基于大數據的高校檔案管理信息化建設探討

陳 艷

（1.寧夏大學土木與水利工程學院，寧夏 銀川 750021；2.寧夏土木工程防震減災工程技術研究中心，寧夏 銀川 750021）

科學技術的發展日新月異，人類生活也有了翻天覆地的變化，這一切都是大數據背景下科學技術為人類帶來的方便和快捷。當然，大數據背景下的科學技術立足于人類生活、工作的方方面面，其中高校檔案管理的信息化也得益于此。大數據背景下，高校檔案管理逐漸由傳統的紙質檔案轉變為現代的電子檔案，使學校的管理更加方便快捷。

一、大數據對于高校檔案管理信息化的重要意義

大數據背景下，互聯網在人類社會生活和工作中的作用越來越重要。近些年來，各個高校準確把握大數據背景下的科技創新，積極開展高校各個方面的數字化建設，利用先進的科學技術不斷進行內部改革，有效促進了學校的學生管理、教師管理，促進高校內部管理水平地提高和發展，這一切都得益于大數據背景下的科學技術發展[1]。

（一）大數據有效提高了高校教學質量

大數據背景下科學技術為高校帶來的不僅僅是管理設備的性能創新，還有教師教學質量的大幅度提升。大數據管理可以有效整合學校學生、教師以及相關人員的具體信息，同時高校檔案信息中學生的學籍信息可以幫助學校和教師充分了解每個學生，并根據不同學生的具體情況進行有針對性的教學和溝通，從而提高整體的教學質量。

（二）大數據背景有利于提高高校人事管理效率

以往傳統的學校檔案信息記錄，學校都是以紙質版的方式留存歸檔，將所有學生以及學校人員的具體信息統一歸置到一間檔案室。當教師來查詢某個學生的檔案時，需要在眾多檔案中一一翻找，尋找所需的檔案雜亂，順序不清，耗時耗力。然而，大數據背景下互聯網的廣泛應用，學校可以將學生以及學校人員的檔案信息輸送到一個網絡資源平臺上進行留存，當教師有需要查閱檔案時，僅需進入資源平臺輸入密碼，根據學生對應的編號就可以準確快速查找，隨時隨地不受限制，極大地提高了高校人事管理效率。

二、基于大數據下高校檔案管理信息化存在的問題

互聯網可以通過信息的整合管理將檔案有效留存，使檔案管理更加現代化、信息化。大數據背景下高校檔案管理體現出眾多優勢，為高校的整體管理提供了有效保障。然而，在大數據發展初期，學校信息化管理仍處于發展階段，缺乏一定的信息化管理經驗，這也導致高校檔案管理信息化存在一系列問題。

（一）高校檔案管理人員專業水平與素質較低

檔案信息管理工作作為管理層面的工作范圍，需要具備一定的檔案管理知識和管理素質，可以對檔案進行合理的分區，對于查閱檔案地教師及時記錄，保證檔案管理的科學合理。當然，檔案信息管理工作人員還需要具備一定的電腦、網絡知識，信息化時代互聯網的使用愈發重要，大數據下的檔案信息管理工作是建立在一定的互聯網基礎上，利用互聯網快速查詢定位檔案信息。然而，普遍高校的檔案信息管理人員素質較低、水平不足，缺乏一定的信息管理知識經驗，并且有些高校隨意任用毫無經驗且年齡較高的人員，只為填補學校信息管理職位的空缺，直接導致高校檔案信息化管理出現問題。

（二）檔案信息化管理技術不完善，缺乏一定的信息化管理配套設施

對于現代化管理來說，最需要的就是技術支持和設備支撐。技術與設備在檔案信息管理方面的作用更為重要，完善的管理技術可以為高校檔案管理提供一定的基礎支持，充足的配套設施可以為高校檔案管理形成一定的物質保障。然而，當前一些高校普遍存在檔案信息化管理技術不完善的問題，并缺乏一定的信息化管理配套設施，這些直接阻礙學校檔案管理工作地開展。

（三）缺乏有效的檔案管理制度

越來越多地高校意識到信息化的檔案管理對于學校的重要意義，并開始探索有效的檔案管理方式，應用于本校內部管理。然而，學校管理的科學有效不僅僅取決于一種科學的檔案管理方式，有了科學合理的檔案管理方式以后還需要配合有效的檔案管理制度，才可以促進高校的管理工作。部分高校沒有充分意識到管理制度的重要性，只是簡單地采用了一種科學有效的檔案管理方式，不去健全管理制度，導致檔案管理和查詢效率仍然無法提升。

（四）檔案管理信息化觀念不足，對信息化管理安全不夠重視

大數據下信息化時代的到來為高校管理方式帶來了一定的革新，越來越多地高校有了變革檔案管理方式的想法，想要嘗試突破學校的傳統限制，充分發揮科技時代的優越性。然而，高校工作人員習慣于傳統的檔案管理工作模式，長期形成的工作模式導致高校檔案管理工作人員缺乏一定的信息化觀念，并且不重視檔案的規范記錄留存，致使檔案管理工作不能很好地發揮人力資源分配的優勢。

同時，大數據背景下的檔案信息化為學校的管理提供了一些便利，有效提高了學校的管理效率。但網絡安全一直是存在于互聯網技術的一個安全隱患，雖然計算機擁有防火墻等安全設施，可以防止外界竊取高校內部信息，但是由于檔案管理人員專業性不足，缺乏一定的信息安全意識，查詢平臺密碼設置過于簡單，沒有充足的信息安全防護措施，一旦信息平臺出現漏洞，高校學生以及相關人員的檔案信息很容易就被竊取，造成高校的信息管理出現問題。

三、提高大數據下的高校檔案管理信息化建設應當采取的措施

大數據背景下，由科學技術支撐的互聯網技術快速發展起來，逐步進入人們的社會生活和工作各個領域，發揮巨大的作用。人們開始習慣于信息化時代科學技術為人類帶來的方便與快捷，并嘗試將信息化拓展到生活的方方面面。其中高校的檔案管理系統在信息化方面表現出強烈的需求，高校需要這樣一種科學技術手段和方法來解決檔案管理復雜、繁瑣的特征，需要將互聯網科技引入到高校檔案管理工作中，增強高校信息化建設。

（一）進行科學完善的檔案管理制度建設

對于高校管理的科學性和合理性來說，不僅僅要求高校自身善于學習掌握一項先進的檔案管理方法，能夠利用互聯網技術，依照對應的管理方法進行簡單的管理，這樣的檔案管理方法只是高校管理中的一部分建設內容，并不是管理工作的全部。真正科學合理的高校管理是建立在行之有效的檔案管理方法和科學完善的檔案管理制度的基礎之上的，它不僅僅依靠管理方法的支撐，還依賴于一種良好的管理制度的保障。只有二者共同作用，才可以促進高校管理的科學性和合理性，才可以促進高校的發展和進步。一個科學完善的檔案管理制度應該包括：檔案信息的采集、相關信息錄入系統平臺、對于已錄入的信息進行有效管理、保證信息系統的安全性等不同方面的內容，保證學校的檔案管理系統有具體的制度依靠，確保檔案管理過程的合理有效性。

（二）加強信息化管理觀念，提高相關人員信息化管理意識

觀念和意識是影響行為的決定性因素，對于高校管理來說，要想提升學校檔案管理工作的效率，必須加強信息化管理觀念。對于學校的管理工作人員來說，需要有一定的信息化管理意識，才能將信息化更好地應用于檔案管理工作中[2]。對此，高校可以通過一定的方式提高學校的信息管理意識，讓工作人員充分意識到信息化為學校管理工作帶來的巨大的便捷。相關領導人員應當加大信息化管理在高校中的應用，潛移默化中讓相關工作人員適應信息化的互聯網技術為工作帶來的優越性。當然，學校可以邀請一些信息化專業人員為校內工作人員進行大數據概念下專業講解，加強學校工作人員的信息化管理理念，在大數據背景下，緊跟時代潮流，充分利用信息化優勢，共同促進學校信息化建設。

（三）完善檔案管理基礎設施建設，增強管理人員的隊伍建設

普遍高校接受了解了大數據背景下的信息化觀念，并通過信息化的有效利用獲得了一定的優勢，鞏固了信息化管理意識。當然，對于高校來說，應當把檔案管理工作作為學校運作發展的一項重要內容，加大高校資金投入，有效利用學校資金，完善檔案管理基礎設施建設，購置一些檔案管理專用電腦配件、掃描系統，保證網絡的快速安全，保證硬件充足，為檔案管理工作保駕護航。除了基礎設施的保障外，學校還應該增強管理人員的隊伍建設，在招聘檔案管理職位的時候，注重人員管理素質與互聯網技術的多方面水平和能力[3]，在崗位任用時嚴格要求、層層審核。同時對于在職檔案管理工作人員進行適時的培訓，加強在職人員的基礎素質和計算機水平，致力于提高檔案管理工作效率。

（四）提高檔案管理系統的安全性，保證信息安全

一直以來大家都知道“安全第一”的道理，在日常生活中都知道安全是很重要的，對于信息安全更是如此。學生信任學校，把自己的信息給了學校，學校就有這個責任和義務去保護好學生的個人信息，健全信息化這個背景下的檔案管理制度，加強監督過程的透明化，保證信息的安全性和真實性。而且要加強對檔案信息化的安全防護做到基本保證，嚴令禁止非法泄露個人信息，每個人都個人信息都應該有專屬的印章來證明是正確的個人信息[4]。這樣不僅學校在管理方面更加放心，也讓學生能夠順利完成學業，順利畢業。

四、結束語

隨著社會的發展，在學校中，檔案管理的重要性不言而喻。檔案管理決策是每一所高校都應該好好把握的，它作為高校建設和發展的基礎性工作，應該做到與時俱進。讓學生檔案從最開始的紙質信息變成儲存在電腦、大數據中的一個個固定因子，不僅縮小空間，更隨著時代進步更方便快捷查詢。總而言之，每一所高校都應該牢牢握住時代信息化發展潮流，加快信息化建設高校檔案信息的步伐，這樣可以全面提高對于檔案的管理水平和速度，促進檔案信息可持續發展。