過一些系統(tǒng)的培訓。在招投標的過程中，對于招標文件的細節(jié)不能夠很好的掌握，就會很容易出現(xiàn)一些其他的問題，影響物資采購的質量。

四、風險防控措施研究

電網(wǎng)采購活動風險防控工作涉及面廣，易發(fā)風險部位和主要風險點隨時與外部環(huán)境、企業(yè)內部管理程度和員工素質等方面的改變而發(fā)生變化。文中重點對風險管理中存在主要問題，從強化組織保障，提升技術手段，加強人員培訓三方面提出控制措施建議，進行有效防控。

（一）建立科學合理的采購管理風險組織體系

1.建立采購風險防控組織架構

按照集約化、扁平化、專業(yè)化原則，成立層級簡化、鏈條清晰的統(tǒng)一組織架構。建立由公司總經(jīng)理任組長，分管采購工作副總經(jīng)理任常務副組長，物資部、項目管理部門等相關部門及監(jiān)察、法律等部門組成的采購工作委員會；建立由監(jiān)察、法律部門給予監(jiān)督和法律保障的招標現(xiàn)場監(jiān)督組，組織現(xiàn)場所有人員簽訂保密及廉潔自律承諾書；建立由物資部為唯一歸口采購部門，相關部門（或單位）協(xié)同配合，內部物資督察員全程參與各環(huán)節(jié)監(jiān)督，所有崗位定期輪換或轉崗制度。

2.建立配套的采購風險防控機制

隨著集中采購機制建設不斷深化，集約程度的不斷擴大，物資招標流程也會相應地調整完善相關細節(jié)，產(chǎn)生新的風險點，因此，建立配套的風險防控機制，定期辨別、評估、防控業(yè)務風險點至關重要。配套的風險防控機制以業(yè)務流程為主線，要求業(yè)務人員對涵蓋發(fā)標、開標、評標、授標、定標、資料歸檔等各環(huán)節(jié)、全流程的物資招標采購整體業(yè)務進行定期梳理，對流程的任務及動作進行分解，明確涉及的工作崗位、工作內容、工作要點、時間節(jié)點及涉及表單，尋求、辨識對各環(huán)節(jié)的新風險點，進行風險分類、評估，并提出針對性的解決措施，規(guī)范業(yè)務操作程序。

（二）繪制主數(shù)據(jù)圖譜

通過梳理主數(shù)據(jù)來源，并利用信息化手段分析數(shù)據(jù)間的內在聯(lián)系，用圖形化方式繪制主數(shù)據(jù)圖譜，便于直觀分析現(xiàn)有分散存儲數(shù)據(jù)存在的問題，同時后期新增或改造系統(tǒng)時，直接定位并讀取原始主數(shù)據(jù)，從而在數(shù)據(jù)修改、更新與擴充時保證數(shù)據(jù)的獨立性、可靠性、安全性與完整性，減少了數(shù)據(jù)冗余，可以大大提高物資招標采購數(shù)據(jù)的管理效率，有效規(guī)避數(shù)據(jù)與信息安全風險。

1.主數(shù)據(jù)梳理

基于大數(shù)據(jù)思想，以提升數(shù)據(jù)管理效率為目標，業(yè)務流程為主線，全過程中涉及的流程、表單、信息系統(tǒng)為對象，梳理包括發(fā)標、接標、開標、評標、授標、定標、歸檔等環(huán)節(jié)的招標采購過程中分散存儲于各系統(tǒng)中相關表單的字段數(shù)據(jù)，并通過分析每個字段的來源、業(yè)務階段、系統(tǒng)名稱、模塊名稱、別名等信息，為繪制招標采購主數(shù)據(jù)圖譜，為搭建招標采購主數(shù)據(jù)庫奠定基礎。

2.主數(shù)據(jù)圖譜工具

在采購全過程主數(shù)據(jù)梳理的基礎上，研究字段數(shù)據(jù)的來源、分布以及走向等關鍵信息的展現(xiàn)方式，利用MFC工具繪制動態(tài)的物資采購主數(shù)據(jù)圖譜。通過主數(shù)據(jù)圖譜工具，清晰展現(xiàn)了某一字段的數(shù)據(jù)來源、走向等全部信息或某個系統(tǒng)中的整體數(shù)據(jù)分布，為以后信息系統(tǒng)、工具的開發(fā)與對接，招標采購主數(shù)據(jù)庫的構建提供強有力的支撐。

（三）開展供應商培訓

隨著電子化單軌制在公司系統(tǒng)內的不斷推廣，電子投標文件取代紙質投標文件已是大勢所趨。由于電子投標文件在編制、投遞等方面都與紙質投標文件存在較大差異，考慮到供應商整體素質參差不齊，故對供應商開展針對性的培訓，以期提高電子投標文件的編制、上傳效率。

1.培訓材料的編制

目前，公司尚處于電子化單軌制三步曲的第一步— —技術商務文件非結構化上傳階段，初步實現(xiàn)了有紙模式向無紙模式的過渡。在電子投標文件形式的選取上，公司結合業(yè)務開展實際需求和系統(tǒng)建設現(xiàn)狀，以雙層PDF法為藍本，編制了針對性的雙層PDF投標文件編制說明，并選取部分供應商模擬實施投標文件的編制和上傳?；诙啻文M操作的實踐經(jīng)驗和對供應商反饋意見的合理采納，公司不斷完善編制說明，并以此為基礎，制作、推廣規(guī)范的雙層PDF編制教學視頻，不斷提高供應商的電子投標文件的編制水準。

2.培訓工作的持續(xù)開展

從業(yè)務創(chuàng)新平穩(wěn)性和銜接通暢性上考慮，公司電子化單軌制的實現(xiàn)會是一個漫長的、由非結構化模式逐步向結構化模式過渡的過程。相應地，供應商的培訓工作也會隨著電子化單軌制工作的推進而不斷深入。在公司的電子化單軌制三步曲設想中，投標文件的形式經(jīng)歷了傳統(tǒng)紙質標書— —雙層PDF電子標書— —投標人投標響應表＋支撐證明文件的轉變，在電子化單軌制的最高階段，投標人甚至無需再提交任何形式的投標文件?？梢钥闯?，在電子化單軌制的不同階段，投標文件的編制、投遞形式存在較大差異，因此，持續(xù)、深入地開展供應商培訓工作，是繼續(xù)推進電子化單軌制建設。完善招標采購風險管理體系的必要前提。

五、結束語

以“流程化、規(guī)范化、信息化”的思想理念為依據(jù)，針對招標采購的組織體系、信息化提升、供應商培訓管理等方面進行探討并提出具體優(yōu)化措施建議。從而為公司如何通過加強招標采購管理，實現(xiàn)集團化運作、精細化管理、標準化建設，滿足電網(wǎng)建設改造和生產(chǎn)經(jīng)營需要的目標，給出了一些切實可行的建議和意見，實現(xiàn)了集中規(guī)模招標的有序推進，保證了招標采購過程規(guī)范高效，有效降低了招標采購全過程中存在的風險。