試論構建社會救助體系中做如何好檔案工作

張鳳武

（吉林省洮南市野馬鄉(xiāng)綜合服務中心，吉林 洮南 137100）

為了貫徹落實《關于改革完善社會救助制度的意見》中健全分層分類、城鄉(xiāng)統(tǒng)籌的中國特色社會救助體系指導思想，讓喪失工作能力、暫時未就業(yè)等弱勢人群能夠得到及時的救助，恢復基本生活保障，各個社會救助管理單位需要高度重視檔案工作，通過完善的檔案系統(tǒng)夯實基本生活救助的基礎，只有收集檔案與救助工作同時進行，才能總結當下救助工作的優(yōu)勢，并能有針對性的進一步制定社會救助計劃。檔案人員通過規(guī)范性的分類方法建立健全的檔案管理制度，通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)完備的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫體系，實現(xiàn)信息的實時共享，提升社會救助工作的合理性與效率。

一、社會救助檔案工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作不受重視

一些社會救助單位領導片面的認為檔案工作沒有必要開展，對檔案工作不重視。很多單位沒有把檔案工作納入單位主要工作規(guī)劃與目標，導致檔案工作人員配備不足、沒有配套辦公設施等情況。檔案工作者無法幫助單位工作，造成檔案人員時間浪費。檔案工作并非可有可無，再小的環(huán)節(jié)也是整體的一部分，在一個完整工作體系中占據(jù)著不可或缺的地位[1]。

（二）未完善檔案管理制度

有的救助單位沒能夠完善檔案管理制度，導致收集到的檔案雜亂無章、過于籠統(tǒng)。歸檔人員沒有配套材料分類原則，進一步導致材料無法真實體現(xiàn)出所含重要信息。缺乏科學的調度整理使檔案管理出于十分雞肋的尷尬地位，無法歸納出有益信息，也無法向救助工作者做出正面反饋。

（三）檔案保管不當

一些單位未將檔案放置在應有的庫房中，檔案歸放方式不被重視，隨意堆放，缺乏現(xiàn)代化歸檔設施，限制了救助檔案工作的開展，同時缺少數(shù)字檔案，存取過程過于浪費實踐。

二、社會救助體系中檔案的重要性

（一）檔案是工作展開的依據(jù)

我國正處在國家發(fā)展的重要戰(zhàn)略機遇期，同樣也面對發(fā)展中的諸多挑戰(zhàn)。從以全球化為主體到國內、國外循環(huán)并行的經(jīng)濟模式下，人們的生產(chǎn)生活、思想方式時時刻刻都在發(fā)生變化，各個有困難的家庭所需要的救助也不同，救助單位針對性的統(tǒng)計工作顯得十分重要。社會救助單位應按照不同人家庭困境給予相應的救助，認定和統(tǒng)計低保、特困與低收入家庭，具體狀況具體分類。[2]例如，對無生活來源的群體，社會救助單位根據(jù)檔案將其分為老年人、殘疾人、未成年人等類別，對各類人按需提供幫助，打造多層次救助體系。優(yōu)秀的檔案體系能夠輔助救助工作高效發(fā)展，能夠直接記錄困難群體的生活狀態(tài)，能表現(xiàn)人民具體的需求，能夠記錄各級政府、干部群眾、黨員為社會救助工作做出的努力和創(chuàng)造的業(yè)績，是救助工作開展確實必要的依據(jù)[3]。

（二）為何要建立系統(tǒng)性的救助檔案體系

社會救助制度要具備開放性，對不同對象進行彈性救助，以統(tǒng)籌救助資源、強化兜底、提升服務為當下要務，達到增加困難群體的安全與保障的目的。社會保障檔案系統(tǒng)，必須以社會救助展開為錨點，以優(yōu)化救助工作為任務，對受統(tǒng)計服務方式做出行適時的調整。工作人員對于所記錄信息必須嚴格審核，細膩的分析，以全面分層分類的社會救助體系為目標。通過與各個街道辦事處、各級民政部門等部門提供的信息歸總出可靠檔案。

三、如何做好社會救助保障檔案工作

（一）規(guī)范性的分類方法

社會救助檔案有效的記錄了社會救助工作計劃的實施內容、時間、完成程度等信息，不僅體現(xiàn)了社會救助工作者的工作內容，也保障了受救助者的合法權益。對于社會救助工作，檔案整理的越完善，被救助者越能夠得到應得的、規(guī)范的幫助，通過專門管理檔案的部門對幫助實施部門進行記錄可以提升檔案質量。檔案管理者通過學習《關于改革完善社會救助制度的意見》，摸索檔案建立方法、規(guī)律，豐富檔案信息化的建設，達到現(xiàn)代化檔案管理的最終目的。

例如：在救助殘疾人工作的展開中，檔案人員隨幫助人員一同走訪殘疾人家庭，通過實際觀察，記不同錄殘疾人被救助內容，以便歸納出救助殘疾人的基本方式，對殘疾人救助方式進行系統(tǒng)分類，這樣在之后的工作中救助人員可根據(jù)預先歸納好的分類快速確定被救助人所需救助的方向[4]。

（二）建立健全檔案管理制度

基層單位通過檔案人員深入救助工作，制定出一套合理的統(tǒng)計方式，建立針對具體情況的、有針對性的檔案建立機制，通過完善的檔案結構，制定出合理的檔案管理制度。在檔案管理中，單位結合自身情況，做出內容明確的工作制度和考核標準。例如，通過業(yè)績獎懲制度，明確哪些檔案處理應受到嘉獎，哪些不當處理應受到懲罰，調動檔案管理人員的對工作的積極性，確保檔案工作能公正的開展。檔案建立中不能簡單羅列數(shù)據(jù)，生硬統(tǒng)計內容。應該把內容重合的檔案聯(lián)系在一起，從各種情況出發(fā)，對需求幫助家庭情況變化做出及時數(shù)據(jù)修改，對收入改善家庭調整救助水平，確認是否還需要救助。例如，張三之前因為暫時失去勞動能力得到救助，已接受一年社會救助，經(jīng)相關單位核查現(xiàn)已恢復部分勞動能力，救助部門按照實際情況適當降低對張三的援助，檔案人員在匯總信息后對張三狀況進行記錄，以便其他部門對張三進行援助時實施相應的調整，達到分類動態(tài)管理的目的。

（三）加大對檔案設施的投入

根據(jù)檔案管理要求，救助部門要建立相匹配的檔案庫房，在庫房中配備標準化的檔案存放架、收納箱，設立專門的負責崗位對這些檔案進行管理，應當采購相應網(wǎng)絡設備，搭建專門的檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的調用、存儲，并建立嚴密的防火墻系統(tǒng)，提高檔案的安全性。

（四）完善檔案管理網(wǎng)絡

檔案室需要對接各個部門數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一的效果，明確各個工作人員的工作范圍，使各個社會救助人員明確本職工作，同時在數(shù)據(jù)庫幫助下，能配合領導及時進行科學調度，使各個部門能夠互相配合，幫助各個職能部門劃分管理職責，將日常資料匯總到檔案室，實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一。

（五）實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

救助單位通過與檔案人員交流、檢查其工作，使檔案管理人員總結出救助檔案的特點，總結檔案建設經(jīng)驗，摸索檔案制作規(guī)范，保證救助檔案的真實性、完整性。同時可以邀請其他在檔案建設中成績杰出單位一起交流經(jīng)驗，定向解決問題等方式，提升檔案管理方法[5]。檔案人員豐富檔案知識儲備，通過現(xiàn)代化的計算機軟件建立數(shù)據(jù)庫，建立高效、全方位的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質網(wǎng)絡管理并行的數(shù)據(jù)歸檔結構。社會保障單位通過檔案工作發(fā)展出適應現(xiàn)代化檔案管理的復合型人才，新型人才能夠勝任檔案的制作、收發(fā)、錄入、歸檔等多項業(yè)務，最后存入數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的完整、正確存儲。例如，救助單位在招收檔案員工時，可傾向計算機、統(tǒng)計學科的人才，實現(xiàn)團隊專業(yè)化發(fā)展。被招收人需掌握所在單位的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)使用方法，并能夠對數(shù)據(jù)庫改進、優(yōu)化提出建議。

結束語

在社會發(fā)展日新月異的今天，社會救助工作向著多方合作、全面把握統(tǒng)籌的方向發(fā)展，有效的檔案管理工作成為不可或缺的一環(huán)。社會救助檔案的統(tǒng)計效率和規(guī)范要求越來越高，相關工作人員的能力要求也逐漸增加。如何完善自身的統(tǒng)計歸納能力成為了檔案人員工作中的一項挑戰(zhàn)，這不僅體現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公背景下救助部門對綜合性人才的需求，也體現(xiàn)出提升效率是為人民更好服務的直接途徑。社會救助保障檔案促進社會救助工作的發(fā)展，也對救助結果是否能夠落實起到了監(jiān)督性作用。