淺談水利工程檔案管理的重要性

張曉芳

（水利部海河水利委員會引灤工程管理局，河北 唐山 064300）

前言

在水利工程建設過程中，有許多文件可以直接記錄工程建設的全過程，形成工程檔案。它是項目建設的直接記錄和可追溯的法律證明。目前，一些建設單位、監理單位和施工單位都認為檔案是工程建設的終點，他們只是在項目完成后對數據進行整理和綁定，這對于檔案工作來說是非常瑣碎和敷衍的。因此，在工程建設過程中，工程檔案的管理被忽視。然而，實際的工程文件管理并不是獨立的數據形成、收集和整理的，而是與工程質量管理、安全管理和進度管理密不可分的一項重要的工程建設管理內容。

一、水利工程檔案管理的重要性分析

（一）它是水利工程建設過程的真實記錄

完整詳細的工程檔案可以反映從項目立項到驗收、從材料特性到成型、從決策到最終實體形成的全過程。它們是最原始、最真實的材料，可以了解和研究一個項目的文脈，是施工過程的綜合反映。檔案數據管理是工程技術的經驗總結，可以為今后的工程項目提供很好的參考，促進工程技術的發展和進步，水利工程可以為水利研究提供豐富的歷史資料，便于研究成果的獲取。

（二）它是工程竣工以后，運行、檢修、維護和管理的重要依據

詳細的檔案資料是核對和調整水利工程運行指標的重要依據，是決定水利工程等級、使用壽命、防災能力等因素，保證水利工程正常運行的重要依據。數據歸檔是工程檢修和維護的重要依據，只有通過檔案，才能分析問題的癥結，有效地維護和消除問題。檔案也是我們管理的重要基礎，在人員編制、組織設置和管理點規劃方面，應以檔案為標準。當一個組織面臨風險時，水利項目為原因分析、責任追究和工程措施提供了詳細的數據支持和良好的參考。

（三）它是水利工程管理建設質量終身責任制的重要憑證

國家規定，水利工程建設質量實行終身責任制，檔案是建設過程的真實記錄，是事后問責的重要依據。真實完整的檔案可以為相關建設責任的審核提供依據，并督促參與單位和相關責任人進一步強化“責任、質量、安全”意識，努力建設優質工程。

（四）檔案合格是水利工程竣工驗收的必備前提

水利工程必須辦理備案、驗收手續，檔案的內容和質量不符合標準的，不予受理，未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程竣工驗收。要把工程檔案管理作為水利工程建設的重要組成部分，嚴格同步管理，為工程檔案驗收做好準備。

二、水利工程檔案管理中存在的問題

（一）工程檔案的質量問題

從目前的水利工程檔案上看，建設單位的管理制度上有著諸多問題，對水利工程檔案質量要求不嚴格，其中摻雜著各種大小問題。

（二）檔案管理人員缺乏管理意識

檔案管理作為水利工程整體管理機制的重要組成部分，缺乏對檔案管理工作的總結，對材料配置、檔案配置和管理人員的重視，導致管理體制不完善。由于單位領導過于注重建設工作，沒有意識到檔案管理與建設項目管理之間的聯系和影響，缺乏完善的檔案管理制度。

（三）檔案管理各部門關系不明確

水利工程單位檔案管理部門設置不明確，致使主管單位和建設單位設置的臨時事業單位檔案管理職責不明確。而且，部門之間的關系越是混亂，協調起來就越困難，導致文件數據和要求不一致，無法實現健全、規范的文件管理要求。

三、加強水利工程檔案管理工作的對策

（一）完善水利工程檔案管理制度措施

為適應國際貿易組織和國際慣例的要求，我國逐步開展了水利建設項目審批政府職能的轉變與創新。針對水利工程的規格不符合當前改革進程和新形勢下,中國已經完全廢除和更新檔案管理規范,重新制定了新的檔案資料管理規范，促進工程檔案在內容、形式或規章體制、乃至檔案資料的載體上都產生了非常顯著的改變，然而，相應的檔案管理制度和法律法規在一開始并沒有完全恢復。因此，水利工程檔案并不是新管理體制的真正組成部分。因此，建立完善的檔案管理法律法規迫在眉睫。

（二）創建檔案管理網絡促使檔案管理更為規范化標準化

1.成立文件管理領導小組，對工程檔案管理工作進行統一領導、文件管理專職人員下發任務，并指定各部門負責人為專職檔案管理人員;

2.對檔案管理信息管理軟件進行設計，把輸入的數字檔案信息進行分門別類的編排，逐步實現數字化檔案，同時對檔案信息進行有序化的科學管理；

3.建立和完善檔案管理體系，歸檔時應仔細、全面地檢查所有文件的內容和數據是否完整。無論是在水利工程建設過程中，還是在施工企業中，都需要保證施工檔案中所有數據的完整性，從而實現檔案的系統化、完整的規范化管理。

（三）改變傳統理念進行檔案科學化管理

1.追蹤搜集

檔案的跟蹤收集更適合水利工程的建設時期，對檔案的整理也會非常方便。檔案人員必須對施工現場的實際情況有一定的了解，在第一時間掌握工程施工的實際情況，同時收集相關資料。采用跟蹤收集的方法可以及時掌握項目情況，可是所需的人物力投入也是比較大的。

2.分階段收集

在較長的水利工程中，檔案的收集更適合分期進行。對于跨度一年的大型水利工程，檔案工作人員需要隨時與有關部門保持密切聯系，實時掌握工程進展情況，加強收集，努力最大限度地防止檔案資料流失。在可能的情況下，促進有效保護檔案的持續完整性。

3.強制性收集

對于施工人員分散、臨時事業單位較多的施工企業，適用強制征收。在正常情況下,通常可以選擇適用收集檔案資料押金的方式對檔案資料進行管理及收集,這就要求施工企業支付一部分數據的押金,待資料無用之后再轉交檔案管理部門,押金會退還在同一時間。這在一定程度上限制了檔案的有效管理。

（四）加強檔案管理人員業務培訓，促使檔案管理水平進一步提升。

檔案管理人員必須嚴格按照項目檔案管理的要求進行日常管理，作為水利工程檔案員，必須具備高水平的專業技能、豐富的管理知識和先進的管理理念。

為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規范及相關要求，要對檔案管理人員進行系統、定期的培訓，本文詳細闡述了水利工程建設中檔案和珍貴檔案的歸檔工作，嚴格按照檔案管理的要求，對檔案進行認真仔細的編寫，只有做好水利工程管理工作，推進檔案工作的規范化、統一性，才能為水利工程建設提供強大的后備力量。

（五）對檔案信息進行進一步開發

為了提高檔案管理水平，有必要進一步推行檔案信息化開發，在日常管理工作中，要做好各類檔案的收集、歸檔和保存工作，使檔案得到充分利用和有效的開發。

四、檔案管理為工程安全管理提供依據

水利工程的安全管理，不僅僅是指人的安全管理，還有工程的安全管理。目前，安全生產越來越受到重視，安全管理已不再是簡單按照一般思路和固定模板進行管理。每個項目的安全風險和隱患是不同的，安全管理人員需要根據自己項目的具體情況，制定適合本項目的各種制度、方案和預案。特別是規劃方案和預案的時候，需要從檔案資料中查詢相關的信息和數據。

對于一些條件特殊或施工困難的工程，如新疆輸水隧道，對開挖段進行安全監測，并對不可預見的地質條件進行提前預測。通過安全監測數據，可以判斷圍巖是否穩定，變形是否滿足設計要求，支護是否需要加強。先進的地質預報資料可以提前準確判斷工程地質條件，從而指導設計和施工，避免或減少突水、巖爆等地質災害，保障人員和工程安全。動態設計對于大型復雜項目和具有更多不可預測性的項目非常重要。相關檔案資料為動態設計提供了依據。

同時，可以通過借鑒其他工程的安全檔案資料，學習好的經驗和做法，提高自身安全管理水平。

五、檔案管理為水利工程進度管理提供借鑒

水利工程的經濟效益直接關系到水利工程的建設進度，水利工程只有合理、安全的施工進度，才能有效提高企業的經濟效益。根據檔案內容，確定水利工程建設各個階段的進度，工程檔案的查詢可以有效地分析施工環節，科學合理地安排施工工期，提高施工效率，有效地縮短施工工期。

六、檔案管理是工程成本管理的考察憑證

水利工程造價控制對于建設單位來說是非常重要的，項目的審計依據也是工程檔案。水利工程成本分析與評估、總成本目標申報與實施、成本任務分解與控制、內部成本管理措施制定與實施、內部成本管理措施獎懲、分析、成本管理數據匯總與報告等。這一系列的成本審核、審批、評價和數據匯總都是檔案管理的內容，是審計工作的重要依據。

七、檔案可以查詢工程建設過程中各方的履責情況

水利工程建設，各方主要依據相關法律法規、招標投標文件及合同文件履責，而現實中經常存在未按規定或約定履責的情況，索賠也屢見不鮮。

而界定各方是否失責、索賠是否成立，就要通過查詢檔案尋求證據，所以檔案的作用至關重要。

八、檔案管理是工程資料管理的參考標準

數據和工程建設同時產生，目前，一些建設單位、監理單位和施工單位只是在項目結束時才開始整理項目竣工數據，而只是對前期形成的數據進行簡單的整理和綁定，沒有嚴格的規范控制數據形成的過程。按照檔案管理的要求，數據必須完整、準確、真實、有效、分類合理。因此，工程開工后，建設單位應盡快制定工程檔案管理標準。在日常數據形成過程中，各參與單位應按照檔案管理標準的要求工作，將工程數據與工程建設同步核對，及時糾正問題，確保工程文件資料在轉化為工程檔案時符合歸檔質量要求。

九、檔案管理人員對工程建設的重要作用

水利工程檔案的重要性是不可否認的，檔案管理是一項綜合性的管理工作。檔案人員的綜合水平和專業技術能力決定了檔案管理能否發揮其作用。在實際工作中，由于檔案管理經常被忽視，檔案管理從業人員的水平也參差不齊，特別是在水利工程建設和管理中，檔案涉及到很多專業技術知識，而從事檔案管理工作的人一般不了解專業技術知識，檔案管理只是簡單的數據。在接收、發送和整理時，不能保證文件管理的質量，不能發揮文件的作用。因此，檔案管理人員必須加強學習和培養，成為既懂工程建設技術又懂工程檔案管理的復合型人才。

總結

總之，在水利工程建設全過程中，工程檔案不僅能把任何一個環節都真實地記錄保存下來，還能為水利工程項目質量、安全、進度、成本控制等提供重要依據，是水利工程建設中至關重要的組成部分。因此，必須要加強對水利工程檔案管理的重要性認識，通過先進的技術手段充分發揮其作用，為我國水利工程建設高效發展做出應有的貢獻。