淺談現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理

文/馬樹(shù)元 周麗欣 朱春成 李旭然（國(guó)網(wǎng)通用航空有限公司）

在現(xiàn)代企業(yè)中，會(huì)議成為管理者提升管理效率的重要手段之一。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，會(huì)議是信息溝通的渠道，更是利益相關(guān)方相互協(xié)調(diào)的場(chǎng)所。因此，多數(shù)企業(yè)都逐步形成“無(wú)會(huì)不成企，無(wú)企不開(kāi)會(huì)”的傳統(tǒng)。然而，現(xiàn)實(shí)生活中，關(guān)于會(huì)議管理的抱怨也較為繁雜，諸如部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)整天應(yīng)付于各種會(huì)議，部分職能部門淹沒(méi)在企業(yè)的文山會(huì)海之中，等等。因此，本文認(rèn)為，有必要從管理者的角度深入探究現(xiàn)代企業(yè)中會(huì)議管理的具體功能、適用情景和顯現(xiàn)效果，同時(shí)指出提高會(huì)議管理成效的相應(yīng)對(duì)策。

一、會(huì)議管理的具體功能

一般而言，會(huì)議是指企業(yè)管理者為解決某些問(wèn)題或?yàn)檫_(dá)成一致性的目的而在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展的探討活動(dòng)。對(duì)于管理者而言，通過(guò)企業(yè)會(huì)議可以快速地實(shí)現(xiàn)歸攏團(tuán)隊(duì)、了解實(shí)際、整合方向和動(dòng)態(tài)調(diào)整等目的，進(jìn)而提升企業(yè)的管理效率和管理質(zhì)量，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的既定目標(biāo)。從管理者的角度來(lái)看，企業(yè)會(huì)議主要包括以下四個(gè)方面的功能。

第一，歸攏團(tuán)隊(duì)。企業(yè)管理者，尤其是中大型企業(yè)的高層管理者，無(wú)法全面地了解到企業(yè)員工的所有情況，包括員工的基本信息、工作情況以及困難挫折等。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，尤其是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)視頻會(huì)議突破了地域和場(chǎng)所的限制，讓管理者能夠盡可能地與企業(yè)的所有員工產(chǎn)生有益的聯(lián)系，拉近員工對(duì)管理者和企業(yè)組織的情感關(guān)系，增強(qiáng)員工對(duì)組織的認(rèn)可度和依賴感。同時(shí)，視頻會(huì)議也讓管理者快速地了解到員工們的具體情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)歸攏團(tuán)隊(duì)的功效。

第二，了解實(shí)際。對(duì)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)較為分散的企業(yè)而言，其管理者很難全面地了解到企業(yè)不同生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域的具體工作，特別是對(duì)于第一線的生產(chǎn)運(yùn)作流程無(wú)法做到及時(shí)的跟蹤和監(jiān)督。在信息不對(duì)稱的情況下，企業(yè)管理者有時(shí)候在經(jīng)營(yíng)決策的過(guò)程中無(wú)法作出準(zhǔn)確的判斷和制定合理的政策。更為嚴(yán)重的是，信息不對(duì)稱很容易給企業(yè)的決策帶來(lái)偏差，影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)會(huì)議能夠通過(guò)基層員工的情況匯報(bào)，可以使管理者第一時(shí)間了解到生產(chǎn)一線的實(shí)際工作情況和相應(yīng)的生產(chǎn)需求。

第三，整合方向。隨著技術(shù)發(fā)展和行業(yè)商情的快速變動(dòng)，管理者和基層員工分別掌握著不同的一手信息。為保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，管理者和基層員工很有可能按照各自的理解去管理和運(yùn)作。這種方向上的偏差很有可能給企業(yè)帶來(lái)內(nèi)部的資源耗損和利益損失。企業(yè)會(huì)議可以為管理者和基層員工提供有益的溝通橋梁，實(shí)現(xiàn)雙方信息的互聯(lián)互通。基于雙方掌握的一手信息，企業(yè)內(nèi)部形成統(tǒng)一的政策方案和執(zhí)行方向，避免出現(xiàn)內(nèi)部的管理偏差和資源內(nèi)耗。

第四，動(dòng)態(tài)調(diào)整。企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力很大程度上取決于企業(yè)組織的快速反應(yīng)能力。企業(yè)的既定方針、政策和生產(chǎn)計(jì)劃并不會(huì)一成不變，而是隨著外界情況的變化而不斷演變的。企業(yè)高層管理者制定或調(diào)整的政策如何快速地傳遞到基層，同時(shí)企業(yè)又如何從基層搜集相應(yīng)的信息來(lái)調(diào)整企業(yè)的政策，這將成為企業(yè)管理者需要考慮的問(wèn)題。企業(yè)會(huì)議恰好是管理者實(shí)現(xiàn)政策快速傳遞和動(dòng)態(tài)調(diào)整的重要平臺(tái)。企業(yè)會(huì)議可以將制定的政策快速傳遞到基層，同時(shí)也可以快速獲取基層的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)政策的動(dòng)態(tài)調(diào)整。

二、企業(yè)會(huì)議的適用情景

盡管前文闡述了會(huì)議管理對(duì)企業(yè)管理者的重要意義，但是并不是意味著企業(yè)管理者要毫無(wú)約束地開(kāi)展企業(yè)會(huì)議。在現(xiàn)實(shí)生活中，有的企業(yè)管理者過(guò)度地使用會(huì)議管理，導(dǎo)致其管理效力無(wú)法顯現(xiàn)，同時(shí)基層員工也更加厭煩企業(yè)會(huì)議。因此，作為管理手段，企業(yè)會(huì)議的應(yīng)用需要具備一定的條件，或者說(shuō)，企業(yè)會(huì)議需要找到合適的應(yīng)用場(chǎng)景。

對(duì)于管理者而言，企業(yè)會(huì)議是有效的管理手段，但并不是包治百病的靈丹妙藥。管理者在何時(shí)、何地以及采取何種方式開(kāi)展企業(yè)會(huì)議應(yīng)當(dāng)是其要掌握的一項(xiàng)管理技能。企業(yè)會(huì)議的適用情景應(yīng)該由管理者根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)、工作內(nèi)容以及時(shí)間要求來(lái)靈活把控。

更為具體地說(shuō)，第一，依據(jù)企業(yè)的性質(zhì)而言，會(huì)議尤其是視頻會(huì)議更適合被生產(chǎn)運(yùn)作地點(diǎn)較為分散的企業(yè)所采納，比如負(fù)責(zé)電網(wǎng)巡線業(yè)務(wù)的公司，就需要管理者通過(guò)視頻會(huì)議的方式來(lái)及時(shí)了解到當(dāng)前生產(chǎn)作業(yè)的基本情況、面臨的業(yè)務(wù)問(wèn)題和形成的有效經(jīng)驗(yàn)，方便管理層進(jìn)一步科學(xué)地管理企業(yè)。第二，根據(jù)企業(yè)的工作內(nèi)容來(lái)看，會(huì)議比較適合應(yīng)用在臨時(shí)性的具體業(yè)務(wù)需要由多部門共同來(lái)完成的企業(yè)，比如某公司的組塔吊裝業(yè)務(wù)，就需要多部門協(xié)調(diào)完成，高層管理者可以通過(guò)會(huì)議實(shí)現(xiàn)方向統(tǒng)一、高效協(xié)調(diào)的目的，加快公司業(yè)務(wù)的進(jìn)展速度，保質(zhì)保量完成既定目標(biāo)。第三，從業(yè)務(wù)的時(shí)間要求來(lái)考慮，會(huì)議更加適合于業(yè)務(wù)緊急的企業(yè)。比如，某公司承擔(dān)著電網(wǎng)緊急救援的重任，面對(duì)突如其來(lái)的雷暴天氣等自然災(zāi)害，管理者需要盡快通過(guò)會(huì)議來(lái)組織相關(guān)力量以及制定具體的應(yīng)對(duì)策略。總而言之，會(huì)議尤其是視頻會(huì)議更加適合于地域分散、共同協(xié)作和業(yè)務(wù)緊急的相關(guān)企業(yè)。

需要指出的是，前文的論述并不是表明，其他類型的企業(yè)不需要開(kāi)展會(huì)議，而是其他類型的企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡可能地根據(jù)工作的實(shí)際情況而減少會(huì)議的頻次和壓縮會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)，讓業(yè)務(wù)工作者有更多的時(shí)間去開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)。比如說(shuō)，保險(xiǎn)、證券等涉及產(chǎn)品銷售的企業(yè)應(yīng)當(dāng)適時(shí)地減少會(huì)議頻次和時(shí)長(zhǎng)，讓業(yè)務(wù)人員有更多的時(shí)間去開(kāi)拓市場(chǎng)和接觸客戶，以此來(lái)增加企業(yè)的核心優(yōu)勢(shì)。

此外，企業(yè)也應(yīng)該根據(jù)部門的不同而有選擇性地采取會(huì)議的管理手段。比如說(shuō)，企業(yè)的職能部門相對(duì)來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)較為規(guī)范統(tǒng)一，早已成文的規(guī)章制度能夠很好地起到管理的效果，無(wú)需再使用會(huì)議的管理手段。一般而言，會(huì)議通常是被用來(lái)解決應(yīng)急的問(wèn)題，而非標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的管理實(shí)務(wù)。因此，企業(yè)管理者應(yīng)該根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)的需求和管理的需要來(lái)選擇性采取會(huì)議手段。

三、企業(yè)會(huì)議的顯現(xiàn)效果

已有文獻(xiàn)表明，企業(yè)會(huì)議可以提高管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的既定目標(biāo)。從管理者的視角來(lái)看，會(huì)議管理的顯現(xiàn)效果最為直接的體現(xiàn)就是基層員工和企業(yè)組織的正向變化。因此，本文認(rèn)為，對(duì)于基層員工而言，會(huì)議管理可以實(shí)現(xiàn)其意識(shí)增強(qiáng)和技能提升的顯現(xiàn)效果；對(duì)于企業(yè)組織而言，會(huì)議管理則可實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范和運(yùn)作科學(xué)的顯著成效。

第一，意識(shí)增強(qiáng)。基層員工是企業(yè)組織生產(chǎn)發(fā)展的重要資源和絕對(duì)基礎(chǔ)。基層員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)可和信賴是保證基層員工長(zhǎng)期堅(jiān)守崗位并持續(xù)付出奉獻(xiàn)的重要條件。企業(yè)會(huì)議可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理者對(duì)上層精神的傳達(dá)和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷的傳遞，讓基層員工感受到組織的溫暖，提升其組織歸屬感和企業(yè)忠誠(chéng)度。此外，扭轉(zhuǎn)并改變基層員工的錯(cuò)誤觀念和危險(xiǎn)做法也是確保企業(yè)安全生產(chǎn)的重要舉措。企業(yè)會(huì)議還可以將其他企業(yè)的錯(cuò)誤事件進(jìn)行反思學(xué)習(xí)以及內(nèi)部企業(yè)的犯錯(cuò)行為進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)，以此來(lái)增強(qiáng)基層員工安全生產(chǎn)的意識(shí)。

第二，技能提升。技能共享是提升組織生產(chǎn)運(yùn)作水平的便利方法。一般而言，企業(yè)的技能共享通常采取業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能知識(shí)載體化等形式。對(duì)于簡(jiǎn)單實(shí)用的技能，企業(yè)視頻會(huì)議可以實(shí)現(xiàn)更好地共享，尤其是可以突破地域范圍的限制來(lái)快速傳播良好的工作經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，企業(yè)會(huì)議可以形成不同專業(yè)人才的聚集池，對(duì)于難以克服的技術(shù)問(wèn)題，通過(guò)企業(yè)會(huì)議，不同專家可能會(huì)提出各種各樣的解決方案，有助于企業(yè)更加快捷地解決實(shí)際問(wèn)題，同時(shí)提升參會(huì)人員的技能水平。

第三，管理規(guī)范。企業(yè)的管理成效主要體現(xiàn)在企業(yè)政策的落實(shí)情況和相關(guān)獎(jiǎng)懲的實(shí)施情況。企業(yè)的政策落實(shí)情況需要深入基層員工的內(nèi)心，并且需要長(zhǎng)時(shí)間、不間斷地宣貫，讓其形成潛意識(shí)的守則能力。從政策的宣貫和落實(shí)來(lái)看，視頻會(huì)議不僅可以向下宣貫企業(yè)的方針、政策及發(fā)展計(jì)劃，同時(shí)也可以通過(guò)基層的匯報(bào)來(lái)快速檢查企業(yè)的政策落實(shí)情況，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理。此外，從獎(jiǎng)懲的實(shí)施情況來(lái)看，視頻會(huì)議可以憑借通報(bào)批評(píng)錯(cuò)誤典型來(lái)規(guī)范企業(yè)的正常管理，從而形成團(tuán)結(jié)守則的組織團(tuán)體。

第四，運(yùn)作科學(xué)。企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作并不是人、材和物的簡(jiǎn)單組合，而是需要一整套合適的運(yùn)作管理計(jì)劃。任何企業(yè)的生產(chǎn)都不是最優(yōu)的，都有可以提高的空間，最終實(shí)現(xiàn)精益生產(chǎn)。如何能夠摸索出一套科學(xué)的運(yùn)作方案和實(shí)現(xiàn)不斷地精益調(diào)整，是任何企業(yè)追求競(jìng)爭(zhēng)力的必要途徑。傳統(tǒng)意義上的生產(chǎn)運(yùn)作都是不同部門間的分工合作，這會(huì)在很大程度上限制精益調(diào)整的可能性。企業(yè)視頻會(huì)議可以將不同部門的人員集合在一起，可以拓寬其交流的渠道和增加其交往的機(jī)會(huì)，在會(huì)議的探討中不斷形成更加精益化生產(chǎn)運(yùn)作的計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)運(yùn)作管理的科學(xué)性。

四、會(huì)議效果的提升對(duì)策

前文已闡述會(huì)議管理的顯現(xiàn)效果，但是要想實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量高效率的會(huì)議管理，還需要管理者進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)會(huì)議管理的理解和應(yīng)用。為此，本文基于前文的討論提出如下的對(duì)策建議。

第一，從會(huì)議原則的角度來(lái)說(shuō)，會(huì)議管理要實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、規(guī)范化和科學(xué)化。具體而言，會(huì)議管理要常態(tài)化運(yùn)作，特別是根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)選擇合適的節(jié)點(diǎn)來(lái)常態(tài)化開(kāi)展會(huì)議，以此來(lái)保證業(yè)務(wù)工作的高效進(jìn)行；同時(shí)，會(huì)議管理要規(guī)范化運(yùn)作，尤其是會(huì)議管理需要制定出成熟的流程和具體的規(guī)范，以此來(lái)減少會(huì)議過(guò)程中不必要的討論和無(wú)意義的交流；此外，會(huì)議管理更要科學(xué)化運(yùn)作，特別是會(huì)議過(guò)程中形成的決議、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)都要存檔管理，以此來(lái)形成系列化的技能儲(chǔ)備、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和核心能力等。

第二，從會(huì)議內(nèi)容的角度來(lái)看，會(huì)議管理要按需實(shí)施、區(qū)別對(duì)待和靈活把控。其中，按需實(shí)施是指企業(yè)會(huì)議應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)的需求而提出，需求的節(jié)點(diǎn)大致出現(xiàn)在業(yè)務(wù)的啟動(dòng)期、結(jié)束期和問(wèn)題應(yīng)對(duì)期。業(yè)務(wù)啟動(dòng)期主要用于統(tǒng)一思想、把控方向和制定方案，結(jié)束期主要用于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和實(shí)施相關(guān)獎(jiǎng)懲，問(wèn)題應(yīng)對(duì)期主要用來(lái)匯聚力量共克難題。區(qū)別對(duì)待是指企業(yè)會(huì)議應(yīng)該根據(jù)需要而有選擇性地舉行，特別是對(duì)于參會(huì)人員的把控、會(huì)議的具體形式等更是如此。不同的會(huì)議需要不同的人員參加，也需要采取不同的會(huì)議形式，這樣方便節(jié)省時(shí)間和具體管理。靈活把控是指企業(yè)會(huì)議采取“抓大放小”的方式來(lái)管理。對(duì)于不重要的會(huì)議內(nèi)容，管理者可以采用內(nèi)部文件、微信管理等手段來(lái)實(shí)現(xiàn)，而非必須舉行會(huì)議。

第三，從會(huì)議形式的角度來(lái)說(shuō)，會(huì)議管理要松緊適度、嚴(yán)肅活潑和形式多樣。松緊適度主要是指企業(yè)會(huì)議應(yīng)該區(qū)分日常會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議，日常會(huì)議要做到時(shí)間上緊而內(nèi)容上松，臨時(shí)會(huì)議要做到時(shí)間上松而內(nèi)容上緊，松緊適度的會(huì)議管理讓業(yè)務(wù)運(yùn)作更加便利。嚴(yán)肅活潑是指會(huì)議的整體效果要讓企業(yè)的基層員工既感受到會(huì)議的正規(guī)性，也要讓參會(huì)人員勇于發(fā)言，敢于講話，做到嚴(yán)肅活潑相結(jié)合。形式多樣是指管理層可以走出會(huì)議室的開(kāi)會(huì)方式、走向一線工作場(chǎng)地開(kāi)會(huì)，轉(zhuǎn)向移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的會(huì)議形式，進(jìn)而增加會(huì)議的實(shí)施效果和員工良好反響。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)會(huì)議是管理者必備的管理技能，但并不是解決任何問(wèn)題的靈丹妙藥。管理者不能毫無(wú)節(jié)制地過(guò)度使用會(huì)議來(lái)增加管理者的權(quán)威和提升企業(yè)的業(yè)務(wù)能力。對(duì)于企業(yè)而言，首選的管理手段應(yīng)當(dāng)是制定出科學(xué)有效的規(guī)章制度并嚴(yán)格地遵守執(zhí)行，而企業(yè)會(huì)議只不過(guò)是管理者用來(lái)處理預(yù)測(cè)之外緊急事件的高效手段。因此，管理者既要明白會(huì)議管理的功能，也要熟悉會(huì)議管理的適用范圍，更要明確會(huì)議管理的顯現(xiàn)效果。當(dāng)然，最重要的是，管理者應(yīng)當(dāng)形成一套常態(tài)化、規(guī)范化、科學(xué)化的會(huì)議管理模式，同時(shí)也要從會(huì)議內(nèi)容方面做到按需實(shí)施、區(qū)別對(duì)待和靈活把控，進(jìn)而在會(huì)議的形式上實(shí)現(xiàn)松緊適度、嚴(yán)肅活潑和形式多樣，以此來(lái)提升會(huì)議管理的質(zhì)量和效率。