辦公室檔案管理工作效率提升途徑探討

紀 玲

（濰坊護理職業(yè)學院，山東 濰坊 261041）

辦公室檔案管理工作看似比較簡單，實際上工作的內(nèi)容十分繁雜，因為對于企業(yè)活動中的有關(guān)資料均要進行檔案的收錄，這就使得收錄的信息比較繁雜，而為了在將來能夠用到相關(guān)信息的時候能夠找出相對完整的信息資料，這就需要投入大量的人工和時間成本對各種信息進行有序整理，特別是在后面隨著企業(yè)越是發(fā)展壯大，活動項目越多，人員的組織架構(gòu)越復雜，檔案的管理工作量也就越大，檔案應在信息的收集、整理、分類、查詢、類比、借閱等過程中，為企業(yè)提供相應的參考，提供企業(yè)活動的證據(jù)，提高檔案的利用率與價值，企業(yè)應注重對檔案管理工作的創(chuàng)新思考，并與時俱進提升檔案的管理效率。

一、辦公室檔案管理工作的現(xiàn)存問題

（一）檔案管理工作不受重視

檔案管理基本上都是文書工作，雖然不能直接為企業(yè)帶來利潤收入，但在當代各種競爭壓力比較大的環(huán)境之下，企業(yè)多比較重視生產(chǎn)管理、技術(shù)管理，也逐漸地引起了對人力資源管理的重視，但是沒有從根本上加強對檔案管理的關(guān)注。這種“忽視”使得檔案管理工作一直與后勤工作融為一體，導致在需要的時候檔案不能直接為工作決策提供相應的支持，并且檔案也只能有收錄、整理等前期作用，前期整理完之后也不能為企業(yè)提供后續(xù)的查詢、類比、分析結(jié)果的幫助，并且相對來說部分企業(yè)的檔案管理人員少，甚至由其他部門的人員兼職直接就不存在專門管理檔案的人員，這就造成了對檔案管理的極大忽視，也無法將各種信息整合形成完整獨立的檔案系統(tǒng)，使得在公司發(fā)展的過程中在需要相關(guān)信息檔案的時候不知從何找起，或只是進行一些大體的整合而沒有進行妥善的分類、整理、保管。縱觀我國的一些大型企業(yè)，也存在檔案管理只有兩三人的情況，檔案管理的工作多交給一些在企業(yè)工作了多年的老員工，沒有為員工提供培訓機會，員工的工資與績效比較穩(wěn)定，缺乏晉升空間，檔案管理也始終被認為是企業(yè)活動的附屬部分，甚至企業(yè)的領(lǐng)導認為其可有可無[1]。

（二）檔案管理的創(chuàng)新能力差

現(xiàn)在大多數(shù)公司在檔案管理的過程中，都習慣性的采取傳統(tǒng)模式進行資料的收集、存儲，很少對資料進行規(guī)律化的整理、分析以及對于一些經(jīng)驗性資料也缺乏分析總結(jié)。在一個地方跌倒卻不管是什么原因跌倒的，缺乏經(jīng)驗的總結(jié)，那有了一次誰又敢保證不會再有第二次呢，并且無法對信息資料進行有效的整合還可能導致后期在公司發(fā)展的過程中當需要查閱資料的時候，不能精準的定位資料區(qū)域，在查找資料的過程中較為浪費人力、物力和時間，且檔案在管理的過程中，缺乏對信息技術(shù)的處理能力，只能通過一些辦公軟件進行基礎的信息收錄整合，而缺乏對信息的準確性分辨，缺乏信息的類別分析，缺乏信息的應用價值評估等能力。這樣使得過往的一些信息只能如同“石沉大海”一般寂靜無聲看起來毫無作用，而在真正需要的時候又不知從何下手，這就是因為檔案管理始終沒有搭乘信息技術(shù)這列列車，只能在車站附近徘徊，與信息技術(shù)的融合不夠深入，檔案的處理方式比較單一，使得企業(yè)不同類別、不同時間、不同重要程度的檔案均進行了過于統(tǒng)一化的歸存，缺乏檔案管理層次性，不能及時抽調(diào)檔案為企業(yè)提供活動參考。

（三）檔案管理制度與評估模式不健全

檔案管理一直以來都是處于企業(yè)管理的末流地位，并附屬于企業(yè)的相應活動，很少有企業(yè)會對信息檔案管理引起重視。在此基礎上，使得信息檔案管理未能構(gòu)建較為健全的、獨立的管理制度，并且檔案的管理的方式也比較隨意，全憑管理人員的主觀經(jīng)驗進行處理，而這樣造成的結(jié)果不是在需要資料的時候無處可查就是不知從何查起。因為對于管理檔案的人來說，首先，他們也沒能夠?qū)n案管理引起重視，認為這些資料只是可有可無的東西，有沒有都一樣反而還會浪費自己的時間和精力并且放著也是占用空間，且企業(yè)沒有對檔案管理的有關(guān)人員，構(gòu)建能力評估體系，使得檔案管理工作中，員工的積極性不高，工作較為敷衍，因為在他們看來或許是因為公司對自身能力不肯定的一種做法，感覺自己沒什么能力只能弄弄這些污七八糟的東西，這也就導致了他們的工作積極性不高[2]。

二、辦公室檔案管理需遵循的原則

（一）嚴謹性原則

在讓相關(guān)工作人員管理檔案資料的時候要讓他們認識到檔案管理不是收錄什么信息，就存儲什么信息，資料管理不能全部放在一起然后什么都不管，要讓檔案管理者對于收集的數(shù)據(jù)、文字等資料進行確認，并且進行一定的整合以及分類，這也就需要檔案管理人員也要具備一定的資料處理能力，對于一些基本的資料處理工具能夠熟練地運用和掌握。由于檔案資料具有多變性，且部分的員工為了自己的利益或自身的道德水平不是很高，可能會在檔案上填寫一些與事實具有偏差的內(nèi)容，而為了避免這些情況的出現(xiàn)就需要檔案管理人員，必然要秉持嚴謹?shù)乃季S，在具備了一定資料處理能力的同時還需具備較高的職業(yè)道德水平以及個人素質(zhì)，在處理各種資料信息的過程中始終能對檔案的信息進行真假分辨，并保障檔案具有完整性。同時，在檔案的管理過程中，也應基于檔案的管理制度，而嚴防檔案的泄露，嚴格的跟蹤檔案借閱，保障檔案無損規(guī)劃，并預防檔案外流的危險，檔案本就是一個公司最為私密的東西一經(jīng)公開那后果是無法想象的，而我們就需要資料檔案管理者將公司檔案當作自己最私密的東西一般，絕對不能泄露一點[3]。

（二）合作性原則

企業(yè)本就是不同部門之間相互合作互補所形成的一個整體，這也就使得一個企業(yè)要想得到更好的發(fā)展其中的各個部門都是密不可分的，只要少了一個或一部分出現(xiàn)了問題，那么對于一個企業(yè)的發(fā)展都是極其不利的，并且檔案管理涉及了企業(yè)的各個部門活動。因此檔案管理應多部門聯(lián)合運作，管理人員應獲得各個部門的積極配合，在對各種資料進行整合管理的過程中征求部門領(lǐng)導與相應負責人的意見。在管理過程中，梳理與部門有關(guān)的問題，一次性的解決與部門之間的矛盾，爭取獲得部門的聯(lián)動效應，使得檔案文件更加真實有效，減少檔案處理時間的浪費，集中進行檔案類別統(tǒng)計。

三、提升辦公室檔案管理工作效率的具體策略

（一）引起領(lǐng)導對檔案管理的重視

想要創(chuàng)新檔案管理工作并更為有效地進行管理工作，就需要得到企業(yè)提供基本的資金與設備支持，并且還要得到相關(guān)領(lǐng)導的重視。相關(guān)領(lǐng)導在一段時間之后也要對檔案管理工作者的管理工作進行一定的檢查，以便更好地提高相關(guān)管理工作者的工作積極性，而且檔案管理工作者還應從自身著手，提升檔案的應用價值，將那些比較具有利用價值的檔案進行整合，讓那些塵封已久的檔案能夠成為企業(yè)決策的重要依據(jù)。管理人員應系統(tǒng)化地梳理歷史檔案，將其中與企業(yè)現(xiàn)階段活動，未來發(fā)展有關(guān)的資料整理出來，在與各個部門進行聯(lián)動時，應通過企業(yè)的網(wǎng)絡人員組織架構(gòu)，與相關(guān)部門、項目責任人取得溝通聯(lián)系。在他們需要相關(guān)檔案的時候能夠及時準確地為相關(guān)項目負責人提供有關(guān)的檔案參考，結(jié)合歷史上企業(yè)活動的經(jīng)驗教訓，企業(yè)活動的重點資料資訊，使得項目活動能夠根據(jù)企業(yè)的歷來工作方法，尋求新的市場突破機遇。管理人員應進行檔案的規(guī)劃組織，將一些無規(guī)律、無類別的檔案重新整理，并提出檔案設備更換等的申請，說明緣由獲得領(lǐng)導的認同，檔案管理也應建立嚴格的借閱制度、保密制度，通過嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，積極的創(chuàng)新工作行動，提高檔案部門的存在價值。

（二）進行檔案管理工作的信息模式拓展

在檔案管理中，管理工作者應基于傳統(tǒng)的管理形式，并在此基礎上能夠加強信息領(lǐng)域的工作空間延展，爭取通過信息處理的形式，為企業(yè)資料管理提供更為便捷的資料收錄方式。這樣不但更加有利于公司企業(yè)對于資料的利用也更加有利于資料管理者自我能力的提升，在此基礎上進行整合的資料能夠更加有理有據(jù)的進行數(shù)據(jù)的類比、整合。資料管理者通過有關(guān)檔案管理軟件的有效應用，能夠構(gòu)建起相對更為高效的檔案管理制度，使得檔案管理與新時期企業(yè)活動融合起來緊密聯(lián)系。檔案管理人員的相關(guān)負責人可自行提出考核需求，按照個人的資料管理能力進行考核，然后按照檔案管理的成績，對他們的工作情況進行評估，在此基礎上給予檔案管理人員獎懲，使得他們的工作積極性能夠得到有效地提高，能夠更為主動認真地進行資料管理工作，使得檔案管理工作得到科學轉(zhuǎn)變。只有這樣才能更好地提高企業(yè)資料檔案的利用率并且也更加有利于企業(yè)往后的發(fā)展。

結(jié)合上文分析可得，檔案管理工作對于一個企業(yè)或公司來說并不是可有可無的，應引起企業(yè)的高度重視，在企業(yè)資料檔案管理中進行一定的投資，在進行一定的投資之后才能做出企業(yè)所需要的結(jié)果。因為在企業(yè)往后的發(fā)展過程中以往的資料檔案或許會起到極其重要的作用，因為在我看來一個企業(yè)以往發(fā)展的資料檔案或許會成為這個企業(yè)往后發(fā)展的指路標，能夠提供一些有效的經(jīng)驗措施使得企業(yè)得到更為長遠有效的發(fā)展，而在相關(guān)資料管理工作者的工作過程中就應當具有較高的工作積極性，具有認真負責的工作態(tài)度和較高的職業(yè)道德水平以及個人素質(zhì)，加強信息化的變革，樹立健全的資料管理制度，注重管理的原則，提高檔案管理的最終效果，進而提高資料檔案在企業(yè)發(fā)展過程中的利用率。