新形勢下檔案管理工作的規范化發展研究

陳星蘋

（蒼溪縣漢昌水務有限公司，四川 廣元 628400）

隨著社會和經濟的發展，我國的企業檔案管理工作重心發生了轉移，從傳統單純進行管理轉變為全面利用檔案，可以為企業發展提供憑證和參考依據，因此檔案管理工作已經成為企業管理工作的關鍵環節。

一、現階段我國檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作重視度不夠

目前經濟形勢大好，企業單位更為重視經濟效益，忽視了企業中基礎的檔案管理工作，雖然短期內不會造成嚴重影響，但是大大影響單位檔案管理工作質量，不利于檔案管理工作的規范性發展，無法促進企業長足發展。

（二）檔案制度不健全

檔案管理制度制定的過程中大部分單位沒有引起重視，沒有形成系統的、獨立的檔案管理制度，同時從內容方面來看不夠全面，與辦公室管理制度相混淆。還有部分單位在檔案管理制度建設中雖然是獨立存在，而且各項條款比較細化，但是與當前社會發展以及檔案管理形式不符，存在嚴重滯后的情況。此外，還有部分單位沒有制定檔案管理制度以及專門的檔案管理人員，導致檔案管理情況不樂觀。

（三）檔案管理方式單一，信息化水平有待提高

自從我國邁入了信息化時代之后，檔案管理工作必須滿足時代發展需求，對檔案進行信息化的管理工作，然而從現有的檔案管理工作實際運行情況來看，檔案管理方式較為單一，信息化水平不高，尚不符合社會對于檔案管理工作提出的高要求，大體上體現在以下幾點：1.采取的檔案管理方式滯后，依舊應用以往傳統的手工登記方式，不利于檔案工作質量的提高。2.在檔案管理期間沒有有效地對信息化技術進行應用，即便是應用了也沒有將該項技術的優勢體現出來，最終對檔案管理工作后期運行造成了阻礙。

二、新形勢背景下檔案管理工作規范化發展的有效措施

（一）企業要提升對檔案管理工作的重視程度

新形勢下企業提升對檔案管理工作的重視程度是促進檔案管理工作的規范化發展的必要前提。企業主要領導應該從自身做起，重視開展檔案管理工作，提升全員的認識，能夠了解檔案管理工作的重要作用。加大資金投入，合理配置人員，積極為檔案管理部門提供實現規范化發展所需的軟硬件設施，改善檔案部門的工作環境和工作待遇，提升人員的工作積極性和責任感，能夠最大程限地發揮檔案管理工作的優勢作用，為企業發展提供更多有利的依據，能夠促進企業深入發展，使企業在激烈的市場競爭中能夠立于不敗之地。

（二）建設完善的檔案管理機制

完善、健全的檔案管理體系是保證企事業單位檔案管理工作規范化發展的指導。不同企事業單位的經營模式不同，因此在檔案管理內容以及形式等方面也會存在一定差異。這要求企事業單位在檔案管理中必須要以本單位的實際情況為基礎，加強對檔案管理工作的規范化管理。首先，嚴格按照國家的規定，對檔案管理機制進行創新，同時做好流程的細化；其次，加強對檔案文字書寫工作的重視，在檔案管理中需要保證字跡的清晰性以及墨水顏色的標準化；再次，在檔案信息記錄過程中，需要保證所有信息的真實性和準確性，提升檔案的利用效率；最后，在檔案管理中需要做好防護工作，加強對信息化軟件的加密工作，并設置嚴格的登錄限制，保證檔案資料的安全性；此外，制定檔案管理工作人員行為規范制度，如果在檔案管理工作中管理人員一旦出現違規情況需要給予一定的懲罰，提升檔案管理人員的責任心。

（三）提升檔案管理信息化水平，加快該項工作的信息化進程

要想確保檔案管理工作和時代發展需求相一致，就應當提升檔案管理信息化效率，對于以往單一的檔案管理工作來講，通常是以人工記錄方式為主，可是，紙質檔案經常丟失，不利于檔案管理工作有效性的提高，不過，信息化時代對于檔案管理工作提出的要求是非常高的，這就需要引進信息化管理軟件，在增強檔案管理效率的基礎上促使其規范性開展。

（四）大力培育大數據檔案管理人才

人才是社會發展的根本動力，而新形勢背景下的檔案管理也是如此，傳統的檔案管理工作對于管理人員的業務能力和素養要求不是太高，但是，隨著新形勢下對檔案管理工作規范性要求的提高，使得原有的傳統檔案管理人才已無法適應越發復雜且規模龐大的檔案管理工作。

例如，人事檔案的管理關系著人才的好壞，也關系著公司的發展，如果檔案管理人員不能對人事檔案進行科學有效的管理，那么企業在進行管理和人事調動時就無法準確地掌握每個職員的特點和能力，從而進行更好的分配。因此，新形勢下要大力培育大數據檔案管理人才：首先，政府要鼓勵高校加大對相關專業人才的引進，從而為檔案管理工作培養技術人才。其次，加大人才培養資金投入，讓相關的人才進行專業培訓。只要這樣，才能不斷提高我國檔案管理工作的規范性。

三、總結

在新形勢的發展下，加強對檔案工作的管理，是各單位穩定發展的重要基礎，結合自身的發展情況綜合分析，制定完善的管理制度，優化管理理念、創新管理模式，完善相關法律法規，重視對檔案管理人員的培訓，提升人員的專業水平與綜合能力。采用現代化的科學技術，加強對檔案信息數據的保護，都能夠確保檔案管理良好進行，以此來規范檔案管理的工作，提高管理質量。