加強干部人事檔案信息化管理 全面促進人事管理創新

文/宋麗薇 （河北廣播電視臺）

干部人事檔案信息化建設，能夠方便人事檔案資料的查詢，規范檔案管理工作，使檔案保存更加安全。在當前各企事業單位干部檔案管理工作中，部分單位仍然采用傳統的線下管理模式，存在著對于檔案管理工作認識不深，檔案工作效率不高，檔案管理人員的業務素質參差不齊，檔案管理方法過于單一，工作方法缺乏創新等問題，因此要不斷優化完善干部人事檔案信息化建設，增強信息系統平臺的利用和安全性，并加強檔案工作人才的培養。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）檔案查詢更加便捷

人事檔案信息化處理工作，需要通過利用計算機系統和相應的軟件對干部人事檔案內容進行電子化掃描并加密保存，對檔案管理和檔案查閱等工作可以通過系統平臺進行。因此，檔案工作人員不需要在海量實體檔案資料庫中管理和查詢信息，大幅壓縮了干部人事檔案管理的工作量，提高了管理效率，干部檔案信息化系統具有智能性、安全性和保密性，使得檔案資料查詢更加便捷、安全，也避免了人工反復查閱對紙質檔案的損壞，因此，檔案信息化建設勢在必行。

（二）檔案管理更加規范

在干部人事檔案管理信息化工作中，相關的檔案人員需要按照檔案信息系統的嚴格規定來及時更新檔案資料，規范字體格式和相應數據格式內容，這樣能夠有效彌補過去傳統手工記錄造成的，如字體格式不太統一、字跡無法辨認的問題，檔案工作的信息化，要求檔案工作人員掌握相應的數字檔案管理技術，才能夠實現大數據的管理和遷移共享，大幅度提高檔案資料的利用效率[1]。

（三）檔案保存更加安全

在紙質人事檔案資料保存過程中，由于紙質檔案資料具有一定的特殊性，需要在恰當標準環境下進行存放管理，對于檔案管理室內的溫度濕度都有嚴格要求，即使保存在較好的環境中，隨著時間的推移，也會不可避免地存在字跡逐步變淡甚至消失、紙張逐漸發黃等問題。因此干部檔案信息化管理工作為推動檔案資料數據化處理，實現檔案信息加密和備份處理起了積極的推動作用，干部檔案信息化定期對這些資料庫進行數據更新，能夠保證檔案信息化工作完整性和實效性。并且隨著當前云技術、大數據等高端科學技術的發展，檔案工作也變得更加安全和簡單，提高了信息化安全水平。

二、企事業單位加快干部人事檔案信息化建設的思路及目標和相關要求

（一）建立干部人事檔案信息化的思路

加強干部人事檔案管理人員的信息技術培訓，開展干部人事檔案的集中信息化工作，利用現代化計算機技術、現代化設備，將干部檔案的紙質資料輸入到干部檔案信息系統軟件中，并利用信息系統平臺來處理數據，形成電子化圖片，將其轉化為數據性的資料，實現檔案信息化、數據化，方便干部檔案的查閱和打印，設計檔案信息系統管理權限，構建起檔案信息網絡。

（二）開展干部人事檔案信息化管理的目標設計

建立干部檔案信息數據管理系統，推動檔案工作的動態管理和電子化管理，借助計算機技術和硬件設施，將紙質檔案資料編制成圖片格式的數據文件資料，實現干部檔案數據信息化。借助干部檔案信息系統平臺來查詢檔案資料，借閱資料及統計資料，減少檔案工作存在的缺陷，實現檔案資料長期保存和自動化管理。

（三）推動干部人事檔案工作信息化建設的相關要求

推動人事檔案工作的信息化建設，貫徹落實上級組織部門對干部檔案信息化的相關要求，須加快推動人事檔案信息化系統建設，提高檔案工作的效率和質量。一是提升檔案管理團隊信息化水平。配備好高端檔案管理人才，定期組織開展專業化理論培訓，提高檔案信息化工作能力，確保相應技術都能夠熟練應用，保證檔案管理的規范化、科學化、合理化。二是加強干部人事檔案系統平臺管理。保持檔案系統功能的更新優化，保證檔案數據信息完整和保持檔案電子信息與紙質信息的同步更新，做好必要的安全防護措施，加強數據的保密，規范數據資料的查詢借閱，明確檔案工作人員自身的職責，保證管理機制規范性、完善性。

三、干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不足

針對現有檔案工作的發展狀況來講，很多的企事業單位對干部人事檔案工作重視程度不夠，認識不深，往往只是簡單記錄干部檔案流動信息，對干部檔案工作沒有長期規劃，在干部檔案信息化建設方面缺少必要的資金支持，硬件設施不到位，制約了干部檔案信息化的建設和發展，甚至存在檔案材料丟失或損毀的隱患[2]。

（二）檔案管理人員的業務素質參差不齊

伴隨著當前國內科學技術的快速發展，國家對于干部人事檔案信息化工作提出新要求，這也是一項具有專業性的技術工作，檔案工作人員要不斷提高自己的業務素養和技術水平，才能夠滿足檔案管理工作的實際要求。但是對于現階段的從業人員來講，業務素質參差不齊，一些企事業單位對檔案工作重視程度不夠，對相關人員的配置不到位，難以滿足現階段對干部人事檔案工作的新要求。

（三）檔案管理方法過于單一，缺少創新性

隨著當前干部檔案工作信息化的建設，檔案信息化管理工作難度也在加大，傳統檔案管理方法已經過時，滿足不了現代化干部人事檔案工作的要求，需要不斷優化改進干部檔案的工作方法。現階段干部人事檔案工作管理水平偏低，難以高效處理龐大的檔案數據，造成人事檔案工作效率較低，影響到單位人事檔案工作的發展。

四、完善干部人事檔案信息化管理的措施

（一）優化完善檔案信息化標準體系

建立起干部人事檔案工作信息化的系統，加強信息化標準的設計，通過相關信息技術使用，根據統一標準來錄入檔案資料信息，同時還要對數據格式進行統一。在人事檔案信息系統建設時，要給相關管理人員賦予工作權限，只有那些擁有權限人員才能夠查閱資料以及修改資料，加強對檔案資料的保密化設計。設計相應的信息化標準，增強檔案資料審核的真實度，借助于計算機技術，防止檔案信息出現流失問題發生。構建檔案數據信息化系統，制定相應的標準來鑒別電子化檔案的真實度，從而保證檔案工作的真實性、可靠性[3]。

（二）完善檔案信息的安全保障體系

做好人事檔案信息安全保障，要求檔案信息系統建設人員能夠結合國家出臺的檔案管理法律法規，設置檔案系統的信息保護屏障，引入先進高端的科學技術在檔案系統內加密，使用人臉識別、防火墻、數字加密技術，增強人事檔案資料數據信息的安全性。檔案工作人員不僅要加強日常資料的保管工作，還要對檔案數據庫加強維護，設計數據遷移保護控制，優化完善安全保障機制，盡量避免檔案資料被泄露事件發生，加強自身職責的建設，明確建立嚴格預警機制，才能夠有效防止出現一些數據信息泄密的風險問題。

（三）完善檔案信息的監管機制

當前干部人事檔案信息化管理仍然存在著監管機制不夠完善的問題，企事業單位要想不斷提高干部人事檔案信息化的安全性，就要加強檔案信息監控。優化完善相應的管理機制，還要嚴格按照信息化檔案的管理標準加強信息技術的使用，對相關行為做好實時監控，對檔案數據信息查詢使用進行跟蹤記錄，保存使用日志，要及時查看使用記錄是否存在違規的狀況，當存在一些違法違規的問題，單位要嚴格按照相應的管理規章機制追求相應的人員的責任，在嚴格的規章制度之下，才能夠保證干部檔案工作有序地開展落實。

（四）加強對檔案工作人員業務水平的培養

干部人事檔案管理工作中，要使信息技術優勢充分發揮出來，還要加強對檔案工作人才的培養。在人員培訓時，要根據現在崗位工作要求，設置有針對性的培訓方案和培訓計劃，提高檔案工作人員的綜合能力素質。

在培訓期間，還要培養檔案管理人員的發現問題及解決的能力，提高檔案工作信息化管控水平，在對檔案工作人員專業能力培養時，還要不斷提高他們的業務知識水平，全面了解檔案管理過程中所涉及的各種政策文件，能夠使其靈活熟練地應用，從而滿足當前檔案工作信息化建設的各項需要。[4]

五、干部人事檔案信息化支持

（一）加快檔案數據系統建設，充分滿足需求

單位要不斷加強檔案系統化建設的開發力度，促使檔案工作效率得到顯著的提高，增強對實體檔案資料的保存管理，確保檔案數據系統功能更加完善。加強企業及單位對檔案信息化的內部運營管理，上級部門和單位之間需要進一步加強檔案數據資源的共享。

（二）實現資源共享，構建資源平臺

人事檔案信息化系統建設的同時，應該建立信息平臺，增強對檔案管理工作技術支持保障，做好相應信息化技術指導工作，使用網絡技術價值都能夠顯著地發揮出來。并且對資源需求，還需要實現分級開放及設計相應的查閱權限，進而提高檔案資料管理的綜合化水平。

（三）檔案信息收集功能

檔案信息化系統能幫助資料需求者去查閱資料，了解干部職工的個人工作信息，過去通過傳統的手工查閱紙質資料的方式，給資料查閱、搜索工作帶來一定的困擾。現階段各檔案信息系統的建設完善，不斷拓展系統功能，可實現統一管理干部檔案，減少檔案人員的工作強度，提高檔案工作質量及提高資料查閱效率，大幅度提高檔案工作成效，通過鼠標就能夠在計算機上簡單地查找，科學配置數據資源，實現干部合理化的配備。

（四）提高檔案真實性和實效性

加強對人事檔案工作及時性的鑒定審查，以實現動態監管，要及時做好干部信息的更新，資料的補充，保證干部信息都能夠真實反映在檔案資料中，提升檔案數據存儲介質的容量，不斷推動檔案數據處理系統的完善和管理體系的完善，使單位整體的檔案管理水平得到顯著的提高。

六、結束語

干部人事檔案信息化的建設工作非常重要，信息技術在大幅度提高干部人事檔案工作效率的前提下，還要保證檔案信息的安全，針對目前干部人事檔案工作中存在不足之處，要加以改進，優化處理，從而提高檔案工作信息化管理的實效性，使檔案管理工作有序地推進。