探討當(dāng)代秘書公文歸檔

文/魏曉雪（重慶燃?xì)饧瘓F(tuán)股份有限公司）

隨著時(shí)代的進(jìn)步，企業(yè)對(duì)檔案管理的重視也隨之提高，檔案管理迎來了發(fā)展的重要時(shí)刻。公文是秘書工作的重要部分，也是檔案管理組成的重要部分，更是檔案管理的主要內(nèi)容。從檔案管理來說，秘書人員整理公文是檔案管理的前期工作，為了確保檔案管理工作的準(zhǔn)確性，要求秘書在實(shí)際工作中運(yùn)用科學(xué)的手段和規(guī)范的流程將公文整理入冊(cè)，側(cè)面提高檔案管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的可持續(xù)利用。

一、檔案的基本概述

檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的獨(dú)特與永恒的魅力就在于它真實(shí)可靠的原始憑證，也是社會(huì)生活中最真實(shí)可靠的原始記錄，這就是其之所以重要，之所以被人們重視并保存的根本原因。文書檔案是秘書人員涉及的檔案，實(shí)際為行政管理類檔案，即在企業(yè)的行政管理活動(dòng)中的各種行政性或政治性公文轉(zhuǎn)化而成的文書檔案。文書歸檔時(shí)也需要注意兩點(diǎn)：一是文件要在公文處理流程上已經(jīng)辦理完畢，從發(fā)文來說，文件發(fā)布后就算辦理完畢，從收文來說，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱知、傳達(dá)和辦理后才算收文完畢；二是文書檔案保存的形式必須是紙質(zhì)文件材料，在這一要求下，企業(yè)所有在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件都必須按規(guī)范打印紙質(zhì)文件。

二、秘書工作與檔案管理之間的聯(lián)系

企業(yè)秘書與檔案管理是看似兩個(gè)彼此獨(dú)立的工作板塊，卻有著十分密切的聯(lián)系。秘書工作與檔案管理工作之間的聯(lián)系主要就是來自公文，公文不僅是秘書工作的產(chǎn)物，同時(shí)也是檔案管理的主要內(nèi)容。由此可見，秘書的工作職責(zé)范圍就包括公文歸檔之前的檔案收集。只有秘書將收集工作做好了，才會(huì)有齊全完整的檔案，檔案管理工作才能談得上健全。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時(shí)也是對(duì)秘書工作能力的另一種體現(xiàn)。秘書工作發(fā)展到現(xiàn)在，不僅僅是像以往一樣處理簡單的事務(wù)，更要求秘書做好簡單事務(wù)的同時(shí)做好檔案管理的前期工作。

也就是說，文書檔案收集工作就是秘書工作的一部分。現(xiàn)代社會(huì)用人成本高，企業(yè)雇傭一名不會(huì)進(jìn)行檔案管理工作的人會(huì)加大人力資源成本。那么，作為秘書就必須要學(xué)習(xí)檔案管理的技巧，通過檔案收集的工作，不斷充實(shí)自己，全面提升自身的工作能力，以防被企業(yè)和社會(huì)淘汰。

文書檔案管理工作的質(zhì)量可以說是由秘書公文處理環(huán)節(jié)決定的。隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，企業(yè)檔案管理工作也朝著體系化發(fā)展，要確保檔案的準(zhǔn)確性，同時(shí)要使檔案的利用價(jià)值得到最大化，就需要相關(guān)人員包括秘書參與檔案工作時(shí)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的規(guī)范開展工作。這就要求秘書從公文制作的第一步開始規(guī)范化，否則將很大程度影響文書檔案的質(zhì)量。所以，秘書工作與檔案管理之間存在相輔相成的關(guān)系。

三、現(xiàn)代秘書在檔案管理中存在的問題

檔案管理工作的意義非常重大，要保證檔案高質(zhì)量的保存，必須采用規(guī)范的程序和科學(xué)的手段。然而在實(shí)際工作中，常常存在一些問題。

（一）秘書人員缺乏檔案管理知識(shí)

目前，各類企業(yè)內(nèi)部各工作部門流轉(zhuǎn)的檔案文件繁多，但許多企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的工作重心都放在生產(chǎn)經(jīng)營上，而對(duì)檔案管理工作采取忽視的態(tài)度。由于上層對(duì)檔案管理這塊工作的重視力度不夠，導(dǎo)致員工也對(duì)檔案管理存在錯(cuò)誤理解，將檔案管理簡單地理解為文件保管，認(rèn)為公文存檔不重要，技術(shù)含量也不高，也不需要具備檔案管理等專業(yè)知識(shí)。另外，部分秘書從業(yè)人員并非科班出身，在檔案管理工作中缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，再加上，上崗之前缺乏專業(yè)化、規(guī)范化培訓(xùn)，很多時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)無法讓檔案有效利用的現(xiàn)象，也難以讓檔案體現(xiàn)出其價(jià)值。眾所周知，秘書工作比較繁忙，日常事務(wù)都需要加班加點(diǎn)完成，那么，投入到檔案管理方面的時(shí)間、精力也會(huì)有所下降，同時(shí)由于其本身對(duì)檔案管理知識(shí)掌握不夠，就更容易造成對(duì)檔案管理的忽視，甚至是消極怠工，最終導(dǎo)致檔案質(zhì)量的下降。

（二）公文用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，公文用紙?jiān)诳硕取⑿吞?hào)等方面有嚴(yán)格的要求。

一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，紙張白度80%-90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5-9.5。A4紙采用GB/T中規(guī)定紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm。但有少數(shù)企業(yè)為節(jié)約成本，忽視公文用紙的要求，采購不符合規(guī)定的A4紙，使得制作出的公文由于紙張不合格問題導(dǎo)致保存時(shí)間不長，甚至存在發(fā)黃或變硬的現(xiàn)象。

（三）公文的材料不齊全

附件作為正文內(nèi)容的補(bǔ)充說明或參考內(nèi)容應(yīng)與公文一體化。但在實(shí)際工作中，個(gè)別秘書在制作公文時(shí)，由于對(duì)附件的不重視，常常出現(xiàn)正文與附件的順序錯(cuò)亂，甚至漏頁等現(xiàn)象。比如某企業(yè)在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)公文時(shí)，附件中注明“另附XX管線走向圖”，但秘書制作公文時(shí)并未見到附件，也未進(jìn)行收集，來文單位也未主動(dòng)提供附件作為存檔依據(jù)。這就導(dǎo)致了附件的缺失，并使日后的檔案利用變?yōu)闊o效，甚至為了找尋其附件浪費(fèi)大量的人力和時(shí)間。同一事由的公文應(yīng)收集完整。請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函等相關(guān)聯(lián)的文件處理完畢后，秘書應(yīng)將其整理齊全后歸檔。然而在實(shí)際工作中，部分秘書并未做到這一點(diǎn)，導(dǎo)致日后的工作量增加，而且降低了檔案部門為其他部門的服務(wù)能力。

（四）公文制作與歸結(jié)檔案過渡期存在不規(guī)范

在實(shí)際工作中，公文制作完畢后到歸結(jié)成檔案的過渡期，由于秘書以收、發(fā)文為其主要工作內(nèi)容，未真正重視檔案管理，致使公文在歸檔前存在不規(guī)范管理。縱觀現(xiàn)代企業(yè)辦公環(huán)境，秘書辦公室并未配置專業(yè)的檔案存放位置，公文存放的空間很小，硬件設(shè)施也不齊全，可以說公文有一個(gè)固定的“家”都困難，在這樣的公文儲(chǔ)存的條件下，安全隱患和問題時(shí)有發(fā)生，同時(shí)也為日后檔案管理工作帶來了困擾。

（五）修改存檔后的公文缺乏規(guī)范性

通常來說，公文制作完畢，秘書按照相關(guān)規(guī)定及流程，將公文交付存檔后即認(rèn)定為文書歸檔完畢。然而在有些情況下，擬稿單位會(huì)對(duì)歸檔后的文件內(nèi)容提出修改意見。某些秘書在整理修改意見時(shí)，采取在系統(tǒng)中把流轉(zhuǎn)的文件直接退回等隨意的方式，對(duì)公文的規(guī)范性缺乏清晰地認(rèn)知，從而影響了公文的質(zhì)量。就正確的處理程序而言，需要被修改的文件應(yīng)按照相關(guān)流程部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章同意后，秘書在系統(tǒng)中將公文內(nèi)容修改后將其用以替換存檔的原文件，并將領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的批準(zhǔn)單同時(shí)附上，這就充分體現(xiàn)了秘書工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。在實(shí)際工作中，很多秘書都不愿意再多做一步，從而導(dǎo)致后續(xù)查詢文件時(shí)出現(xiàn)內(nèi)容不符的現(xiàn)象。

四、改進(jìn)秘書和檔案工作的對(duì)策思考

（一）加強(qiáng)秘書檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高參建人員的業(yè)務(wù)能力

秘書處理公文是檔案管理的前期工作，加強(qiáng)秘書對(duì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)有利于提高檔案的質(zhì)量。秘書工作和檔案管理工作不僅要做好各自分內(nèi)事，還要將兩者有機(jī)地結(jié)合起來。隨著科技進(jìn)步，檔案管理的手段在不斷變化，秘書要及時(shí)了解檔案管理的知識(shí)，熟悉檔案管理的步驟，而且還要掌握各種載體檔案的管理方法，確保在交付存檔時(shí)的檔案質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化全程管理，完善硬件設(shè)施

要做到將全程管理公文收集到歸結(jié)檔案，必須提升業(yè)務(wù)知識(shí)能力，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，強(qiáng)化科學(xué)管理意識(shí)。凡是涉及到檔案管理的各環(huán)節(jié)人員都要嚴(yán)格遵循公文和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，建立健全與時(shí)俱進(jìn)的管理體制，落地落實(shí)各自崗位的責(zé)任和義務(wù)，全程科學(xué)、細(xì)致地管理。因此，企業(yè)管理人員必須深刻認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，構(gòu)建起檔案管理的組織構(gòu)架，必要時(shí)，對(duì)秘書辦公環(huán)境提級(jí)布置，同時(shí)還要注意對(duì)秘書辦公室防火、防高溫、防塵、防潮、防有害氣體等防護(hù)條件的升級(jí)，做到科學(xué)規(guī)范管理檔案的目的。

（三）明確責(zé)任，規(guī)范制度，加強(qiáng)監(jiān)督管理

檔案的質(zhì)量是多方人員工作成果的綜合體現(xiàn)。從公文用紙的采購到公文制作，再到檔案管理，不僅要對(duì)涉及到的各層級(jí)的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)把關(guān)，還要進(jìn)行制度和管理上約束，提高檔案質(zhì)量。首先，需要從公文用紙采購的源頭進(jìn)行把控，用制度要求進(jìn)行約束，不符合規(guī)定的紙型一律不得采用，不能貪圖便宜而降低用紙的標(biāo)準(zhǔn)；其次，制定公文制作考核標(biāo)準(zhǔn)，成立公文制作考核小組應(yīng)不定期對(duì)秘書制作的公文進(jìn)行抽檢，檢查公文的完整性，確保公文收集環(huán)節(jié)的檔案齊全；最后，建立健全的檔案管理制度，規(guī)范各環(huán)節(jié)的工作流程，做到各環(huán)節(jié)有章可循、有據(jù)可查。

綜上所述，秘書處于檔案管理的重要環(huán)節(jié)，秘書人員的綜合能力關(guān)系到檔案的可持續(xù)利用，更促進(jìn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)此，企業(yè)內(nèi)部要建立檔案管理與時(shí)代相符合的管理制度，重視對(duì)秘書檔案知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)出復(fù)合型的秘書人才，這樣才能讓企業(yè)更加有社會(huì)競爭力。