現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策

楊冬玲

（山東黃金礦業（萊州）有限公司焦家金礦，山東 萊州 261441）

一、企業檔案信息化管理現狀

（一）管理意識薄弱

企業忽視了檔案信息完整、全面的管理，大部分人普遍認為檔案信息管理只是一項基本的簡單的文秘工作，只是人力資源信息、企業發展信息的存儲工作，因此對企業檔案管理缺乏一定的重視，導致專業檔案管理部門和專職人員短缺，也恰恰因為人手不足，導致企業的檔案管理滯后。思想上，如果沒有準備、審核、抓取等內容有效整合形成一個統一的整體，從字面上理解和利用檔案信息管理是不可能的，因此，企業檔案信息管理較為表面，也沒有長期科學的規劃指南。

（二）缺乏有效利用，資源閑置

企業檔案管理部門的管理應注重音像資料和檔案的收集和整理，有的企業只注重文件保護，忽視音像和實物檔案的收集，可能導致某些資源的流失，影響檔案的完整性。為后續檔案的整合和分析工作增加阻力，也因此，導致檔案缺失管理，部分信息資源閑置，無法為企業建設提供有效的服務。

（三）工作體系不完善

由于缺乏應有的認識，沒有相關規范和制約的工作管理或考核制度處理檔案管理的各個方面，無法充分收集企業的檔案信息，加上現時管理人員的整體水平表現出的不平衡的狀態，即不僅資質水平低，而且思想覺悟低。不管是由于員工的能力或外部環境的影響，都極易致使文件信息的不完整、泄漏和丟失。

（四）檔案的安全管理缺失

檔案管理安全缺乏適當的基礎設施，大多數檔案管理員使用傳統的紙質材料進行保存，計算機硬件軟件配置低級，計算機經常出現可使用內存滿載、系統崩潰等問題，防火墻等軟件安全薄弱，病毒感染、入侵等危險時常發生，增加企業員工個人信息泄露的風險。

二、強化企業檔案信息管理的必要性

大數據時代，業務發展需要數據的真實性、準確性和專業性，企業只有提供更加直觀、完整、細致的數據分析，才能有效利用數據進一步推動業務發展。

（一）社會發展需要

當今世界，信息技術已成為經濟社會發展的主角，人們對高質量檔案信息的需求越來越多樣，利用網絡共享檔案資源的需求也同樣越來越大。傳統的檔案管理已難以適應時代發展與市場需求，因此，企業檔案信息管理必不可少。

（二）檔案保存與使用需要

眾所周知，大部分檔案是以文件為主的，需要長期保存，因此，改善保存環境是重中之重，為了避免文件受到洪災、蟲咬、火災等潛在災害，要使用先進的技術設備，實現管理科學化，徹底改進企業檔案的管理和使用。

（三）可持續發展需要

檔案管理的信息化不僅有利于相關企業發現和創造大量優質員工，以促進企業發展，而且對降低員工的工作強度有利，同時對提高員工工作效率有利，可通過計算機技術來提高工作效率、快速準確地處理檔案，更好地開發和利用檔案資源。

（四）有利于服務企業管理

檔案管理作為信息的收集中心，可以直接決定企業的正常運轉。因此，在大數據時代背景下，現代科學技術和網絡技術融入公司檔案管理任務，使生產與數據的各種環節得以有效連接，所有資源和信息均由公司各部門統一管理和存儲，實現了信息完整性的保全和互換性的轉換，同時也能保證信息的完整與真實，使工作流程更加規范有序，信息管理更加完善、科學。這不僅節省了工作時間，減輕了工作量，還避免了信息量冗余帶來的混亂，加快了國際業務發展速度，這使得檔案信息的綜合管理得到實現，也直接提高了檔案管理的質量，提高了工作效率，能更好地為企業服務。

綜上所述，農業銀行要加強金融扶貧工作，首先要認清當前工作中存在的問題與不足，通過分析具體的路徑，堅持創新發展的思維，通過加強高層對接、加強扶貧模式創新、加強渠道建設、加強風險管控等多方面的工作，去完善金融扶貧的策略。最后，及時總結經驗、借鑒先進模式，為更深入的扶貧工作提供思路啟發。

（五）有利于指導企業發展

信息時代的到來給傳統的檔案管理提出了巨大的挑戰，從紙質檔案的管理到信息資源的管理，網絡系統可以直接、快速、高效地再現完整的信息，可以直接反映經濟活動和企業發展。不僅可以有效搜索和整合信息，使拓寬信息資源存儲渠道得以實現，也使得存儲更全面完善的信息資源得以實現，同時企業能通過在網絡平臺進行廣告宣傳，保存企業交易記錄，發布企業人事招聘信息，從中可以摸索出企業發展前景和商業模式在未來的發展情況。為管理層在決策時提供參考資料，使得企業能夠輕松、正確地預測市場，這些舉措可以幫助企業完成更加正確的決策來迎合消費市場。因此，檔案管理為企業業務發展提供了指導。

三、現代信息技術對企業檔案管理的影響

（一）對傳統管理理念的影響

所謂信息技術是建立在一種先進的技術基礎上，充分適應生產與生產力的關系，這一層意識就是科學技術是主要生產力，這也凸顯了科學技術的重要性。信息技術不斷普及、信息技術持續傳播，這些都沖擊著傳統的管理模式，我國傳統的企業檔案管理理念對網絡平臺、終端及相關的理論知識和技術已無法適應。信息技術作為一種技術支持，也使得工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，主動性和積極性不斷提高，從而提高工作效率，創造更多的價值，為企業節約成本、提高收益。這是一種觀念的創新、技術的突破。因此，企業檔案信息化建設和管理要通過使用現代科技，來使企業檔案管理水平不斷提高，逐步沖破傳統落后的思想觀念，以創新作為精神和原則，持續更新企業檔案的管理理念和方式，實現創新與革新，只有這樣，才能在繁雜的檔案管理方法和理念的資料中，發現真正適合中國現代企業的檔案管理方法和理念。

（二）對傳統檔案管理隊伍素質的沖擊

信息技術包含的內容涉及范圍很廣，也恰恰因此，管理檔案工作的員工不僅要具備豐富的管理知識，還要能實現原有基礎上的更新升級，以確保檔案管理知識跟得上更新換代，此外，還需具備一定的信息技術知識，能夠對技術設備的操作和維護有一定的理解。這將對我國傳統檔案管理人員的技能和素質產生一定的刺激作用，許多員工往往不適應現代技術環境，主要是因為我國傳統的檔案信息管理與目前一代檔案信息管理背景的性質和內容將難以兼容。目前，許多企業的檔案管理人員不了解管理技能和方法，難以適應現代新技術的發展，這將嚴重阻礙我國企業檔案建設和管理的現代化發展。

（三）完善管理技術與管理方式，迎接機遇

現在，對于信息技術而言，其屬性主要表現覆蓋數字化、智能化、網絡化和社會化等方面，這樣的特征與傳統的檔案管理手段明顯不同，也正是因為現代信息技術具有的這些屬性，企業檔案信息才會持續不斷地發生變化。在存儲方面，可以一定程度上提高文件信息管理的效率，為企業文件信息共享帶來可能性和便利途徑。因此，目前，中國企業正在利用現代化的檔案管理系統和計算機系統來開發并管理檔案的管理建設，這些都大幅度地提高了企業檔案建設和管理的效率。

（四）標準化程度不高、規范不健全帶來挑戰

我國傳統的紙質文件管理，主要側重于對紙質文件的適當保護和管理，只要沒有遺失或丟失檔案，就可以視為檔案管理的合格。由于相應的規范制度沒有規定和限制，加之管理方式存在缺陷，檔案館不能讓其真正價值和重要性發揮出來。例如，一些企業有幾十年前的一些檔案，如何封存這樣的特殊檔案，如有必要，怎樣使用合理有效，又沒有明確規定的制定，這樣迷糊的界定給檔案管理帶來非常大的不便，也無法真正反映這些檔案的價值。

四、現代信息技術對企業檔案管理的對策

（一）逐步優化檔案管理思想

相關工作人員要理解企業檔案管理的相關原理，在現代信息技術條件的作用下應用新思想，全面地掌握公司檔案管理的整體工作，規范公司檔案管理的步驟，確保公司檔案管理活動在新的核心下進行。思想是行動的先行者，因此，在現代企業檔案管理過程中，要牢牢把握思想的主體作用和隱性作用，要使現代企業檔案管理得到強化，第一步就是要認識到信息化條件對企業檔案管理的具體影響，還要認識到企業檔案管理的現實意義。因此，我們需要確定企業檔案管理的整體情況，檔案記錄管理不是記錄人力資源部門的個別事務，而是發展企業業務整個過程的重要組成部分。通過運用現代信息技術，引進先進的管理手段，樹立現代觀念，實現檔案管理規范化、科學化、現代化。

（二）對檔案管理工作的設備進行建設與完善

為了改變一桌、一柜、一本書檔案管理的落后現象，要結合現實中對于設備要求的需要，腳踏實地地提高現代技術支持工作水平。事業的開展以創造為先，在現代信息技術條件下，檔案管理類工作顯得尤為基礎與重要，不僅要存儲和復制文檔，還要有一個既符合企業實際情況，又能相對于企業實際情況而言較為完善的ERP 系統。所以要注意公司檔案的管理，無論從哪一個方面落腳，都需要付諸實踐。

（三）探討并建立科學規范化的管理機制

檔案信息管理是一項持續時間長、工序復雜的工程，沒有良好的管理機制，不僅不能保證正常管理，而且可能會適得其反。因此，通過實現建立科學規范的檔案信息管理體系，對使用電子檔案管理的各個環節加以限制，實現精細化、可追溯，這是保證檔案信息電子化管理的根本方法。一是統一檔案管理標準，由于過去的檔案管理基礎差、檔案質量差，特別是各類檔案之間的兼容性差、軟件可轉移性差等不足導致檔案管理標準不一致，是需要重點解決的遺留問題；二是明確具體制度，管理落實使用過程。因為檔案信息化建設的科學嚴謹性要求，所以需要制定較為完整全面的管理制度，從接收到封存各環節都需要嚴格把關，以方便檔案的管理和使用。

（四）全面增強檔案管理人員的能力素質

持續性為檔案管理人員的培訓和學習投資，不斷提高他們在信息化局勢下適應檔案管理需求和管理技術的能力。一是堅持“集中學習與自學相結合”的模式，不斷完善培訓教育機制，確保檔案管理人員技能水平保持上升趨勢。二是加強檔案管理服務與部門的合作，高效整合檔案管理的資源，建立共同合作機制，加強及時交流互通，加強貿易合作，轉化檔案資源，利用信息管理工具有效提高工作經驗和提高創新能力。

結束語

綜上所述，隨著現代科學技術的不斷深化發展，在新的時代，中國企業在創建和管理檔案方面也面臨著越來越多的挑戰和機遇，面對挑戰，在企業檔案信息化建設和管理過程中，要根據現代技術，改進和提高企業檔案管理水平，逐步打破傳統思想束縛，遵循開拓進取、不斷創新的精神和原則、思路和方法。面對挑戰，我們應根據現代技術改進和提高企業檔案管理水平。面對機遇，信息技術的整合為檔案管理提供了有利條件，企業應合理利用這些資源，與時俱進，加強自身建設，培養正確的管理意識，不斷刺激著檔案管理水平持續提高，為企業發展提供強有力的支撐。