大數據時代下企業檔案管理工作的創新研究

徐 椏

（江蘇商貿職業學院，江蘇 南通226000）

信息數據化作為當前發展的主流趨勢，對于企業的檔案管理工作來說，具有很強的促進作用，不僅可以有效提升檔案信息處理的效率，還可以增強檔案信息的安全性，對于檔案信息的安全穩定保存具有至關重要的意義，為企業未來的發展提供穩定的數據信息支持。

1.當前企業檔案管理工作的現狀分析

1.1 檔案數據的弊端

1.1.1 效率低。當前，在進行企業檔案管理工作時，由于傳統紙質版檔案的管理模式限制，在實際進行管理時，需要經過打印、整理、收錄等復雜工序，使得企業檔案管理的效率非常低，極易出現工作緩慢、效果不佳的情況，對于企業檔案管理的發展極為不利。

1.1.2 安全性低。紙質版檔案管理模式，主要依靠檔案盒和檔案柜進行管理，并且大部分的檔案都是單一保存或統一保存，當發生突發事件時，如火災、鼠災等災害時，檔案很難進行找回，并且檔案盒和檔案柜自身特點的影響，檔案信息還存在泄漏的危險，使得檔案數據信息的安全性比較低。

1.2 檔案管理隊伍整體水平不足

在傳統檔案管理模式影響下，大部分企業在招收檔案員時，標準都比較低，大都是選擇工作認真細心、踏實可靠的。但是隨著時代發展，大數據信息化檔案管理發展迫在眉睫，相關人員老化和素質不足的情況，制約檔了案管理工作向大數據時代考慮，對于企業檔案管理工作的優化和發展十分不利。

1.3 服務性能不佳

在開展檔案管理工作的過程中，進行檔案錄入、更新、查看時，一般都需要檔案員根據目錄一個一個去翻找，需要耗費大量的時間和精力，使得企業檔案管理工作的服務性能不佳，存在服務效率低、服務效果不好的情況，對于當前時代下企業的快速極為不符，嚴重拖緩企業發展的進度和速度。

2.大數據時代下企業檔案管理工作的創新思路研究

2.1 緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念

在企業運轉和發展的過程中，會產生大量的數據信息，不論是工程項目信息，還是人事檔案信息，這些信息都是一個企業最寶貴的財富，對于企業的持續發展具有至關重要的意義。而傳統檔案管理模式，大都采用紙質材料、檔案盒和檔案柜的組合進行保存，這樣的方式雖然可以起到一定的保存效果，但是場次以往并不能保障信息的安全與穩定。并且，當前大數據時代的不斷深入，數據信息儲存的安全性、穩定性、動態化、便捷化的優勢，對于企業檔案管理工作來說是尤為關鍵的，不僅可以有效提升檔案管理的效率和質量，還可以提升企業檔案管理的服務性能。但是在實際應用過程中，大部分企業還未能轉換傳統的檔案管理觀念，大都延續傳統檔案管理模式進行，使得企業檔案管理過程中存在很多弊端，對于企業檔案管理的效率和水平影響極大。因此，在實際對大數據時代下企業檔案管理工作的創新思路進行研究時，可以針對這一問題，通過緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念的方式，進而在提高檔案管理效率的同時，有效促進企業檔案管理工作的優化和發展。

在實際進行完善的過程中，企業單位可以針對當前檔案管理過于依賴檔案管理的現狀，從其中的實際弊端入手，充分發揮大數據時代下的信息化、智能化優勢，完善自身的檔案管理架構，在提高檔案管理效率的同時，有效促進企業檔案管理工作的優化和發展。首先，是對自身檔案管理的轉變，在實際進行操作時，企業領導可以安排相關領導和檔案管理人員，到先進檔案管理示范點進行參觀，了解大數據時代下信息化檔案管理的優勢和實際內容，通過直觀的效果體現，進而有效轉變自身的檔案管理觀念。其次，實在轉變的觀念的基礎上，對自身的檔案管理架構進行改革，在實際進行改革過程中，不能直接一刀切，需要循序漸進，先從某一部分的檔案入手，以企業人事檔案為例，這一方面的方案信息比較簡單，并且流動性比較大，在完善過程中，可以利用大數據時代數據信息的便利性，創建和購買相應的檔案管理軟件結構，對人事檔案的調入、儲存、查看、更新、調出等板塊進行整體構建，用人事檔案的試點，在體會優勢的基礎上，促進檔案管理觀念的轉變。

2.2 充分發揮大數據時代優勢，改善傳統檔案數據的不足

傳統紙質版檔案管理模式，一般都是利用材料的梳理、整理和打印，利用檔案盒進行收集，在根據時間和類型進行分類后，存放到對應的檔案柜之中進行儲存。這樣的管理模式，雖然具有一定收錄和保存的性能，但是效率和效果都不是很好，其缺陷主要表現在兩個方面，一方面，是效率低，在進行企業檔案管理工作時，由于紙質版檔案的管理模式限制，需要經過打印、整理、收錄等復雜工序，使得企業檔案管理的效率非常低；另一方面，是安全性能低，受紙質版檔案管理模式的限制，大部分的檔案都是單一保存或統一保存，當發生突發事件時，如火災、鼠災等災害時，檔案很難進行找回，并且檔案盒和檔案柜自身特點的影響，檔案信息還存在泄漏的危險，使得檔案數據信息的安全性比較低。因此，在實際對大數據時代下企業檔案管理工作的創新研究進行分析時，還可以針對以上問題，通過發揮大數據時代數據信息的優勢作用，有效改善創痛檔案數據中存在的不足，進而有效促進企業檔案管理工作的優化和升級。

企業可以針對傳統檔案管理模式效率低、安全性不佳的現狀，通過發揮大數據時代數據信息的優勢作用，有效改善創痛檔案數據中存在的不足，進而有效促進企業檔案管理工作的優化和升級。首先，是針對效率方面的改善，在實際進行改善的過程中，企業可以利用設置專門的終端進行檔案信息的儲存，其中包括移動終端和PC端，結合自身企業的實際情況，如生產企業，就需要對產品研發檔案、產品生產配方、人事調換、人事任命等類別進行信息數據的錄入和儲存，不僅可以利用導入的方式提升數據信息錄入的效率，還可以利用查詢功能快速地翻找，為替換和調出提供便利，進而有效增強企業檔案管理的效率，增強企業檔案管理工作的水平。其次，是針對安全性能方面的改善，要充分發揮大數據時代存儲設備的優越性，利用數據庫、移動終端、PC端進行儲存時，可以設置多層密碼和權限，對信息數據進行保護，包括數字、指紋、聲源、指紋、人臉等密碼技術，進而有效提高數據信息的安全性能，防止檔案數據信息丟失的情況，并且數據信息便于備份和保存，也可以直接提升檔案材料數據的安全性，促進企業檔案管理工作水平的提升。

2.3 完善企業檔案管理隊伍整體素質水平

當前企業之間的競爭，在根本上就是人才的競爭，人才素質的高低將直接影響活動的效率和質量，對于活動的開展尤為關鍵，當然企業檔案管理也不例外。現階段，企業檔案管理人員存在的問題明顯，一方面是對于檔案管理不夠重視，一部分企業甚至連專業的檔案室和檔案員都沒有設置，這對于檔案管理工作的基于大數據時代的改造尤為困；另一方面，是一部分企業雖然設置了檔案管理人員，但是檔案管理人員的素質要求比較低，甚至還存在老齡化嚴重的情況，對于大數據時代下企業檔案管理的改革和升級產生阻礙。因此，在實際對大數據代下企業檔案管理工作的創新研究進行分析時，可以針對以上問題，通過完善企業檔案管理隊伍整體素質水平的方式，利用有效的培訓和交流，進而提升企業檔案管理隊伍的整體素質水平，有效為大數據時代下企業檔案管理工作的開展提供基礎和前提。

在實際進行分析的過程中，企業可以根據自身的實際情況，加強對檔案管理工作的重視，通過培訓和交流等方式，有效提升自身檔案管理人員隊伍的綜合素質，從而為大數據時代下企業檔案管理工作的開展提供基礎和前提。首先是自身檔案管理人員隊伍的整體建設方面，企業要提高思想認識，對檔案室、檔案管理設備以及檔案管理人員進行科學合理的配置，尤其是檔案管理人才招錄，在進行招錄過程中，要注意迎合大數據時代的時代特點，加強對招錄人員大數據時代下信息數據的了解，以及計算機和互聯網絡的運用，從而為后續大數據時代下企業檔案管理的設計和完善提供基礎。其次，是對現有檔案管理人員的素質進行完善和提升，可以通過設置培訓交流的形式，對當前先進的檔案管理模式企業進行合作，派駐自身的檔案管理工作人員到優秀企業派駐學習，再結合自身企業的實際情況，對企業檔案管理工作進行完善，進而利用人才帶動工作的進步和發展，有效提升企業檔案管理的水平。

2.4 增強服務性能的體現

企業檔案管理與常規檔案管理有所不同，企業的檔案信息流動性比較大，尤其是其中的人事檔案方面，招聘、人事調整、辭職等活動，都需要檔案管理工作的參與，這既使得企業檔案管理工作不僅需要安全性和保密性，還需要具備一定的共享性能，從而通過輔助功能的輔助性能展現，有效提升企業檔案管理的水平，對于企業檔案管理工作的發展是尤為關鍵的。因此，在實際對大數據時代下企業檔案管理工作的創新研究進行分析時，可以針對以上問題，通過增強服務性能的體現，進而有效提升企業檔案管理工作的水平。

企業要充分發揮檔案數據信息價值，創新服務內容，提高檔案服務標準，改善服務方式，全方位健全服務體系，在保證重要信息安全的前提下逐步擴大檔案的公開性，及時更新檔案信息，拓展檔案服務途徑從而有效提升企業檔案管理工作的水平。在實際進行分析過程中，企業可以針對檔案信息管理部門，建一套系統全面的信息交流分享平臺，充分發揮大數據時代下的優勢和特點，通過全面檔案信息的網絡化管理，為檔案調入、查看、更新、調出等工作提供便利，進而有效提升企業檔案管理工作的服務水平，促進企業檔案管理工作的房展。如在實際進行建設時，以人事檔案為例，企業可以基于企業官網的框架，設置完善網上人事檔案庫，利用相應的權限，為企業新入職人員的檔案調入、人事升遷的信息更新、員工辭職的檔案調出以及信息查看需求等板塊進行設計，通過逐級審批、快速瀏覽、光速調入調出等優勢，進而有效提升企業檔案管理的效率和質量，促進企業檔案管理工作的優化和升級。

3.結語

在對大數據時代下，企業檔案管理工作要在把握當前檔案管理工作不足的基礎上，結合大數據時代的優勢和特點，通過轉變觀念、發揮優勢、完善素質、改善設計等方式，進而有效促進企業檔案管理工作的優化和升級，為企業的快速發展和平穩運行提供有力保障。