試論縣級事業單位檔案的管理與創新

李斌

（山東省菏澤市定陶區糧食和物資儲備局，山東 菏澤 274100）

進入21 世紀以來，在社會經濟穩步發展的背景下，我國各大事業單位發展迅速。從事業單位發展進程來看，檔案管理工作是事業單位整體管理工作中非常重要的一個環節。其檔案記錄了科技、衛生、藝術、文化以及教育等信息資料，而如果事業單位的檔案管理工作落實不到位，則會影響事業單位的進步及發展[1]。從現狀來看，國內部分縣級事業單位檔案管理工作存在的問題較多，比如：檔案管理流于形式、電子檔案占比偏低、檔案專業人才缺乏等。由此可見，從提升縣級事業單位檔案管理工作的效率及質量角度考慮，本文圍繞“縣級事業單位檔案的管理與創新”進行分析研究具備一定的價值意義。

一、縣級事業單位檔案管理現狀問題分析

檔案管理，作為縣級事業單位日常管理工作中非常重要的一個環節，現狀下尚且存在一些有待解決的問題。總結起來，主要現狀問題如下：

（一）檔案管理流于形式

基于縣級事業單位，在檔案管理方面的制度，在現狀下還不夠完善，通常照搬上級機構的政策及內容，導致基于實際運行期間，難以符合本單位的實際情況，使得管理制度的實施效益難以有效體現出來。與此同時，部分事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，檔案管理工作流于形式，缺乏實效性，進而使檔案管理工作的質量難以得到有效提升。

（二）電子檔案占比偏低

在網絡的沖擊下，事業單位檔案管理工作發生了很大程度的變化，傳統的紙質檔案管理模式較為滯后，難以滿足現代檔案發展需求及要求。因此，對于縣級事業單位來說，需順應時代發展潮流，重視電子檔案信息化建設[2]。但是，從現狀來看，部分縣級事業單位的電子檔案信息化建設工作滯后，難以提上日程，主要表現為紙質檔案占比仍很高，而電子檔案占比則偏低，顯然紙質檔案管理形勢下，難以提高檔案管理工作的效率，也不利于和上級單位之間形成高效信息溝通媒介，使檔案管理工作的時代性難以得到有效體現。

（三）檔案專業人才缺乏

在事業單位檔案管理工作開展過程中，檔案管理人員扮演著非常重要的角色。顯然，要想提升事業單位檔案管理工作的效率及質量，則有必要重視檔案專業管理人才的培育[3]。但是，從目前來看，大部分縣級事業單位的在檔案專業人才方面較為缺乏，部分單位甚至存在兼職檔案工作人員，即由非檔案管理專業人才兼職進行檔案管理工作，這樣便難以保證檔案管理工作的效益。此外，部分檔案管理人員的專業化水平不足，在檔案信息化方面的專業能力缺乏，顯然這將難以保障現代檔案對信息化專業人才的高素質要求，進而會阻礙縣級事業單位檔案管理工作的進步及持續發展。

二、縣級事業單位檔案管理創新的具體方法分析

如前所述，認識到現狀下縣級事業單位檔案管理工作存在較多的問題。為了解決這些問題，則需樹立全新的檔案管理原則。與此同時，需重視管理方法的創新及優化。總結起來，具體原則及創新優化方法如下：

（一）優化檔案管理原則

在縣級事業單位檔案管理工作開展過程中，首先需遵循差異化和統一化兼顧的基本原則，即不同事業單位之間在檔案管理內容及任務目標上存在差異，需結合事業單位自身特點，采取合理科學的管理制度、方法[4]。同時，各事業單位需確保遵循統一的法律法規，樹立統一的價值觀念，從而促進檔案管理工作良性、可持續發展。其次，需嚴格遵循制度與執行并重的基本原則，即在完善檔案管理相關法律制度的基礎上，不能將制度流于形式，需嚴格執行，明確各方主體責任，使檔案管理工作的權威性及效率得到全面提升。此外，還需要嚴格遵循權責統一的基本原則，即在檔案管理工作中，對于相關檔案管理工作人員來說，在發揮自身權利的同時，也要執行相應的檔案管理責任，不能只發揮自身權利作用，而不履行責任，否則將會影響事業單位檔案管理工作的整合效益，使得檔案管理工作的權威性難以得到有效體現，進而不利于事業單位良性發展。

（二）重視管理思路的創新，滲透現代化管理理念

對于事業單位管理來說，和企業管理之間在本質上存在很大的差異，兩者無論是在工作內容，還是在工作效果評價方面，均存在明顯差異。但是，事業單位和企業均需重視管理思路的創新及優化。因此，對于縣級事業單位相關領導層來說，需重視檔案管理思路的創新，滲透現代化管理理念，采取“自上而下”管理模式，根據現有管理機制的不足，加以改進及完善，將責任落實到個人，使縣級事業單位的檔案管理工作效率及質量得到有效提升。

（三）重視管理制度的創新，健全檔案管理相關法律法規

要想使縣級事業檔案管理工作效率及質量得到有效提升，并實現檔案管理創新，則有必要重視其管理制度的創新，保證執行的檔案管理制度具備時代先進性，并且事業單位相關管理者需針對單位內部的相關制度進行重新梳理、重構，淘汰舊的管理制度，重構并優化新的制度，使檔案管理制度與縣級事業單位的各項檔案管理工作相契合，對檔案管理工作起到指導性作用，踐行于制度，并使制度在其中的作用發揮出來。與此同時，保證檔案管理制度執行的穩定性及科學性，避免流于形式。

值得注意的是，目前縣級事業單位的電子檔案制度不夠完善，內部相關檔案文件信息資料在采取電子檔案的形式采集、分析處理、歸檔、儲存、利用的基礎上，相關管理制度也需跟上時代的步伐，所以需構建完善的電子檔案管理制度，保證電子檔案從采集到利用全過程的真實性、可靠性及安全性。

此外，還需健全檔案管理相關法律法規，以我國現行的《檔案管理法》為依據，完善縣級事業單位的檔案管理法律法規，指導檔案管理人員加強檔案管理法律知識學習，增強法律意識，履行崗位職責，使縣級事業單位的檔案管理質量得到全面提升。

（四）加強對檔案管理人員的專業能力培訓

在縣級事業單位檔案管理工作中，檔案管理人員發揮著非常重要的作用，為了使其檔案管理工作更加規范、科學，則需加強對檔案管理人員的專業能力培訓。一方面，指導檔案管理人員加強自主學習，學習檔案管理相關知識，使檔案管理人員的知識體系得到不斷地更新，從而滿足現代檔案管理工作的需求及要求。另一方面，事業單位部門需定期對檔案管理人員進行培訓，重視檔案管理人員的管理實踐能力培訓，并重視其中的信息化管理項目培訓，提升檔案管理人員的檔案信息化管理能力技巧[5]。此外，對于事業單位來說，還需重視現代化檔案管理人才的招聘及引進，定期招聘檔案管理專業人才，采取擇優錄取的方式，對事業單位不斷輸注新鮮的人才“血液”，滿足縣級事業單位檔案管理朝向信息化、電子化管理建設方面的目標要求。

三、結語

綜上所述，在縣級事業單位檔案管理工作開展過程中，需重視管理思路的創新，滲透現代化管理理念；同時，重視管理制度的創新，對檔案管理相關法律法規加以健全；并且，需重視檔案管理數字化及信息化建設，以此使檔案管理工作實現有效創新及優化，進一步為縣級事業單位檔案管理工作效率及質量的提升奠定堅實的基礎。