三明醫改背景下醫院文書檔案管理工作轉型探討

劉婧

（三明市第二醫院，福建 三明 366000）

自2012 年三明公立醫院改革以來，特別是三明市公立醫院邁入“以全民健康管理為中心”階段，三明市第二醫院（三明市永安總醫院）作為永安市的區域健康管護組織，對醫院的文書檔案管理工作進行了轉型和升級。醫院文書檔案管理作為醫院運行管理過程中的重要環節，肩負著文書分類、歸檔、傳閱及銷毀的重要職責，是醫院建設發展過程中必不可少的工作環節，能夠為醫院的戰略決策提供寶貴的資料。在“十三五”規劃的全面實施過程中，新的醫改形勢賦予了我院檔案管理工作更高、更新的要求。在工作中，我們要深刻把握三明醫改的主體精神，從信息時代的角度出發，結合當下醫院文書檔案管理的實際情況及和自身特征，合理調整及完善醫院文書檔案管理工作，為提升醫院整體管理水平和推進三明醫改進程加一把勁。

一、三明醫改背景下醫院文書檔案概述

（一）三明醫改背景

現階段永安市已組建了一個“責任同擔、利益共享、人財物高度統一”的緊密型醫共體——三明市第二醫院（三明市永安總醫院），而三明市第二醫院作為牽頭單位也率先將醫院文書檔案管理等工作提上了議程，以實際工作來響應三明醫改的總體號召。回顧三明醫改的九年歷程，經過三個階段，即“治混亂、堵浪費”的第一階段，“建章程、立制度”的第二階段，以及現在所處的“治未病、大健康”的第三階段。我院從現實出發，積極適應改革的變化和要求，加強各項醫院管理，切實貼合改革實質和要義，努力促使醫院從“以賺錢為中心”到“以治病為中心”，最后“以健康為中心”發展模式的轉變。

（二）信息文化概念及特點

信息技術作為當今時代各個領域發展中必不可少的手段，已經成為各行各業管理過程中必不可少的一項新等工作模式，其中囊括著精神文化、物質文化、社會文化及行為文化等諸多方面文化范疇，具備著新時代信息技術的數字化傳播特點，具備使用方便、傳輸快捷及運用多元化等諸多方面的顯著優勢，是當下管理工作中必不可少的一種新方法。

（三）醫改背景下醫院文書檔案功能

醫院的文書檔案管理工作，囊括了醫院工作進程中的黨建文案、章程制度、人事檔案、財務賬目、行政記錄、科研備案及教學檔案等等，伴隨著數字化技術在醫院文書檔案中的應用，現階段在三明醫改過程中醫院文書檔案所肩負的以下幾個主要功能：

1.提升醫療服務質量

隨著科技的飛速發展，當今數據化和移動設備已經成為醫院文書檔案管理中的核心硬件。在該技術的帶動下，醫院文書檔案管理的效率也得到了顯著的提升，很大程度上滿足了醫院管理工作的實踐需求，在三明醫改過程中為醫院管理、醫護辦公及患者看病提供了很大的便利，很好地促進了醫院文書檔案管理工作的質量提升。

2.助力醫院發展規劃

醫院文書檔案管理工作為醫院的管理決策提供了完備的數據資料，其中很多檔案都關乎著醫院的發展、建設和后期規劃，是三明醫改政策連續、有效落實的重要保障。現在憑借科技的手段實現了醫院文書檔案的數據精確分類，可以幫助醫院領導層精確的檢索所需文檔，為醫院的管理和決策提供了更快也更準確的檔案信息，并且在日常工作中也為廣大醫護人員的工作信息查詢提供了更大的便利，這種醫院文書檔案管理轉型的新模式，在很大程度上助力了醫院的發展規劃。

3.提升醫院管理效率

醫院的文書檔案涉及的面很廣，關系到醫院發展建設過程中方方面面，在總醫院組建整合過程中，醫院文書檔案中有很多優良的經驗和方法值得傳承，并且一些過去的合理制度也可以沿用。通過對醫院文書檔案的整理，可以有效地提升醫院的管理效率，為醫院的管理和員工的工作提供相應的資料，節約大量的工作時間提升工作效率，還能將先進的方法和重要的文件快速傳播運用起來，為進一步推行三明醫改建設管理工作提供了寶貴的檔案資料。

（四）三明醫改背景下醫院文書檔案現狀

1.發展規劃缺少

在現階段我院文書檔案管理工作開展的過程中，數據化的方法已經逐漸為大家所認可。可從醫院管理者和具體檔案管理人員的角度來看，我院缺少對區域醫共體文書檔案的整體性規劃，缺少宏觀的指導方案，在實踐中醫院的文書檔案資料實現信息化的程度還有很長的路要走。

2.制度標準缺失

現階段，永安市醫共體的文書檔案管理部門已完成整合，但還沒有出臺具體的文書檔案管理制度和應用標準，醫院的文書檔案雖然部分已經實現了數據化，但在實際中的應用和管理模式依然較為傳統。在一定程度上影響了文書檔案的管理及調用效率。

3.規范銜接不暢

如今中國對于網絡信息技術已經出臺了嚴密的法律法規，而醫院文書檔案管理也有《檔案法》可依，并且《衛生檔案管理新型規定》的出臺也為我院的文書管理工作指明了方向，但如何真正地將信息技術運用到新形式的醫共體文檔管理工作當中，還需要我院繼續研究和出臺相關的規范制度，可以讓各項檔案工作可以切實的銜接到各部門的工作當中，通過合理的制度規定來加速醫院文書檔案的融合發展。

二、三明醫改對醫院文書檔案的影響

三明醫改推動了我院各類文書檔案管理的融合，也促使我院進一步加快檔案信息化的進程。但也是在新的形勢和工作環境中，醫院文書檔案管理工還要緊跟時代脈絡，加速自身的調整和完善步伐，讓醫院的文書檔案工作更符合醫改的需求和時代的要求。

（一）信息文化延伸了醫院文書檔案屬性特征

隨著數字化時代的到來，醫院文書檔案建設和管理呈現出新的趨勢。我們的文書檔案管理工作更具社會性、文化性、服務性、信息性及共享性。在醫改進程的不斷深入過程中，我們要明確醫院的文書檔案不是自身的獨有數據資源，更是社會的公共信息資源組成部分。所以在信息文化時代，醫院的文書檔案管理工作一定要立足社會的高度，憑借數據科技技術作為檔案管理的推手，在醫改的背景下深度挖掘醫院文書檔案本身的實用性和社會性，以滿足我院社會化發展和進步的訴求。

（二）三明醫改的信息化需求要求醫院改變文書檔案服務方式

當代數據分析及網絡計算技術的飛速發展，都影響著醫院文書檔案的管理和改革。如今的文書檔案生成、錄入、分類及歸檔工作都發生了根本的變化，而這些都推動了醫院文書檔案管理效率的提升，也很符合當下三明醫改總體要求。新型的數據傳輸技術手段，讓醫院文書檔案傳播交流實現了網絡化，這也為后疫情時代的醫院辦公提供了諸多的便利。各類多媒體技術的融合應用，也極大地提升了醫院文書檔案的整體質量，為日常醫院工作中文書檔案的查找、借閱和運用提供了更便捷的基礎。

（三）三明醫改拓展了醫院文書檔案建設范疇

如今的三明醫改形勢對于醫院文書檔案工作提出了更高的要求，需要醫院文書檔案突破單純的紙質檔案，和醫院管理區域的局限，讓醫院檔案信息向著多元化的融合方式發展。通過多元化的信息文化方式，大力促進醫院文書檔案和社會信息文化相接軌，要從大數據的社會視角做好醫院信息文書檔案建設工作。

三、三明醫改背景下醫院文書檔案管理轉型發展對策

區域醫共體成立以后，醫院文書檔案管理的屬性、模式和管理范圍都與以往發生了巨大的變化。因此，要確保三明醫改背景下醫院文書檔案工作順利完成轉型和升級，本次研究具體制定了如下三點方案：

（一）轉變工作理念，優化信息資源

醫院文書檔案管理的價值不僅要為醫院服務，也要服務于社會，這也是三明醫改的內涵要求。在這樣的背景下，就要求醫院在文書檔案管理工作中不斷優化自身的工作模式，清晰分類各項文檔及數據資源，以便第一時間為醫院的工作和廣大人民群眾的需求，提供相應的文件資料。對此，作為醫院文書檔案管理者，運用好先進的計算機數據技術員，深入挖掘醫院內部檔案數據，將各類檔案數據合理歸檔和分類，科學優化文書檔案存儲結構在滿足醫院自身發展需求的同時，也能滿足社會和群眾客觀實際的需要。在工作中，我們要主動聯系各科室，做好文書檔案數據錄入工作，及時快速的更新自身檔案館的數據信息,將醫院的服務情況、科研成果、人員信息及患者情況等文檔通過數據形式快速整理歸檔,確保檔案的及時、真實及完備性,清晰明確的記錄醫院整體工作的各項進展情況。

此外，在文書檔案管理過程中，一定要注重運用大數據技術，加強新興科技手段對于文書檔案管理的運用程度，運用及開發合理的文書檔案辦公軟件，從醫院實際情況做好文書檔案整合工作。建立合理的檢索機制，讓大家都能便捷的查詢和分類文書檔案資源，在確保醫院文書檔案真實完備的基礎上，探索新的文書檔案資源服務項目，例如建立用戶醫院信息查詢系統、個性化信息搜集系統及特色功能分類系統等等。

（二）轉變服務方式，提升檔案質量

我院應以三明醫改為推手,在醫院文書檔案中大力推行運用大數據、云計算等現代信息科學技術，加強拓展和延伸文書檔案的使用方式，為我院文書檔案工作轉型打好基礎。

第一，要實現對醫院內部自身文書檔案服務質量的提升。醫院內部辦公軟件及網絡，把醫院各部門各方面的工作檔案，納入到統一的文書檔案管理系統當中，從宏觀的角度做好醫院內部文書檔案管理的統籌工作，提升醫院內部文件收集及歸檔的效率，加強文書檔案管理工作的有效性。

第二，要實現醫院文書檔案管理工作的跨院區服務。運用數據傳輸技術，最大程度地打破與醫療信息壁壘，實現醫院有效信息在醫共體內部的流轉和運用，為醫院發展提供更有力的支撐。

第三，要大力實現醫院文書檔案的多方面應用。打破文書檔案僅服務醫院內部的局限，力求拓展渠道、深入推廣、服務社會，讓人民群眾可以通過相關的檔案資料查詢，來了解醫院的醫學信息、醫療水平及專科特色等相關信息。憑借建立對外的專項文書檔案數據庫，來引導對應的用戶登錄醫院文書檔案界面。進行查詢和檢索，以此為渠道來向外界公布有效的相關文書檔案信息，以加大醫院的影響力，推進三明醫改的進程。

（三）轉變管理模式，健全規章制度

我院應加強文書檔案的制度化建設進程，做好醫院文書檔案的標準化、規范化及數據化管理工作，從滿足新形勢需求的客觀實際出發，結合當今的數據化科技手段，出臺合理的《醫院檔案分管大綱》《數據歸檔辦法細則》《醫院具體文件存檔管理辦法》《醫院文書檔案運用細則》等等規章制度，進一步加強醫院文書檔案的管理，確保我院的文書檔案管理工作科學分類、運用方便、條目清晰、真實可靠，為檔案的調用和使用提供更優的服務。