大數據背景下檔案管理信息安全問題及對策

江春慧

（海南科技職業大學檔案館，海南 海口 571126）

隨著社會的發展，數字化、信息化、科技化時代已然到來，在科技社會盛行的當下，信息變得通達、無處不在。針對企業的檔案管理工作，科技信息幫助企業檔案管理部門解決了傳統管理模式下所遺留的檔案保存問題，又為檔案信息管理帶來了新的困境，互聯網技術的發展，信息平臺的共享，保證檔案信息安全成為企業檔案管理部門的首要任務，如何高效利用信息技術，對企業的檔案進行高效管理，成為檔案管理部門所要面臨的問題。保障人才信息的安全，才能為企業的發展不斷填充人力，為企業后續的成長，以及企業在激烈的市場競爭環節站穩腳跟都有很大的幫助。

一、什么是大數據

隨著科技的進步，信息技術逐漸成熟和發展，人們可以通過各種渠道來了解并得知各式各樣的信息消息，大數據就是通過科技與互聯網技術進行的一種數據管理方式，通過建立多平臺形式，實現資源管理以及各行業資源共享的一種形式。企業將大數據技術應用在檔案管理工作中，是企業現代化建設的重要標志，也是企業創新工作模式的重要內容，通過信息技術，優化檔案管理部門的工作，提高檔案管理部門的管理水平和管理效率，提高企業對檔案的利用率，同時也促進了企業的管理水平和經營水平的提升［1］。

二、大數據下檔案管理的優勢

將大數據技術應用在企業的檔案管理部門，將檔案信息科技化、數字化，改掉了傳統的紙質檔案管理模式，節省出為存留紙質檔案信息所利用的大量的有限的辦公區域，可以將有限的物力投入到更需要的部門當中，將資源進行合理、高效的利用。現在的檔案管理工作，以計算機為主體，將檔案信息直接以數字化的形式，錄制在計算機當中，再進行合理的編碼，節省了企業因查閱人才檔案時所浪費的時間，方便了檔案部門調取人才的檔案信息，提高了檔案信息的管理工作，同時也提高了人才檔案信息的使用效率。傳統的紙質檔案因為利用紙張進行書寫保留，極容易因為存放地點潮濕或者紙張本身的原因，導致人才檔案信息不能很好地保存下來，極容易導致企業內部諸多檔案信息丟失或者損壞，影響了企業對人才管理的效率和水平，數字化的檔案信息管理模式，通過檔案上傳到計算機當中，只需保證計算機完好，互聯網技術安全，就可以長期保留人才的檔案信息，使檔案可以一直存留，也方便了人才在晉升時直接調取檔案進行查閱。

三、大數據下檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理工作沒有明確的規章制度

企業的檔案管理部門從紙質檔案管理模式向數字化檔案管理模式轉變時，企業重點重視工作模式的轉變，而忽略了相應的規章制度的轉變，傳統的規章制度已經不再適用大數據時代背景下的企業檔案管理工作，沒有明確的規章制度來約束與規范檔案管理部門的工作，導致企業檔案管理部門的工作人員管理檔案信息水平不高，管理思想陳舊，阻礙了檔案信息化、數字化建設進程。

（二）對網絡信息安全意識不高

隨著互聯網科技的發展，企業檔案管理部門借助互聯網科技實現對檔案信息的高效管理，極大提高了管理水平，但因為互聯網信息存在安全問題，而企業在檔案信息管理方面的工作，缺乏對管理人員以及管理環境進行安全教育，導致管理人員的信息安全意識不強，管理環境以及管理系統的安全建設不到位，極容易使檔案管理系統受到外部的攻擊，導致企業檔案信息受到損壞，影響企業的正常發展。

（三）當出現機器故障時沒有應對策略

大數據時代背景下，雖然方便了企業檔案管理部門的工作，但對于檔案管理工作環節中，出現意外情況的事情，檔案管理部門的工作人員往往缺乏對應急事件的處理對策，導致檔案信息丟失或者受損，為企業對人才管理帶來不必要的問題，人才檔案信息的丟失，也直接影響了企業對人才的管理水平和掌握，為企業的健康發展帶來影響。

（四）沒有先進的檔案管理系統

雖然現在信息技術日漸成熟和發展，但依舊沒有一款絕對安全的管理系統，可以提供給企業進行檔案信息安全的管理，企業內部沒有專業工作人員對檔案管理系統進行定期的維護和檢查，致使檔案信息的風險系數增加，加大檔案管理工作人員的工作難度，如遇到系統遭到攻擊或受到損害，檔案管理人員無法應對突發狀況，導致檔案信息受損。

（五）管理人員的管理能力不足

大數據時代背景下的檔案管理工作，要求檔案管理工作人員掌握一定的信息技術和管理能力，對數字化檔案信息進行高效管理。但因為管理人員的綜合實力普遍有限，管理人員對檔案信息管理技術的掌握只停留在管理界面的基本操作上，只掌握了檔案管理的基本操作，沒有更加熟練地掌握檔案管理系統，導致在檔案管理系統出現卡頓情況時，管理人員無法利用專業知識進行調整與修復，從而增加了檔案管理系統的安全風險，為檔案管理工作帶來困難［2］。

四、大數據下檔案管理的應對策略

（一）建立相應的檔案管理制度

企業在推動檔案管理部門現代化建設的過程中，應制定相應的規章制度，數字化、信息化的檔案管理模式，需要大量的資金作為支撐，需要先進的計算機設備作為保障，確保檔案信息的安全。因此企業要明確規定檔案管理部門的工作，明確檔案管理部門所需的資金投入，重視檔案管理部門的管理工作，明確規定檔案管理的數字化建設流程，規定管理工作進程，利用規章制度來約束管理人員的工作效率，通過規則將責任落實到企業檔案管理的相關負責人身上，規范管理人員的工作流程，加強對管理人員的建設，使管理人員可以高效地對檔案信息進行采集、整理和錄用的操作，并按照規定給各個部門的人才檔案進行編碼，方便日后查閱和調取。運用科技信息技術，通過相關的規章制度進行約束，來規范管理人員的工作流程。

（二）加強對網絡信息的安全建設

大數據時代背景下，數字化檔案信息最重要的就是安全問題，企業應加強對管理人員安全意識教育，并在相應的計算機上安裝正版安全軟件，設立防火墻，防止計算機網絡系統被入侵，攻入檔案管理系統，造成檔案信息受損。提升管理人員的安全意識，提醒管理人員檔案管理系統的賬號以及密碼，應牢記于心，不要圖一時的方便，就直接放在桌面的顯眼位置，或直接寫在紙條上，方便工作人員的輸入；要提醒管理人員對檔案管理系統的賬號密碼進行定期的修改，利用數字與英文相組合的形式，加強密碼的強度，不要圖方便省事設置簡單的密碼，極容易遭受外部的破解；定期對電腦的安全環境進行檢查，定期維護檔案管理系統的安全，加強檔案管理系統的安全建設，避免因人為因素所產生的事情，導致檔案信息受到損失。

（三）及時做好檔案信息的備份

數字化的檔案信息管理，極大方便了工作人員對檔案信息的管理工作，檔案部門應制定一套完整的檔案管理工作流程，并及時地將檔案信息進行備份，防止電腦出現問題，導致磁盤損壞，數據丟失的情況出現，影響企業對人才檔案信息的管理和掌控。在應對突發問題導致人才檔案信息丟失時，檔案管理人員可以通過備份數據的形式，來保障檔案信息的完好無損，也避免了人才檔案信息的丟失所帶來的影響。對檔案信息進行統一的備份管理，也方便了檔案管理工作人員的管理工作，在計算機更新換代的時候，可以直接將備份好的數據恢復到新的設備上，節省了檔案管理人員的工作時間，降低了檔案管理的工作難度［3］。

（四）主動尋求與大數據機構的合作

企業在推動檔案管理部門現代化建設的進程時，應及時地與外界的大數據機構合作，建設較為完善的管理體系與管理系統。互聯網技術的發展與成熟，沒有絕對安全的網絡信息系統，因此，企業可以借助大數據機構的先進互聯網技術與科技，不斷完善檔案管理系統，提高檔案管理系統的安全系數。通過大數據機構，對檔案管理系統的網絡環境進行風險分析，并結合先進的技術，開發出適合本企業檔案管理工作模式的系統，降低互聯網科技所帶來的安全隱患，還可以將互聯網系統與本企業的特色進行有機融合，開發出適合企業發展特點的檔案管理系統，增加企業對檔案信息的管理水平。同時依托先進的信息技術，及時對檔案管理系統進行定期的維護，保障檔案管理系統的工作環境，減少檔案管理系統被入侵的事件出現，從而加強對檔案信息管理的安全建設。

（五）加強對檔案管理部門人員的培訓

隨著檔案管理工作的現代化建設步伐的推進，企業需要加強對檔案管理人員的建設，建設出一支高水平、高素質的檔案管理隊伍。企業可以通過多方位的培訓，加強對管理人員的技術水平的建設，提高檔案管理人員的工作效率。通過開展專業的檔案管理工作交流會，與經驗豐富的檔案管理工作人員進行交流，學習其中所蘊含的管理知識和管理技巧，來強化自身的實力，增加檔案管理的工作效率，實現檔案的高效管理。通過對管理人員的互聯網技能培訓，增加管理人員對互聯網知識以及計算機操作水平的提升。加強對管理人員的能力建設，強化管理人員的操作能力；加強管理人員對檔案管理系統的熟悉與操作，在管理系統出現故障問題時，管理人員可以通過自身所掌握的知識和技能，對檔案管理工作進行有效的修改和調整，及時維護檔案管理系統的安全，并修復檔案系統所出現的漏洞情況，保障檔案信息的安全［4］。

總而言之，檔案管理是企業高效選拔和管理人才的重要環節，人才檔案信息的安全，影響著企業的安全生產與發展。因此，保障人才檔案信息的安全，是檔案管理部門在大數據互聯網科技時代的重要工作，同樣也是影響著能否促進企業長遠發展的重點。企業要不斷深化創新技術，將檔案管理工作與現代社會趨勢相結合，提高檔案管理人員的安全意識與管理水平。在大數據的背景下，可以有效利用先進的科學技術對檔案信息進行高效的管理和利用，提高企業對人才信息檔案的利用，提高企業對人才信息的掌握，為企業的發展補充充足的人才，增加企業在社會競爭當中的實力，提升企業的管理能力，提高企業的運營水平，為企業在市場競爭中提供有力的支持和幫助。